張笑吟

摘要：經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)下，企業(yè)之間所面臨的競(jìng)爭(zhēng)也變得越來(lái)越激烈。企業(yè)各項(xiàng)工作是否可以順利開展與辦公室行政管理水平有著相當(dāng)重要聯(lián)系和影響。企業(yè)辦公室行政管理工作中主要包含：企業(yè)內(nèi)部和外部事情的聯(lián)與系溝通;企業(yè)內(nèi)部各類信息和文件傳遞與發(fā)放;各種工作、事情的牽頭和匯總;組織和承辦各項(xiàng)會(huì)議。本文就提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性的方法展開探討。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代;辦公室行政管理;策略

引言

新常態(tài)下企業(yè)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中更加注重行政管理方式的創(chuàng)新改革，通過創(chuàng)新行政管理方式提升經(jīng)濟(jì)效益，滿足企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求，提高管理水平。

1針對(duì)企業(yè)辦公室行政管理的作用分析

1.1具備策劃作用

與企業(yè)當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)層相比，辦公室當(dāng)中的行政管理人員所能夠接觸到企業(yè)基層的機(jī)會(huì)更多，所以行政管理人員對(duì)企業(yè)當(dāng)中各項(xiàng)信息以及資料的了解和掌握也相對(duì)更為全面一些，從而能夠更好地輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層做出更多更為準(zhǔn)確科學(xué)的決策，進(jìn)而能夠充分發(fā)揮出出謀劃策的作用。不過這種策劃作用并不是取代領(lǐng)導(dǎo)層而擅自做出某種決定，其主要凸顯在輔助性作用方面，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層做出各項(xiàng)決策提供相應(yīng)的信息以及建議作為參考，進(jìn)而促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層做出的各項(xiàng)決策能夠貼合企業(yè)實(shí)際情況，保證各項(xiàng)決策的適用性以及有效性。

1.2協(xié)調(diào)職能

辦公室企業(yè)里是重要的信息中轉(zhuǎn)站，需要將單位內(nèi)部中的信息及時(shí)地傳遞，做好下情上報(bào)、上情下傳任務(wù)。做好上下協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào)、應(yīng)急協(xié)調(diào)四個(gè)方面的協(xié)調(diào)工作。上下協(xié)調(diào)工作是指要及時(shí)準(zhǔn)確地掌握單位的工作重點(diǎn)和領(lǐng)導(dǎo)的決策方向，做到“身處兵位、心為將謀”，對(duì)單位內(nèi)部基層部門的溝通對(duì)接要及時(shí)，能全面了解基層的工作情況，及時(shí)準(zhǔn)確地向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。橫向協(xié)調(diào)面向企業(yè)內(nèi)部的每一個(gè)部門，由辦公室負(fù)責(zé)牽頭，使得各單位及每個(gè)部門在協(xié)調(diào)方面加強(qiáng)合作。內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)是辦公室要發(fā)揮的窗日作用，既要了解企業(yè)外部的發(fā)展需求，又要展現(xiàn)良好的企業(yè)形象和實(shí)力。應(yīng)急協(xié)調(diào)是在突發(fā)事件或突發(fā)事件信息的跟蹤、報(bào)告、各方面資源的協(xié)調(diào)以及各類突發(fā)事件的適當(dāng)處理中發(fā)揮積極作用。

2提升企業(yè)辦公室行政管理實(shí)效性的方法

2.1制定完善的企業(yè)激勵(lì)機(jī)制

在企業(yè)開展行政管理工作過程中，制定相對(duì)公平的員工激勵(lì)機(jī)制是非常重要的。激勵(lì)機(jī)制能夠有效激發(fā)員工工作的積極性。公平合理的激勵(lì)機(jī)制不但能夠最大限度上激發(fā)員工的斗志，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部的團(tuán)結(jié)協(xié)作，而且可以幫助企業(yè)提高生產(chǎn)效率，降低成本。而不合理的激勵(lì)機(jī)制可能會(huì)帶來(lái)員工之間的惡意競(jìng)爭(zhēng)，甚至給企業(yè)帶來(lái)不必要的損失。因此，企業(yè)一定要重視激勵(lì)機(jī)制的建立和不斷完善。首先，激勵(lì)制度的設(shè)置要建立在公平合理的原則上。通過制定多元化的考核方式對(duì)員工綜合能力進(jìn)行評(píng)估;同時(shí)設(shè)立有效的可以衡量的目標(biāo)，準(zhǔn)確評(píng)估員工的工作成效，避免評(píng)估過程的主觀性。其次，在制定激勵(lì)制度的過程中，也要從員工發(fā)展的角度出發(fā)，充分尊重員工的需求，制定完善合理的晉升和獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。新時(shí)代背景下，員工在企業(yè)中更加重視個(gè)人的職業(yè)發(fā)展，所以企業(yè)在制定激勵(lì)機(jī)制中務(wù)必充分考慮員工的成長(zhǎng)需求，為員工制定合理的發(fā)展之路，充分調(diào)動(dòng)員工工作的積極性。最后，制定激勵(lì)機(jī)制能夠充分發(fā)揮員工在工作中的主觀能動(dòng)性，不斷進(jìn)行工作方法的改進(jìn)。例如，員工日常工作中通過積極思考，改進(jìn)和創(chuàng)新工作方法，有效降低生產(chǎn)成本或提高產(chǎn)品質(zhì)量，都可以申請(qǐng)相關(guān)的獎(jiǎng)勵(lì)。

2.2注重提高行政管理人員素質(zhì)

（1）企業(yè)要重視行政管理隊(duì)伍專業(yè)化、規(guī)范化建設(shè)，在提高企業(yè)行政管理質(zhì)量、效率的同時(shí)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、效益提升夯實(shí)基礎(chǔ)。（2）要提高行政管理人員的準(zhǔn)入門檻，沒有相關(guān)職業(yè)證書的一律不能進(jìn)入該崗位工作。同時(shí)，通過科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼衅?，以薪資福利待遇、晉升空間等優(yōu)勢(shì)，將具備豐富管理經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)能力高的人才吸引到企業(yè)，為其才華施展創(chuàng)造平臺(tái)，為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)出全部力量。（3）可以與高校進(jìn)行合作，定期將企業(yè)行政管理人員送到高校進(jìn)行專業(yè)的學(xué)習(xí)培訓(xùn);也可邀請(qǐng)行政管理專家到企業(yè)開展講座，派遣優(yōu)秀管理人員到其他企業(yè)學(xué)習(xí)，相互交流，借鑒管理經(jīng)驗(yàn)

2.3注重運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)

伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，從現(xiàn)狀來(lái)看，各種現(xiàn)代化信息技術(shù)以及人工智能技術(shù)等都已經(jīng)越發(fā)成熟，而且功能方面也越發(fā)強(qiáng)大，其能夠?qū)σ粋€(gè)企業(yè)的健康發(fā)展以及有效運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生良好的推動(dòng)作用。因此，企業(yè)應(yīng)該注重將各種先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)辦公室行政管理工作中來(lái)，以此來(lái)提升行政管理的精細(xì)化程度，促使行政管理工作效率以及工作質(zhì)量能夠不斷提高，進(jìn)而有效推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。

2.4提升辦公室行政管理部門對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的防范能力

企業(yè)在發(fā)展過程中，也會(huì)遇到多種風(fēng)險(xiǎn)，如工程項(xiàng)目執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目經(jīng)理監(jiān)督管理能力不足風(fēng)險(xiǎn)、承包合同風(fēng)險(xiǎn)、建設(shè)項(xiàng)目施工風(fēng)險(xiǎn)等。因此，有必要通過開展以下工作。首先，加強(qiáng)法律意識(shí)，在熟悉國(guó)家制定的有關(guān)法律法規(guī)具體規(guī)定的基礎(chǔ)上辦理各項(xiàng)事務(wù)，在受到侵犯自己利益時(shí)，使用法律武器來(lái)維護(hù)自身權(quán)益。其次，重視企業(yè)證件和印章的使用管理，有利于證件和印章使用的合理性和規(guī)范化，不允許隨意借用。因此，應(yīng)要求文件和印章用戶簽署隨附表格，明確文件和印章的使用時(shí)間、用途、退還時(shí)間、用戶個(gè)人信息等。再其次，加強(qiáng)行政管理人員預(yù)判和預(yù)防企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的能力的培養(yǎng)，對(duì)管理人員的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和管理意識(shí)要持續(xù)增強(qiáng)，完善風(fēng)險(xiǎn)管理體系和一些處理策略。

結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代背景下，企業(yè)的行政管理工作已經(jīng)越來(lái)越受到企業(yè)管理者的重視，企業(yè)行政管理工作不僅是企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的保障，也為企業(yè)健康發(fā)展提供了源源不斷的動(dòng)力。因此，企業(yè)管理者在不斷改進(jìn)生產(chǎn)提高效率的同時(shí)，也要兼顧行政管理工作的改革創(chuàng)新，只有這樣才能保證企業(yè)在發(fā)展過程中穩(wěn)步前進(jìn)，在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利位置。

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（棗莊市匯泉污水處理廠 ?山東 ?棗莊 ?277101）