李麗敏 賴春玲 鄭海瑩

清遠市人民醫(yī)院 廣東清遠 511518

合同管理信息化既是推動醫(yī)院管理能力現(xiàn)代化、提升管理水平和管理質(zhì)量、防范合同風(fēng)險的重要措施，又是貫徹執(zhí)行《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行)》《公立醫(yī)院內(nèi)部控制管理辦法》等相關(guān)制度的落地舉措。合同管理是醫(yī)院經(jīng)濟運營下現(xiàn)代醫(yī)院管理的核心內(nèi)容之一[1]，合同管理信息化是對合同“全生命周期”進行有效控制的有力手段。合同管理信息化的主要內(nèi)容既包括合同簽訂前的線上審批流轉(zhuǎn)、合同簽訂后的跟蹤執(zhí)行與檔案文書保管等，也包含與預(yù)算管理、收支管理、采購管理、進出庫管理的協(xié)同銜接等內(nèi)容。為提高我院合同管理信息化水平，基于“管理制度化、制度流程化、流程表單化、表單信息化”的思路，建設(shè)醫(yī)院綜合運營合同管理信息系統(tǒng)模塊。

1 應(yīng)用背景

1.1 溝通配合機制需求

合同管理是指對以自身為當(dāng)事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱[2]。不僅需要遵守《民法典》的相關(guān)規(guī)定，也需要遵守《政府采購法》《招投標法》《執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》《醫(yī)療機構(gòu)管理條例》等行業(yè)法律法規(guī)的規(guī)定。

按業(yè)務(wù)職責(zé)范圍可分為藥品采購合同、試劑采購合同、醫(yī)用耗材合同、醫(yī)療設(shè)備合同、信息化辦公用品采購合同、基建工程合同、物業(yè)管理合同、物資采購合同、食品采購合同[3]。合同管理涉及的部門眾多，如購置醫(yī)療設(shè)備不僅僅涉及采購科室，還有臨床需求科室、設(shè)備科、財務(wù)部、內(nèi)審科、法務(wù)、院辦等部門。合同采用傳統(tǒng)的線下管理模式，涉及部門之間相對分割，對合同要素的側(cè)重也各不相同，容易造成信息分段、實時性不強，產(chǎn)生部門合作不協(xié)同、流程不順暢、監(jiān)控不得力、執(zhí)行效率低下等問題，導(dǎo)致溝通成本較高，影響工作效率[4]。

1.2 信息共享化需求

合同管理各環(huán)節(jié)信息孤立，難以推動互聯(lián)互通[5]。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏信息交互，無法將合同管理便捷植入合同執(zhí)行過程中的各個環(huán)節(jié)。合同簽訂后，通過人工登記付款節(jié)點、人工跟進合同履行情況等合同條款，容易出現(xiàn)遺漏或不及時的問題，導(dǎo)致合同履行與采購管理脫節(jié)。同時，由于信息系統(tǒng)缺乏互聯(lián)互通，導(dǎo)致預(yù)算下達、合同簽訂、合同執(zhí)行、設(shè)備采購驗收、付款、出納登賬、會計記賬等環(huán)節(jié)需要重復(fù)錄入合同基礎(chǔ)信息，嚴重影響工作效率。

1.3 合同進度及關(guān)鍵點控制的需求

醫(yī)院合同管理涉及范圍廣,采購金額大，采購項目多，經(jīng)費來源復(fù)雜，難以全面跟蹤管控與監(jiān)督[6]，僅靠人工或非一體化的信息系統(tǒng)無法達到合同進度控制需求，無法滿足管理層及時了解合同全局或執(zhí)行情況的需求。缺少對合同進度、結(jié)算等關(guān)鍵節(jié)點依法履約的預(yù)警實施，無動態(tài)響應(yīng)機制，導(dǎo)致支出隨意，無法掌控現(xiàn)金流。

2 合同管理系統(tǒng)的頂層設(shè)計

實施合同管理信息系統(tǒng)的思路主要是將內(nèi)部控制理念、合同全生命周期管理流程及管理辦法等管理要素，以信息化手段展現(xiàn)，有機融合“互聯(lián)網(wǎng)+”、OCR識別等目前國內(nèi)最先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)合同管理的完整性、時效性，有效控制各種合同風(fēng)險，達到業(yè)務(wù)管理實現(xiàn)平臺化、無紙化；內(nèi)部管理綜合化、規(guī)范化、共享化；監(jiān)督處理一體化、自動化；預(yù)警機制立體化、多維化；檔案信息電子化、集中化、共享化。

2.1 合同管理系統(tǒng)內(nèi)部信息流采用全生命周期管理設(shè)計

系統(tǒng)需實現(xiàn)所有環(huán)節(jié)全生命周期管理[7]：前期工作的合同立項、招標、文本擬定、審核審批、簽署；中期工作的合同履行、補充或變更、解除、結(jié)算；后期工作的合同歸檔、糾紛管理、效益分析。

2.2 合同管理系統(tǒng)外部信息流采用共享一體化設(shè)計

醫(yī)院綜合運營管理信息系統(tǒng)(Hospital resource plan，HRP)是將企業(yè)的ERP系統(tǒng)管理模式引入其中，借鑒了企業(yè)的成功管理方法，不斷整合公立醫(yī)院現(xiàn)有資源并進行再造，根據(jù)公立醫(yī)院實際情況創(chuàng)建了資源管理平臺[8]。合同管理信息一體化建設(shè)包括對合同招投標、擬定、呈報、審批、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)，運用信息化手段儲存和處理數(shù)據(jù)[9]，連接其他相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)管理信息的共享，促進整體化水平的提高[10]。遵循國家及行業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)標準，集成數(shù)據(jù)管理平臺，與醫(yī)院預(yù)算管理、采購管理、固定資產(chǎn)管理、無形資產(chǎn)管理、物流管理、智能報銷、科研管理、會計核算等HRP系統(tǒng)進行全部業(yè)務(wù)整合(見圖1)。

圖1 合同管理信息一體化框架圖

對接預(yù)算管理信息系統(tǒng)，自動識別合同項目是否納入預(yù)算管理，對有預(yù)算但費用是否符合預(yù)算控制要求進行把關(guān)，有效落實預(yù)算管理制度；對接采購管理信息系統(tǒng)，與供應(yīng)商在線交互，完成合同的雙方審定，提高溝通效率，對采購合同執(zhí)行情況進行實時追蹤；對接設(shè)備管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)由合同自動生成維修保養(yǎng)工作單，對維修保養(yǎng)實施情況進行實時追蹤；固定資產(chǎn)的安裝、驗收、入庫業(yè)務(wù)與合同管理信息系統(tǒng)對接，通過固定資產(chǎn)信息系統(tǒng)可以查詢到采購資產(chǎn)中標通知書、合同文本條款等相關(guān)信息，確保一致性，防止業(yè)務(wù)發(fā)生偏差；對接資金管理、智能報銷、會計核算等信息系統(tǒng)，對購入設(shè)備維修風(fēng)險金等到期支付及收付款業(yè)務(wù)后的延展管理，包括可以自動生成會計憑證，有效控制收付款業(yè)務(wù)；對接科研信息系統(tǒng)，實現(xiàn)科研項目預(yù)算編制、執(zhí)行、考核追蹤；對接醫(yī)院電子檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)電子化分類管理，完善經(jīng)濟合同存檔的管理[11]。實現(xiàn)合同檔案信息化，將生效的所有合同導(dǎo)入醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)，便于分類管理、永久存查，防止合同丟失。

3 合同管理信息系統(tǒng)的實踐應(yīng)用

3.1 系統(tǒng)的功能

合同管理信息系統(tǒng)具有合同簽訂、合同履行、合同條款預(yù)警、查詢與報表管理等功能。按合同管理職權(quán)賦予不同部門、不同級別人員權(quán)責(zé)，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)各職能人員的分工合作。

3.1.1 合同簽訂

根據(jù)業(yè)務(wù)類別生成合同編碼，確保合同號的唯一性、連續(xù)性和一致性效果。針對頻繁簽訂合同的同類業(yè)務(wù)實施標準化合同模板管理[12]，對于少發(fā)生合同關(guān)系的業(yè)務(wù)設(shè)置合同預(yù)審流程，確保合同文本合法、合規(guī)和時效性。

① 標準化合同模板管理。合同模板由歸口管理部門、法務(wù)、財務(wù)、內(nèi)審科等部門共同擬定，確保合同模板符合法律法規(guī)，降低因合同文本的不規(guī)范、不嚴謹產(chǎn)生的風(fēng)險。系統(tǒng)支持根據(jù)合同模板自動生成合同文本，按項目招投標或合同談判的結(jié)果可作增減補充，節(jié)約重復(fù)起草每一份合同的時間，提高效率。②合同審批：按照醫(yī)院合同管理規(guī)定設(shè)置信息系統(tǒng)的審批權(quán)限和個性化流程，具有線上提醒、審批、變更、駁回等功能，可保存和追蹤所有審批結(jié)果與修改記錄。將審批約束時間的管理、關(guān)鍵流程控制節(jié)點[13]內(nèi)嵌至合同管理系統(tǒng)，線上會簽提高流轉(zhuǎn)效率，設(shè)置時間預(yù)警，自動生成合同考核報表，納入績效考核范疇。醫(yī)院加強監(jiān)督考核機制[14]，配套出臺《合同簽署效率審計和績效考核方案》，以保證落實合同審批的時效性。對于非標準化模板合同設(shè)定預(yù)審流程，經(jīng)辦科室與簽約對方洽談初步達成一致的同時，提請相關(guān)部門走預(yù)審流程，從部門專業(yè)角度對合同文本完善和補充，縮減合同定稿時間，加快項目的落實推進。③合同審批系統(tǒng)內(nèi)部信息流轉(zhuǎn)時，文本具有留存修改痕跡功能。系統(tǒng)具備自動比對功能，掃描或拍照方式上傳蓋章版紙質(zhì)合同影像文檔，通過OCR識別與我方合同電子定稿版比對，智能尋找差異，防止合同被篡改，高質(zhì)高效。

3.1.2 合同的履行

合同履行信息管理主要通過HRP系統(tǒng)其他系統(tǒng)模塊完成。如設(shè)備管理系統(tǒng)記錄設(shè)備驗收、維修保養(yǎng)業(yè)務(wù)的履行情況；固定資產(chǎn)系統(tǒng)/無形資產(chǎn)系統(tǒng)/物流系統(tǒng)記錄各資產(chǎn)的入庫、出庫、保管、處置等業(yè)務(wù)的履行情況；采購系統(tǒng)記錄物資采購業(yè)務(wù)的履行情況；科研系統(tǒng)記錄科研項目的履行情況；智能報銷系統(tǒng)記錄合同的支付情況。所有相關(guān)履行信息均可回寫到合同管理信息系統(tǒng)中，融合到信息大平臺上，信息互聯(lián)互通。

① 進度管理：構(gòu)建合同執(zhí)行跟蹤與反饋機制，系統(tǒng)記錄合同實際執(zhí)行進度，并與合同計劃自動比對，提醒可能存在的環(huán)節(jié)風(fēng)險，簡便了管理部門的追蹤工作，實現(xiàn)了對合同業(yè)務(wù)全過程、實時的監(jiān)管及考核。②支付管理：可按合同執(zhí)行情況自動生成支付計劃，并可設(shè)定觸發(fā)付款預(yù)警功能。如系統(tǒng)設(shè)置醫(yī)療設(shè)備驗收后15 d付款，在設(shè)備管理系統(tǒng)錄入驗收合格信息后，合同系統(tǒng)自動生成設(shè)備貨款及維修風(fēng)險金支付計劃、發(fā)起審批流程。合同系統(tǒng)與智能報銷系統(tǒng)對接，將報銷事由、供應(yīng)商賬戶、已付款金額、本次付款金額等結(jié)構(gòu)化信息自動帶入智能報銷系統(tǒng)，完成支付后，將支付的實證資料、會計憑證等信息回寫到合同系統(tǒng)，徹底實現(xiàn)了對往來款項事前預(yù)算、事中監(jiān)管、事后跟蹤等功能的全智能管理，杜絕重支、錯支風(fēng)險，節(jié)省重復(fù)錄入信息時間。③ 變更管理：在傳統(tǒng)合同管理模式中，原合同條款發(fā)生變更需重新簽訂補充合同，難以與主合同建立動態(tài)關(guān)聯(lián)，追溯存在困難。為保證主合同與補充合同的關(guān)聯(lián)性和連續(xù)性，合同管理信息系統(tǒng)將補充合同關(guān)聯(lián)主合同，自動更新信息系統(tǒng)相關(guān)數(shù)據(jù)，合同得到統(tǒng)一整合，防止出現(xiàn)信息不對稱風(fēng)險。 ④ 結(jié)束管理：傳統(tǒng)合同管理模式中，對合作供應(yīng)商進行后續(xù)服務(wù)綜合評價費人、費時、費力。合同管理信息系統(tǒng)中達到合同結(jié)束條件時，可自動觸發(fā)關(guān)聯(lián)采購業(yè)務(wù)的供應(yīng)商評價模塊，包括對簽約對象的資信、執(zhí)行效率、服務(wù)及管理水平，按既定規(guī)則進行自動綜合評價，為后續(xù)選擇業(yè)務(wù)合作伙伴提供參考。⑤ 文件管理：系統(tǒng)將所有合同文本及相關(guān)資料通過電子文檔方式存檔，提高合同借閱、查詢、流轉(zhuǎn)效率，規(guī)避合同文檔損毀、丟失、信息泄露的風(fēng)險。

3.1.3 預(yù)警管理

通過合同系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的一體化整合，可對合同審批、設(shè)備收貨驗收、支付款項等關(guān)鍵點進行預(yù)警。根據(jù)合同類型設(shè)置不同的提醒模式，相關(guān)人員可及時收到信息系統(tǒng)窗口彈框提醒，防止出現(xiàn)違約帶來的經(jīng)濟風(fēng)險。并自動生成相關(guān)報表，各部門根據(jù)職責(zé)分工，做好財務(wù)預(yù)算規(guī)劃及準備工作。

3.1.4 查詢與報表管理

可快速查詢項目合同的所有信息，包括穿透至預(yù)算系統(tǒng)可查詢項目的預(yù)算下達、執(zhí)行、調(diào)整、考核情況，穿透至設(shè)備管理系統(tǒng)可查詢設(shè)備到貨、驗收、維修維保、處置情況，穿透至固定資產(chǎn)系統(tǒng)可查詢資產(chǎn)入庫、出庫、單機效能信息，穿透至智能報銷系統(tǒng)可查詢付款審批進度、支付情況，穿透至?xí)嫼怂阆到y(tǒng)可查詢會計憑證制單情況。一體化系統(tǒng)做到信息共享，附件共享，無需重復(fù)錄入、重復(fù)上傳?？缮啥嗑S度的軟報表，并以折線圖、柱圖、餅圖等直觀方式顯示，隨時為管理層提供準確、實時的決策依據(jù)，用信息化手段保證醫(yī)院合同的經(jīng)濟事項快速推進及有效控制。

3.2 系統(tǒng)的實施

合同管理信息化的實施建立在設(shè)計有效的管理體系分層分類基礎(chǔ)上，通過信息系統(tǒng)展現(xiàn)，需按管理要求建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)和流程標準，實現(xiàn)內(nèi)部控制，提高運營效果。

3.2.1 統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準

擬達到各信息系統(tǒng)無縫鏈接，需要解決縱向管理層級的貫通、橫向職能部門的協(xié)同以及HRP系統(tǒng)之間的集成問題，建立統(tǒng)一、覆蓋各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標準，如標準化的合同編碼規(guī)則、合同分類、供應(yīng)商信息庫、合同范本庫等。通過統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準，形成合同業(yè)務(wù)在系統(tǒng)之間、流程之間統(tǒng)一的溝通語言，為實現(xiàn)相關(guān)信息系統(tǒng)的互通互聯(lián)提供數(shù)據(jù)集成接口標準。

3.2.2 完善管理制度

以業(yè)務(wù)一體化，合同管理信息化、標準化、閉環(huán)化理念完善現(xiàn)行的相關(guān)合同管理制度。合同執(zhí)行過程中歸口管理部門及相關(guān)部門責(zé)任明確性，加強監(jiān)督考核機制[15]。制定《經(jīng)濟合同管理權(quán)責(zé)說明書》，明確權(quán)責(zé)，崗位分離，職責(zé)明確[16]。線上信息一體化、標準化、精細化的實施，其規(guī)范、流程、標準與線下管理不一致，要求實施過程中需結(jié)合內(nèi)部控制，梳理合同管控流程，理順合同分類、分層管理，建立PDCA風(fēng)險管理和分析模型，不斷完善管理制度，實施合同管理信息化建設(shè)，達到防風(fēng)險、強管控、降成本的目的。

3.2.3 整合管理系統(tǒng)

要達到業(yè)務(wù)一體化和管理閉環(huán)化，整合所有與合同管理相關(guān)的信息系統(tǒng)，需立足運營管控全局的規(guī)劃，利用信息化的協(xié)同、共享功能，明確系統(tǒng)的定位、功能、對接標準，沿合同、設(shè)備、預(yù)算等業(yè)務(wù)生命周期管理路線理順各管理環(huán)節(jié)、管理職能，消除管理盲點，減少人工重復(fù)勞動，降低溝通成本。

4 合同管理信息系統(tǒng)的建設(shè)成果

4.1 提高合同流轉(zhuǎn)效率，有效遏制合同倒簽現(xiàn)象

將合同審批約束時間管理制度內(nèi)嵌至合同管理系統(tǒng)，通過線上會簽提高流轉(zhuǎn)效率，時間預(yù)警控制，自動生成合同考核報表。采用“互聯(lián)網(wǎng)+”手段，員工申請，各級審核審批，均可隨時隨地通過上網(wǎng)或掌上APP移動應(yīng)用實施，突破時間、空間的限制，通過信息代替人工跑路，節(jié)約人工成本。我院2021年第一季度合同線上流轉(zhuǎn)350份，實施合同管理系統(tǒng)后，會簽周期由線下7個工作日縮短為4 d，最快的一份合同僅耗時7 min，極大地提高了工作效率。

4.2 業(yè)務(wù)一體化管理，實時動態(tài)監(jiān)管

通過對各項業(yè)務(wù)的信息系統(tǒng)實施全生命周期跟蹤，與其他相關(guān)系統(tǒng)無縫對接，暢通信息溝通機制，減少溝通不暢所造成的工作失誤。實現(xiàn)對合同審批業(yè)務(wù)流程的“硬約束”，從而做到對合同管理全過程、全方位的實時動態(tài)監(jiān)管，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，為考核評價責(zé)任主體提供證據(jù)。除此之外我們還發(fā)現(xiàn)，集成共享的系統(tǒng)實現(xiàn)了信息的對稱，激發(fā)了員工深入學(xué)習(xí)相關(guān)合同管理制度的意識，全員的法律意識得到增強、合同管理更規(guī)范。

4.3 科學(xué)完善的合同管理制度是醫(yī)院運用法律手段維護合法權(quán)益的保證

防止醫(yī)院利益受損，確保醫(yī)院運營健康、持續(xù)、有序。合同管理系統(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)了流程信息化、信息共享化、共享協(xié)同化的跨越發(fā)展，將合同流程管理、風(fēng)險點控制融入至信息系統(tǒng)的構(gòu)建，從而達到合同管理模式標準化，提高管理效率和管理精度，減少法律糾紛。

5 結(jié)論

合同管理工作是醫(yī)院內(nèi)部控制的重要組成部分，對合同的管理絕不僅僅是對合同文本的管理，采用業(yè)務(wù)融合一體化鏈條方式，從管控、共享的角度將信息化貫穿醫(yī)院所有經(jīng)濟合同的全過程，減少各崗位重復(fù)勞動，實現(xiàn)合同執(zhí)行智能追蹤，降低醫(yī)院成本，保證醫(yī)院各項經(jīng)濟活動高效運作[17]。合同管理不單是財務(wù)部門或者內(nèi)審部門工作，應(yīng)當(dāng)由各相關(guān)部門和崗位共同參與，才能有效保障醫(yī)院的合法權(quán)益。合同管理需實施全生命周期管理，從計劃到履行到歸檔甚至到可能發(fā)生利益糾紛的每個階段，均是風(fēng)險和利益同存，合同管理信息系統(tǒng)徹底實現(xiàn)“合同與預(yù)算的一致性監(jiān)管”、“合同與實物的一致性監(jiān)管”、“合同與賬務(wù)的一致性監(jiān)管”、“合同履行情況的全過程追蹤監(jiān)管”、“合同往來賬款的追蹤監(jiān)管”、“合同全階段資料文檔的監(jiān)管”。