石娟娟

◆摘? 要：現(xiàn)如今，我國是互聯(lián)網快速發(fā)展的新時期，互聯(lián)網信息技術以及辦公自動化技術的高速發(fā)展為文書檔案信息化管理提供了工具，由此推動文書檔案管理工作朝著信息化、科學化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。新時期，企業(yè)如何做好文書檔案信息化管理工作，發(fā)揮文書檔案在企業(yè)決策、管理、生產經營中的價值，是檔案管理機構應當重點關注的課題。本文就信息化背景下文書檔案管理工作的現(xiàn)實意義進行分析，指出文書檔案管理工作中存在的不足，提出了相應的改進建議，旨在促進信息技術與文書檔案管理工作的融合，實現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新。

◆關鍵詞：信息化;文書檔案;管理創(chuàng)新

文書檔案管理是所有企業(yè)以及地方工作正常開展的核心資料記錄，文書檔案管理的完整性與精確性，直接反映了地方與企業(yè)運營生產各項工作的發(fā)展特征，項目關聯(lián)性以及行業(yè)本體發(fā)展的可持續(xù)性。因此。文書檔案管理工作必須要求高質量完成，然而，在當今信息化背景之下，以往文書檔案管理工作的操作機制已不能滿足現(xiàn)下企業(yè)發(fā)展的各項工作需求，因此，結合信息化技術對文案檔案管理工作進行有效改進，提升文書檔案管理工作的效率與質量是當務之急。

1文書檔案信息化的優(yōu)點

1.1提高辦公效率

文書檔案信息化可以利用檔案管理系統(tǒng)，將信息資料存儲在上面，它解決了以往出現(xiàn)的信息資料收集不完整、字跡不工整等問題，節(jié)省了人力，也提高了信息資料的準確性。

2.2實現(xiàn)資源共享

以前的文書檔案大多是紙質版，所以無法做到信息資料的共享，造成了資金和資源的浪費，并且紙質版的檔案查找資料也較為困難。但是網絡技術在企事業(yè)單位廣泛應用，直接提高了文書檔案的利用率，使得信息化的文書檔案更加方便快捷。

2信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

2.1強化信息化平臺建設力度

多元化的管理工作可以幫助文書檔案更快適應信息時代發(fā)展的實際需要，借此加快文書檔案管理信息體系的建立。而在開展信息化管理平臺建設期間，需要不斷強化檔案管理執(zhí)行力度，盡可能規(guī)避出現(xiàn)文書檔案管理能力不高的問題。就檔案管理信息體系建設方面而言，開展文書檔案管理的創(chuàng)新，可以保證新型檔案管理體系同本領域現(xiàn)狀之間形成結合。而在構建信息化管理平臺過程中，企業(yè)可以嘗試建立如下三個系統(tǒng)：檔案加工系統(tǒng);檔案信息數(shù)據存儲以及管理系統(tǒng);檔案保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)具體是結合文書檔案實際情況，予以科學設計，改善加工體系，因為加工體系本身具備搜索以及編輯等能力，可以借此減少工作人員的工作量。文書檔案存儲管理系統(tǒng)重點在于針對文書檔案相關信息數(shù)據的收集以及管理，且可以提供相對簡單的查閱服務，并保證檔案存儲格式的合理性以及科學性。保密系統(tǒng)需要由專業(yè)人員設定，借助軟件設施等針對文書檔案信息數(shù)據予以分類管理，且借助設計訪問權限，以保證文書檔案信息數(shù)據的安全性以及穩(wěn)定性。

2.2轉變觀念，深入推進文書檔案數(shù)字化建設工作

文書檔案資源種類多、內容豐富、涉及面廣，管理過程中的難度較大。只有充分對文書檔案進行數(shù)字化處理，做到文書檔案數(shù)字化全覆蓋，才能真正朝著信息化管理的目標前進。具體而言，一是要完善軟硬件設施，優(yōu)化文書檔案管理環(huán)境。一方面，企業(yè)要結合文書檔案信息化建設的基本要求以及企業(yè)實際情況，購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施，對紙質文書檔案進行掃描處理，并錄入至計算機終端;另一方面，企業(yè)要購置文書檔案格式轉化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)微機化管理，有效對聲像類、載體類、影響類的文書檔案進行格式處理和管理。二是要結合企業(yè)人力資源實際，進一步引進專業(yè)化人才，實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化工作專人負責的目標，提升數(shù)字化的質量。同時，企業(yè)也可以探索將非涉密文書檔案資源交由外部企業(yè)進行加工和處理，通過服務外包等方式來推進文書檔案數(shù)字化建設的進程。三是要進一步推動信息資源共享工作，通過技術手段來打破文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據傳輸壁壘、數(shù)據共享壁壘，實現(xiàn)文書資源一站式傳輸、開發(fā)與利用，提升文書檔案管理的速度和質量。

2.3做好文書檔案加密防護工作

信息技術在文書工作中的應用，能夠極大地提升文書檔案管理工作的效率和質量，同時也要警惕文書信息的安全性，網絡信息技術一方面能夠提供海量的信息載體，滿足人們的信息搜尋工作，但是同樣也有隱秘信息被泄露的隱患。因此，可以利用信息技術對特殊的文書檔案的訪問權限進行加密設置，同時限制部分文件的閱覽范圍，這樣就可以對企業(yè)以及地方的文書檔案運用信息技術手段進行安全性保護，加強文書檔案的安全管理工作。加密文書檔案在錄入系統(tǒng)時要特殊標志處理，以確保文書檔案的信息已經設定安全保障，經過專業(yè)技術人員檢查之后，方可錄入歸檔。

3結語

總之，網絡信息化的快速發(fā)展對文書檔案管理工作帶來新機遇，也帶來了新挑戰(zhàn)，檔案管理部門必須順應時代發(fā)展的進程，積極創(chuàng)新管理模式和方法，適應新環(huán)境、把握機遇，使文書檔案管理工作更好地向信息化、科學化、安全化、現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻

[1]劉敏.信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].城建檔案，2020（07）：67-68.

[2]劉春雪.信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑[J].科技資訊，2020，18（21）：16-17+20.

[3]李沛.信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].管理觀察，2020（10）：68-69.

[4]溫雅倩.信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新性研究[J].蘭臺內外，2019（05）：9-10.

[5]孟蓉.淺析信息化背景下的文書檔案管理創(chuàng)新[J].中國管理信息化，2018，21（24）：185-186.