史巖嶺 張文昊

摘 要：檔案是公司發(fā)展和生產經營活動的記錄，檔案管理是以檔案為核心開展的管理活動。當今，以計算機技術和網絡技術為依托的現代信息技術，已滲入到設計類公司日常工作的各個方面，以手工方法為主的檔案管理，在信息共享的大數據環(huán)境中暴露出不足。本文以大數據環(huán)境為背景，概述了設計類公司檔案管理工作的特點，分析了檔案管理工作的變革與發(fā)展，對檔案管理工作信息化方法進行了探討，讓檔案在公司發(fā)展中發(fā)揮其應有的作用。

關鍵詞：檔案管理;發(fā)展;信息化

在大數據時代，數據共享以及數據的應用成為了行業(yè)發(fā)展的重要支撐，大數據就是通過信息長期流動形成的具有應用價值的穩(wěn)定資料。檔案管理是對已有信息內容的管理，在大數據時代，對檔案管理提出了更高要求，傳統(tǒng)的檔案管理，已經很難滿足工作需求，更不能實現檔案管理自身的發(fā)展，所以要充分的、合理的利用當前信息技術，來滿足實際工作中對檔案管理工作的信息化要求，檔案管理工作發(fā)展的最終模式就是要實現檔案信息化。

一、設計院檔案管理工作特征

1.檔案歸檔不完整

檔案歸口管理部門的檔案通常不是由檔案部門自身形成的，服務的對象也不是檔案部門。檔案形成者檔案意識不強烈，對哪些材料應該歸檔沒有主觀意識，而檔案人員不能全程參與檔案的形成，導致檔案收集并不是真正意義上的齊全。在利用方面，檔案部門只是單純的文件保管者，一旦利用者不是形成者時，就會出現使用困難。

2.檔案形成周期長

設計項目從初期的可行性分析、安全分析，到施工圖設計、竣工圖設計，最后到驗收，一般耗時少則幾個月，多則幾年，檔案產生持續(xù)的周期較長，檔案的及時收集、管理、保存、入庫利用受到影響。

3.檔案成套性強且專業(yè)眾多

檔案文件形成于整個項目建設的全過程，從數量到內容都十分繁雜，反應了設計項目從提出、可行性評估、審批、設計、驗收等專業(yè)領域的全部內容，記載了項目設計的全過程，這些專業(yè)之間既有不同，又相互聯系，組成了一套復雜而又繁多的檔案有機整體。

4.檔案案卷數量多、文件種類多、載體形式多

一個設計項目的從無到有，再到最后完成的完全生命周期管理往往很長，少則幾個月，多則數年。一個項目的檔案文件收集時間也很長，文件數量多，文件收集貫穿項目從前期準備、選址、建設、運行到退役的全過程。文件種類可劃分為工程文件、生產文件、行政文件及其他文件，包括在項目工程建設和生產活動及其他有關工作中直接形成的記錄有信息的材料，如技術規(guī)范、說明書、圖紙、進度計劃、大綱、報告、合同等。載體形式包括紙質和非紙質載體，其中非紙質載體包括照片、光盤、磁盤、磁帶等。

5.檔案的現實性及動態(tài)性

項目設計檔案具有較強的現實使用價值，檔案在項目的設計建設中不斷被提供利用，加之項目設計建設過程耗時長，文件資料隨著項目的建設過程逐步形成，文件收集到整理形成檔案需要很長時間，且文件資料需要多次修改升級，直到項目驗收后，文件檔案才能相對穩(wěn)定，對檔案的收集管理增加了難度。

二、新形勢下檔案管理問題日益突出

1.紙質檔案管理具有局限性

紙質檔案管理占用極大的存儲空間，要有單獨的檔案室存放檔案實體，投資大;紙質檔案利用過程中，從各級檔案架中搬來搬去，無法避免紙質檔案的撕壞、掉頁等，而且相應文件資料在存檔時只保留一份，當這份文件被一人借走后，再有他人想借，必須等待這份文件歸還后才可再辦借閱手續(xù)，文件資料的利用率非常低，且借閱實體檔案也存在丟失的可能性。檔案管理信息化可以形成一個檔案信息網絡，對于檔案的管理、借閱等非常方便。

2.電子檔案需求突出

在檔案管理工作中，工作人員對檔案的分類排放，有利于檔案的再次查找借閱，可是隨著越來越多的項目的推進，庫房中分類排放的檔案越來越多，完全依靠人工檢索和賬簿查閱，不依靠現代化檢索工具，大大地降低了檔案的利用效率。同時，隨著甲方要求的多樣化，或地理位置的限制，相比提供紙質檔案，提供電子檔案更加方便，應實際工作的需求，檔案管理工作由紙質向信息化發(fā)展迫在眉睫。

3.檔案載體形式繁多

隨著互聯網技術飛速發(fā)展，信息技術日新月異，檔案載體形式從原來單一的紙質到電子、磁盤等，檔案利用方式也隨之變化，檔案內容成套性強、專業(yè)分類精細化導致檔案分類越來越高。傳統(tǒng)的紙質檔案保管方法已經不能適應新興的電子檔案，新載體的使用和保存都面臨重大挑戰(zhàn)。

三、新形勢下設計院檔案管理工作的變革

1.促進設計院檔案管理信息化

作為設計院信息化建設的一部分，檔案信息化建設要與設計院的發(fā)展相適應。隨著現代信息技術的飛速發(fā)展及同時產生的大量電子文件，檔案管理信息化的研究與建設成為檔案管理工作的重中之重，檔案信息化管理相對于傳統(tǒng)檔案管理，有著豐富的檔案資源、大量檔案數據的存儲、快速的傳輸、便捷的檢索等優(yōu)點，由傳統(tǒng)檔案管理向檔案管理信息化的發(fā)展迫在眉睫。

（1）增強檔案現代化管理意識

要實現檔案管理的信息化，就要增強檔案的現代化管理意識，在檔案管理信息化的建設過程中，要提高檔案管理人員的素質水平，增強檔案信息化管理意識，積極參加單位、行業(yè)組織的相關教育培訓，不斷拓寬專業(yè)知識面，提高自己的業(yè)務工作能力和應急處理水平。利用科學管理思想，實現檔案管理中的主動服務，使檔案管理工作由傳統(tǒng)向信息化轉變，更加符合實際工作需要。

（2）引進先進檔案管理系統(tǒng)

檔案歸口管理部門應按實際工作需求調研，引進符合設計院研究需求的檔案管理系統(tǒng)，利用先進的信息系統(tǒng)來開展檔案管理工作，以實現歸檔檔案電子化、檔案管理流程化，減少不必要的時間浪費，以更多的精力投入到檔案管理中。同時，檔案歸口管理部門要注重提高檔案管理人員自身的工作能力，及時引進實用的檔案管理信息系統(tǒng)，挖掘各方面潛力，把各種檔案的潛在價值轉變?yōu)榻洕鷥r值。

（3）建立并完善檔案管理制度

檔案管理制度是檔案管理工作的依據，可以有效的提高檔案管理工作效率和質量。檔案信息化一方面是通過現有的掃描技術，把紙質文件轉化成電子文件歸檔，實現庫存檔案的數字化轉化;另一方面是直接從檔案管理系統(tǒng)上獲取相關電子文件。該制度既要完善檔案管理中的業(yè)務流程，符合信息化建設要求，使電子檔案的管理環(huán)節(jié)和步驟得到細化，又要包括安全措施，使歸檔的電子文件和檔案安全、完整。同時，在檔案管理制度中要有檔案管理的統(tǒng)一標準，因為它們是實現檔案管理信息化的基礎。

（4）優(yōu)化檔案隊伍、創(chuàng)新服務機制

檔案人員素質的培養(yǎng)不再局限于專業(yè)知識、業(yè)務流程、規(guī)章制度，應加強紙質檔案到電子檔案的轉化、電子檔案的錄入及檔案管理信息系統(tǒng)使用的培訓，使檔案管理工作人員熟練的掌握檔案管理信息系統(tǒng)相關操作規(guī)程，為檔案管理工作信息化夯實基礎并提供有力保障。不斷拓寬知識面，提升工作能力，增強業(yè)務水平，成為檔案工作信息化的支撐人才，促進檔案工作逐步從傳統(tǒng)的管理手段向信息化轉變，引領檔案工作實現全面、持續(xù)、快速、健康發(fā)展的新常態(tài)。

2.建設并完善設計院檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)，是通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，構建完整的檔案資源平臺，涵蓋整個設計院的項目檔案、文書檔案、實物檔案、電子檔案、聲像檔案等，支持檔案管理工作的線上處理，從歸檔資料前期收集、信息錄入、整編、存儲到借閱的檔案全生命周期管理，節(jié)省不必要的時間浪費。檔案管理信息系統(tǒng)為設計院的檔案信息化管理，提供完整的解決方案。

（1）加強檔案管理標準化建設工作

檔案管理工作標準化是檔案管理工作的依據。在以設計為主的企業(yè)中，要嚴格規(guī)范檔案的標準化，標準化具體包括：圖框、圖簽標準化;CAD制圖標準（圖層、字體、標注等）;電子檔案歸檔的標準化;項目信息屬性標準化;檔案歸檔結構標準化;檔案編號標準化。這為后期檔案管理系統(tǒng)中檔案的收集、管理、利用和建立數據庫工作打下堅實的基礎。

（2）檔案資源收集

一是圖紙打印收集。在CAD軟件中嵌入出圖管理系統(tǒng)，設計人員完成圖紙設計后，進行圖紙打印的同時，對每張圖紙進行身份編碼，即二維碼，同時將圖紙的電子文件收集到打印服務器。圖紙打印收集如圖1所示：

二是電子文件直接上傳。對于需要歸檔的電子文件，系統(tǒng)自動歸檔到圖檔系統(tǒng)，通過二維碼自動識別、拆分圖紙、轉換成瀏覽文件、自動創(chuàng)建文件放置目錄架構。電子文件上傳如圖2所示：

三是檔案信息條目錄入、批量導入。沒有電子文件的檔案，以條目的方式存儲于檔案系統(tǒng)中，可以單條錄入，也可以通過excel錄入方式進行批量錄入 ，自動創(chuàng)建條目放置目錄的層次架構，以到達清晰的結構化檔案信息。

四是與其他系統(tǒng)集成收集。檔案管理系統(tǒng)與公司現存辦公自動化系統(tǒng)進行集成，在辦公自動化系統(tǒng)上對需要進行歸檔的文件進行整理后，實現一鍵歸檔，自動歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。

五是紙質檔案收集確認。歸檔人在檔案系統(tǒng)中錄入歸檔清單，發(fā)起歸檔流程，整理紙質檔案，并在系統(tǒng)中打印歸檔清單一并移交到檔案室。檔案室工作人員在系統(tǒng)中接收到歸檔流程，接收紙質檔案，以歸檔清單為基礎進行歸檔確認，紙質檔案歸檔確認后進入到系統(tǒng)正式檔案區(qū)提供利用。

（3）檔案資源存儲

規(guī)劃數據存儲位置，根據檔案的類型進行多庫存儲，根據檔案介質的性質分為電子檔案存儲及條目存儲。以數據應用為目標，多格式數據同時存儲時，存儲格式包括主文件、只讀格式的瀏覽文件、附件、引用等。檔案資源存儲要做好安全控制，并定義嚴格存儲服務器操作規(guī)范。根據安全要求按季度、按年對檔案數據進行備份，以備不時之需對檔案數據進行恢復。

（4）檔案資源管理

科學地對檔案進行分類，根據檔案內容的不同，進行多庫橫向管理;根據檔案入庫的時間不同進行縱向分類。參考行業(yè)標準和檔案管理中目錄整編的相關原則和要求，并以實際的業(yè)務過程為依據，整編檔案存儲目錄結構。除自動生成檔案屬性外，補充完善檔案屬性，裝袋裝盒整理，打印編碼，粘貼入庫。根據需求按年對需銷毀檔案進行整理，根據檔案保管期限生成鑒定清單，以鑒定清單為基礎開鑒定會議，根據鑒定會議結果，對于需要銷毀的檔案在檔案系統(tǒng)中形成銷毀清單、填寫銷毀原因，打印清單，并將記錄移動到銷毀庫，根據銷毀清單進行實物的銷毀。不銷毀的檔案，在檔案系統(tǒng)中修改保管期限。

（5）檔案資源利用

在檔案管理系統(tǒng)中輸入關鍵字對所需檔案進行模糊檢索，也可組合多個檔案屬性，進行精準檢索。檔案管理人員對用戶進行不同權限的授權，可以瀏覽、借閱、下載。系統(tǒng)能進行全方位數據統(tǒng)計，對檔案信息的錄入和使用情況進行統(tǒng)計，供各個層次的管理層對項目進行深度的了解和項目進度的監(jiān)控，以及針對特殊情況進行報表定制，以此作為檔案管理人員和工作的考核依據。

四、結語

總之，在新的大數據形勢下，企業(yè)檔案管理需要進行變革與發(fā)展。雖然實現檔案管理的現代化是一個長期的過程，具有較強的挑戰(zhàn)性，需要在實際工作中不停地摸索與探討，但它是社會發(fā)展的必然趨勢，也能更好地適應企業(yè)的建設與發(fā)展。因此，檔案管理要緊密結合企業(yè)發(fā)展的需要，與時俱進，開拓創(chuàng)新，主動掌握時代節(jié)拍。我們檔案管理人員也要在工作中抓住機遇，加強學習提高自身素質，沖破原有的管理觀念和方法，發(fā)揮主觀能動性和科學頭腦來打造現代化的檔案工作系統(tǒng)，不斷改革創(chuàng)新，形成一套科學的檔案管理體系，對于企業(yè)檔案管理工作的現代化和科學化做出應有貢獻。

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（作者單位：中核第七研究設計院有限公司）

基金項目：中核七院檔案管理信息化建設項目研究與實施。

作者簡介：史巖嶺（1991—），女， 漢族，山西忻州人，工程師，本科學歷碩士學位，從事科研檔案管理。