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        新時代背景下科研院所檔案智庫建設(shè)探究

        2021-07-12 07:45:58孫家誠
        科技視界 2021年10期
        關(guān)鍵詞:資源服務(wù)信息

        楊 林 劉 巍 孫家誠

        (中國核動力研究設(shè)計院核反應(yīng)堆系統(tǒng)設(shè)計技術(shù)重點實驗室,四川 成都 610213)

        1 選題背景

        黨的十九大報告指出,中國特色社會主義進(jìn)入了新時代。在新時代背景下,檔案部門應(yīng)該凸顯新作為,探索檔案管理新思路。黨的十八大以來,黨中央就建設(shè)中國特色新型智庫做出了一系列重要指示:2013年, 十八屆三中全會提出加強(qiáng)新型智庫建設(shè)的重要性;2014 年,中央印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》(中辦發(fā)〔2014〕15 號),提出檔案部門要加強(qiáng)檔案信息挖掘,把“死檔案”變成“活信息”,把“檔案庫”變成“思想庫”,更好地為管理提供決策咨詢服務(wù);2015 年,中央發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)中國特色新型智庫建設(shè)的意見》, 智庫建設(shè)成為真正意義上的國家層面的戰(zhàn)略高度;2016 年《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》(檔發(fā)〔2016〕4 號)提出,要充分發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)和專家學(xué)者的作用,積極探索檔案智庫的建設(shè)。

        新時代背景下,智庫建設(shè)已經(jīng)成為國家層次的戰(zhàn)略,作為科研院所的一名檔案管理人員,有必要對智庫建設(shè)作出思考[1]。在千載難逢的歷史機(jī)遇中,檔案部門應(yīng)該把握機(jī)會,不斷拓寬自身業(yè)務(wù),積極參與到智庫建設(shè)之中。本文結(jié)合工作實際,對科研院所檔案智庫建設(shè)進(jìn)行了初步的探究。

        2 檔案智庫建設(shè)成功案例

        胡佛研究所是美國著名的智庫機(jī)構(gòu),由最初的一家以收集戰(zhàn)爭檔案資料為主題的圖書館演變而來,成為檔案智庫建設(shè)的成功案例。 第一次世界大戰(zhàn)后,美國總統(tǒng)赫伯特·克拉克·胡佛于1919 年捐贈斯坦福大學(xué),創(chuàng)辦了胡佛戰(zhàn)爭圖書館,實則是一家戰(zhàn)爭主題檔案館。1938 年,隨著館藏資源的不斷豐富,戰(zhàn)爭檔案文獻(xiàn)資料不斷增多,且極具研究價值,加上社會金融機(jī)構(gòu)的不斷資助,該機(jī)構(gòu)開始招募相關(guān)研究學(xué)者,開展戰(zhàn)爭、世界事務(wù)、外交等一系列研究工作。依靠獨(dú)特的資源優(yōu)勢和人才優(yōu)勢, 該機(jī)構(gòu)取得了大量的研究成果,不斷為政府等部門提供決策方案,逐漸成為智庫界的重要力量。 由于該機(jī)構(gòu)不斷向政府提供決策,功能定位向智庫靠攏,1956 年更名為“胡佛戰(zhàn)爭、革命與和平研究所”。胡佛研究所在成立初期,與普通的檔案管理機(jī)構(gòu)沒有什么不同。但由于后期發(fā)展定位趨向于智庫建設(shè), 最終成功實現(xiàn)向?qū)I(yè)研究機(jī)構(gòu)的成功轉(zhuǎn)型,成為一個名副其實的智庫決策咨詢研究機(jī)構(gòu)。

        3 檔案智庫建設(shè)影響因素分析

        3.1 有利因素

        智庫的概念來自西方國家, 旨在影響政府決策。檔案部門作為科研院所的信息資源管理部門,建設(shè)檔案智庫,具有天然的優(yōu)勢。

        (1)國家政策上的大力支持。我國現(xiàn)在的大趨勢是,無論是官方機(jī)構(gòu)還是民間組織,都在如火如荼地開展智庫建設(shè),檔案部門應(yīng)該充分學(xué)習(xí)、借鑒胡佛智庫的成功經(jīng)驗, 首先從思想上轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)思維模式,從定位上拔高檔案工作的重要性。

        (2)檔案部門自身發(fā)展的驅(qū)動。科研院所的檔案部門,在傳統(tǒng)意義上都是以保管檔案為主,與專業(yè)科研人員所在的部門相比,檔案部門在科研院所內(nèi)的地位可想而知,無論是領(lǐng)導(dǎo)重視程度,還是檔案人員自身工作成就感,都遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上科研人員。因此,檔案部門為了提升自身的發(fā)展, 很有必要拓寬業(yè)務(wù)范圍,積極投身檔案知識服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)決策提供智力支持。

        (3)檔案部門是智庫建設(shè)的信息資源基礎(chǔ)。世界著名的智庫都以檔案部門的館藏資源為基礎(chǔ)。單位內(nèi)部的各種業(yè)務(wù)活動,如上級部門的檢查指導(dǎo)、單位內(nèi)部的公務(wù)管理、科研項目管理、財務(wù)管理等直接形成的文件記錄,都將成為領(lǐng)導(dǎo)決策的真實憑證和參考依據(jù)。除了原始的檔案信息,檔案部門還能對決策成果進(jìn)行收集和保管,建立決策成果檔案館藏庫和決策成果管理機(jī)制,發(fā)揮檔案部門檔案資料的管理優(yōu)勢。

        (4)檔案部門具有檔案信息資源服務(wù)經(jīng)驗。檔案資料的收集、保管和提供利用,一直以來都是檔案部門的工作重點, 積累了較多的檔案信息服務(wù)經(jīng)驗,如果能夠較好地結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、知識工程技術(shù)在檔案知識領(lǐng)域的應(yīng)用,建立專業(yè)的檔案庫,檔案部門為領(lǐng)導(dǎo)提供決策服務(wù)將具有相當(dāng)大的優(yōu)勢。

        (5)檔案信息資源具有隱藏的情報價值。美軍轉(zhuǎn)變了檔案工作只是用來憑證作用的傳統(tǒng)觀念,現(xiàn)在認(rèn)為檔案工作只有緊緊圍繞軍事實際,向鑒定、情報等深層次研究的轉(zhuǎn)變,才能更好地發(fā)揮檔案應(yīng)該具有的潛在的情報價值。美軍在檔案工作中結(jié)合情報分析方法,深入分析軍事動態(tài)、武器裝備、作戰(zhàn)決策等方面,凸顯檔案部門的重要作用。

        3.2 不利因素

        目前的檔案信息資源服務(wù),并不能滿足智庫決策需求,主要面臨以下問題:

        (1)檔案信息資源服務(wù)被動。檔案人員服務(wù)思維受限,仍停留在被動服務(wù),沒有深入考慮用戶實際需求。 檔案部門的工作重點在于檔案資料的收集和保管,在提供利用方面,往往是被動的,即用戶不提需求,檔案部門就不會提供利用。造成這個結(jié)果的主要原因是, 檔案部門不知道用戶的實際需求是什么,更不用提檔案信息資源開發(fā)以及利用的問題了。

        (2)檔案信息資源開發(fā)機(jī)制不完善。檔案部門的基本工作是保存好科研項目檔案,單位并沒有對檔案的開發(fā)利用提出激勵機(jī)制。作為檔案管理人員,收集、保存好檔案,就基本上完成了工作要求,大多數(shù)情況下并不會積極主動地進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)編研。

        (3)檔案知識服務(wù)理念不足。檔案部門能夠提供日常的檔案資料利用服務(wù),但對檔案知識服務(wù)的認(rèn)識不到位,離智庫決策服務(wù)還有一定差距。傳統(tǒng)檔案部門工作重點,仍然是檔案實體管理、檔案收集是否完整、是否提供檔案檢索等,將檔案的作用仍然看作是憑證作用和參考作用。有一些檔案部門為用戶提供智能檢索和建立專題庫, 但離深層次的檔案知識服務(wù),目前做得還不夠,還有較大提升空間。

        (4)檔案數(shù)字化加工粗放。檔案部門對于檔案資料的數(shù)字化操作,往往處于粗加工狀態(tài),對檔案內(nèi)容沒有進(jìn)行語義化處理,檔案內(nèi)容所含的價值,以及內(nèi)容間的相關(guān)關(guān)系,沒有被充分挖掘。

        (5)檔案部門間缺乏合作機(jī)制。由于知識產(chǎn)權(quán)、保密等原因,各單位檔案信息服務(wù)較為獨(dú)立,各自為政,各檔案部門之間缺乏合作機(jī)制。

        4 檔案智庫平臺建設(shè)

        決策者需要的不是檔案載體,而是需要檔案載體的內(nèi)容以及內(nèi)容間的相互關(guān)系。因此,檔案智庫平臺應(yīng)該對檔案內(nèi)容進(jìn)行深度挖掘,結(jié)合問題整合出價值度高、系統(tǒng)性強(qiáng)的檔案信息[2],以供決策參考。

        4.1 制定文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

        文件生命周期理論,提倡從文件產(chǎn)生到最終檔案形成的全過程管理。從文件產(chǎn)生之初,就要制定文檔一體化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范, 有利于文件管理過程的連續(xù)性,也有利于檔案管理作為信息化管理的重要組成部分。建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫,對元數(shù)據(jù)、標(biāo)引等作出統(tǒng)一規(guī)范。

        4.2 館藏資源結(jié)構(gòu)化處理

        各檔案部門將館藏中大量的結(jié)構(gòu)化、 半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的檔案資源,通過數(shù)字化掃描、光學(xué)識別技術(shù)等,全部轉(zhuǎn)換為能夠全文識別的、結(jié)構(gòu)化的數(shù)字檔案資源,這是檔案數(shù)據(jù)挖掘及開發(fā)利用的基礎(chǔ)。將檔案信息資源語義化加工,形成計算機(jī)能夠智能識別的數(shù)據(jù)資源。

        4.3 對檔案專題庫進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘

        利用文本信息自動采集技術(shù)、 跨庫檢索技術(shù),對結(jié)構(gòu)化的檔案信息進(jìn)行整合歸類,形成面向主題的檔案專題庫。從檔案專題庫中,通過智能檢索、信息推理、可視化展示等技術(shù),給決策部門提供相關(guān)檔案信息。利用神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)分析技術(shù)充分理解決策者的信息需求,生成決策者個性化的需求特征,使之與專題檔案庫中的信息進(jìn)行對應(yīng); 利用基于本體的語義挖掘技術(shù),挖掘出檔案專題庫中存儲的數(shù)據(jù)與決策者需求形成的查詢語言進(jìn)行匹配映射,對搜索出的檔案信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)度計算, 以強(qiáng)相關(guān)和弱相關(guān)的可視化形式,展示給決策部門。

        4.4 建立交互反饋機(jī)制

        建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)訪問接口和檔案信息交換標(biāo)準(zhǔn),使決策部門與檔案部門之間實時交互反饋意見,有利于實時處理檢索過程中出現(xiàn)的錯誤信息、及時更改信息挖掘與推理策略、從而不斷優(yōu)化檢索結(jié)果、為決策部門提供最優(yōu)方案。 各檔案部門之間能夠共享專題庫, 從而全面提高檔案信息資源的檢索和利用效率。因此, 檔案部門建立與決策部門的交互與反饋評價,對于不斷改進(jìn)檔案信息服務(wù)質(zhì)量和提高效率,推進(jìn)檔案智庫建設(shè),具有至關(guān)重要的作用。

        5 檔案智庫管理建議

        5.1 轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)理念

        傳統(tǒng)檔案部門把檔案的憑證作用作為首要工作任務(wù),在新時代要轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)思維模式,拓展檔案知識服務(wù)[3],不僅要為科研人員提供信息服務(wù),還要積極主動地掌握相關(guān)部門決策需求,對決策有參考價值的知識資源進(jìn)行收集、保管和提供利用,不斷加強(qiáng)檔案智庫建設(shè)研究。

        5.2 重視內(nèi)部過程性資料的收集

        科研院所各種業(yè)務(wù)活動中檢查指導(dǎo)、 項目驗收、決策參考等各種內(nèi)部資料,往往具有不宜公開、價值量大等特點,雖然不是檔案,但具有較高的管理價值和參考利用價值。這些內(nèi)部資料,對于科研過程記錄、總結(jié)匯報、經(jīng)驗反饋等具有較高的參考利用價值[4]。

        個人工作中形成的很多過程性文件,很多檔案部門并沒有收集、存檔。但這些過程性文件是工作過程的詳細(xì)記錄,往往包含了許多寶貴的知識經(jīng)驗,具有非常重要的應(yīng)用價值。因此,應(yīng)加強(qiáng)過程性數(shù)據(jù)、文件等的收集和歸檔保管工作。

        個人作為內(nèi)部資料的主要來源,檔案部門應(yīng)該制定內(nèi)部資料收集制度, 充分將個人資料收集完整。內(nèi)部資料既保護(hù)了檔案原件,又利于檔案信息資源的充分利用。

        5.3 培養(yǎng)高層次檔案服務(wù)人才

        檔案智庫建設(shè)需要不同專業(yè)背景的高層次人才,主要包括:(1)檔案內(nèi)容組織專業(yè)人才。主要任務(wù)是將檔案資料內(nèi)容進(jìn)行萃取和提煉,形成價值密度高的知識單元,這是檔案知識服務(wù)的前提。(2)檔案數(shù)據(jù)分析人才。主要是利用計算機(jī)分析技術(shù),有效收集、整理、分析各類檔案數(shù)據(jù)。(3)檔案知識服務(wù)咨詢?nèi)瞬?。不僅具有較好的檔案專業(yè)知識, 還需要良好的溝通能力,能夠快速掌握決策部門實際需求,并將檔案知識服務(wù)結(jié)果較好的表達(dá)給決策部門。

        5.4 建立檔案專題庫共享機(jī)制

        單個檔案部門館藏資源是有限的,具有一定的孤立性,要最大限度地發(fā)揮檔案資源應(yīng)該具有的知識價值,推進(jìn)智庫建設(shè),需要各個檔案部門之間建立交互和共享機(jī)制,以便為決策部門提供充足的檔案知識資源和服務(wù)。

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