《中國數字經濟發(fā)展白皮書（2020年）》指出，2019年我國數字經濟增加值規(guī)模達到35.8萬億，占GDP的36.2%。2019年我國數字經濟名義增長15.6%，高于同期GDP名義增速約7.85個百分點。數字經濟正在成為推動我國經濟發(fā)展的主引擎[1]。2020年，數據也被國家正式列為“土地、勞動力、資本、技術”后的第五種生產要素，成為企業(yè)各項經營與業(yè)務活動的主要驅動力和核心資產[2]。羅伯特·卡恩認為，到2025年全球可能會進入全數字時代[3]，在此背景下，企業(yè)紛紛踏上數字化轉型之路，希望能夠順應時代趨勢，不被淘汰。但調查發(fā)現，我國企業(yè)數字化轉型比例約25%，遠低于歐洲的46%和美國的54%[4]，數字化轉型任重道遠。企業(yè)要想在數字經濟時代保持競爭力，必須盡快推進數字化轉型工作，這是“十四五”期間企業(yè)的重點變革任務。

一、企業(yè)檔案工作數字化轉型的概念與背景

數字化轉型是指將數字技術（大數據、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能、物聯網、5G、工業(yè)互聯網等）與企業(yè)生產、經營、管理、組織、運作等模式相融合，完成企業(yè)整體結構的升級重構、流程再造，實現企業(yè)各項資源最優(yōu)配置的過程。而檔案作為企業(yè)生產、經營、管理活動的真實記錄，是企業(yè)有形資產的憑證和無形資產的組成要素。企業(yè)檔案工作是企業(yè)的一項基礎性工作，企業(yè)檔案工作數字化轉型也是企業(yè)數字化轉型工作的一部分，它是指企業(yè)將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統(tǒng)向數字化轉變并依此提升檔案管理水平和效益的過程[5]。檔案工作數字化轉型主要特征表現為檔案資源數字化、業(yè)務流程數字化、管控模式數字化與產品服務數字化[6]。企業(yè)進行檔案工作數字化轉型的背景如下：

（一）數字經濟時代的要求

隨著我國經濟的發(fā)展，經濟轉型升級成為必然要求。網絡強國、數字中國、智慧社會加速建設，電子發(fā)票、電子商務、財務共享中心、工業(yè)互聯網廣泛應用，使文件數據化、電子化趨勢愈加明顯。迎接數字經濟新時代，保障電子文件和電子檔案的真實、完整、可用和安全管理，是當下這個時代對檔案工作的具體要求，也是檔案工作人員的時代使命與職責。

（二）落實有關單位要求的需要

2020年6月，中央檔案館館長、國家檔案局局長陸國強在區(qū)塊鏈專題講座會議上要求，要加快厘清運用新一代信息技術實現檔案管理現代化的思路舉措。在“十四五”時期實現以信息化為核心的檔案管理現代化必須取得突破[5]。近年來，國家檔案局在電子文件歸檔和電子檔案管理、企業(yè)數字檔案館（室）建設、電子發(fā)票、電子票據電子化歸檔、建設項目電子文件歸檔和電子檔案管理等多領域進行全國試點，不斷強化示范引領作用，積累了寶貴的檔案工作數字化轉型經驗教訓。與此同時，加快檔案資源數字化轉型，推進檔案信息化建設，引領檔案管理現代化也寫入了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》。

（三）檔案工作自身發(fā)展的需要

數字經濟時代，給企業(yè)檔案工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)。主要挑戰(zhàn)包括，一是對管理理念的沖擊。檔案工作的對象、流程、模式、理論、制度等均發(fā)生較大改變，“破”與“立”亟需完成。二是對管理能力的挑戰(zhàn)。數字技術的應用導致檔案工作技術含量提升，也將越來越多的依靠外部力量，檔案人員信息化能力提升非常迫切。三是服務能力挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)載體檔案管理不同，數字時代要求跨區(qū)域、跨單位、及時高效提供查檔服務。四是生存空間挑戰(zhàn)。很多單位發(fā)布了數據管理、數字資產管理辦法，成立了數據管理有關組織機構，檔案人員若不主動作為，將來電子檔案可能成為數據部門的管理范疇。但是，有“?！北赜小皺C”，企業(yè)通過檔案工作數字化轉型同樣可以在知識服務、提升檔案工作技術含量、海量數據歸檔等方面有新作為[7]。

二、檔案工作數字化轉型現狀——案例調查

以某能源企業(yè)為例，2018年，筆者調研了該企業(yè)總部23個部門、近40個業(yè)務信息系統(tǒng)和有關基層單位，基本摸清了數據資產現狀[8]。該單位文檔類數據主要存儲在12個業(yè)務信息系統(tǒng)中，包括OA系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、風控系統(tǒng)、法務系統(tǒng)、物資管理平臺、電子商務平臺、外事管理系統(tǒng)等。這類數據存儲量大，價值高，但難以分類、檢索、利用，且容易信息泄露，是數據資產的核心部分。12個業(yè)務信息系統(tǒng)的數據量預計在2023年將達到PB級。通過走訪各部門，筆者歸納出該單位檔案工作的10大痛點：一是缺少信息歸集的統(tǒng)一平臺;二是部門文檔散落在個人電腦中難以被利用;三是相關業(yè)務信息系統(tǒng)數據難以被利用;四是對非結構化數據缺少分類和細化管理;五是信息或文檔之間沒有關聯關系;六是缺少源頭上的管理，無法進行有效的商密防護;七是相關信息無法實現多維度的展示;八是無法在上級單位及下屬企業(yè)之間實現檔案資源共享;九是部門無有效的文檔管理手段，大多依靠個人文檔管理;十是保密要求，導致很多文檔員工無權查看，影響了具體工作。后來該單位開展了以數字檔案館建設為核心的檔案工作數字化轉型，并成為國家檔案局確定的35家企業(yè)數字檔案館（室）建設試點單位之一，于2020年11月通過國家檔案局試點驗收。通過企業(yè)數字檔案館建設，上述問題大多得到有效解決，并取得可觀的經濟效益和良好的社會效益。

三、檔案工作數字化轉型存在的問題

（一）制度體系建設仍不完善

目前，很多企業(yè)正熱火朝天地進行檔案工作數字化轉型，不少企業(yè)也在努力完善檔案工作制度體系。與以往相比，檔案工作制度體系建設已有較大進步，但仍存在不少問題，突出表現在：一是制度缺失。數字經濟時代，企業(yè)檔案工作的管理對象、管理方式、管理要求、管理理念等都發(fā)生了改變。因此，相關方面的工作制度就不能再沿襲以往，需要重新制定。企業(yè)在某些方面制度上的缺失，會使得一些工作沒有標準可依，造成工作被動。二是制度前后矛盾。很多企業(yè)檔案工作制度之間互相矛盾、不協(xié)調，甚至同一項工作在不同的制度中有截然不同的要求，這樣就會造成檔案工作前后混亂。三是制度與其他業(yè)務系統(tǒng)、其他部門的管理制度脫節(jié)。檔案工作的最終目的還是要為企業(yè)各項業(yè)務工作服務的，管理制度上的脫節(jié)會制約檔案工作對其他業(yè)務的服務能力，影響企業(yè)檔案工作的價值創(chuàng)造。

（二）檔案資源收集不全、不快、質量不高

豐富的檔案資源是做好檔案工作的基礎，我國指導檔案收集工作的方針一直都是“應收應收、應歸盡歸”。但很多企業(yè)檔案工作理念長期受制于紙質檔案管理階段，注重手工檔案管理，對辦公自動化系統(tǒng)或其他業(yè)務系統(tǒng)打印出的紙質文件進行管理尚可，但數字時代，卻缺少對原生性電子文件以及元數據的收集，從而造成企業(yè)擁有的數字檔案資源的類型不齊全、內容不完整。這不僅影響電子文件本身價值的發(fā)揮，還會影響對檔案資源后續(xù)的開發(fā)利用。

（三）檔案服務水平有提升空間

現階段，不少企業(yè)都主動適應數字時代的發(fā)展需求，建設數字檔案管理系統(tǒng)，積極應用數字技術提供檔案利用服務。企業(yè)檔案門戶、企業(yè)數字檔案館作為企業(yè)檔案工作數字化轉型過程中的重要階段性成果，極大地改變了檔案部門的服務方式，使檔案工作更好地為企業(yè)生產決策、轉型升級服務。但是，企業(yè)檔案服務水平仍有提升空間。比如根據“用戶畫像”，分析用戶查檔需求，化被動服務為主動服務，主動推送相關檔案資源;利用元數據、日志等為用戶提供知識圖譜等可視化服務;提供高質量的檔案編研產品，而非文檔的堆積產品;加快響應時間，提升用戶查檔體驗等。

（四）業(yè)務工作全流程數字化還未實現

企業(yè)檔案工作數字化轉型的前提條件是實現存量檔案的數字化、增量檔案的電子化和利用的網絡化。很多企業(yè)雖然都建設了檔案管理系統(tǒng)或者數字檔案館，但是作為對接的業(yè)務信息系統(tǒng)大多為辦公自動化系統(tǒng)或者財務信息系統(tǒng)等數字化程度較高的系統(tǒng)，其他重要業(yè)務信息系統(tǒng)因為沒有實現全流程數字化，仍然處于“雙軌”運轉的狀態(tài)，這給在線歸檔帶來挑戰(zhàn)。檔案工作數字化轉型不是檔案一個部門的事情，需要各部門都參與進來，將歸檔要求納入各自的業(yè)務信息系統(tǒng)，盡快實現業(yè)務信息系統(tǒng)全流程數字化、預歸檔標準化，為最終歸檔奠定基礎。

（五）信息煙囪林立，數據割裂嚴重

由于信息系統(tǒng)建設具有階段性特征，已有的信息系統(tǒng)建設之初僅以單個的業(yè)務需求為目標，彼此孤立，存在著比較嚴重的信息孤島，系統(tǒng)之間缺少橫向的數據接口，且數據標準不統(tǒng)一。即便是歸檔后進入檔案系統(tǒng)，這些文檔數據也難以實現有效的管理與集成。這就造成“一數多源”，無法追溯源頭，不能數據共享，建立關聯關系等，非常不利于后期用戶查找利用。

四、對策建議

（一）自上而下，加強檔案工作數字化轉型頂層設計

數字化轉型具有艱巨性、長期性和復雜性，事關新舊動能轉化、核心競爭力與新業(yè)態(tài)、新模式。做好數字化轉型工作必須自上而下，加強頂層設計，屬于“一把手”工程。企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、管理模式和關鍵業(yè)務活動對于企業(yè)數字化轉型方向和目標起著決定性的導向作用，同時，企業(yè)員工對于數字化轉型的理解與期望也將影響轉型的效果與進程。企業(yè)要將檔案工作數字化轉型納入本單位數字化轉型戰(zhàn)略規(guī)劃之中，將歸檔要求前置于業(yè)務信息系統(tǒng)建設、升級改造之中，協(xié)同并進，取得實效。

（二）制度先行，健全完善檔案工作數字化轉型制度體系

檔案工作數字化轉型涉及方方面面，在轉型過程中，要提前制定有關標準制度，如元數據方案、安全保密制度、人員職責、接口規(guī)范、“四性”檢測方案等等，做到“有制度可依”，這樣可以減小轉型的阻力，促進轉型目標的達成。通過制度建設，也可以很好的調動全員的參與度與積極性，更好的為員工服務。在制度建設過程中，要注意新老制度的銜接，關注企業(yè)生產、經營、管理、組織、運作模式發(fā)生改變的事實，要以利用為中心，以做好檔案資源服務為目的，建立健全轉型后的檔案標準制度體系，在安全保密的前提下，切實方便用戶查檔用檔。

（三）人才保障，組建檔案工作數字化轉型人才隊伍

檔案工作數字化轉型事關每個部門、每位員工，建議每個部門明確一名檔案工作數字化轉型聯絡人，要求具備基本的信息化素養(yǎng)，能夠擔負起本部門的信息化建設、數據治理等任務。公司在召開重要數字化轉型會議時，應要求各部門聯絡人參加，群力群策，貢獻智慧，把歸檔要求前置到各部門業(yè)務系統(tǒng)升級、改造、新建之中。此外，在檔案數字化轉型過程中，要加大對有關人員的培養(yǎng)鍛煉力度，逐步形成一支業(yè)務能力過硬的檔案工作數字化轉型人才隊伍。

（四）夯實根基，完善信息化基礎設施

檔案工作數字化轉型過程中需要各類基礎設施，比如主數據、網絡帶寬、存儲、服務器等，如果這些信息化基礎設施不健全，那么檔案工作數字化轉型則無法實施。同時，轉型中有關信息系統(tǒng)的建設，如數字檔案館系統(tǒng)等，在實施過程中應盡可能的實現自主可控，減少第三方的引入，以防后期受制于人。其次，相關信息化基礎設施的建設還應考慮國產化替代的要求，防止二次返工，包括軟件、硬件，乃至加密算法等。

（五）迭代優(yōu)化，深入開展調研學習與對標分析

檔案數字化轉型工作的長期性決定了轉型不是一朝一夕能夠完成的，因此要不斷的加強學習，跟蹤前沿數字技術，深入開展調研學習活動，對標示范企業(yè)，不斷迭代優(yōu)化，促進企業(yè)檔案工作向數字化、網絡化、智能化方向發(fā)展，穩(wěn)步增強企業(yè)檔案工作服務保障能力，發(fā)揮數字檔案這一戰(zhàn)略性信息資源價值。

參考文獻：

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作者單位：中國華能集團有限公司