王巍

檔案管理在企業(yè)管理中具有不可替代的作用，同時(shí)是企業(yè)管理工作中重要的組成部分，是維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要性、基礎(chǔ)性工作。企業(yè)檔案記述和反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事勞資以及會(huì)計(jì)及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中起著不可估量的重要作用。近年來(lái)，筆者公司檔案室利用檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，而且還以翔實(shí)的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟(jì)糾紛，創(chuàng)造了良好的社會(huì)效益。體系是指若干有關(guān)事物之間互相聯(lián)系，互相制約而形成的一個(gè)整體。體系可分成兩大類，一是自然作用而形成的體系;二是人工作用而形成的體系。企業(yè)檔案工作是人工作用而形成的體系，談人工體系就離不開(kāi)人的作用，人的活動(dòng)是由管理來(lái)制約的。因此企業(yè)的檔案管理體系，主要是構(gòu)成這個(gè)體系的管理體制（機(jī)構(gòu)設(shè)置、隸屬關(guān)系、機(jī)構(gòu)權(quán)限等）、管理原則、管理人員。這三者的互相聯(lián)系、互相制約的作用，形成了企業(yè)檔案工作或檔案室工作的整體功能。企業(yè)的檔案管理體制，指的是檔案機(jī)構(gòu)在一個(gè)企業(yè)內(nèi)部的設(shè)置形式、隸屬關(guān)系、工作權(quán)限（職責(zé)）、橫向關(guān)系等方面的內(nèi)容。有了適當(dāng)?shù)臋C(jī)構(gòu)，還必須有人，人是管理的主體。對(duì)檔案室工作人員應(yīng)當(dāng)有什么樣的要求，這也是檔案室管理體系中必須解決的重要問(wèn)題。在解決組織機(jī)構(gòu)和人員的同時(shí)，還必須解決開(kāi)展檔案工作應(yīng)當(dāng)遵循的行為規(guī)范，即如何按照國(guó)家關(guān)于管理檔案的基本原則，結(jié)合本企業(yè)的實(shí)際，建立檔案室工作。

一、 管理機(jī)構(gòu)

多年來(lái)，在建立企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)問(wèn)題上，存在著認(rèn)識(shí)上和工作上的問(wèn)題，需要從以下四方面來(lái)加以解決：一是正確認(rèn)識(shí)檔案室在本單位的整個(gè)職能活動(dòng)中，雖然是輔助性的機(jī)構(gòu)，但它是為本單位的整體工作和各機(jī)構(gòu)服務(wù)的，擔(dān)負(fù)著利在當(dāng)代，功在千秋的重要職責(zé);二是檔案室同各機(jī)構(gòu)之間存在著互相依存、互相制約的關(guān)系，誰(shuí)也不能離開(kāi)誰(shuí);三是應(yīng)根據(jù)本企業(yè)組織序列的繁簡(jiǎn)情況以及檔案工作的實(shí)際工作量來(lái)確定它的地位及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、人員結(jié)構(gòu)和數(shù)量;四是盡可能地把檔案機(jī)構(gòu)擺在同它的任務(wù)聯(lián)系最緊密的組織序列內(nèi)。

1.檔案機(jī)構(gòu)及領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系?！稒n案法》第三條和第七條的規(guī)定，指明了一切機(jī)關(guān)、武裝力量、政黨、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位具有保護(hù)檔案和管理好檔案的義務(wù)和責(zé)任?！犊茖W(xué)技術(shù)檔案工作條例》規(guī)定：“大中型企業(yè)、事業(yè)單位要設(shè)立直屬的科技檔案機(jī)構(gòu);小型企業(yè)、事業(yè)單位可以設(shè)立單獨(dú)的檔案室，也可以設(shè)立文書(shū)檔案和科技檔案統(tǒng)一管理的檔案室，或者配備專（兼）職人員管理。各單位的科技檔案工作，由領(lǐng)導(dǎo)生產(chǎn)、科研的負(fù)責(zé)人或者總工程師分工領(lǐng)導(dǎo)?！逼髽I(yè)、事業(yè)單位檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置。《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》較具體地規(guī)定了科技檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置。1987年國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委、國(guó)家經(jīng)委印發(fā)的《國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》明確規(guī)定：企業(yè)檔案工作“應(yīng)由一位副廠長(zhǎng)（副經(jīng)理）分工領(lǐng)導(dǎo)”。1990年國(guó)家檔案局、農(nóng)業(yè)部印發(fā)的《鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)應(yīng)根據(jù)工作需要建立檔案機(jī)構(gòu)，或者配備專兼職檔案管理人員》。2002年國(guó)家檔案局、國(guó)家經(jīng)貿(mào)委、國(guó)家計(jì)委印發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》明確規(guī)定：企業(yè)應(yīng)遵守《檔案法》，依法管理本企業(yè)檔案，明確管理檔案的部門(mén)或人員，提高職工檔案意識(shí)，確保檔案完整、準(zhǔn)確和安全等。這些規(guī)定，是企業(yè)在實(shí)際工作中應(yīng)該執(zhí)行的。

2.檔案機(jī)構(gòu)的任務(wù)。根據(jù)《檔案法》及有關(guān)法規(guī)性文件的規(guī)定，可以把企業(yè)檔案工作機(jī)構(gòu)的任務(wù)概括地表述如下：集中統(tǒng)一管理本企業(yè)的檔案和檔案工作，為本企業(yè)的各項(xiàng)工作和生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，并按照規(guī)定把具有長(zhǎng)期和永久保存價(jià)值的檔案向檔案館移交，以保證檔案既能為本企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作和生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，又能為國(guó)家的長(zhǎng)遠(yuǎn)需要服務(wù)。

二、 檔案室的管理人員

1.人是管理的主體。在管理體系中，人是主導(dǎo)的因素。一切管理活動(dòng)都離不開(kāi)人，而一切管理都是通過(guò)對(duì)人的管理來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)物的管理，從而達(dá)到既定的目標(biāo)和完成任務(wù)。合理地選拔人才、使用人才，科學(xué)地組織人才，發(fā)揮人的積極性和創(chuàng)造性，是現(xiàn)代管理科學(xué)的重要組成部分。人才具有關(guān)鍵性的作用，沒(méi)有大批熱愛(ài)和獻(xiàn)身檔案事業(yè)的具有較高政治文化素質(zhì)的人才，檔案工作的現(xiàn)代化是不可能的。當(dāng)前在企業(yè)檔案室工作存在的主要問(wèn)題是人才不足，有的單位人浮于事，有的單位缺少人才，比如有的企業(yè)檔案室缺乏高學(xué)歷、高素質(zhì)、既熟悉生產(chǎn)專業(yè)知識(shí)又熟悉檔案管理知識(shí)的復(fù)合型檔案專業(yè)人才;有的檔案室不知道檔案利用工作，應(yīng)該先從完善檢索工具入手，才能更好地開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案的效益等。由此可見(jiàn)，要做好檔案室工作，也必須抓住人的問(wèn)題，把培育人和起用知識(shí)豐富的有創(chuàng)造性能力的人，放在最優(yōu)先的地位。

2.檔案人員的構(gòu)成。雖然檔案室的具體情況千差萬(wàn)別，檔案室人員的情況不盡相同，但是對(duì)檔案工作人員的基本要求卻是一致的，《檔案法》第九條規(guī)定：“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識(shí)?！边@就是說(shuō)檔案室工作人員都必須堅(jiān)持黨的基本路線，遵紀(jì)守法，樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的高尚品德，熱愛(ài)檔案事業(yè)，認(rèn)真執(zhí)行檔案法規(guī)，熟悉檔案室工作的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。這對(duì)于任何一個(gè)檔案室工作人員都是毫無(wú)例外的。隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，許多企業(yè)的檔案室選配了受過(guò)高等教育和中等教育的人才，一般講，在一個(gè)檔案室里，具有大學(xué)本科文化水平與具有大中專文化水平的人員的比例應(yīng)當(dāng)是1比3，前者起骨干核心作用，后者起配合協(xié)助的作用。不言而喻，檔案室工作人員應(yīng)當(dāng)首先具備檔案專業(yè)知識(shí)，這是做好檔案工作的基礎(chǔ)。但是檔案室的類型很多，檔案的內(nèi)容、形式、載體差別很大，俗話說(shuō)“隔行如隔山”，要把不同內(nèi)容、形式、載體的檔案管好用好，沒(méi)有相關(guān)的知識(shí)是不行的。一個(gè)合格的檔案室工作人員還必須具備以下幾個(gè)方面的知識(shí)：馬列主義理論修養(yǎng)，文史知識(shí)，科學(xué)技術(shù)知識(shí)，法學(xué)知識(shí)，現(xiàn)代管理科學(xué)知識(shí)，經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)，相關(guān)學(xué)科知識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)操作技能等。合理的人才結(jié)構(gòu)，科學(xué)地組織管理，關(guān)心專業(yè)人員的工作和生活條件，推心置腹，尊重知識(shí)，尊重人才，以人為本。這樣的檔案室一定會(huì)成為充滿活力，不斷開(kāi)拓進(jìn)取，效益明顯，服務(wù)質(zhì)量高的先進(jìn)單位。

三、 行為規(guī)范—管理原則

1.“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則?！敖y(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則是《檔案法》規(guī)定的我國(guó)檔案管理的基本原則。正是由于堅(jiān)持執(zhí)行這一基本原則，我國(guó)的檔案事業(yè)才有了很快的發(fā)展，建立起來(lái)了從中央到地方鄉(xiāng)鎮(zhèn)的全國(guó)規(guī)模的檔案事業(yè)組織管理的體系，并繼續(xù)向著新的廣度和深度發(fā)展。（1）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。一是指一個(gè)單位必須認(rèn)真執(zhí)行各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)頒發(fā)的有關(guān)企業(yè)檔案（館）室工作的一系列規(guī)定，并接受檔案行政管理機(jī)關(guān)的具體監(jiān)督指導(dǎo);二是本企業(yè)形成的檔案，由專設(shè)的檔案機(jī)構(gòu)或?qū)ｉT(mén)人員依照統(tǒng)一的制度進(jìn)行統(tǒng)一管理。

（2）分級(jí)管理。在某些企業(yè)存在一個(gè)分級(jí)管理的問(wèn)題。企業(yè)情況千差萬(wàn)別，不可能采用一個(gè)模式來(lái)管理檔案。有的企業(yè)不需要分級(jí)管理，有的企業(yè)則必須分級(jí)管理，這是客觀存在。大企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部職能機(jī)構(gòu)多，產(chǎn)生的檔案多，下屬單位多，駐地分散，必須實(shí)行分級(jí)管理。比如有的大型企業(yè)集團(tuán)，職工幾十萬(wàn)，分公司幾十個(gè)，這樣的企業(yè)的檔案只能實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”。即有統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)人和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，有統(tǒng)一的制度。各下屬單位的檔案則由其設(shè)的機(jī)構(gòu)或人員，分別管理。（3）縱向管理，橫向聯(lián)系。在企業(yè)中，“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”，既有著從上到下的縱向管理，同時(shí)還存在著橫向聯(lián)系，即檔案室同各職能機(jī)構(gòu)之間的合作、服務(wù)、指導(dǎo)的網(wǎng)絡(luò)關(guān)系：第一，共同協(xié)商制定本企業(yè)的檔案工作制度以及共同進(jìn)行檔案的鑒定和信息開(kāi)發(fā);第二，以各種形式提供檔案為各職能機(jī)構(gòu)服務(wù);第三，對(duì)各職能機(jī)構(gòu)歸檔前的文件材料的形成、積累、整理和歸檔，提供咨詢和指導(dǎo)。

2.“集中統(tǒng)一管理檔案”的原則。“集中統(tǒng)一管理檔案”的原則，是“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”基本原則在國(guó)家機(jī)構(gòu)和社會(huì)組織的具體化。早在《檔案法》頒布以前，在一系列的檔案法規(guī)文件中就作過(guò)明確的規(guī)定。它是我國(guó)檔案事業(yè)的又一條重要原則。這里的“集中”是指一個(gè)企業(yè)的檔案應(yīng)相對(duì)集中在檔案室保管;“統(tǒng)一”主要是指領(lǐng)導(dǎo)和工作制度的統(tǒng)一。這一原則的實(shí)質(zhì)是高度保障檔案信息資源的長(zhǎng)久安全和共享。共享首先應(yīng)當(dāng)共有，集中統(tǒng)一管理就是解決共有，就是要做到既便于各企業(yè)當(dāng)前共享的需要，又為國(guó)家總體和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益的需要奠定基礎(chǔ)。重要的是如何結(jié)合各企業(yè)的實(shí)際情況具體執(zhí)行集中統(tǒng)一管理原則。應(yīng)當(dāng)提高認(rèn)識(shí)，自覺(jué)地貫徹執(zhí)行。也要看到，它是從各種具體情況下抽象出來(lái)的一條管理原則，并不是具體的集中檔案的辦法。

3.全宗原則。全宗就是一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)或者著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案整體“。全宗原則的含義是，一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)（或著名人物）在它的職能范圍內(nèi)進(jìn)行的活動(dòng)中形成的全部檔案。是這個(gè)機(jī)關(guān)全部活動(dòng)的真實(shí)歷史反映。為了保持機(jī)關(guān)檔案的歷史聯(lián)系，以便于保管和查找，必須按全宗來(lái)整理和保管檔案，并明確規(guī)定了一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)的檔案是一個(gè)全宗，一個(gè)檔案全宗是一個(gè)歷史形成的有機(jī)整體。在整理檔案中應(yīng)當(dāng)先劃分全宗，并按全宗保管。檔案人員不得把同一全宗內(nèi)的檔案分散，也不得把不同全宗的檔案混淆在一起。全宗是一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)在其活動(dòng)中形成的檔案整體。為此，應(yīng)當(dāng)確定構(gòu)成全宗的獨(dú)立機(jī)關(guān)。構(gòu)成全宗的獨(dú)立機(jī)關(guān)，在檔案學(xué)上叫做“立檔單位”（也稱全宗構(gòu)成者）。即應(yīng)當(dāng)確定什么樣的機(jī)關(guān)才算是“獨(dú)立機(jī)關(guān)”，什么樣的機(jī)關(guān)才能成為“立檔單位”。根據(jù)我國(guó)的實(shí)際做法，確定立檔單位，應(yīng)當(dāng)具備三個(gè)基本條件：第一，可以獨(dú)立地行使職權(quán)，其主要標(biāo)志是能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文;第二，獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算，即有獨(dú)立的經(jīng)費(fèi)支配權(quán)，可以獨(dú)立地編報(bào)財(cái)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)決算;第三，有著管理人事的機(jī)構(gòu)，有一定的人事任免權(quán)。這三個(gè)條件雖然要相結(jié)合起來(lái)應(yīng)用，但實(shí)際情況遠(yuǎn)非這么簡(jiǎn)單，在某些情況下，只能以第一條做為確定立檔單位的根據(jù)。