Chris Palmer

Senior Technology Writer

由于人們對航空旅行碳足跡、不承擔家庭和工作職責以及預算日益緊張的擔憂，許多科學和工程組織在過去幾年已開始探索虛擬科學交流的潛力，使用數(shù)字工具增強面對面體驗，更好地進行在線直播和事后回放?，F(xiàn)在，由于2019年新型冠狀病毒?。–OVID-19）大流行造成的社會距離限制，已迫使這些組織中的絕大多數(shù)完全進入虛擬領域。幸運的是，在廣泛可用的硬件、帶寬和創(chuàng)新軟件的融合中，該技術已經可以將面對面會議轉變?yōu)樘摂M會議。

在大多數(shù)工程會議中，最主要的部分是特邀報告、小組討論和海報發(fā)布會（圖1）。這些恰好是轉換為虛擬體驗最直接的方面。主持演講和小組討論的部分包括視頻會議軟件，如Avaya Spaces、Cisco Webex、Google Meet、Intrado、Jitsi、Microsoft Teams、Skype和Zoom。盡管所有這些工具都可以實現(xiàn)實時視頻傳輸，但許多會議組織者一直要求演講者提前錄制他們的演講，然后與會者在會議之前觀看演講。美國地球物理聯(lián)盟（AGU）會議副主席Lauren Parr說：“對于演講者來說，特別是對于那些通常在飛去會議地點的飛機上準備演講內容的演講者，這絕對意味著更多的工作。我們不得不廢寢忘食，更早地為演講者做好準備。”

盡管存在挑戰(zhàn)，但這種提前錄制會議的方法仍具有多種優(yōu)勢。首先，它避免了由于演講者和與會人員因互聯(lián)網連接不暢而引起的問題。AGU首席數(shù)字官Jay Brodsky說，舉辦AGU秋季會議的主要挑戰(zhàn)是找到一個平臺來托管近7000個演講視頻。他說：“我們需要一個可以在世界范圍內播放這些視頻的平臺，無論這個平臺是在低速寬帶連接的非洲大陸還是在舊金山市區(qū)內?！逼浯危斉c會者可以事先觀看演講內容時，他們可以選擇在方便時觀看，并專注于他們最感興趣的內容。第三，在會議前觀看演講內容可以騰出更多時間進行現(xiàn)場討論。Parr說：“當演講者互相交談，而不僅僅是與聽眾交談時，我們覺得這更加令人興奮?！?/p>

圖1.（a）在新冠病毒疫情大流行前，2018年美國地球物理聯(lián)盟（AGU）秋季會議的海報大廳擠滿了與會者。在2020年的完全虛擬會議上，海報發(fā)布會展示的海報數(shù)量與2018年的大致相同（也與2019年的相似），并在iPosters等平臺上托管。iPosters是一種軟件格式，允許演講者添加帶有嵌入式超鏈接、音頻旁白、可縮放圖像、視頻和動畫的文本。（b）AGU在其2017年會議上開始試用iPosters，有100位演講者使用該技術。在2019年，近1000位演講者（包括圖中所示的少數(shù)幾個演講者）使用了該工具來共享研究進展。來源：AGU，已經許可。

為了促進觀看演講、問答（Q＆A）環(huán)節(jié)和小組討論的與會人員之間的互動和討論，組織者可以添加諸如Microsoft Teams、Flock和Slack之類的工具，以實現(xiàn)快速動態(tài)的交流。其他工具（包括Crowdcast、Mentimeter和Slido）使與會者有機會對聽眾提出的問題進行投票。這種方法可以提高發(fā)問者的提問質量，吸引靦腆的學生和早期的科學家，并且可以防止問答環(huán)節(jié)被知名教授所主導。

就海報發(fā)布會而言，最簡單的方式是上傳可移植文檔格式（PDF）文件。稍微高級一點的解決方案是使用3～5張幻燈片創(chuàng)建Powerpoint演示文稿，這些幻燈片可以作為簡短的圖形交換格式（GIF）文件進行共享。更高級的方法是使用iPosters平臺，它可以包含帶有嵌入式超鏈接、音頻旁白、可縮放圖像、視頻和動畫的文本。此外，該平臺還包含聊天功能，可以與作者進行實時對話。Parr說：“iPosters比紙質海報更具活力。”

整合幾個這樣完全不同的應用程序是很有挑戰(zhàn)性的。Brodsky說：“虛擬會議最大的難點是沒有辦法只用一種應用程序來滿足我們所有的需求，所以我們需要用9個應用平臺一起展示所有內容。要使所有這些應用程序協(xié)同工作以保持數(shù)據傳輸順暢并不容易?！?/p>

并非所有組織者都選擇自己整合這些應用程序。許多公司（如Accelevents、Attendify和On24）將與組織者一起選擇所需的功能，然后進行后端工作以將它們完美地合并。例如，在倫敦，英國皇家工程院（RAEng）與生產公司Worldspan合作，為其最新的前沿論壇（Frontiers Symposium）創(chuàng)建了一個定制的聯(lián)網應用程序平臺，該平臺匯集了65個最好的前中期職業(yè)研究人員、從業(yè)人員和創(chuàng)新者，以應對國際發(fā)展挑戰(zhàn)。英國皇家工程院的活動經理Amy Stratton說：“它的運作幾乎像社交媒體網絡一樣，每個人都可以看到所有會議代表的名單，并邀請他們參加即席會議、發(fā)送私人消息，并通過在線數(shù)字白板Miro交流想法和制定項目計劃以達成合作?！?/p>

社交是面對面會議的一項特有功能，而這一點對于虛擬會議來說是極難做到的，比如咖啡時間、社交活動和宴會時的偶然相遇。美國工程教育學會（American Society of Engineering Education）傳播與社會進步常務董事Nathan Kah說：“這是最需要創(chuàng)新的領域。互動式午餐、瑜伽休閑，甚至編織社交圈都可以為你的程序增添個性?！?/p>

為了更好地復制面對面會議的功能，讓與會人員有一些事情可以做，而不僅僅是坐著看Zoom會議里一個接一個的演講，Sococo平臺允許會議組織者創(chuàng)建帶有單獨虛擬空間的在線房間，以供與會人員觀看演講、查看海報、相互交流、建立聯(lián)絡方式、指導和參觀參展商的展位。彩色圓點代表與會人員，通過單擊這些圓點，與會人員可以進入會議。此時，與會人員可以使用邀請功能聯(lián)系同行在Sococo平臺上進行視頻交流。

會議組織者試圖促進與會人員之間社交互動的另一種方式是，通過諸如Braindate和Brella之類的配對應用程序。這些應用程序將與與會者的個人資料相匹配，并推薦私人視頻會議來討論感興趣的話題。2020年，美國賓夕法尼亞大學神經科學教授Konrad Kording協(xié)助組織了一系列Neuromatch會議，根據與會人員的研究摘要，他開發(fā)了一種算法來匹配他們[1]。

盡管組織者在短時間內轉戰(zhàn)線上的舉措值得稱贊，但問題仍然存在，一旦疫情結束，是否還會采用虛擬會議的形式呢？

虛擬會議的優(yōu)勢之一是，那些需要承擔護理責任的人以及具有殘障、旅行限制、日程安排沖突或資金有限的人更有可能參加在線會議。到目前為止，似乎虛擬會議比面對面會議吸引了更多的人群。針對10個美國多學科的會議進行的一項小型調查顯示，與往年相比，2021年大多數(shù)會議的出席率更高，有的甚至高達3～4倍[2]。而且由于虛擬會議的規(guī)模要比面對面會議大得多，因此容納額外的與會者相對更容易，而組織者只需支付很少的額外費用即可。注冊費用也相應地下降了。在上述小型調查中，超過一半的會議取消了報名費或至少減少了一半。國際參與比例似乎也有所增加。例如，出席2020 年4月美國物理學會（American Physical Society,APS）虛擬會議的國家數(shù)量從2019年面對面會議的28個增加到虛擬會議的79個[2]。

組織虛擬會議的優(yōu)勢包括無需安排地點，無需預訂房間，也無需管理投影儀、餐飲、娛樂、旅行或酒店預訂。此外，由于減少了時間投入，知名研究人員更有可能接受虛擬會議的演講邀請。虛擬會議的另一個優(yōu)勢是數(shù)據分析。Stratton說：“在面對面的活動中，實際上很難檢測人們是如何與內容進行互動的。不過，對于線上活動，所有這些數(shù)據都唾手可得。我們可以查看每個人何時、如何登錄平臺，他們與誰保持聯(lián)系以及會議期間某些群體的互動方式。我們也可以在會議期間調整活動，以吸引參與度較低的那些人?！?/p>

虛擬會議的另一個受益者是環(huán)境。最近對270個跨學科面對面會議進行的一項調查發(fā)現(xiàn)，在2016—2020 年，將近86萬人參加了這些會議，花費了超過12.88億美元，并產生了超過200萬噸的二氧化碳（CO2） [3]。

由于線上虛擬化具有許多明顯的優(yōu)勢，因此一些會議將來會不可避免地采用線上狀態(tài)。在485名美國物理學會虛擬會議的與會者中，超過80%的人表示，即使在新冠病毒肺炎疫情結束后，也應繼續(xù)召開一些線上虛擬會議[4]。但是，Parr說，更現(xiàn)實的方式其實是混合會議，其中一些人可以線下參加，其他人可以遠程參加。除了提供更多的科學交流機會外，此類混合會議還可能收取較少的注冊費，從而有可能促使總體參與度的提高。

Parr說：“在2015年，我們的董事會問‘我們如何組織未來的科學會議？’我不知道我們會有什么新方向，但是今年給了我們很多嘗試的機會?！?/p>