劉水英 王賽春

一、引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)跨越式發(fā)展，數(shù)字化興起勢(shì)不可擋，數(shù)字記憶存儲(chǔ)成為必然趨勢(shì);大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展至今，已經(jīng)被推廣至各行各業(yè)，其所反映出的數(shù)據(jù)處理能力相當(dāng)令人驚嘆。檔案行業(yè)也受到數(shù)字化浪潮的直接影響，檔案管理工作的理念、技術(shù)等相對(duì)于傳統(tǒng)管理已有明顯轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)、智慧管理將成為實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的技術(shù)支撐，全面提升檔案管理信息化水平，深度開發(fā)檔案信息資源必然成為階段性目標(biāo)。檔案數(shù)字化工作全面快速推進(jìn)更應(yīng)成為當(dāng)前檔案管理和檔案服務(wù)工作的必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化工作也是目前業(yè)界炙手可熱的研究內(nèi)容，不同的學(xué)者對(duì)檔案數(shù)字化有著不同的理解。但鮮少有學(xué)者從數(shù)字化工作的統(tǒng)籌工作角度，深入剖析檔案數(shù)字化的內(nèi)涵和管理是應(yīng)當(dāng)秉持的大格局思維。基于此，本文將在剖析檔案數(shù)字化的具體內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，分析檔案數(shù)字化工作面臨的困境、推動(dòng)檔案管理行業(yè)前進(jìn)的重要意義，希望對(duì)正處于數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型期間的我國檔案管理和服務(wù)工作提出具有建設(shè)意義的探索意見和建議。

二、各級(jí)檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持檔案數(shù)字化

想要構(gòu)建科學(xué)合理的數(shù)字化檔案管理體系，必須從宏觀層面進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，以大格局意識(shí)為工作指引。但在開始數(shù)字化建設(shè)前，無論是系統(tǒng)平臺(tái)的搭建人員，還是從事檔案管理的各類工作人員，都應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案數(shù)字化工作本身進(jìn)行深入理解，了解何為數(shù)字化、何為檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案的基本特征等，這樣才能真正高效的利用現(xiàn)代科技，切實(shí)提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（一）數(shù)字化對(duì)檔案管理的重要意義

第一，數(shù)字化是技術(shù)發(fā)展的一種表現(xiàn)，這種技術(shù)可以將我們生活和工作中的諸多信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可以直接存儲(chǔ)、處理的數(shù)據(jù)，將各類信息數(shù)字化后，有助于我們對(duì)社會(huì)行為進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和預(yù)測(cè)分析。第二，數(shù)字化是一種組織趨勢(shì)，對(duì)原始的組織進(jìn)行歸納和梳理，形成以數(shù)據(jù)為驅(qū)動(dòng)的管理工具、技術(shù)和操作流程。第三，數(shù)字化是一種社會(huì)變革。全球化發(fā)展離不開數(shù)字化，人們的各類行為都需要通過信息進(jìn)行交流、傳播和存儲(chǔ)，在無形中產(chǎn)生了包含海量信息的數(shù)據(jù)庫。因此，通過上述分析可知，在大數(shù)據(jù)時(shí)代正式到來前，對(duì)信息進(jìn)行數(shù)字化處理早已滲透到生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域，檔案領(lǐng)域也要做好迎接大數(shù)據(jù)時(shí)代到來的準(zhǔn)備。

（二）檔案數(shù)字化工作的具體內(nèi)涵

上文中主要介紹了從宏觀角度對(duì)數(shù)字化趨勢(shì)的認(rèn)識(shí)，即依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)（尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)）的數(shù)據(jù)形成和處理方式，包括但不限于下述環(huán)節(jié)：以感知的數(shù)據(jù)、監(jiān)測(cè)的數(shù)據(jù)、用戶生成的數(shù)據(jù)、社交平臺(tái)分享的數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對(duì)上述數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、量化、處理和分析。

這種數(shù)字化趨勢(shì)已經(jīng)對(duì)我國檔案管理工作產(chǎn)生了或直接或間接的影響，無論是各類圖書館、檔案館等傳統(tǒng)的館藏機(jī)構(gòu)，還是我國各類企業(yè)文檔管理部門，都已意識(shí)到應(yīng)當(dāng)采用數(shù)字化的方式對(duì)檔案類文件進(jìn)行綜合管理。我國“十三五”規(guī)劃中也已明確提出檔案行業(yè)應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)和數(shù)字化趨勢(shì)的挑戰(zhàn)。單純的接收紙質(zhì)檔案、存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足檔案服務(wù)對(duì)象的基本需求，檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當(dāng)從傳統(tǒng)的對(duì)檔案實(shí)體的管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐劳袛?shù)字化工具對(duì)檔案內(nèi)容的管理，從手工檢索查找到利用智能化的工具進(jìn)行管理工作，從分散型的資源利用到集約型數(shù)據(jù)共享。

（三）檔案數(shù)字化助力全國檔案一張網(wǎng)

大格局意識(shí)是一種不斷認(rèn)識(shí)自我，不斷成長的過程。在開展檔案數(shù)字化工作之前，不僅應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的弊端，還應(yīng)當(dāng)深入挖掘數(shù)字化檔案的基本特征，利用數(shù)字化檔案的優(yōu)勢(shì)，助力檔案管理人員從全局的高度想問題、看問題、解決問題，胸懷大局，才能真正保障檔案數(shù)字化工作的全面開展。因此科學(xué)理解檔案數(shù)字化的特征是開展檔案數(shù)字化工作的重要鋪墊。

檔案數(shù)字化是一個(gè)繁雜而漫長的檔案資源積累過程。存儲(chǔ)的信息以數(shù)字代碼進(jìn)行記錄，只有通過特定程序方能進(jìn)行識(shí)別讀取，因此對(duì)于系統(tǒng)的兼容性以及生成的文件的兼容性要求都較高，無論是軟件還是硬件的更迭，都應(yīng)當(dāng)注意對(duì)數(shù)據(jù)文件的類型進(jìn)行及時(shí)轉(zhuǎn)換。信息與載體可分離，數(shù)字化檔案可以通過不同載體實(shí)現(xiàn)信息的流通。數(shù)字化的檔案具有集成性，文字、圖片、聲音、影像多位一體，更能夠直觀的反映各類行為活動(dòng)。這是其優(yōu)勢(shì)所在，但其信息易發(fā)生改變。此特性屬于數(shù)據(jù)檔案的薄弱之處，信息載體對(duì)信息本身的束縛能力大大減弱，在信息流通過程中，極易造成人為或意外毀損，存儲(chǔ)后的數(shù)據(jù)密度極高，隨著存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展，一塊小小的硬盤可能包括難以想象的量級(jí)的檔案信息，這也對(duì)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)提出了更高的要求，云端空間存儲(chǔ)或可為檔案數(shù)據(jù)流通的交換節(jié)點(diǎn)。如何在未來檔案數(shù)字化的進(jìn)程中謀劃各個(gè)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)融合、互通將成為織就“全國檔案一張網(wǎng)”的關(guān)鍵。

三、構(gòu)建數(shù)字化檔案的必要前提

（一）檔案數(shù)字化大格局離不開軟硬件設(shè)施的支撐

檔案數(shù)字化工作屬于集成化的系統(tǒng)工程，涉及軟件工程、網(wǎng)絡(luò)工程、信息組織工程、安全工程等諸多學(xué)科。為保證數(shù)字傳遞的時(shí)效性，需要確保網(wǎng)絡(luò)傳輸通道順暢，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息在不同使用者間進(jìn)行互換。檔案數(shù)字化建設(shè)時(shí)還需要利用眾多檔案管理技術(shù)，包括但不限于分類、索引、檢索、存儲(chǔ)、壓縮、加密、傳輸?shù)燃夹g(shù)，在對(duì)文本進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理時(shí)，還需要識(shí)別、影像自動(dòng)處理技術(shù)等，上述各類技術(shù)本身的成熟度以及普及程度將直接決定我國檔案數(shù)字化工作的建設(shè)進(jìn)程。

檔案數(shù)字化工作需要同時(shí)注重對(duì)原始檔案的存儲(chǔ)，以及對(duì)數(shù)字化檔案的利用和互聯(lián)網(wǎng)查詢服務(wù)。對(duì)原始檔案保護(hù)的重要意義不言而喻，原始材料的完整性是保障數(shù)字化檔案完整性、真實(shí)性的重要保障。另外，為了方便信息需求主體通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息查詢，打破時(shí)間和空間壁壘，在構(gòu)建檔案數(shù)字化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重對(duì)局域網(wǎng)以及信息資源網(wǎng)站的建設(shè)，需在域名申請(qǐng)、服務(wù)器配置、網(wǎng)站功能規(guī)劃、前端頁面設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)等細(xì)節(jié)之處的設(shè)計(jì)時(shí)始終堅(jiān)持“客戶使用便捷性優(yōu)先原則”。由此可見，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的搭建情況將直接影響檔案數(shù)字化工作的落實(shí)情況。

（二）檔案數(shù)字化大格局對(duì)資金和人才的依賴

檔案數(shù)字化建設(shè)工程屬于系統(tǒng)性工程，無論在搭建初期、系統(tǒng)完善期、系統(tǒng)運(yùn)營期以及后期維護(hù)都需要大量資金，在啟動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)初期，需要在宏觀層面做好資金籌劃工作。

傳統(tǒng)檔案管理模式下的管理人員無法滿足檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)與運(yùn)維。檔案數(shù)字化建設(shè)過程中涉及到系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)、系統(tǒng)管理與運(yùn)維、信息管理甚至法律方面的人才，為了支撐起龐大的數(shù)字化檔案管理工作，進(jìn)行必要的人才儲(chǔ)備非常重要。

四、構(gòu)建數(shù)字化檔案大格局的具體舉措

（一）抓住“五個(gè)標(biāo)準(zhǔn)”，啟動(dòng)數(shù)字化檔案建設(shè)

為了讓檔案更好的發(fā)揮憑證、依據(jù)和參考的作用，讓政務(wù)網(wǎng)電子文件歸檔接收系統(tǒng)能夠和檔案館際共享服務(wù)系統(tǒng)保持兼容，實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”，在系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃期，應(yīng)當(dāng)抓住系統(tǒng)建設(shè)五大標(biāo)準(zhǔn)。

第一，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)，其主要目的是為數(shù)字檔案提供標(biāo)準(zhǔn)化的運(yùn)行平臺(tái)，還應(yīng)當(dāng)為通信工程建設(shè)、互通網(wǎng)絡(luò)等設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。第二，編碼標(biāo)準(zhǔn)是為了數(shù)字化檔案可以向公眾提供一個(gè)便捷開放的信息平臺(tái)，應(yīng)當(dāng)確保字符編碼、數(shù)據(jù)處理格式、信息輸出格式等方面保持統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。第三，應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)指為數(shù)字化檔案平臺(tái)提供支持的其他應(yīng)用，例如信息交換平臺(tái)、記錄管理、日志管理、數(shù)據(jù)庫等。以數(shù)據(jù)交換為例，為了在不同的操作系統(tǒng)、不同的計(jì)算機(jī)間以及不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行共享，應(yīng)當(dāng)建立一套統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。第四，信息安全標(biāo)準(zhǔn)的目的是確保檔案數(shù)據(jù)在管理和應(yīng)用階段可以安全穩(wěn)定的運(yùn)行，為實(shí)現(xiàn)這一目的，應(yīng)當(dāng)在提供信息服務(wù)過程中注意加強(qiáng)平臺(tái)的安全級(jí)別，提高身份鑒別準(zhǔn)確度，嚴(yán)格控制訪問管理權(quán)限，充分去用加密算法、數(shù)字簽名以及密鑰等加密手段和技術(shù)。第五，良好的管理制度是確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的基礎(chǔ)和質(zhì)量保證，在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)標(biāo)識(shí)語言時(shí)，應(yīng)當(dāng)采用國內(nèi)外通用的行業(yè)規(guī)范，這樣才能保證數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)，可以在不同的通信網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)資源共享，實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動(dòng)”。

（二）堅(jiān)持“兩個(gè)原則”，有條不紊開展建設(shè)工作

一方面，檔案數(shù)字化工作的大格局離不開合理統(tǒng)籌規(guī)劃。鑒于檔案數(shù)據(jù)化工作本身需要龐大的資金、人力、物力的支持，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有館藏檔案進(jìn)行甄別和鑒定，以區(qū)分哪些資料需要進(jìn)行數(shù)字化處理，并將其轉(zhuǎn)化為需長久保存，且利用率較高的數(shù)字化檔案。對(duì)于那些利用價(jià)值較低，且使用頻率較低的檔案，從經(jīng)濟(jì)角度出發(fā)，可暫時(shí)不予數(shù)字化處理。在對(duì)需要進(jìn)行數(shù)字化處理的檔案進(jìn)行分類整理時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循輕重緩急的原則。根據(jù)數(shù)字化檔案建設(shè)的資金使用情況，在充分綜合館藏基礎(chǔ)、分析用戶需求、考慮檔案的利用率以及館藏特色等方面，對(duì)需要處理的檔案進(jìn)行分類處理。

另一方面，大格局離不開小細(xì)節(jié)，檔案數(shù)字化工作需要以數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作為基礎(chǔ)。因此，應(yīng)當(dāng)加大對(duì)數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的重視程度。以建立大容量、高處理速度、安全穩(wěn)定以及主題鮮明的數(shù)據(jù)庫為目標(biāo)。檔案館應(yīng)當(dāng)對(duì)所接收的電子檔案資料，有序的開展研究，盡快對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔，并將其納入既有的管理系統(tǒng)之中，積極主動(dòng)的加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高電子檔案利用效率和使用質(zhì)量。

（三）落實(shí)“四個(gè)步驟”，扎牢檔案數(shù)字化建設(shè)工作

在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)大局意識(shí)，一盤大局之棋，離不開一本干事之賬，為了保證檔案管理工作內(nèi)容全面、功能齊全、保管更加安全，需要對(duì)建設(shè)工作進(jìn)行全局性把控，從現(xiàn)狀分析、實(shí)施目標(biāo)、實(shí)施要素以及保障措施，檔案數(shù)字化建設(shè)工作同樣需要遵從以下四個(gè)建設(shè)步驟，同時(shí)根據(jù)檔案服務(wù)對(duì)象的需求以及檔案的存儲(chǔ)需求，及時(shí)進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。為構(gòu)建科學(xué)合理的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，需在四階段中重點(diǎn)把握如下內(nèi)容：

第一，調(diào)查研究。無論是檔案館、高校圖書館還是企業(yè)文檔管理部門，在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作前期，都需要對(duì)自身現(xiàn)狀進(jìn)行全面剖析：首先，建立健全管理制度。檔案數(shù)字化籌建單位需要確認(rèn)組織機(jī)構(gòu)的完善度、科學(xué)管理體制的成熟度，系統(tǒng)和工作的整體規(guī)劃是否明確，數(shù)字化的實(shí)施范圍，上至領(lǐng)導(dǎo)下至具體崗位工作人員的責(zé)任是否清晰、無交叉。其次，確保硬件設(shè)施齊全。檔案數(shù)字化工作需要先進(jìn)的硬件設(shè)施為支持，計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、存儲(chǔ)硬盤的配置是否滿足數(shù)字化建設(shè)需求，局域網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、檔案庫房是否與建設(shè)需求向匹配。然后，技術(shù)成熟度調(diào)查。檔案數(shù)字化工作切記量力而行，根據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)情況以及技術(shù)力量制定適宜自身的工作進(jìn)程。最后，人才儲(chǔ)備方面的調(diào)查。為了確保數(shù)字化建設(shè)的順利進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)提前加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)和招聘跨學(xué)科的復(fù)合型人才，工作人員需要具備分析、匯總以及解決問題的能力，同時(shí)需要加強(qiáng)法律方面和技術(shù)方面基礎(chǔ)嘗試和技能的培養(yǎng)。

第二，制定明確的實(shí)施目標(biāo)。在項(xiàng)目可行性報(bào)告獲得通過后，建立分工明確的數(shù)字化領(lǐng)導(dǎo)小組，從大格局的角度出發(fā)制定中長期項(xiàng)目目標(biāo)，并針對(duì)各個(gè)階段擬達(dá)成的目標(biāo)制定具體的實(shí)施目標(biāo)。無論是大目標(biāo)還是小目標(biāo)，都需要依托現(xiàn)狀科學(xué)制定，不可好高騖遠(yuǎn)，盡可能的結(jié)合自身人員數(shù)量、業(yè)務(wù)量以及技術(shù)能力制定實(shí)施方案和預(yù)期目標(biāo)，保證資金利用最大化，確保項(xiàng)目平穩(wěn)落地。

第三，明確實(shí)施要素。實(shí)施要素是建設(shè)檔案數(shù)字化工作的重要組成部分，可以將檔案數(shù)字化系統(tǒng)分解成不同的子系統(tǒng)，例如：檔案目錄系統(tǒng)、全文檢索系統(tǒng)、局域網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目等，并且應(yīng)當(dāng)針對(duì)不同的子系統(tǒng)制定不同的驗(yàn)收評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。

第四，建立保障系統(tǒng)。為了檔案數(shù)字化系統(tǒng)能夠順利平穩(wěn)的運(yùn)行，應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、運(yùn)維系統(tǒng)，還需要組織機(jī)構(gòu)、人力物力以及各類技術(shù)作為后盾，這些關(guān)于保障系統(tǒng)的落實(shí)情況直接影響著檔案數(shù)據(jù)化工作的實(shí)施質(zhì)量。

（四）聚焦“一個(gè)要素”，優(yōu)化檔案管理細(xì)節(jié)

為科學(xué)開發(fā)部署信息化的檔案數(shù)字化工作，確保資源豐富與數(shù)據(jù)優(yōu)質(zhì)相輔，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化制定工作，嚴(yán)把數(shù)字資源建設(shè)的質(zhì)量關(guān)，為實(shí)現(xiàn)檔案資源共享做好基礎(chǔ)工作，應(yīng)當(dāng)格外注重標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程。

此外，從系統(tǒng)兼容性和擴(kuò)展性角度，標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)重復(fù)性事務(wù)的必備要素，是實(shí)現(xiàn)專業(yè)化生產(chǎn)的重要前提，為了確保服務(wù)質(zhì)量，需要為檔案數(shù)字化確立標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)則。在對(duì)檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)，在對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行OCR識(shí)別時(shí)，應(yīng)當(dāng)存儲(chǔ)為計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的信息;對(duì)接收的文件進(jìn)行歸檔處理時(shí)，同樣應(yīng)當(dāng)確保采用相同的標(biāo)注化原則。采用標(biāo)準(zhǔn)化模式處理的檔案數(shù)據(jù)，無論在保管、傳遞、利用時(shí)都可以保持有序化和規(guī)范化，既可以節(jié)約資金避免重復(fù)建設(shè)，提高對(duì)檔案數(shù)據(jù)的利用效率，也可以避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的情形。

“不謀萬世者，不足謀一時(shí);不謀全局者，不足謀一域?！辫b于我國仍處在檔案數(shù)字化工作的建設(shè)初期，在此設(shè)計(jì)階段，建立科學(xué)合理的宏觀大格局意識(shí)尤為重要。檔案部門和檔案工作者必須堅(jiān)持“突出重點(diǎn)、統(tǒng)籌規(guī)劃”的工作原則，正確認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化工作的最終目標(biāo)，才能切實(shí)助推檔案數(shù)字化工作形成大格局，真正適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)需求！

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作者單位：河北省秦皇島市青龍滿族自治縣國家檔案館