郜玉歡

人事檔案是一個人的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、政治品質(zhì)、道德品行、專業(yè)素養(yǎng)、工作業(yè)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況的原始材料。具有憑證、依據(jù)和參考的重要作用，特別是在個人學(xué)歷證明、職稱申報、工資待遇、工作調(diào)動、組織選拔人才、辦理養(yǎng)老保險、退休手續(xù)等相關(guān)問題時都需要使用人事檔案，所以對人事檔案進(jìn)行正規(guī)的、合理高效的管理，其重要性是不言而喻的。信息化的普及，為人事檔案的管理工作指引了新的思路和方向，也促使人事檔案管理工作效率要進(jìn)一步提升。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前，各級組織人事部門都建立了比較完善的人事檔案管理工作體系，能夠?qū)Ω刹柯毠さ臋n案進(jìn)行比較完善的管理。但是，隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新形勢發(fā)展，人事檔案管理的工作效率較低。在當(dāng)前的人事檔案管理模式中，主要的管理方式就是把各類材料收集、分類、歸納整理后裝入檔案盒里，再把檔案里個人的信息內(nèi)容以表格的形式進(jìn)行簡單登記。在這種管理方式中，登記表的表格是有限的，所以能夠展現(xiàn)的信息也就有限了，被登記的都是每個人最基本的信息，而且這些信息的更新也不及時、不到位。另外，紙質(zhì)人事檔案經(jīng)過多次查借閱之后就容易破損，甚至?xí)霈F(xiàn)涂改，再加上受環(huán)境、氣溫、時間等多種因素影響較大。最關(guān)鍵的是，紙質(zhì)檔案需要的儲存空間比較大，當(dāng)檔案數(shù)量增大時，所占用的空間會增大，所以保存成本隨之增加。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢

（一）電子檔案壽命長、易保存

電子檔案是將紙質(zhì)的人事檔案逐卷進(jìn)行電子化掃描、處理，通過電腦導(dǎo)入專門的人事檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的管理，它不受天氣、自然災(zāi)害以及保存時間等方面的因素制約，在人事檔案管理系統(tǒng)中，電子檔案會進(jìn)行定期備份，不容易發(fā)生檔案涂改、丟失、損壞等情況，也不會發(fā)生人事檔案中的某份材料被損壞之后無法修復(fù)的現(xiàn)象。另外，電子檔案使用，不僅可以不受檔案信息數(shù)量的限制，還可以隨時增加儲存空間。因此在人事檔案管理工作中，對于那些使用頻率較高的、容易受到損壞的人事檔案，則需要結(jié)合人事檔案管理系統(tǒng)及掃描儀、移動硬盤等輔助產(chǎn)品的使用，運(yùn)用電子化檔案管理方式，對人事檔案進(jìn)行保存和應(yīng)用。

（二）信息的共享使用更加便捷

檔案材料的收集、分類整理、掃描和處理等一系列工作過程中，電子檔案在使用過程中能夠為人事檔案管理工作提供更加全面便捷的服務(wù)。在查借閱和轉(zhuǎn)遞時，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案易受使用范圍、地域及時效性等各方面因素的制約，而電子檔案的使用則擺脫了這些束縛，電子檔案的傳播范圍更加廣泛，時效性更強(qiáng)，簡而言之，同樣一份電子檔案可以同時被多方共享、同時查閱，有效提高了檔案的利用率。通過開展應(yīng)用電子化檔案管理，不僅提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，也減少了傳統(tǒng)人事檔案管理存在的不安全問題的出現(xiàn)，而且還節(jié)省了大量的時間與人力，使人事檔案管理工作水平得到了很大的提升。

（三）電子檔案在人事檔案管理中的建設(shè)

1.完善并建立電子檔案及相關(guān)設(shè)施

在人事檔案電子化管理中，要增加資金的投入，完善檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施，為電子化管理的持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。要把辦公室、庫房、查借閱室和電子檔案室分設(shè)，專門建立電子檔案室來進(jìn)行人事檔案的管理工作，在電子檔案室的使用過程中要注意用火與用電的問題，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)方面的建設(shè)，這樣才能使電子檔案管理工作更加安全和順利進(jìn)行。同時，還要選擇合適的人事檔案管理系統(tǒng)來開展人事檔案管理工作，并及時對系統(tǒng)進(jìn)行升級以適應(yīng)新時代的需求。

2.完善檔案管理工作相關(guān)制度

為了全面提升電子化檔案管理的實效性，需要建立完善的電子檔案管理規(guī)章制度及健全的工作流程和工作機(jī)制，并運(yùn)用到實際當(dāng)中。在規(guī)章制度中要明確檔案管理工作人員的職責(zé)，規(guī)范檔案管理工作人員的行為。此外，還應(yīng)對人事檔案進(jìn)行保密管理，不能泄露他人信息，也不能通過倒賣他人信息來獲取不正當(dāng)?shù)睦?。還有所有在電子檔案室工作的操作人員都要簽訂保密協(xié)議，規(guī)范操作流程，其次通過對電子檔案系統(tǒng)賬號和權(quán)限的設(shè)置，實現(xiàn)對檔案管理人員的互相制約，規(guī)避檔案信息外泄的風(fēng)險，通過規(guī)范的制度來加強(qiáng)電子檔案工作的監(jiān)督制約和信息的監(jiān)督管理，這樣才能夠讓檔案管理工作更加的安全與高效。

3.配備專門的電子檔案管理員

電子檔案的管理人員也非常重要，組織人事部門人員應(yīng)當(dāng)選配政治文化素質(zhì)高、作風(fēng)正派、專業(yè)能力強(qiáng)的黨員干部來從事電子人事檔案管理工作，管檔人員不僅要學(xué)檔案管理基礎(chǔ)知識，還要加強(qiáng)黨性教育學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格管理。電子檔案管理人員需要具備較高的職業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德，不能隨意泄露他人信息。在日常管理工作中教育并引導(dǎo)人事檔案管理工作人員，把培訓(xùn)與學(xué)習(xí)結(jié)合起來開展工作，這樣有利于提高管檔工作人員的專業(yè)化水平，有利于學(xué)習(xí)新的管理方式和管理技術(shù)，提升個人業(yè)務(wù)能力，滿足人事檔案電子化管理需求。

三、總結(jié)

隨著時代的進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已不能滿足當(dāng)前社會發(fā)展的需要。電子檔案是人事檔案管理的一大進(jìn)步，電子檔案能有效防止檔案涂改造假、提高檔案利用率，電子檔案在人事檔案資源管理中要不斷分析創(chuàng)新和總結(jié)經(jīng)驗，以優(yōu)化電子檔案管理服務(wù)模式，規(guī)范人事檔案操作系統(tǒng)和程序，確保電子檔案安全。所以要建立健全人事檔案管理系統(tǒng)和規(guī)章制度，提高人事檔案管理效率，這樣才能使電子檔案管理工作更加安全與高效進(jìn)行。

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作者單位：平山縣人力資源和社會保障局