◆楊 青/ 文

隨著改革的不斷深入、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和航標(biāo)業(yè)務(wù)格局的不斷調(diào)整，對管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、綜合化要求越來越高。很多工作牽一發(fā)而動全身，綜合解決的難度不斷加大，給管理造成越來越大的壓力。為此，上海航標(biāo)處與時(shí)俱進(jìn)，積極適應(yīng)新時(shí)代航標(biāo)業(yè)務(wù)發(fā)展的新要求，在工作中大膽創(chuàng)新，在航標(biāo)領(lǐng)域率先提出并建立、運(yùn)行四體系一體化融合發(fā)展的新型航標(biāo)管理體系。經(jīng)過半年多的運(yùn)行，各項(xiàng)工作已經(jīng)初見成效，并以此為抓手，進(jìn)一步探索體系運(yùn)行過程中的“棋盤式”管理模式?，F(xiàn)就該管理模式進(jìn)行一些概括、探討，希望能起到拋磚引玉的作用。

1 .棋盤式管理的提出和運(yùn)行效果

2020年初，上海航標(biāo)處在已有的ISO 9001質(zhì)量與ISO 27001信息安全兩個(gè)管理體系的基礎(chǔ)上，新增ISO 14001環(huán)境和ISO 45001職業(yè)健康安全兩個(gè)體系，并將其與前者深度融合，最終建立起一套精簡而高效的一體化管理體系。截至目前，該套管理體系是航標(biāo)領(lǐng)域內(nèi)第一部正式頒布實(shí)施的體系文件。它以3個(gè)層面（戰(zhàn)略過程、關(guān)鍵過程、支持過程）為構(gòu)建基礎(chǔ)、9個(gè)模塊（戰(zhàn)略和計(jì)劃、過程管理、人力資源管理、助航服務(wù)、應(yīng)急管理、航標(biāo)養(yǎng)護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)與安全管理、計(jì)劃與財(cái)務(wù)、裝備管理）為結(jié)構(gòu)框架、3個(gè)層次（程序、作業(yè)、記錄）為實(shí)施主體，即3-9-3的布局形式，共由27個(gè)程序文件、108個(gè)作業(yè)文件、298個(gè)記錄文件構(gòu)成，覆蓋質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康和信息安全，并從當(dāng)年7月1日開始試運(yùn)行。體系的運(yùn)行，極大促進(jìn)了航標(biāo)管理工作的操作流程程序化、管理模式規(guī)范化和工作效果顯著化。

如何用體系指導(dǎo)日常工作？航標(biāo)處對此進(jìn)行了實(shí)踐和探索，提出“棋盤式”管理模式，即將航海保障的全部業(yè)務(wù)工作通過棋盤的方式展現(xiàn)出來。按照棋盤的布局，每個(gè)工作事項(xiàng)均可逐個(gè)分解明確到具體部門、具體崗位去負(fù)責(zé)處理。星光不負(fù)趕路人，該套管理模式實(shí)施后，參與該模式的管理者樂行其事，具體經(jīng)辦人也能按照棋盤布局有條不紊地有序處理，使各項(xiàng)工作駛?cè)肟旖莞咝У能壍?，全年工作任?wù)目標(biāo)均全面完成，管理工作取得了顯著的成效。

2 .棋盤式管理的內(nèi)容和運(yùn)行規(guī)則

“棋盤”式管理直觀地將航標(biāo)工作分類別、分層次地展現(xiàn)在“棋盤”之中，讓管理者快速對工作的分布、重要程度、層級、流程等了如指掌，為工作的有序開展提供了快捷通道。

“棋盤”是管理模式的基礎(chǔ)。模仿“棋盤”的式樣大致分為9個(gè)區(qū)域（即9個(gè)航標(biāo)管理模塊），將所有體系內(nèi)的程序文件、作業(yè)文件、記錄文件作為棋盤的“格”（我們有27個(gè)程序文件P、108個(gè)作業(yè)文件I、298個(gè)記錄文件R。為了方便設(shè)置了27個(gè)P格，用藍(lán)色表示；108個(gè)I格，用黃色表示；298個(gè)R格，用紅色表示）。棋盤格組成了棋盤，棋盤格是棋子的載體，可概括反映各程序文件、作業(yè)文件和記錄文件的空間分布、組合、聯(lián)系和動態(tài)變化。

“棋子”是管理模式的核心，即具體某項(xiàng)工作。將某一項(xiàng)具體工作，制作成“棋子”，按照其所屬業(yè)務(wù)模塊和執(zhí)行層級，擺放到其對應(yīng)的“棋盤”圖形中，可以直觀地看到該工作的具體位置。這些行走在“棋盤格”上的一枚枚小棋子，從它入格一直到出格，在棋盤上留下的痕跡像一根線一樣，穿起各部門、各崗位之間的工作。諸多小棋子的痕跡路線相互交叉，又形成一個(gè)“蜂巢”。這些忙碌而不打結(jié)的走線，從另一個(gè)角度反映出體系運(yùn)行的高效暢通。

“規(guī)則”，即“棋盤”的動態(tài)操作程序。首先，是棋子的產(chǎn)生和入格。將需要完成的單項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行定性，即它屬于哪個(gè)航標(biāo)管理模塊，然后用相應(yīng)的顏色對棋子進(jìn)行標(biāo)識，即它屬于該模塊下哪個(gè)層級文件下的哪個(gè)具體文件，將其放入到發(fā)生P、I或R對應(yīng)的棋盤格子里。棋子放入棋盤，表示“游戲”開始，游戲程序啟動。其次，是棋子的運(yùn)行軌跡，棋子按照單個(gè)體系文件內(nèi)所規(guī)定的各項(xiàng)活動的要求、控制標(biāo)準(zhǔn)及記錄方式行進(jìn)，遇到文件與文件間的接口和銜接，通過索引，跳到相應(yīng)的其他文件中，繼續(xù)穿行，直至出格。最后是獎懲，按體系文件要求完成的工作，在各類考核中獲取積分。累計(jì)起來，作為年度獎懲依據(jù)。

以計(jì)劃內(nèi)工程項(xiàng)目建設(shè)為例。這個(gè)項(xiàng)目就是一顆即將入格的小棋子，將其放至計(jì)劃與財(cái)務(wù)模塊下的計(jì)劃項(xiàng)目管理辦法下，根據(jù)該辦法的相關(guān)規(guī)定一步一步執(zhí)行下去。如果小棋子在行進(jìn)過程中遇到接口，如關(guān)于采購的內(nèi)容，小棋子可以跳動至《上海航標(biāo)處采購管理程序》中去；如遇到關(guān)于如何確定采購對象的問題，可根據(jù)索引跳至《合格供應(yīng)方管理規(guī)定》中去；如遇到關(guān)于合同簽署問題，可根據(jù)索引跳至《上海航標(biāo)處合同管理辦法》中去；如遇到項(xiàng)目進(jìn)行結(jié)算/決算審計(jì)問題，可根據(jù)索引跳至《上海航標(biāo)處內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完畢，形成固定資產(chǎn)待入賬時(shí)，小棋子又可以跳至《上海航標(biāo)處固定資產(chǎn)管理程序》中去。最終，這枚棋子跳到《上海航標(biāo)處檔案管理辦法》中，完成出格。顯然，小棋子在棋盤中所顯示的這種有條不紊的行動軌跡，是基于體系文件所制定的一套明晰的工作規(guī)范和運(yùn)行準(zhǔn)則基礎(chǔ)之上的。

3 .棋盤式管理的保障

“棋盤”只是將一個(gè)個(gè)具體的工作任務(wù)用形如棋盤的方式表現(xiàn)出來，更實(shí)質(zhì)性的工作則需要借助提升體系文件質(zhì)量、完善工作機(jī)制等來形成動態(tài)互動，使棋盤及時(shí)準(zhǔn)確地反映工作任務(wù)的完成情況，確保棋盤管理正常運(yùn)行。

提升體系文件質(zhì)量：2020年是上海航標(biāo)處對體系文件變動較大的一年。首先是新增環(huán)境和職業(yè)健康兩個(gè)體系文件，其次是與已有的質(zhì)量和信息安全體系進(jìn)行四體系融合，任務(wù)重、時(shí)間緊。從年初開始，通過開展體系宣傳會，組織各部門在四體系融合的背景下修改完善各部門的體系文件，期間多次召開會審會議和體系建設(shè)推進(jìn)會，加強(qiáng)各部門之間對文件修編的交流；試運(yùn)行期間，又對體系文件的部分內(nèi)容進(jìn)行了多次修訂，將與實(shí)踐磨合獲取的經(jīng)驗(yàn)融入到體系文件的完善上；在內(nèi)審、管理評審期間，對內(nèi)審及管理評審中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)組織各部門進(jìn)行整改落實(shí)，并驗(yàn)證整改效果，完善體系文件。10月3～4號和16～20日通過中國船級社質(zhì)量認(rèn)證公司對管理體系文件設(shè)計(jì)及執(zhí)行的全過程嚴(yán)格審核。

完善工作機(jī)制：完善相應(yīng)的體系工作機(jī)制，注重全員參與體系建設(shè)和維護(hù)的氛圍培養(yǎng)，注重各級管理人員的重視，注重內(nèi)審員知識能力水平的培訓(xùn)，注重結(jié)合內(nèi)審和管理評審及外審的要求及時(shí)修訂文件，注重各級人員堅(jiān)持小棋子在棋盤上嚴(yán)格按照體系文件要求穿行。

4 .棋盤式管理的體會

體系文件建好后，接下來是更為關(guān)鍵的如何高效快速地進(jìn)行運(yùn)行體系文件指導(dǎo)工作，對此我們探索了“棋盤式”管理模式。實(shí)踐證明，運(yùn)行半年以來，這套明晰的工作規(guī)范和運(yùn)行規(guī)則不僅便利快捷，使各部門的各項(xiàng)活動做到“有章可依”，而且使大家可以在規(guī)則框架下工作且有所收獲。

第一，可實(shí)現(xiàn)具體工作的高效處理。將各種航標(biāo)日常管理工作進(jìn)行分類分級，使管理者對具體工作的辦事流程了如指掌，使各個(gè)模塊下的P、I、R三級文件各司其職，充分發(fā)揮出體系文件的整體效果。

第二，可實(shí)現(xiàn)具體工作的及時(shí)處理?！捌灞P式”管理模式有著清晰的工作思路和具體操作規(guī)程，并通過定期更新，將新信息及時(shí)反映到體系文件中，反映到棋盤中。即使某個(gè)崗位因特殊原因暫時(shí)出現(xiàn)工作交接空隙，也不妨礙該項(xiàng)工作持續(xù)、有效、及時(shí)進(jìn)行。

第三，可實(shí)現(xiàn)具體工作的程序化處理?！捌灞P式”管理模式，將繁雜的工作簡化成圖像，通過可視化的“棋盤”運(yùn)作，可以讓每一項(xiàng)工作通過軌跡在“棋盤”中凸顯出來，并相應(yīng)地傳遞出該項(xiàng)工作的責(zé)任部門和責(zé)任人，給問題解決提供了便利條件。

第四，可實(shí)現(xiàn)具體工作的查漏補(bǔ)缺。“棋盤式”管理模式，可以發(fā)現(xiàn)即將準(zhǔn)備入格的一枚枚小棋子，在棋盤中是否有確定的位置，來確保那些因各種原因被忽視、忽略、遺漏的小格子有了著落，實(shí)現(xiàn)航標(biāo)管理工作的無縫管理。

第五，可實(shí)現(xiàn)具體工作的關(guān)口前移?！捌灞P式”管理模式中的每個(gè)小棋子不僅代表一個(gè)個(gè)具體的工作任務(wù)，而且更能表達(dá)航標(biāo)管理的工作狀態(tài)。各個(gè)小棋子運(yùn)行起來，雖然呈現(xiàn)出蜂巢網(wǎng)狀，但忙中有序。每一項(xiàng)工作任務(wù)的處理流程在未執(zhí)行前就擺在桌面上，可以從整體把控各類風(fēng)險(xiǎn)，防患于未然。