普云飛 楊清 中國醫(yī)學科學院醫(yī)學生物學研究所

引言

從 2016 年國家發(fā)布《關(guān)于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》（以下簡稱 50 號文）開始，科研院所及大學院校實行科研財務(wù)助理為科研人員減負的工作一直在實行和探索中?；诳蒲性核约按髮W院校各自的不同情況，執(zhí)行科研財務(wù)助理制度的方式與方法都稍有不同。因地制宜，根據(jù)自身的實際情況建立符合自身需要的科研財務(wù)助理運行機制，是總結(jié)歸納方方面面經(jīng)驗教訓后，切切實實為科研人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的工作。

一、設(shè)計背景介紹

本文擬建立科研財務(wù)助理崗位運行機制的是一家研究所，單位有科研人員及科研輔助人員約200人，設(shè)立了20多個PI實驗室，其中有經(jīng)費相對較多的一級PI，也有經(jīng)費相對較少的年輕PI。研究所根據(jù)50號文的要求，已經(jīng)下發(fā)了《科研財務(wù)助理管理辦法》，并進行了一些推行和嘗試，但均沒有太多進展。近期單位財務(wù)部門向全所PI組進行了關(guān)于科研財務(wù)助理設(shè)置的意見收集，有PI組反映由于人手不夠，PI組完成科研經(jīng)費財務(wù)報賬手續(xù)滯后，報賬單據(jù)的收集、整理及報銷審批工作占用了相關(guān)科研人員工作時間，導(dǎo)致科研人員疲于奔命，同時科研經(jīng)費報銷效率不高，間接影響科研項目結(jié)題驗收，急需解決科研財務(wù)助理問題。故單位財務(wù)部門深感該項工作的迫切性和重要性，根據(jù)向科研人員調(diào)研的結(jié)果以及單位現(xiàn)有財務(wù)背景專業(yè)人員情況，擬定了科研財務(wù)助理的試運行操作實施方案。

二、科研財務(wù)助理現(xiàn)狀及科研經(jīng)費管理問題

1.研究所20多個PI組的科研財務(wù)助理一直采取由PI組人員兼任的方式，人員類型有在職科研人員、研究生或返聘退休人員三種，原因有三：一是PI組對于自己的經(jīng)費更習慣自己人管理；二是單位內(nèi)部對于專職科研財務(wù)助理的編制、經(jīng)費來源、歸屬管理部門一直有不同爭論；三是由于財務(wù)專業(yè)背景要求，外聘合格的科研人員可以做到，但要外聘到合格的科研財務(wù)助理難度較大。

2.兼任科研財務(wù)助理的PI組科研人員本身工作學習任務(wù)繁忙，同時不太了解經(jīng)費管理以及使用的相關(guān)要求，經(jīng)費的管理和使用只能在科研工作之余進行處理，可能導(dǎo)致經(jīng)費使用出現(xiàn)不該有的瑕疵。研究所財務(wù)部門只能不定期召集各PI組擔任科研財務(wù)助理的人員進行各類經(jīng)費管理及使用要求培訓，以此來強化其對經(jīng)費管理的認識。

3. PI組目前的科研財務(wù)助理專業(yè)能力較弱，特別是新?lián)卧擁椆ぷ鞯娜藛T，對單位報銷審核制度、費用支付要求、資產(chǎn)管理等方面不甚了解，對項目申請的預(yù)算編制、比例控制、費用計算等內(nèi)容更不清楚，出現(xiàn)工作失誤時常常以不知道規(guī)定作為理由，將錯誤結(jié)果推給財務(wù)處理。

4. PI組申報科研項目時，編制申報文本的項目組人員對不同項目主管部門組織的資金管理辦法不了解，出現(xiàn)項目申報書經(jīng)費預(yù)算編制不規(guī)范的問題，缺乏嚴謹性，影響項目評審的整體評分。

5.研究所通過多年的實踐發(fā)現(xiàn)，一名合格的科研財務(wù)助理需要具備的財務(wù)業(yè)務(wù)水平以及政策掌控能力要求很高，即便是新招聘的財務(wù)部門人員，只能完成簡單的報銷管理工作，對于預(yù)算編制、參與答辯、審計配合與溝通等工作均無法勝任，其專業(yè)知識不足以支撐科研財務(wù)助理的工作要求。而研究所目前可以達到科研財務(wù)助理崗位要求的專職財務(wù)人員人手緊缺，無法安排出專門的科研財務(wù)助理人員來進行服務(wù)工作。

6.本次調(diào)研中，已有少部分PI組由于人員變動已經(jīng)無人來擔任科研財務(wù)助理的工作，嚴重影響了PI組經(jīng)費的管理和使用工作。

三、科研財務(wù)助理崗位運行機制設(shè)計原則

1.由財務(wù)部門負責對科研財務(wù)助理運行機制進行設(shè)計和管理，同時為未來可能出現(xiàn)的外聘、內(nèi)部專職等需求設(shè)計預(yù)留空間。

2.挖掘內(nèi)部具有財務(wù)及管理類教育背景的人員資源，先進行科研財務(wù)助理人員上崗前培訓，培訓合格后采取兼職方式承擔科研財務(wù)助理工作，按勞取酬。

3.設(shè)置試用、聘用期限，增加PI組和財務(wù)部門共同進行考核的管理機制，并作為PI組下一輪重新選擇聘用人員的依據(jù)。

4.根據(jù)現(xiàn)狀采取按需設(shè)崗方式，首先為目前科研財務(wù)助理缺崗的PI組提供人員支持。

5.通過試行，磨合科研財務(wù)助理崗位要求與人員安排的平衡關(guān)系，最終形成適合研究所科研工作發(fā)展需要的科研財務(wù)助理運行機制，并保證其良性循環(huán)。

四、科研財務(wù)助理崗位設(shè)置

按照“按需設(shè)崗、依法用工、規(guī)范管理”的原則設(shè)置崗位，由PI組負責人根據(jù)自身經(jīng)費的管理體量和人員情況來決定是否聘用科研財務(wù)助理，整體設(shè)計如圖1所示。

圖1 科研財務(wù)助理構(gòu)架圖

具體措施為：

1. PI組自行聘請科研財務(wù)助理，科研財務(wù)助理可為單位內(nèi)部人員，也可為外聘人員，其中：內(nèi)部人員由PI組簽發(fā)聘用書，外聘人員與PI組簽訂勞動關(guān)系合同。

2.財務(wù)部門根據(jù)研究所目前相關(guān)人員財務(wù)教育背景情況，增設(shè)兼職科研財務(wù)助理崗位進行試行，兼職崗位條件要求向具有財務(wù)和管理類教育背景的人員進行宣講，由其自行決定是否參加兼職崗位培訓和聘用。遵循不相容崗位相分離原則，財務(wù)部門負責PI組財務(wù)科研經(jīng)費核算的記賬人員和出納人員，不得兼任該PI組的科研財務(wù)助理崗位。遵循人員回避原則，兼職人員與PI組負責人為直屬親戚關(guān)系的，不得兼任該PI組的科研財務(wù)助理崗位。

3.內(nèi)部人員擔任的科研財務(wù)助理試用期2個月，彼此配合以確定是否能勝任PI組的科研財務(wù)助理崗位；正式簽訂聘用書原則上期限不超過1年（含），可按照日歷年進行聘用。若經(jīng)過事前協(xié)商，PI組在新簽訂的項目任務(wù)書中列入科研財務(wù)助理人員的，則按照項目任務(wù)書的期限聘用。

4.根據(jù)不同PI組的經(jīng)費規(guī)模或工作需求，一位科研財務(wù)助理可以單獨管理一項課題經(jīng)費，或單獨管理一個PI組所有課題經(jīng)費，或同時管理多個PI組課題經(jīng)費。

5.未來根據(jù)PI組的需求情況，逐步設(shè)置專職科研財務(wù)助理崗位。同時根據(jù)人員管理的實際需要，可將財務(wù)部門設(shè)置的專職科研財務(wù)助理崗位轉(zhuǎn)移到其他部門進行管理。

五、科研財務(wù)助理崗位職責

科研財務(wù)助理應(yīng)熟悉并嚴格遵守國家各級各類科研項目經(jīng)費管理規(guī)定，認真貫徹執(zhí)行國家財經(jīng)法律法規(guī)、單位各項規(guī)章制度?？蒲胸攧?wù)助理對所承擔的科研任務(wù)負有保密義務(wù)。具體工作內(nèi)容如下。

1.按照法律法規(guī)和科研經(jīng)費的管理要求協(xié)助聘用PI組編制科研項目預(yù)算，并按照有關(guān)財務(wù)制度規(guī)定編報科研項目決算，參加項目申報和結(jié)題的答辯會議。

2.按照批復(fù)的預(yù)算書和任務(wù)書使用項目經(jīng)費，定期到PI組（雙方約定每周一次或兩周一次）取得經(jīng)費相關(guān)發(fā)票，并負責原始單據(jù)的粘貼。根據(jù)PI組負責人的授權(quán)情況，使用PI組的科研預(yù)算管理系統(tǒng)，協(xié)助辦理科研經(jīng)費報銷和預(yù)算調(diào)整手續(xù)。

3.定期對科研經(jīng)費的使用情況進行分析，提醒和督促聘用PI組項目經(jīng)費使用，合理規(guī)劃和開支項目經(jīng)費，避免突擊花錢和大量應(yīng)付未付經(jīng)費的產(chǎn)生。

4.協(xié)助聘用PI組完成項目結(jié)題驗收審計和各類審計與檢查，包括賬務(wù)資料的準備、與第三方審計機構(gòu)的溝通與對接。

5.及時向科研人員傳達國家的法律法規(guī)和生物所的科研管理制度。

六、科研財務(wù)助理任職條件

1.認真貫徹執(zhí)行黨的路線方針政策，遵守國家法律法規(guī)，有較高的政策水平、業(yè)務(wù)能力和職業(yè)道德水準，具有一定的財務(wù)會計工作經(jīng)驗[1]。

2.熱愛科研財務(wù)助理工作，堅持原則，依法辦事，廉潔奉公。

3.忠實履行監(jiān)督職責，自覺維護單位利益，嚴格執(zhí)行財經(jīng)紀律。

4.熟悉有關(guān)財經(jīng)法律法規(guī)、科研項目（基地、團隊、平臺）管理和科研經(jīng)費管理等制度。具備科研項目申請、經(jīng)費管理、經(jīng)費使用、財務(wù)驗收等方面的專業(yè)知識。

5.具有本科及以上學歷，財會、經(jīng)濟、管理等相關(guān)專業(yè)知識背景的內(nèi)部人員優(yōu)先考慮。

七、科研財務(wù)助理薪酬或績效管理設(shè)想

1.PI組外聘科研財務(wù)助理

所需費用由科研項目的勞務(wù)費安排解決，薪酬標準由PI組根據(jù)科研財務(wù)助理承擔的工作情況與外聘人員協(xié)商，按月發(fā)放。

2.內(nèi)部兼職科研財務(wù)助理

由于兼職科研財務(wù)助理需要在保證正常工作之余完成聘用PI組的經(jīng)費管理工作，其正常工作績效由單位行政經(jīng)費發(fā)放，其科研財務(wù)助理兼職費用則由科研項目績效安排解決，按季度發(fā)放。兼職科研財務(wù)助理根據(jù)PI組聘用書上約定的服務(wù)時間進行工作，提供服務(wù)時填寫由PI組、兼職人員管理部門、內(nèi)部科研財務(wù)助理三方共同簽字的工作記錄表，作為發(fā)放兼職費用的依據(jù)。

1）兼職報酬組成分為：月度基本兼職報酬+承擔審計配合報酬+承擔檢查配合報酬。

2）制定兼職報酬發(fā)放檔次表，“月度基本報酬”建議在充分考慮工作量和常規(guī)項目績效自身比例的基礎(chǔ)上，按照項目總經(jīng)費額度分檔次設(shè)置成一定金額區(qū)間，由PI組和兼職科研財務(wù)助理根據(jù)服務(wù)項目經(jīng)費總額協(xié)商月度基本兼職費用。

3）“承擔審計配合報酬”和“承擔檢查配合報酬”可根據(jù)項目經(jīng)費資料收集的難度進行劃分，如：無自籌無外撥單位項目、無自籌有外撥單位項目、有自籌無外撥單位項目、有自籌有外撥單位項目等等，按不同類型發(fā)生的審計或檢查次數(shù)，乘以單次定價來計算應(yīng)支付兼職報酬。

3.未來設(shè)置內(nèi)部專職科研財務(wù)助理

為更好地為科研項目服務(wù)，鼓勵專職科研財務(wù)助理提高專業(yè)水平，提升服務(wù)質(zhì)量，專職科研財務(wù)助理只有單位工資部分而無單位績效部分，其績效費用由其負責管理的課題績效經(jīng)費安排解決，多勞多得，多擔多得，按月發(fā)放。發(fā)放金額可參考內(nèi)部兼職科研財務(wù)助理的定價方式和金額，或雙方自行協(xié)商。專職科研財務(wù)助理根據(jù)PI組聘用書上約定的服務(wù)時間進行工作，同樣填寫由PI組、助理歸屬部門、專職科研財務(wù)助理三方共同簽字的工作記錄表，作為發(fā)放其績效的依據(jù)。

八、科研財務(wù)助理人員管理設(shè)想

1.崗位管理

內(nèi)部人員擔任的科研財務(wù)助理納入研究所在職人員管理，按照所屬科室進行管理，外聘科研財務(wù)助理由PI組進行管理。

2.業(yè)務(wù)管理

科研管理部門和財務(wù)部門應(yīng)定期安排科研財務(wù)助理的業(yè)務(wù)培訓工作，做好科研項目實施中相關(guān)過程管理與服務(wù)等科研業(yè)務(wù)的培訓。指導(dǎo)科研財務(wù)助理開展業(yè)務(wù)工作，以此提高其服務(wù)于科研項目和經(jīng)費管理的能力?？蒲胸攧?wù)助理上崗前需要通過科研項目以及經(jīng)費管理等方面的知識培訓，合格后由財務(wù)部門提供合格科研財務(wù)助理的人員名單，供PI組自行選擇聘用。

3.考核管理

聘用期限終了，外聘科研財務(wù)助理由PI組自行考核，以確定是否繼續(xù)聘用。內(nèi)部科研財務(wù)助理由PI組和財務(wù)部門共同考核，考核占比為70%：30%，PI組側(cè)重于服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平、完成工作情況的考核，財務(wù)部門側(cè)重于業(yè)務(wù)處理能力、政策掌握水平等的考核?？己私Y(jié)果在一定范圍內(nèi)公布，供PI組在下一輪聘用中參考。

4.未到期聘用終止

由于PI組或科研財務(wù)助理等各方原因，發(fā)生未到期的聘用行為需要終止時，提出方應(yīng)提前1月書面告知對方和財務(wù)部門，以便做好業(yè)務(wù)移交或授權(quán)取消等工作。

九、擬運行科研財務(wù)助理機制的優(yōu)缺點分析

1.優(yōu)點

結(jié)合單位情況，設(shè)計不同的聘用類型，便于PI組根據(jù)自身情況進行選擇，符合管理實際；細化管理渠道和運行流程，便于實際工作操作；根據(jù)單位現(xiàn)狀，從財務(wù)人員兼職開始，給急需服務(wù)的PI組進行試行，既解決實際問題，又促進“放管服”改革工作的實踐和落實。

2.缺點

兼職財務(wù)人員緊缺，可提供服務(wù)的人員不足，PI組無更多的人員選擇；財務(wù)人員工作任務(wù)重，可能出現(xiàn)忙于財務(wù)工作而應(yīng)付科研財務(wù)助理兼職工作的情況；確定兼職報酬標準難度大，如何做到公平地體現(xiàn)科研財務(wù)助理的服務(wù)價值，又不占用太多PI組項目績效額度，需要多方進行溝通協(xié)商。

結(jié)語

以上運行機制內(nèi)容作為研究所科研財務(wù)助理試行工作的探索，可能會存在不足之處。但在實施過程中，財務(wù)、科研等管理部門會在試運行中發(fā)現(xiàn)問題，收集意見，及時調(diào)整，總結(jié)經(jīng)驗，逐步形成一套符合研究所科研經(jīng)費管理實際情況，同時又行之有效的科研財務(wù)助理長效運行機制。真正做到落實中央50號文精神，讓絕大部分PI組可以使用專職科研財務(wù)助理進行科研經(jīng)費管理，讓研究所科研人員從煩瑣的經(jīng)費賬務(wù)工作中解脫出來，把更多的精力投入到研發(fā)工作中，以此促進研究所科技力量的聚集，實現(xiàn)更多更高的科技研發(fā)創(chuàng)新成果。