楊棉月

國家檔案局、科技部在《科學技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》（1987年）的基礎(chǔ)上，對科研檔案的主體責任、歸檔范圍、開發(fā)利用等方面進行了較大的修改和完善，以國家檔案局、科技部令第15號發(fā)布《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《管理規(guī)定》），并于2020年11月1日起施行。《管理規(guī)定》的修訂加強了科研檔案的科學管理，確?？蒲袡n案的完整、安全和有效利用。本文基于新修訂的《管理規(guī)定》中關(guān)于科研檔案基本含義、主體責任、歸檔范圍等修訂條款，結(jié)合當前高?？蒲袡n案管理工作實際，就相關(guān)問題進行深入研究。

一、高校科研檔案的有效管理

1.完善科研檔案內(nèi)涵延展

對科研檔案內(nèi)涵的補充與完善是適應新時代檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展。新修訂的《管理規(guī)定》對科研檔案作出如下定義：“科研檔案是科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物?！盵1]在這里，《管理規(guī)定》明確了科研項目從立項到研究再到結(jié)項等具體過程中形成的檔案材料，而不是籠統(tǒng)地描述為“科學技術(shù)研究活動過程中形成”的文件材料?！豆芾硪?guī)定》將科研項目過程中形成的材料內(nèi)容進一步細化，對高校檔案管理部門以及科研管理部門收集整理科研檔案具有指導性意義。

此外，《管理規(guī)定》中新增了“數(shù)據(jù)”“標本、樣本等實物”檔案。隨著我國科技創(chuàng)新不斷加速、技術(shù)手段不斷更新，檔案對象的載體也隨之發(fā)生了變化，原有的紙質(zhì)文件、音頻視頻等檔案材料已遠遠不能滿足目前高?？蒲泄ぷ鞯男枰?，適時地增加檔案載體內(nèi)容是非常有必要的。如國家自然科學基金項目的部分項目成果是研制的樣機、樣品、標本等實物。各類科研項目業(yè)務(wù)系統(tǒng)的使用，如全國哲學社會科學工作辦公室使用“社科基金科研創(chuàng)新服務(wù)管理平臺”，該管理平臺對項目的查詢、申報、評審、管理以及經(jīng)費管理等內(nèi)容進行網(wǎng)絡(luò)化管理。這些網(wǎng)絡(luò)化的操作平臺帶來了大量的檔案數(shù)據(jù)，也為今后科研檔案信息化工作夯實了基礎(chǔ)。因此，科研項目產(chǎn)生的實物、數(shù)據(jù)成為了高校科研檔案的重要組成部分。

2.落實科研檔案管理責任

高?？蒲许椖糠N類繁多，各類科研機構(gòu)、研究中心都有不同的橫向、縱向課題項目。如，教務(wù)處負責教育教學研究立項與管理，研究生處負責研究生創(chuàng)新基金項目，自然科學研究平臺、人文社科研究中心有國家級、省級、校級各個層面的科研項目，還有行政、教輔部門的上級主管部門（機構(gòu)）設(shè)立的科研項目。多種項目、多口管理，導致高?？蒲许椖繗w檔不完善、不齊全。因此，《管理規(guī)定》明確了“科研項目管理單位和科研項目承擔單位、參加單位、科研項目負責人等的檔案管理責任。”[2]就高校而言，高?？蒲袡n案的管理責任不僅僅是高校的科學技術(shù)處或社會科學處，還有與科研項目相關(guān)的學院、行政部門、教輔部門、研究中心等承擔單位或參加單位。高校科研項目的負責人或科研項目承擔單位負責科研項目檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作。如果是兩所以上高?；蛘吲c其他單位合作研究的項目，領(lǐng)頭承擔單位或者排名第一的承擔單位負責科研項目檔案的收集、整理、立卷、歸檔等工作，并對其他科研項目參加單位提出科研檔案管理要求，明確科研檔案的歸屬問題?？蒲许椖控撠熑艘ＷC科研檔案材料，尤其是樣機、標本等實物齊全、完整、準確、系統(tǒng)的歸檔。科研項目管理部門在項目申請結(jié)項時應當注意結(jié)項材料與檔案材料之間的聯(lián)系，預留一份完整的項目結(jié)項材料作為今后的歸檔材料，如果科研項目的檔案材料不齊全不規(guī)范可以考慮不予結(jié)項或者延期結(jié)項。

高校應當遵循國家相關(guān)要求對科研檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理。由于部分高校存在科研檔案歸檔意識薄弱的現(xiàn)象，[3]高校應當指定科研管理部門的負責人分管本單位的檔案工作，并配備1-2名基層檔案員做好科研檔案材料的積累、組卷、移交工作。有條件的高?？梢园才艑W生科研助理協(xié)助獲批項目的教師進行科研檔案整理立卷工作。如果是學生獲批的科研項目由項目立項部門，如教務(wù)處、研究生處、相關(guān)學院對學生科研項目檔案歸檔工作進行監(jiān)督指導，并按規(guī)定移交高校檔案管理部門。

3.細化科研檔案歸檔內(nèi)容

高校科研檔案歸檔的主要內(nèi)容涵蓋了綜合管理、立項論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、申報獎勵、推廣應用等方面（如表一）。歸檔的科研文件材料、電子文件及實物等，必須遵循科研項目的自然形成規(guī)律，保持文件材料、電子文件及實物之間的有機聯(lián)系，且兼顧不同學科和專業(yè)的不同特點和成套性。其中，科研項目計劃管理單位及項目綜合管理形成的檔案可按照文書檔案管理。[4]符合條件的高校，科研電子文件可僅以電子形式歸檔保存。[5] 有條件的高校，也可以將未申報成功的科研項目納入科研檔案的歸檔范圍，以期為高?？蒲猩陥蠊ぷ魈峁┙?jīng)驗和教訓。

4.明確科研檔案歸檔時間

科研項目在驗收結(jié)題后應按照要求及時歸檔，若遇到科研項目中止的情況也應履行審查手續(xù)及時歸檔。科研成果類檔案在驗收鑒定后兩個月內(nèi)歸檔，科研項目負責人應配合高校科研管理部門和檔案管理部門指定專人負責科研檔案的立卷歸檔工作;暫不申報或中斷、停止的科研項目，在科研項目結(jié)束或中斷、停止后兩個月內(nèi)歸檔;管理性科研文件材料檔案可在次年6月底以前以文書檔案的形式由高?？蒲泄芾聿块T歸檔;其它類科研檔案由科研項目承擔單位負責在規(guī)定的時限內(nèi)統(tǒng)一歸檔。

二、高校科研檔案的創(chuàng)新服務(wù)

1.科學的管理方式，有利于高?？蒲袡n案的提供利用

高校檔案管理部門負責集中統(tǒng)一管理本校的科研檔案，對本?？蒲形募牧霞皩嵨锏臍w檔工作進行監(jiān)督和指導，協(xié)助科研人員做好科研文件材料收集、整理、立卷、歸檔等工作。科學有效的科研檔案管理方式，不僅體現(xiàn)在科研檔案的收集整理過程中，還體現(xiàn)在科研檔案的查閱利用方面。高校檔案管理部門加強高校科研檔案的頂層設(shè)計，建立健全科研檔案的管理制度，確保科研檔案收集的齊全完整，整理的規(guī)范有序，保管的安全可靠，利用的快捷方便，開發(fā)的實用有效。高校檔案管理部門應當注重科研檔案的管理對象、關(guān)注領(lǐng)域以及技術(shù)應用三個方面（如圖一）。

高?？蒲袡n案的管理對象主要是檔案實體管理的空間以及檔案材料完整性的控制?？蒲袡n案的實體除了紙質(zhì)的檔案材料以外，還有項目研究過程中產(chǎn)生的樣機、樣品、標本等實物。這些實物不僅對高校檔案實體管理空間提出新要求，還對科研檔案的管理模式提出新問題。在確保科研檔案齊全完整的基礎(chǔ)上，高校檔案管理部門還要運用新技術(shù)、新手段對科研檔案進行規(guī)范管理，對涉及國家秘密的科研檔案應當符合保密管理的相關(guān)規(guī)定。高校檔案管理部門對項目研究過程中形成的實物檔案應設(shè)置特殊載體庫房專門保管并與科研檔案保持有機聯(lián)系。

高校科研檔案的關(guān)注領(lǐng)域是科研項目和科學數(shù)據(jù)。科研檔案來源于科研項目，高校檔案管理部門應當清楚各類科研項目的管理部門，掌握各類科研項目立項的實時數(shù)據(jù)，指導并監(jiān)督有關(guān)部門及時歸檔?！豆芾硪?guī)定》提到的科學數(shù)據(jù)是指“在科學技術(shù)研究活動中取得并用于科學技術(shù)研究活動的原始數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)?！?[6]科學數(shù)據(jù)的提出是順應大數(shù)據(jù)時代的趨勢，也是適應目前電子文件的普遍使用。高校檔案管理部門應當考慮科研項目研究過程中原始數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)的歸檔、利用問題，保證科研項目的科學數(shù)據(jù)得到妥善保管和有效利用。

高校科研檔案的技術(shù)應用是大數(shù)據(jù)能力和決策分析能力，最大程度地滿足利用者對館藏科研檔案資源的服務(wù)需求。在高?？蒲袡n案從數(shù)字化走向數(shù)據(jù)化、語義化后，高校檔案管理系統(tǒng)要具備大數(shù)據(jù)能力，高校檔案工作人員要具備使用管理系統(tǒng)做出決策分析的能力，確保高?？蒲袡n案數(shù)字資源能夠轉(zhuǎn)化為知識信息。

2.資源的深度開發(fā)，有助于高?？蒲袡n案的共享利用

高校檔案管理部門要提高科研檔案共享利用服務(wù)的意識，為提高高校教學、科研水平，提高社會效益和經(jīng)濟效益服務(wù)。[7]高校檔案管理人員在熟悉科研檔案館藏資源的基礎(chǔ)上，增強科研檔案編研意識，根據(jù)高?？蒲泄ぷ骱凸芾砉ぷ餍枰?，跨學科、跨部門地開展高?？蒲袡n案深度開發(fā)、二次編研等工作，從意識層面提高高?？蒲袡n案的共享利用。

高?？蒲袡n案管理的核心功能在于從館藏科研檔案中開發(fā)出有效信息資源并提供利用。[8]高校檔案管理部門應當遵循這一核心功能，建立健全非涉密科研檔案的開放利用機制，促進高?？蒲袡n案信息共享，加強高?？蒲袡n案資源深度開發(fā)。 [9]高校檔案管理部門根據(jù)《管理規(guī)定》，對本校配套的科研檔案制度、標準規(guī)范進行廢、改、立工作，及時修訂并完善高?？蒲袡n案開放利用流程，從制度層面落實高校科研檔案的共享利用。

隨著高校網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的普遍使用，高校檔案管理部門和科研管理部門應當考慮科研檔案管理需要，在開發(fā)使用管理系統(tǒng)時設(shè)置科研電子文件歸檔管理功能或接口，并確保歸檔電子文件真實、完整、可用、安全。[10]以國家社科基金為例，從項目的申報到項目的中期檢查再到項目的結(jié)項均是業(yè)務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化管理，項目的經(jīng)費預算、經(jīng)費變更也是通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)來完成。項目負責人直接通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)將項目申請書、中期成果、結(jié)項材料等電子文件上傳，這一系列的電子文件就需要科研項目管理系統(tǒng)與科研檔案管理系統(tǒng)對接。實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)管理，可以確保高?？蒲袡n案信息資源的完整性和系統(tǒng)性，從技術(shù)層面落實高?？蒲袡n案的共享利用。

參考文獻：

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[5]錢毅.全面保障檔案信息化工作，助推社會數(shù)字轉(zhuǎn)型——新修訂《檔案法》信息化條款述評[J].北京檔案，2020（10）：5.

[7]唐紅波.論高校科研檔案的開發(fā)利用[J].蘭臺世界，2014（23）：109.

[8]彭插三.高校科研檔案管理體系構(gòu)建的系統(tǒng)管理研究[J].北京檔案，2016（06） ：32.

作者單位：貴州師范大學檔案館