高屹

情境再現(xiàn)

受大環(huán)境影響，近幾年商用汽車的市場(chǎng)需求出現(xiàn)了較大下滑，加之同行業(yè)激烈的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)利潤(rùn)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在這樣的背景下，國(guó)內(nèi)一家著名汽車企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)過(guò)慎重決策，啟動(dòng)了一個(gè)研發(fā)項(xiàng)目。該項(xiàng)目的總投資額約2億元人民幣，總工期為3年，涉及企業(yè)內(nèi)外近10個(gè)部門，總參與人數(shù)在40人左右。因該項(xiàng)目戰(zhàn)略意義重大，得到了企業(yè)上上下下各部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注。但由于企業(yè)項(xiàng)目多、資源緊張，參與的團(tuán)隊(duì)成員大多數(shù)是兼職。

該項(xiàng)目整體被劃分為5個(gè)階段，每個(gè)階段都有明確的交付成果，并且這些階段交付成果必須通過(guò)驗(yàn)收認(rèn)可后，才能進(jìn)入項(xiàng)目的下一階段。

項(xiàng)目在第一階段收尾時(shí)出現(xiàn)了意外，階段交付成果被公司董事長(zhǎng)一票否決，要求返工。為了推動(dòng)項(xiàng)目的順利實(shí)施，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要求撤換原項(xiàng)目經(jīng)理，考慮到蘇雨技術(shù)經(jīng)驗(yàn)豐富，于是專門安排他做這個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。蘇雨果然不負(fù)眾望，在較短的時(shí)間內(nèi)，帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)完成了項(xiàng)目的第一階段任務(wù)，項(xiàng)目交付成果滿足了公司領(lǐng)導(dǎo)的要求。公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)他的表現(xiàn)很滿意，要求蘇雨盡快開(kāi)展下一階段的工作，并答應(yīng)會(huì)盡力給予支持。

作為新任項(xiàng)目經(jīng)理，蘇雨當(dāng)前面臨的問(wèn)題是：①雖然第一階段工作進(jìn)展比較順利，但接下來(lái)的工作難度會(huì)更大，資源不足是最大的問(wèn)題；②如果短時(shí)間內(nèi)沒(méi)有明確的進(jìn)展、成績(jī)，來(lái)自領(lǐng)導(dǎo)的信任和支持力度會(huì)迅速降低；③該項(xiàng)目框架性的進(jìn)度計(jì)劃已經(jīng)被高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，各個(gè)關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)是明確的，但馬上要開(kāi)展的工作內(nèi)容還沒(méi)有頭緒；④部分團(tuán)隊(duì)成員的參與熱情、工作積極性不高，他希望對(duì)部分人員進(jìn)行替換，但具體工作不能延誤。

蘇雨的技術(shù)能力沒(méi)得說(shuō)，中途接手這個(gè)項(xiàng)目，新官上任“三把火”也算燒得不錯(cuò)，可他非常擔(dān)心后面的工作，如果上面的4個(gè)問(wèn)題不能盡快得到有效解決，后面的工作會(huì)變得更加麻煩。那么，他應(yīng)該怎么辦呢？

情境分析

根據(jù)項(xiàng)目情境的描述，我們可以歸納出這個(gè)項(xiàng)目的優(yōu)勢(shì)：一是這是一個(gè)公司層面的重大項(xiàng)目，公司領(lǐng)導(dǎo)高度關(guān)注，并且答應(yīng)會(huì)盡力給予支持，所以該項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)水平很高，在資源使用方面顯然占有天然的優(yōu)勢(shì)；二是新任命的項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)驗(yàn)豐富，并通過(guò)實(shí)實(shí)在在的成績(jī)確立了自己的地位和威信。但該項(xiàng)目所面臨的問(wèn)題也很突出，如上面列出的4個(gè)問(wèn)題。按照《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》的規(guī)定，當(dāng)前項(xiàng)目狀態(tài)處于一個(gè)新階段的啟動(dòng)和規(guī)劃時(shí)刻，此時(shí)的項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該做好如下幾件事。

第一，要明確新階段的目標(biāo)。在上述情境中，該項(xiàng)目每個(gè)階段都有明確的可交付成果，所以應(yīng)該以可交付成果為導(dǎo)向，讓所有項(xiàng)目參與方都能明確這一階段需要達(dá)到的具體目標(biāo)。鑒于上一階段在可交付成果驗(yàn)收時(shí)被高層領(lǐng)導(dǎo)否決的教訓(xùn)，應(yīng)該同時(shí)明確可交付成果驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，而且越早明確可交付成果驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，越有利于避免出現(xiàn)日后返工的情況。

第二，應(yīng)該盡可能全面地對(duì)新階段項(xiàng)目相關(guān)方做出識(shí)別和評(píng)估。雖然相關(guān)方的范圍很廣，但在實(shí)際工作中，那些關(guān)鍵的相關(guān)方還是能夠準(zhǔn)確和全面地被識(shí)別出來(lái)的，比如決策鏈上的所有環(huán)節(jié)、重要的支持與配合部門，特別是外部的合作伙伴、負(fù)責(zé)關(guān)鍵任務(wù)的團(tuán)隊(duì)成員等。通過(guò)對(duì)相關(guān)方的識(shí)別，可以做出更深入的分析，明確他們對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)的具體影響，正確認(rèn)識(shí)他們的利益訴求，這將有利于提前發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目活動(dòng)中的阻力和風(fēng)險(xiǎn)，避免或減輕那些源自相關(guān)方的阻力和風(fēng)險(xiǎn)的影響。

第三，明確了關(guān)鍵相關(guān)方，理清了決策鏈，項(xiàng)目經(jīng)理要和團(tuán)隊(duì)一起完成具體的規(guī)劃工作。在上述情境中，項(xiàng)目經(jīng)理面臨的問(wèn)題包括：該項(xiàng)目框架性的進(jìn)度計(jì)劃已經(jīng)被高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，各個(gè)關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)是明確的，但馬上要開(kāi)展的工作內(nèi)容卻沒(méi)有頭緒。這個(gè)難題可以使用項(xiàng)目管理活動(dòng)中最重要的原則即漸進(jìn)明細(xì)原則來(lái)破解。

在實(shí)際項(xiàng)目中，都會(huì)有相對(duì)明確的里程碑計(jì)劃，即對(duì)一些關(guān)鍵階段或節(jié)點(diǎn)給出明確的時(shí)間要求，有的還會(huì)用網(wǎng)絡(luò)圖的方式將整個(gè)項(xiàng)目生命周期表達(dá)出來(lái)，不但活動(dòng)要素完整，而且邏輯關(guān)系也十分嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確。但在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，這些看起來(lái)很美的圖表卻往往發(fā)揮不了實(shí)質(zhì)性的指導(dǎo)作用，甚至有些成了擺設(shè)。其實(shí)，這種高層次的框架計(jì)劃本身并沒(méi)有什么問(wèn)題，問(wèn)題在于框架計(jì)劃需要進(jìn)一步細(xì)化。對(duì)于一個(gè)歷時(shí)1年以上的長(zhǎng)期項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，在這種高層次的網(wǎng)絡(luò)圖中，每一個(gè)方框可能都代表著幾周到幾個(gè)月的工作內(nèi)容，這種網(wǎng)絡(luò)圖不能起到“進(jìn)度計(jì)劃”的作用，充其量只能稱為“網(wǎng)絡(luò)框圖”。特別是那些環(huán)境復(fù)雜、活動(dòng)本身多變的項(xiàng)目，能提前做出1個(gè)月的進(jìn)度計(jì)劃安排已經(jīng)不容易了。所以，項(xiàng)目經(jīng)理必須在框架計(jì)劃約束內(nèi)，對(duì)即將啟動(dòng)的活動(dòng)做出更詳細(xì)的規(guī)劃，這才是真正指導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的進(jìn)度計(jì)劃。

第四，近期具體進(jìn)度計(jì)劃的編制，應(yīng)該以團(tuán)隊(duì)的方式完成。在上述情景中，新任項(xiàng)目經(jīng)理在經(jīng)驗(yàn)和能力方面具有一定優(yōu)勢(shì)，這種專家的身份對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理自身權(quán)力的加強(qiáng)非常有利。但是專家身份同時(shí)也可能帶來(lái)一定的負(fù)面影響：會(huì)降低團(tuán)隊(duì)成員的積極性和主動(dòng)性，甚至?xí)顾麄兊姆e極性受到抑制。所以，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該有意識(shí)地發(fā)動(dòng)團(tuán)隊(duì)，通過(guò)集體討論的方式做出規(guī)劃，這既有利于調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員的積極性，同時(shí)還能使計(jì)劃本身得到更廣泛的接受，進(jìn)而提高計(jì)劃的可執(zhí)行性。團(tuán)隊(duì)成員參與工作的積極性和主動(dòng)性有一部分是來(lái)自可見(jiàn)的物質(zhì)激勵(lì)，如收入、獎(jiǎng)勵(lì)，但一定也有非物質(zhì)的成分，如工作經(jīng)驗(yàn)的積累、獲得的成就感、期望得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可等。在實(shí)際項(xiàng)目中，因權(quán)力及制度的制約，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)團(tuán)隊(duì)成員個(gè)人物質(zhì)收入的調(diào)控能力往往有限，因此更應(yīng)該關(guān)注和盡量滿足他們切實(shí)的、非物質(zhì)方面的需求，如給他們更多參與規(guī)劃、控制活動(dòng)的機(jī)會(huì)，主動(dòng)詢問(wèn)、傾聽(tīng)他們的建議，讓團(tuán)隊(duì)成員體會(huì)到自己的價(jià)值，特別是有高層領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)的時(shí)候，多給團(tuán)隊(duì)成員發(fā)言、表現(xiàn)的機(jī)會(huì)等。當(dāng)相對(duì)詳細(xì)的計(jì)劃編制出來(lái)后，對(duì)應(yīng)各項(xiàng)具體活動(dòng)的資源、風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題也會(huì)變得更加清晰。

第五，針對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃，梳理出相對(duì)詳細(xì)的資源需求、風(fēng)險(xiǎn)事件，并形成類似風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)的文件。上述情景中的這個(gè)關(guān)鍵的大項(xiàng)目，從項(xiàng)目經(jīng)理到團(tuán)隊(duì)成員，每個(gè)人都有各自的經(jīng)驗(yàn)，但是如果只把這些經(jīng)驗(yàn)放在自己的腦子里，就會(huì)出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，也只能是見(jiàn)招拆招，被動(dòng)應(yīng)對(duì)。更重要的是，如果沒(méi)有充分的事前規(guī)劃，我們也很難清楚地知道缺少什么、需要什么。

上述情境中提到 “資源不足是最大的問(wèn)題”。一般來(lái)說(shuō)，任何項(xiàng)目都會(huì)遇到資源短缺的情況，作為項(xiàng)目經(jīng)理，你必須盡可能準(zhǔn)確地知道是什么活動(dòng)、在什么時(shí)間、需要什么樣的資源，以及這種資源要用多久。對(duì)于優(yōu)先級(jí)別較高的關(guān)鍵項(xiàng)目，獲取資源有著天然的優(yōu)勢(shì)，即便如此，也必須要有明確的資源計(jì)劃，才能獲得最合理的資源滿足。我們?cè)谙蝾I(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)資源的時(shí)候，如果能事先給出明確的資源需求規(guī)劃，并輔以合理的理由，獲得支持的概率就會(huì)更高。站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，也能合理地為不同的項(xiàng)目分配更恰當(dāng)?shù)馁Y源。通過(guò)為項(xiàng)目提供有效支持的方式參與項(xiàng)目，領(lǐng)導(dǎo)也能從中體會(huì)到成就感，這對(duì)項(xiàng)目工作和項(xiàng)目經(jīng)理一定是有益的。

綜上所述，針對(duì)具體的關(guān)鍵項(xiàng)目，中途接手的新任項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該明確新階段的項(xiàng)目目標(biāo)，細(xì)化眼前即將開(kāi)始的工作計(jì)劃，主動(dòng)調(diào)動(dòng)團(tuán)隊(duì)成員的積極性，梳理出明確的資源需求和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，并據(jù)此向高層領(lǐng)導(dǎo)提出相應(yīng)的支持要求。清晰、準(zhǔn)確、合理的規(guī)劃本身，就是項(xiàng)目成功的一部分，而且也能夠得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可與信任。

情境回顧

（1）項(xiàng)目經(jīng)理要讓所有項(xiàng)目相關(guān)方都明確特定階段需要達(dá)到的具體目標(biāo)，包括該階段可交付成果驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)方越早明確可交付成果驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，越有利于避免出現(xiàn)日后返工的情況。

（2）項(xiàng)目經(jīng)理盡可能全面地對(duì)各階段項(xiàng)目工作中存在的相關(guān)方做出識(shí)別和評(píng)估，理解他們的利益訴求。

（3）項(xiàng)目經(jīng)理通過(guò)“漸進(jìn)明細(xì)”的原則制訂項(xiàng)目計(jì)劃，由團(tuán)隊(duì)成員共同參與完成。

（4）項(xiàng)目經(jīng)理要做好團(tuán)隊(duì)激勵(lì)工作，特別是精神方面的激勵(lì)更要持續(xù)、有技巧地開(kāi)展。

（5）即使得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，項(xiàng)目經(jīng)理也必須要有明確的資源計(jì)劃，這樣才能獲得最合理的資源。P