石娟娟
◆摘? 要:現(xiàn)如今,我國是互聯(lián)網快速發(fā)展的新時期,互聯(lián)網信息技術以及辦公自動化技術的高速發(fā)展為文書檔案信息化管理提供了工具,由此推動文書檔案管理工作朝著信息化、科學化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。新時期,企業(yè)如何做好文書檔案信息化管理工作,發(fā)揮文書檔案在企業(yè)決策、管理、生產經營中的價值,是檔案管理機構應當重點關注的課題。本文就信息化背景下文書檔案管理工作的現(xiàn)實意義進行分析,指出文書檔案管理工作中存在的不足,提出了相應的改進建議,旨在促進信息技術與文書檔案管理工作的融合,實現(xiàn)文書檔案管理創(chuàng)新。
◆關鍵詞:信息化;文書檔案;管理創(chuàng)新
文書檔案管理是所有企業(yè)以及地方工作正常開展的核心資料記錄,文書檔案管理的完整性與精確性,直接反映了地方與企業(yè)運營生產各項工作的發(fā)展特征,項目關聯(lián)性以及行業(yè)本體發(fā)展的可持續(xù)性。因此。文書檔案管理工作必須要求高質量完成,然而,在當今信息化背景之下,以往文書檔案管理工作的操作機制已不能滿足現(xiàn)下企業(yè)發(fā)展的各項工作需求,因此,結合信息化技術對文案檔案管理工作進行有效改進,提升文書檔案管理工作的效率與質量是當務之急。
1文書檔案信息化的優(yōu)點
1.1提高辦公效率
文書檔案信息化可以利用檔案管理系統(tǒng),將信息資料存儲在上面,它解決了以往出現(xiàn)的信息資料收集不完整、字跡不工整等問題,節(jié)省了人力,也提高了信息資料的準確性。
2.2實現(xiàn)資源共享
以前的文書檔案大多是紙質版,所以無法做到信息資料的共享,造成了資金和資源的浪費,并且紙質版的檔案查找資料也較為困難。但是網絡技術在企事業(yè)單位廣泛應用,直接提高了文書檔案的利用率,使得信息化的文書檔案更加方便快捷。
2信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新路徑
2.1強化信息化平臺建設力度
多元化的管理工作可以幫助文書檔案更快適應信息時代發(fā)展的實際需要,借此加快文書檔案管理信息體系的建立。而在開展信息化管理平臺建設期間,需要不斷強化檔案管理執(zhí)行力度,盡可能規(guī)避出現(xiàn)文書檔案管理能力不高的問題。就檔案管理信息體系建設方面而言,開展文書檔案管理的創(chuàng)新,可以保證新型檔案管理體系同本領域現(xiàn)狀之間形成結合。而在構建信息化管理平臺過程中,企業(yè)可以嘗試建立如下三個系統(tǒng):檔案加工系統(tǒng);檔案信息數(shù)據存儲以及管理系統(tǒng);檔案保密系統(tǒng)。加工系統(tǒng)具體是結合文書檔案實際情況,予以科學設計,改善加工體系,因為加工體系本身具備搜索以及編輯等能力,可以借此減少工作人員的工作量。文書檔案存儲管理系統(tǒng)重點在于針對文書檔案相關信息數(shù)據的收集以及管理,且可以提供相對簡單的查閱服務,并保證檔案存儲格式的合理性以及科學性。保密系統(tǒng)需要由專業(yè)人員設定,借助軟件設施等針對文書檔案信息數(shù)據予以分類管理,且借助設計訪問權限,以保證文書檔案信息數(shù)據的安全性以及穩(wěn)定性。
2.2轉變觀念,深入推進文書檔案數(shù)字化建設工作
文書檔案資源種類多、內容豐富、涉及面廣,管理過程中的難度較大。只有充分對文書檔案進行數(shù)字化處理,做到文書檔案數(shù)字化全覆蓋,才能真正朝著信息化管理的目標前進。具體而言,一是要完善軟硬件設施,優(yōu)化文書檔案管理環(huán)境。一方面,企業(yè)要結合文書檔案信息化建設的基本要求以及企業(yè)實際情況,購置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機等硬件設施,對紙質文書檔案進行掃描處理,并錄入至計算機終端;另一方面,企業(yè)要購置文書檔案格式轉化系統(tǒng)、文書檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)微機化管理,有效對聲像類、載體類、影響類的文書檔案進行格式處理和管理。二是要結合企業(yè)人力資源實際,進一步引進專業(yè)化人才,實現(xiàn)文書檔案數(shù)字化工作專人負責的目標,提升數(shù)字化的質量。同時,企業(yè)也可以探索將非涉密文書檔案資源交由外部企業(yè)進行加工和處理,通過服務外包等方式來推進文書檔案數(shù)字化建設的進程。三是要進一步推動信息資源共享工作,通過技術手段來打破文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據傳輸壁壘、數(shù)據共享壁壘,實現(xiàn)文書資源一站式傳輸、開發(fā)與利用,提升文書檔案管理的速度和質量。
2.3做好文書檔案加密防護工作
信息技術在文書工作中的應用,能夠極大地提升文書檔案管理工作的效率和質量,同時也要警惕文書信息的安全性,網絡信息技術一方面能夠提供海量的信息載體,滿足人們的信息搜尋工作,但是同樣也有隱秘信息被泄露的隱患。因此,可以利用信息技術對特殊的文書檔案的訪問權限進行加密設置,同時限制部分文件的閱覽范圍,這樣就可以對企業(yè)以及地方的文書檔案運用信息技術手段進行安全性保護,加強文書檔案的安全管理工作。加密文書檔案在錄入系統(tǒng)時要特殊標志處理,以確保文書檔案的信息已經設定安全保障,經過專業(yè)技術人員檢查之后,方可錄入歸檔。
3結語
總之,網絡信息化的快速發(fā)展對文書檔案管理工作帶來新機遇,也帶來了新挑戰(zhàn),檔案管理部門必須順應時代發(fā)展的進程,積極創(chuàng)新管理模式和方法,適應新環(huán)境、把握機遇,使文書檔案管理工作更好地向信息化、科學化、安全化、現(xiàn)代化發(fā)展。
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