馬瑩

如何進(jìn)行有效的項(xiàng)目決策，確保公司“做正確的項(xiàng)目”？如何有效提升項(xiàng)目績(jī)效，從組織層面“把項(xiàng)目做正確”？如何對(duì)多項(xiàng)目進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)資源利用與價(jià)值的最大化？……組織級(jí)項(xiàng)目管理已成為公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力。本文以工銀科技有限公司（下稱(chēng)“工銀科技”）項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)項(xiàng)目為例，還原金融科技企業(yè)如何從0到1打造組織級(jí)項(xiàng)目管理平臺(tái)。

七項(xiàng)賦能：組織級(jí)項(xiàng)目管理落地

工銀科技作為中國(guó)工商銀行股份有限公司（下稱(chēng)“工行”）控股的全資子公司，是銀行業(yè)在雄安新區(qū)設(shè)立的首家科技公司，其堅(jiān)持“服務(wù)社會(huì)、共建生態(tài)、引領(lǐng)創(chuàng)新、薈聚人才”的經(jīng)營(yíng)理念，賦能工行智慧銀行戰(zhàn)略，成為金融科技創(chuàng)新領(lǐng)跑的孵化器與助推器；賦能行業(yè)客戶(hù)業(yè)務(wù)創(chuàng)新，成為“金融+行業(yè)”生態(tài)建設(shè)的新動(dòng)能與新范式。

據(jù)工銀科技PMO高級(jí)經(jīng)理劉滿(mǎn)介紹，工銀科技自2019年5月成立以來(lái)發(fā)展迅速，隨著公司業(yè)務(wù)范圍和人員規(guī)模的不斷增加，公司管理也面臨巨大的挑戰(zhàn)，迫切需要一套符合公司發(fā)展需要、具有專(zhuān)業(yè)領(lǐng)先水平的項(xiàng)目管理平臺(tái)，在戰(zhàn)略規(guī)劃、執(zhí)行監(jiān)控、數(shù)據(jù)分析、信息同步和組織協(xié)同等方面起到管理輔助作用，支撐公司戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成。基于此背景，工銀科技啟動(dòng)了項(xiàng)目管理平臺(tái)建設(shè)項(xiàng)目，并基于易趨（EasyTrack）項(xiàng)目管理軟件，建設(shè)符合工銀科技業(yè)務(wù)流程與未來(lái)發(fā)展規(guī)劃的項(xiàng)目管理平臺(tái)，推進(jìn)相關(guān)工作機(jī)制落地。

基于易趨，工銀科技搭建了一個(gè)全面的組織級(jí)項(xiàng)目管理平臺(tái)，如圖1所示。從組織的戰(zhàn)略層、運(yùn)營(yíng)層和協(xié)作層三個(gè)層面，覆蓋研發(fā)管理各個(gè)領(lǐng)域，包括項(xiàng)目組合管理、項(xiàng)目管理、應(yīng)用開(kāi)發(fā)管理和系統(tǒng)管理等。一方面，通過(guò)自上而下的業(yè)務(wù)戰(zhàn)略規(guī)劃，使項(xiàng)目目標(biāo)與組織的業(yè)務(wù)目標(biāo)保持一致；另一方面，通過(guò)自下而上的自動(dòng)化數(shù)據(jù)收集，助力管理者基于實(shí)時(shí)、客觀的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和決策。

該項(xiàng)目歷時(shí)9個(gè)月，通過(guò)組織級(jí)項(xiàng)目管理平臺(tái)的搭建，從七個(gè)方面為工銀科技帶來(lái)價(jià)值提升：一是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理工作的流程化、規(guī)范化，全過(guò)程的可視化；二是統(tǒng)一管理項(xiàng)目，統(tǒng)籌資源，統(tǒng)一管理資產(chǎn)；三是提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和透明度，提供信息科技決策支持信息；四是建立高效率的信息溝通機(jī)制，極大地提高了工作效率，加強(qiáng)管理力度；五是減少手工勞動(dòng)，大大降低管理成本，提升管理效率；六是建立可積累的平臺(tái)，持續(xù)優(yōu)化和固化優(yōu)秀的管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)執(zhí)行力；七是有價(jià)值的數(shù)據(jù)被保存和共享，使知識(shí)能夠有效地積累和分享。

項(xiàng)目亮點(diǎn)：量體裁衣與對(duì)癥下藥

“彈性”進(jìn)度管理

該項(xiàng)目在啟動(dòng)之初制訂了完整的項(xiàng)目計(jì)劃，從高層級(jí)的里程碑計(jì)劃到詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，明確規(guī)劃了各個(gè)功能需求的交付時(shí)間節(jié)點(diǎn)。同時(shí)，針對(duì)項(xiàng)目特點(diǎn)及進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目組設(shè)置了15%的緩沖時(shí)間，以應(yīng)對(duì)項(xiàng)目執(zhí)行期間可能出現(xiàn)的各種影響因素。另外，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，及時(shí)更新任務(wù)進(jìn)展，關(guān)注項(xiàng)目延誤預(yù)警，調(diào)控項(xiàng)目工作安排，并將需求進(jìn)行優(yōu)先級(jí)排序，保證關(guān)鍵、重要需求的實(shí)現(xiàn)，保證項(xiàng)目目標(biāo)按計(jì)劃完成。

平衡項(xiàng)目“鐵三角”

質(zhì)量、成本、進(jìn)度之間是相互平衡、相互制約的，與范圍一起構(gòu)成項(xiàng)目“鐵三角”，平衡四個(gè)因素的關(guān)系是一門(mén)藝術(shù)，過(guò)度強(qiáng)化某一個(gè)因素，可能會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目整體失控。劉滿(mǎn)舉例，“慢工出細(xì)活”，高質(zhì)量可能會(huì)讓客戶(hù)、業(yè)務(wù)方某些需求得到較好實(shí)現(xiàn)，帶來(lái)局部滿(mǎn)意，但高質(zhì)量需要投入更多或更高級(jí)別的人力和更長(zhǎng)工期，進(jìn)而可能導(dǎo)致項(xiàng)目成本提高，延遲項(xiàng)目進(jìn)度，不一定會(huì)帶來(lái)整體滿(mǎn)意。因此，需要在質(zhì)量、成本、進(jìn)度中尋找平衡，采用系統(tǒng)思維，根據(jù)二八原則，保證項(xiàng)目整體質(zhì)量、成本、進(jìn)度可控，相關(guān)方達(dá)成一致，盡量把事情一次做對(duì)、做好，降低質(zhì)量成本。

管理方式“與時(shí)俱進(jìn)”

該項(xiàng)目采用傳統(tǒng)項(xiàng)目管理和敏捷項(xiàng)目管理相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，對(duì)于前期的項(xiàng)目可行性、采購(gòu)、啟動(dòng)及初期的需求調(diào)研和系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)采用傳統(tǒng)的項(xiàng)目管理方式，待項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)功能上線、業(yè)務(wù)穩(wěn)定后，后續(xù)各類(lèi)優(yōu)化和定制性開(kāi)發(fā)需求則采用敏捷項(xiàng)目管理方式，以便更好、更快地響應(yīng)業(yè)務(wù)需求，特別是在使用系統(tǒng)后集中出現(xiàn)的大量啟發(fā)性需求。在相關(guān)方識(shí)別和溝通方面，項(xiàng)目組制定了推式、拉式及交互式的溝通管理方式，主要包括每日站會(huì)、周例會(huì)、周報(bào)、定期總結(jié)匯報(bào)及項(xiàng)目需求或問(wèn)題研討會(huì)等各種形式，極大地提升了相關(guān)方的信息獲取能力。

項(xiàng)目變更：讓我歡喜讓我憂(yōu)

談到項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的難點(diǎn)，“需求變更”令劉滿(mǎn)印象深刻：“對(duì)于變更我們是既愛(ài)又恨，愛(ài)是因?yàn)橄裥枨笠活?lèi)的變更，只有項(xiàng)目在真正的實(shí)施的過(guò)程中才能充分地挖掘用戶(hù)最真實(shí)的需求，而只有挖掘出用戶(hù)的真實(shí)需求才能最終達(dá)到客戶(hù)滿(mǎn)意并順利通過(guò)驗(yàn)收，所以只要在可控范圍內(nèi)的變更我們是歡迎的；恨是因?yàn)樽兏鼤?huì)打亂項(xiàng)目的既定節(jié)奏，特別是到項(xiàng)目后期，每發(fā)生一次變更都會(huì)付出很大的成本。因此，對(duì)于項(xiàng)目前期的需求變更我們是盡量縮短審批流程，對(duì)于項(xiàng)目后期的變更我們就要通過(guò)充分的評(píng)估、評(píng)審和審批后方可執(zhí)行。”

實(shí)際上，作為一個(gè)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施類(lèi)項(xiàng)目，風(fēng)險(xiǎn)最大的是項(xiàng)目中期、后期發(fā)生大的需求變更，這可能會(huì)直接導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度滯后、成本超支、滿(mǎn)意度下降等問(wèn)題。該項(xiàng)目中就遇到了這樣一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)：在項(xiàng)目執(zhí)行中期，作為項(xiàng)目發(fā)起方的重要領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)了人員的更換，導(dǎo)致前期很大一部分需求被推倒重新確定。為了避免項(xiàng)目進(jìn)度滯后和成本超支的風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目組在領(lǐng)導(dǎo)更換的第一時(shí)間即安排實(shí)施方的產(chǎn)品顧問(wèn)進(jìn)行多輪需求調(diào)研和引導(dǎo)，同時(shí)也及時(shí)協(xié)調(diào)實(shí)施方安排應(yīng)急資源儲(chǔ)備，從而大大減少了后期風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

同時(shí)，為減少和避免項(xiàng)目變更，要增強(qiáng)項(xiàng)目需求的專(zhuān)業(yè)性和準(zhǔn)確性。對(duì)此，項(xiàng)目組邀請(qǐng)實(shí)施方資深的產(chǎn)品顧問(wèn)進(jìn)行需求調(diào)研，充分引導(dǎo)需求方表達(dá)需求，協(xié)助需求方明確業(yè)務(wù)流程并繪制功能原型，從而更好地避免由于前期需求不明確導(dǎo)致后期頻繁補(bǔ)救功能的風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)語(yǔ)

劉滿(mǎn)作為該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人全程參與了項(xiàng)目建設(shè)，他感慨道：“伴隨著該項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程，我從0到1，提升了公司級(jí)項(xiàng)目管理知識(shí)，而工銀科技作為一家新成立的金融科技公司，也從0到1建設(shè)了組織級(jí)項(xiàng)目管理體系?！?/p>

可以說(shuō)，該項(xiàng)目的上線極大地規(guī)范了工銀科技的項(xiàng)目管理流程，由初期百花齊放、作坊式的項(xiàng)目管理，一躍提升為統(tǒng)一制式、“集中力量辦大事”的方式，很好地整合了公司現(xiàn)有的資源，為公司后續(xù)的業(yè)務(wù)拓展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但是，想要建立一個(gè)完美的、面面俱到的項(xiàng)目管理體系不能一蹴而就，也不能期望通過(guò)一個(gè)工具或一批人就完全達(dá)到。項(xiàng)目管理的道路從來(lái)都是曲折的，只有不斷地努力、探索、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能在項(xiàng)目管理領(lǐng)域趨于卓越。P