王寒枝 張彥奇

一、前言

科研組織的性質(zhì)決定了其專利價值實現(xiàn)的主要途徑并非通過自行實施的規(guī)?；a(chǎn)銷售，而是主要通過專利技術(shù)成果的轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化形式實現(xiàn)，包括專利許可、轉(zhuǎn)讓、作價入股以及擁有知識產(chǎn)權(quán)的自研樣品、定制樣機銷售等形式。然而即便是最終實現(xiàn)商業(yè)價值的專利，從技術(shù)方案思路形成、提交官方申請至獲得專利實施收益所經(jīng)過環(huán)節(jié)諸多，反饋周期往往較長，促使各相關(guān)主體容易對專利價值培育工作產(chǎn)生忽視或者困惑。如果能夠?qū)＠俜揭?guī)則、可重復運用的實踐經(jīng)驗和控制節(jié)點固化在單位統(tǒng)一使用的信息化平臺或者管理系統(tǒng)中，并為需要專業(yè)團隊深度參與的專項工作提供信息化工作條件，如多維度展示的完整基礎(chǔ)數(shù)據(jù)以及便捷安全的協(xié)同工作平臺條件，將很大程度助力專利培育工作。

二、科研組織相較于企業(yè)的專利培育特點

（一）優(yōu)勢

科研組織以科研工作為核心，其研發(fā)資金投入力度、專業(yè)化人力資本集中程度、產(chǎn)出科研成果的數(shù)量和創(chuàng)新性是常規(guī)企業(yè)難以企及的，對專利培育的直接影響是專利數(shù)量多、創(chuàng)新性比較高，并常常會產(chǎn)生原創(chuàng)的核心技術(shù)，擁有形成高價值專利的巨大潛力。

從國家減免政策來說，作為事業(yè)單位而非贏利性的科研組織，在沒有共同申請人時，國內(nèi)專利申請至授權(quán)后十年的官方費用可以按照15%比例繳納，專利布局的“試錯”成本大大降低。

企業(yè)在專利申請費用方面資金成本壓力較大，對比不符合減免政策的企業(yè)（上年度企業(yè)應納稅所得額低于100 萬元的企業(yè)方可申請減免），僅以國內(nèi)發(fā)明專利申請為例，對于單一申請人、未超項、未要求優(yōu)先權(quán)、未經(jīng)復審、并于第三年獲得授權(quán)且繳年費共計十年的官方費用累計分別為25955 元（未減免）和3940 元（減免），其典型費用支出包括申請費、公布印刷費、實審費、印花稅，第3 年至第12 年年費（明細項參見表1），具體加和如下：

表1 國內(nèi)發(fā)明專利部分費用減免前后對照表

無減免官方費用累計人民幣(人民幣元)：900+5 0+2500+5+900+1200*3+2000*3+4000*3=25955；

有減免官方費用累計人民幣(人民幣元)：

135+50+375+5+135+180*3+300*3+600*3=3940。

科研組織的優(yōu)勢學科經(jīng)過數(shù)十年積累，擁有諸多核心技術(shù)，在申請獲批含有專利費用預算的競爭性經(jīng)費方面具有優(yōu)勢，所以較少遇到受限于資金預算不足而舍去申請外圍專利的情況。作為“體制內(nèi)”的科研組織，在獲得最新政策、技術(shù)發(fā)展趨勢、競爭對手方面的信息有一定渠道保障，隨著當前各項成果轉(zhuǎn)化激勵政策出臺，有意從事相關(guān)工作的科研團隊更加重視專利保護，潛在合作伙伴會主動走進“大院大所”，科研組織集聚相關(guān)資源促進成果轉(zhuǎn)化并實現(xiàn)專利價值的競爭力日漸增強。

（二）挑戰(zhàn)

相較于知識產(chǎn)權(quán)優(yōu)勢企業(yè)以較高薪資聘用專職的專利工程師跟蹤具體產(chǎn)品線，全方面檢索、精細審核、優(yōu)化專利申請策略，科研院所相對應的是兼職的知識產(chǎn)權(quán)專員，并呈現(xiàn)兩極分化走勢。一部分擅長上述全部工作并能做出專利撰寫水平或者價值判斷的高水平專員，在科研課題方向選擇、解決科學問題、組織科研團隊的能力也相應較強，成為科研部門負責人最信任的干將并委任以重大的科研任務(wù)，還有一部分知識產(chǎn)權(quán)專員更多是承擔一些流程事務(wù)工作，對于組織帶動本課題組完成重點方向的專利布局工作經(jīng)驗積累尚且不足。因此，對于高水平專員要避免專利流程性質(zhì)工作浪費其時間精力，并為其從事深入檢索、挖掘、布局、監(jiān)控等工作提供資源和便利；對于需要加強培養(yǎng)的專員要通過多種方式，包括在一些實操流程中嵌入管理思想，結(jié)合集中培訓、親自實踐以及日常熏陶，促進其盡快成長。

科研團隊產(chǎn)出的原始創(chuàng)新工作，其專利應用場景的指向往往并不明確，即缺乏有意識、有目的提前對標一個或多個潛在行業(yè)布局專利；同一技術(shù)體系的批量專利申請常是從多條技術(shù)方案角度出發(fā)，而不是從占領(lǐng)權(quán)利范圍出發(fā)，更較少為未來產(chǎn)業(yè)的自由實施或者儲備專利交叉許可實力考慮。

科研組織人才培養(yǎng)的職責決定了其人員流動性和人才梯度大，知識產(chǎn)權(quán)意識和水平也差距較大，需要通過管理策略及具體模式保證基本的專利申請質(zhì)量。例如在工作中經(jīng)常遇到發(fā)明人出現(xiàn)下述誤區(qū)：

1.不清楚專利數(shù)據(jù)公開后可以免費查詢，以及如何利用專利數(shù)據(jù)庫；

2.不清楚不同地域的同族申請是屬于不同的專利，將作為國外申請的PCT 途徑與作為PCT 優(yōu)先權(quán)的國內(nèi)申請混淆，或者認為PCT 本身代表了所有即將進入各國的國家階段專利申請，這直接導致專利轉(zhuǎn)讓時對合同標的描述中出現(xiàn)違背真實意思表示；

3.對專利權(quán)利保護范圍和排他權(quán)的理解不到位，對于發(fā)明18 個月正常公開的官方時限視為妨礙科研成果確認，而不視為專利運營中可以利用的布局規(guī)則，并且對專利授權(quán)重數(shù)量，輕質(zhì)量（不關(guān)注保護范圍、權(quán)利穩(wěn)定性、保護強度、侵權(quán)可判定、能否自由實施等法律維度），換言之，并不清楚如何判斷一項專利是否可為其技術(shù)成果附加更多商業(yè)價值；

4.先發(fā)表文章而影響專利申請的新穎性，傾向在各種會議交流、展覽活動“首發(fā)”展示技術(shù)方案，以及同一發(fā)明人先期申請的專利影響了后續(xù)優(yōu)化技術(shù)方案的授權(quán)等問題。

上述問題其實比較容易通過提高意識或者加強學習避免，只是科研骨干一般都是承擔多課題，科研任務(wù)重，涉及到與自己相關(guān)的項目或者遇到具體的知識產(chǎn)權(quán)問題，才容易對專利培育工作加深認識。對于需要按照知識產(chǎn)權(quán)全過程管理的科研課題，將外部專利服務(wù)機構(gòu)和內(nèi)部團隊融合為虛擬的項目工作組也需要有力抓手。鑒于上述分析，本單位上線的知識產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)是運用雙服務(wù)器的協(xié)同辦公模式（參見圖1），即內(nèi)部服務(wù)器的用戶為所內(nèi)人員，通過所內(nèi)認證郵箱單點登錄，專利代理機構(gòu)可登錄外部服務(wù)器實現(xiàn)維護、接收、上傳等功能，而內(nèi)、外部服務(wù)器后臺交互信息實現(xiàn)內(nèi)、外部人員在設(shè)定權(quán)限內(nèi)的信息共享。

圖1 本單位知識產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)協(xié)同模式示意圖

三、建立知識產(chǎn)權(quán)信息化管理系統(tǒng)的必要性

有研究表明，很多沖突的產(chǎn)生是由于信息傳達的渠道不同，掌握信息的程度不同以及對信息的理解不同等原因造成的，先進的信息化管理系統(tǒng)（或稱平臺）會提升單位運行復雜事務(wù)的能力。僅就發(fā)明專利申請而言，其涉及的著錄項信息、費用期限管理、多主體管理、專利處置管理本身就是比較復雜的，而采用“一人維護，多人共享”的協(xié)同信息平臺，不但可以提高信息傳遞的效率，減少信息傳遞過程中變形和損失，還能夠?qū)⒉煌块T、內(nèi)外部人員有機聯(lián)系在一起，通過文字留痕，使上傳文件及處理意見等長期保存，便于追溯、查看、核對和復盤。既可以設(shè)計為高度集權(quán)，管理層能夠運用信息平臺方便獲得全面信息而正確決策，也可以設(shè)計為靈活授權(quán)，僅為相關(guān)人配置適當權(quán)限，被授權(quán)員工也可以通過系統(tǒng)獲得更多信息，更好地與各方溝通。

若定制管理系統(tǒng)是選擇細小顆粒度架構(gòu)的，可以根據(jù)單位流程在系統(tǒng)中設(shè)計固化一些重復性工作，使流程控制和期限提醒自動觸發(fā)，降低人為錯誤。與此同時，管理系統(tǒng)設(shè)計不當或運行錯誤也會導致程序中斷而帶來管理問題，但這個問題可以通過完善系統(tǒng)克服的。

通過線上系統(tǒng)維護形成的數(shù)據(jù)庫以立體、多角度呈現(xiàn)信息，對于批量處理、綜合決策是郵件系統(tǒng)等平面式呈現(xiàn)形式不可比擬的。由于可以很好地儲存、歸類、管理和受控共享，也可作為知識管理和建立知識庫的載體。

四、設(shè)計利用知識產(chǎn)權(quán)信息化管理系統(tǒng)三步走

（一）基礎(chǔ)管理功能標準化、控風險

在系統(tǒng)框架滿足需求的前提下，需要考慮用戶身份管理、數(shù)據(jù)安全、兼顧用戶界面友好（如操作按鍵名稱無歧義）和使用的便利性。將內(nèi)部審批流程，專利官方管理的監(jiān)控時限以及查看、修改權(quán)限都內(nèi)置在管理系統(tǒng)中。

目前本單位采用的是“輕資產(chǎn)”模式，無需購買服務(wù)器主機硬件，將數(shù)據(jù)置于上級單位中國科學院主導開發(fā)的官方“科技云”，內(nèi)部人員采用中國科學院郵箱單點登錄作為唯一方式，代理機構(gòu)使用外部服務(wù)器，后臺進行數(shù)據(jù)交換，最大限度控制知悉范圍和安全性。對于涉密人員的專利申請，通過技術(shù)控制完成審批后方能在系統(tǒng)留痕。

所有的發(fā)明人都能夠看到自己署名專利的實時進度和各類文件，部門負責人、知識產(chǎn)權(quán)專員等可以隨時查看到本部門所有專利的實時狀態(tài)，降低了溝通成本和信息不暢的專利權(quán)利損失風險，通過設(shè)計方便發(fā)明人查詢統(tǒng)計和文件導出的功能，也能幫助節(jié)省出寶貴的科研時間。

（二）電子檔案維護和信息全方位利用

以國內(nèi)專利管理為例，本單位主要涉及三方面文件：專利內(nèi)部審批，國知局審查流程的內(nèi)、外部文件；專利運營方面的管理包括專利專項、專利采購、專利轉(zhuǎn)讓和專利許可，（內(nèi)部立項的）專利專項包括立項合同、任務(wù)書以及階段成果，實施相關(guān)的合同以及專利對外合作、專利組合管理等；第三方面是費用管理，國外專利預付費可通過模板導入關(guān)聯(lián)到費用明細。

根據(jù)各單位需要，可同時建立其余的技術(shù)秘密、商標、軟件著作權(quán)等其他知識產(chǎn)權(quán)管理模塊并逐步啟用。

（三）嵌入運營需求和節(jié)點控制

本單位上線的知識產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)是以軟件公司在先企業(yè)客戶的復雜版本為基礎(chǔ)，加入科研行政管理事務(wù)需求定制開發(fā)部分，并在融合后做流程減法而成。一般來說，知識產(chǎn)權(quán)優(yōu)勢企業(yè)的專利申請論證和專利實施合同審批流程層級復雜，科研組織的管理模式更加扁平化。

由于系統(tǒng)權(quán)限可以靈活隔絕和授權(quán)，通過設(shè)定規(guī)則可以引入外部知識產(chǎn)權(quán)專家建立賬號參與某一個發(fā)明人或者研究單元專利的實時跟蹤和審核。由于系統(tǒng)支持專利分級以及各階段文檔按需批量下載，可以有效支撐專利培育過程中的專利文本外部質(zhì)量審核工作。對內(nèi)管理還體現(xiàn)在：涉及多個專利申請人的申請，通過管理系統(tǒng)流程控制，避免不當“掛名”影響本單位權(quán)益；發(fā)明人通過工號或?qū)W號關(guān)聯(lián)本人姓名，有助于確認發(fā)明人的成果貢獻，由于原始記錄完整清晰，有相關(guān)的獎勵政策時降低糾紛風險；優(yōu)先權(quán)利用、同族專利、提前公開等固定官方規(guī)則在系統(tǒng)實現(xiàn)提醒和直觀呈現(xiàn)；由于設(shè)置了相關(guān)人員可實時查看專利進度，對于答復審查意見過多讓步、放棄答復、放棄復審、未跟進流程造成的權(quán)利損失可通過資深發(fā)明人和知識產(chǎn)權(quán)專員管理監(jiān)控避免。

對于外部代理機構(gòu)的管理體現(xiàn)在以下方面：統(tǒng)一出口避免“黑代理”參與本單位知識產(chǎn)權(quán)案件業(yè)務(wù)；留存各階段文檔，方便調(diào)取抽查專利代理人撰寫質(zhì)量；目前本單位系統(tǒng)在專利定稿完成、一審答復、結(jié)案后均有發(fā)明人對代理機構(gòu)工作的勾選評價；各專利費用與案件可直接關(guān)聯(lián)，使收費核查更加透明。

五、總結(jié)

按照英國塔維斯托克研究所的特里斯脫和班福斯提出的社會技術(shù)系統(tǒng)理論，社會系統(tǒng)和技術(shù)系統(tǒng)相互支持、補充和協(xié)調(diào)，組織才能更好運行。信息化管理系統(tǒng)的建立是為管理目的服務(wù)，與專利價值培育相關(guān)的科研文化、體制機制建設(shè)是一項系統(tǒng)工程。利用信息化系統(tǒng)首先實現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)事務(wù)性工作規(guī)范化，通過流程優(yōu)化提高效率，對原始文件及時分類并留痕；接著是實現(xiàn)可靠的流程節(jié)點監(jiān)控，以及多維度關(guān)聯(lián)相關(guān)信息，保證專利基本質(zhì)量的前提下進行分級分類管理，實現(xiàn)單個專利全生命周期、科研項目的知識產(chǎn)權(quán)全過程管理；最后是將專利線上管理延伸至貫穿運營全過程，期間還可引入外部專業(yè)人員形成虛擬工作組輔助科研人員實現(xiàn)知識產(chǎn)權(quán)工作目標。此外，對于《科研組織知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范》（GB/T33250-2016）的貫標單位，在符合標準要求的前提下采用知識產(chǎn)權(quán)管理系統(tǒng)，可減少紙件記錄留存，并通過“一方維護，多方可控共享”模式降低記錄工作強度，協(xié)助體系保持和持續(xù)改進。