史巖嶺 張文昊

摘 要：檔案是公司發(fā)展和生產(chǎn)經(jīng)營活動的記錄，檔案管理是以檔案為核心開展的管理活動。當(dāng)今，以計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為依托的現(xiàn)代信息技術(shù)，已滲入到設(shè)計類公司日常工作的各個方面，以手工方法為主的檔案管理，在信息共享的大數(shù)據(jù)環(huán)境中暴露出不足。本文以大數(shù)據(jù)環(huán)境為背景，概述了設(shè)計類公司檔案管理工作的特點，分析了檔案管理工作的變革與發(fā)展，對檔案管理工作信息化方法進行了探討，讓檔案在公司發(fā)展中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

關(guān)鍵詞：檔案管理;發(fā)展;信息化

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)共享以及數(shù)據(jù)的應(yīng)用成為了行業(yè)發(fā)展的重要支撐，大數(shù)據(jù)就是通過信息長期流動形成的具有應(yīng)用價值的穩(wěn)定資料。檔案管理是對已有信息內(nèi)容的管理，在大數(shù)據(jù)時代，對檔案管理提出了更高要求，傳統(tǒng)的檔案管理，已經(jīng)很難滿足工作需求，更不能實現(xiàn)檔案管理自身的發(fā)展，所以要充分的、合理的利用當(dāng)前信息技術(shù)，來滿足實際工作中對檔案管理工作的信息化要求，檔案管理工作發(fā)展的最終模式就是要實現(xiàn)檔案信息化。

一、設(shè)計院檔案管理工作特征

1.檔案歸檔不完整

檔案歸口管理部門的檔案通常不是由檔案部門自身形成的，服務(wù)的對象也不是檔案部門。檔案形成者檔案意識不強烈，對哪些材料應(yīng)該歸檔沒有主觀意識，而檔案人員不能全程參與檔案的形成，導(dǎo)致檔案收集并不是真正意義上的齊全。在利用方面，檔案部門只是單純的文件保管者，一旦利用者不是形成者時，就會出現(xiàn)使用困難。

2.檔案形成周期長

設(shè)計項目從初期的可行性分析、安全分析，到施工圖設(shè)計、竣工圖設(shè)計，最后到驗收，一般耗時少則幾個月，多則幾年，檔案產(chǎn)生持續(xù)的周期較長，檔案的及時收集、管理、保存、入庫利用受到影響。

3.檔案成套性強且專業(yè)眾多

檔案文件形成于整個項目建設(shè)的全過程，從數(shù)量到內(nèi)容都十分繁雜，反應(yīng)了設(shè)計項目從提出、可行性評估、審批、設(shè)計、驗收等專業(yè)領(lǐng)域的全部內(nèi)容，記載了項目設(shè)計的全過程，這些專業(yè)之間既有不同，又相互聯(lián)系，組成了一套復(fù)雜而又繁多的檔案有機整體。

4.檔案案卷數(shù)量多、文件種類多、載體形式多

一個設(shè)計項目的從無到有，再到最后完成的完全生命周期管理往往很長，少則幾個月，多則數(shù)年。一個項目的檔案文件收集時間也很長，文件數(shù)量多，文件收集貫穿項目從前期準備、選址、建設(shè)、運行到退役的全過程。文件種類可劃分為工程文件、生產(chǎn)文件、行政文件及其他文件，包括在項目工程建設(shè)和生產(chǎn)活動及其他有關(guān)工作中直接形成的記錄有信息的材料，如技術(shù)規(guī)范、說明書、圖紙、進度計劃、大綱、報告、合同等。載體形式包括紙質(zhì)和非紙質(zhì)載體，其中非紙質(zhì)載體包括照片、光盤、磁盤、磁帶等。

5.檔案的現(xiàn)實性及動態(tài)性

項目設(shè)計檔案具有較強的現(xiàn)實使用價值，檔案在項目的設(shè)計建設(shè)中不斷被提供利用，加之項目設(shè)計建設(shè)過程耗時長，文件資料隨著項目的建設(shè)過程逐步形成，文件收集到整理形成檔案需要很長時間，且文件資料需要多次修改升級，直到項目驗收后，文件檔案才能相對穩(wěn)定，對檔案的收集管理增加了難度。

二、新形勢下檔案管理問題日益突出

1.紙質(zhì)檔案管理具有局限性

紙質(zhì)檔案管理占用極大的存儲空間，要有單獨的檔案室存放檔案實體，投資大;紙質(zhì)檔案利用過程中，從各級檔案架中搬來搬去，無法避免紙質(zhì)檔案的撕壞、掉頁等，而且相應(yīng)文件資料在存檔時只保留一份，當(dāng)這份文件被一人借走后，再有他人想借，必須等待這份文件歸還后才可再辦借閱手續(xù)，文件資料的利用率非常低，且借閱實體檔案也存在丟失的可能性。檔案管理信息化可以形成一個檔案信息網(wǎng)絡(luò)，對于檔案的管理、借閱等非常方便。

2.電子檔案需求突出

在檔案管理工作中，工作人員對檔案的分類排放，有利于檔案的再次查找借閱，可是隨著越來越多的項目的推進，庫房中分類排放的檔案越來越多，完全依靠人工檢索和賬簿查閱，不依靠現(xiàn)代化檢索工具，大大地降低了檔案的利用效率。同時，隨著甲方要求的多樣化，或地理位置的限制，相比提供紙質(zhì)檔案，提供電子檔案更加方便，應(yīng)實際工作的需求，檔案管理工作由紙質(zhì)向信息化發(fā)展迫在眉睫。

3.檔案載體形式繁多

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展，信息技術(shù)日新月異，檔案載體形式從原來單一的紙質(zhì)到電子、磁盤等，檔案利用方式也隨之變化，檔案內(nèi)容成套性強、專業(yè)分類精細化導(dǎo)致檔案分類越來越高。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管方法已經(jīng)不能適應(yīng)新興的電子檔案，新載體的使用和保存都面臨重大挑戰(zhàn)。

三、新形勢下設(shè)計院檔案管理工作的變革

1.促進設(shè)計院檔案管理信息化

作為設(shè)計院信息化建設(shè)的一部分，檔案信息化建設(shè)要與設(shè)計院的發(fā)展相適應(yīng)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展及同時產(chǎn)生的大量電子文件，檔案管理信息化的研究與建設(shè)成為檔案管理工作的重中之重，檔案信息化管理相對于傳統(tǒng)檔案管理，有著豐富的檔案資源、大量檔案數(shù)據(jù)的存儲、快速的傳輸、便捷的檢索等優(yōu)點，由傳統(tǒng)檔案管理向檔案管理信息化的發(fā)展迫在眉睫。

（1）增強檔案現(xiàn)代化管理意識

要實現(xiàn)檔案管理的信息化，就要增強檔案的現(xiàn)代化管理意識，在檔案管理信息化的建設(shè)過程中，要提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，增強檔案信息化管理意識，積極參加單位、行業(yè)組織的相關(guān)教育培訓(xùn)，不斷拓寬專業(yè)知識面，提高自己的業(yè)務(wù)工作能力和應(yīng)急處理水平。利用科學(xué)管理思想，實現(xiàn)檔案管理中的主動服務(wù)，使檔案管理工作由傳統(tǒng)向信息化轉(zhuǎn)變，更加符合實際工作需要。

（2）引進先進檔案管理系統(tǒng)

檔案歸口管理部門應(yīng)按實際工作需求調(diào)研，引進符合設(shè)計院研究需求的檔案管理系統(tǒng)，利用先進的信息系統(tǒng)來開展檔案管理工作，以實現(xiàn)歸檔檔案電子化、檔案管理流程化，減少不必要的時間浪費，以更多的精力投入到檔案管理中。同時，檔案歸口管理部門要注重提高檔案管理人員自身的工作能力，及時引進實用的檔案管理信息系統(tǒng)，挖掘各方面潛力，把各種檔案的潛在價值轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟價值。

（3）建立并完善檔案管理制度

檔案管理制度是檔案管理工作的依據(jù)，可以有效的提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。檔案信息化一方面是通過現(xiàn)有的掃描技術(shù)，把紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化成電子文件歸檔，實現(xiàn)庫存檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化;另一方面是直接從檔案管理系統(tǒng)上獲取相關(guān)電子文件。該制度既要完善檔案管理中的業(yè)務(wù)流程，符合信息化建設(shè)要求，使電子檔案的管理環(huán)節(jié)和步驟得到細化，又要包括安全措施，使歸檔的電子文件和檔案安全、完整。同時，在檔案管理制度中要有檔案管理的統(tǒng)一標準，因為它們是實現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)。

（4）優(yōu)化檔案隊伍、創(chuàng)新服務(wù)機制

檔案人員素質(zhì)的培養(yǎng)不再局限于專業(yè)知識、業(yè)務(wù)流程、規(guī)章制度，應(yīng)加強紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化、電子檔案的錄入及檔案管理信息系統(tǒng)使用的培訓(xùn)，使檔案管理工作人員熟練的掌握檔案管理信息系統(tǒng)相關(guān)操作規(guī)程，為檔案管理工作信息化夯實基礎(chǔ)并提供有力保障。不斷拓寬知識面，提升工作能力，增強業(yè)務(wù)水平，成為檔案工作信息化的支撐人才，促進檔案工作逐步從傳統(tǒng)的管理手段向信息化轉(zhuǎn)變，引領(lǐng)檔案工作實現(xiàn)全面、持續(xù)、快速、健康發(fā)展的新常態(tài)。

2.建設(shè)并完善設(shè)計院檔案管理信息系統(tǒng)

檔案管理系統(tǒng)，是通過建立統(tǒng)一的標準，規(guī)范整個文件管理，構(gòu)建完整的檔案資源平臺，涵蓋整個設(shè)計院的項目檔案、文書檔案、實物檔案、電子檔案、聲像檔案等，支持檔案管理工作的線上處理，從歸檔資料前期收集、信息錄入、整編、存儲到借閱的檔案全生命周期管理，節(jié)省不必要的時間浪費。檔案管理信息系統(tǒng)為設(shè)計院的檔案信息化管理，提供完整的解決方案。

（1）加強檔案管理標準化建設(shè)工作

檔案管理工作標準化是檔案管理工作的依據(jù)。在以設(shè)計為主的企業(yè)中，要嚴格規(guī)范檔案的標準化，標準化具體包括：圖框、圖簽標準化;CAD制圖標準（圖層、字體、標注等）;電子檔案歸檔的標準化;項目信息屬性標準化;檔案歸檔結(jié)構(gòu)標準化;檔案編號標準化。這為后期檔案管理系統(tǒng)中檔案的收集、管理、利用和建立數(shù)據(jù)庫工作打下堅實的基礎(chǔ)。

（2）檔案資源收集

一是圖紙打印收集。在CAD軟件中嵌入出圖管理系統(tǒng)，設(shè)計人員完成圖紙設(shè)計后，進行圖紙打印的同時，對每張圖紙進行身份編碼，即二維碼，同時將圖紙的電子文件收集到打印服務(wù)器。圖紙打印收集如圖1所示：

二是電子文件直接上傳。對于需要歸檔的電子文件，系統(tǒng)自動歸檔到圖檔系統(tǒng)，通過二維碼自動識別、拆分圖紙、轉(zhuǎn)換成瀏覽文件、自動創(chuàng)建文件放置目錄架構(gòu)。電子文件上傳如圖2所示：

三是檔案信息條目錄入、批量導(dǎo)入。沒有電子文件的檔案，以條目的方式存儲于檔案系統(tǒng)中，可以單條錄入，也可以通過excel錄入方式進行批量錄入 ，自動創(chuàng)建條目放置目錄的層次架構(gòu)，以到達清晰的結(jié)構(gòu)化檔案信息。

四是與其他系統(tǒng)集成收集。檔案管理系統(tǒng)與公司現(xiàn)存辦公自動化系統(tǒng)進行集成，在辦公自動化系統(tǒng)上對需要進行歸檔的文件進行整理后，實現(xiàn)一鍵歸檔，自動歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。

五是紙質(zhì)檔案收集確認。歸檔人在檔案系統(tǒng)中錄入歸檔清單，發(fā)起歸檔流程，整理紙質(zhì)檔案，并在系統(tǒng)中打印歸檔清單一并移交到檔案室。檔案室工作人員在系統(tǒng)中接收到歸檔流程，接收紙質(zhì)檔案，以歸檔清單為基礎(chǔ)進行歸檔確認，紙質(zhì)檔案歸檔確認后進入到系統(tǒng)正式檔案區(qū)提供利用。

（3）檔案資源存儲

規(guī)劃數(shù)據(jù)存儲位置，根據(jù)檔案的類型進行多庫存儲，根據(jù)檔案介質(zhì)的性質(zhì)分為電子檔案存儲及條目存儲。以數(shù)據(jù)應(yīng)用為目標，多格式數(shù)據(jù)同時存儲時，存儲格式包括主文件、只讀格式的瀏覽文件、附件、引用等。檔案資源存儲要做好安全控制，并定義嚴格存儲服務(wù)器操作規(guī)范。根據(jù)安全要求按季度、按年對檔案數(shù)據(jù)進行備份，以備不時之需對檔案數(shù)據(jù)進行恢復(fù)。

（4）檔案資源管理

科學(xué)地對檔案進行分類，根據(jù)檔案內(nèi)容的不同，進行多庫橫向管理;根據(jù)檔案入庫的時間不同進行縱向分類。參考行業(yè)標準和檔案管理中目錄整編的相關(guān)原則和要求，并以實際的業(yè)務(wù)過程為依據(jù)，整編檔案存儲目錄結(jié)構(gòu)。除自動生成檔案屬性外，補充完善檔案屬性，裝袋裝盒整理，打印編碼，粘貼入庫。根據(jù)需求按年對需銷毀檔案進行整理，根據(jù)檔案保管期限生成鑒定清單，以鑒定清單為基礎(chǔ)開鑒定會議，根據(jù)鑒定會議結(jié)果，對于需要銷毀的檔案在檔案系統(tǒng)中形成銷毀清單、填寫銷毀原因，打印清單，并將記錄移動到銷毀庫，根據(jù)銷毀清單進行實物的銷毀。不銷毀的檔案，在檔案系統(tǒng)中修改保管期限。

（5）檔案資源利用

在檔案管理系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵字對所需檔案進行模糊檢索，也可組合多個檔案屬性，進行精準檢索。檔案管理人員對用戶進行不同權(quán)限的授權(quán)，可以瀏覽、借閱、下載。系統(tǒng)能進行全方位數(shù)據(jù)統(tǒng)計，對檔案信息的錄入和使用情況進行統(tǒng)計，供各個層次的管理層對項目進行深度的了解和項目進度的監(jiān)控，以及針對特殊情況進行報表定制，以此作為檔案管理人員和工作的考核依據(jù)。

四、結(jié)語

總之，在新的大數(shù)據(jù)形勢下，企業(yè)檔案管理需要進行變革與發(fā)展。雖然實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化是一個長期的過程，具有較強的挑戰(zhàn)性，需要在實際工作中不停地摸索與探討，但它是社會發(fā)展的必然趨勢，也能更好地適應(yīng)企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。因此，檔案管理要緊密結(jié)合企業(yè)發(fā)展的需要，與時俱進，開拓創(chuàng)新，主動掌握時代節(jié)拍。我們檔案管理人員也要在工作中抓住機遇，加強學(xué)習(xí)提高自身素質(zhì)，沖破原有的管理觀念和方法，發(fā)揮主觀能動性和科學(xué)頭腦來打造現(xiàn)代化的檔案工作系統(tǒng)，不斷改革創(chuàng)新，形成一套科學(xué)的檔案管理體系，對于企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化和科學(xué)化做出應(yīng)有貢獻。

參考文獻：

[1]李 丹.淺析企業(yè)檔案管理模式的發(fā)展方向[J].商場現(xiàn)代化，2013

[2]邵理梅.關(guān)于加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)的思考[J].山東煤炭科技，2013

[3]李梓泉.檔案信息化背景下拓展高校檔案館服務(wù)功能研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020

[4]顧天一.基于支持向量機的信息化檔案管理方法研究[J].網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)與應(yīng)用，2020

[5]白云飛.天津大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀、問題及對策研究[J].數(shù)字通信世界，2020

[6]任 寧.檔案管理信息化建設(shè)的方法研究[J].蘭臺內(nèi)外，2020

[7]徐小莉.淺談檔案信息化建設(shè)的重要意義[J].赤峰學(xué)院學(xué)報（自然科學(xué)版），2011

[8]李演科.對基層水利檔案工作信息化建設(shè)的思考[J].陜西水利，2020

（作者單位：中核第七研究設(shè)計院有限公司）

基金項目：中核七院檔案管理信息化建設(shè)項目研究與實施。

作者簡介：史巖嶺（1991—），女， 漢族，山西忻州人，工程師，本科學(xué)歷碩士學(xué)位，從事科研檔案管理。