蘭明全

摘 要：檔案管理一直是教育領(lǐng)域內(nèi)的一項基礎(chǔ)性工作，其主要是針對教育領(lǐng)域內(nèi)的各種檔案資源進行歸檔和存儲，并為學(xué)校行政管理、教育教學(xué)工作提供服務(wù)，助力學(xué)校的健康發(fā)展，可以說，教育系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理是學(xué)校管理工作中的一項重要內(nèi)容。但是就當前教育系統(tǒng)的檔案管理工作而言，其在工作理念、工作方式、技術(shù)手段上仍然存在一定的滯后性，無法提高管理效能，實現(xiàn)教育資源的有效利用。基于此，本文分析了當前教育系統(tǒng)檔案管理工作普遍存在的一些不足以及面臨的挑戰(zhàn)，進而嘗試提出相關(guān)解決對策，希望能夠引起重視，促進教育系統(tǒng)檔案管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：教育系統(tǒng);檔案管理;管理模式;管理制度

1.教育系統(tǒng)檔案管理工作面臨的問題與挑戰(zhàn)

1.1缺乏足夠的重視

教育系統(tǒng)檔案管理工作在具體實踐操作環(huán)節(jié)仍然存在一些或多或少的問題，大多數(shù)院校缺乏對教育系統(tǒng)檔案管理工作重要性的全面認識和了解，相關(guān)的資金投入不足，教育系統(tǒng)檔案管理工作的相關(guān)軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，軟硬件系統(tǒng)更新不及時，再加上人才儲備不足，而且流動性較大，阻礙了教育系統(tǒng)檔案管理工作的順利開展。其次，部分高校缺乏對相關(guān)工作人員的宣傳教育和引導(dǎo)，導(dǎo)致大部分教育職工和教育系統(tǒng)檔案管理工作人員的積極性不高，無法在教育教學(xué)工作實踐當中對數(shù)據(jù)資料進行有效的建檔存儲，甚至一些數(shù)據(jù)信息存儲存在一定的滯后性，無法保障數(shù)據(jù)信息的完整性和實效性。

1.2檔案管理模式落后

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為教育系統(tǒng)檔案管理工作提供了巨大的便利，推動了教育系統(tǒng)檔案管理工作的信息化發(fā)展，但是在實際部署教育系統(tǒng)檔案管理工作過程當中，大多數(shù)高校無法將信息技術(shù)引入到檔案管理工作當中，信息技術(shù)和檔案管理工作的融合度不足，仍然運用傳統(tǒng)的人工進行紙質(zhì)版的檔案文件歸檔，無法滿足現(xiàn)階段數(shù)字檔案文件管理工作的需求。其次，教育機構(gòu)和相關(guān)部門認為檔案管理工作涉及到的數(shù)據(jù)資料較少，利用傳統(tǒng)的手工就可以進行高效的管理，但是事實恰恰相反，利用傳統(tǒng)手工進行教育系統(tǒng)檔案資料的管理，無法保證檔案信息存儲的全面性，甚至?xí)斐蓹n案信息的丟失，無法發(fā)揮檔案資料的服務(wù)功能。另一方面，一些院校開展了線上檔案傳輸方式，但是在上傳檔案資料時檔案管理平臺運行不穩(wěn)定，導(dǎo)致檔案管理工作人員無法對檔案資料進行直接的導(dǎo)入和輸出，而是需要將資料進行打印之后再轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案資料，極大地降低了檔案數(shù)據(jù)資料的利用效率，而且成本費用也會大大的增加。

1.3檔案管理人員專業(yè)水平較低

教育系統(tǒng)管理工作人員素質(zhì)水平參差不齊，一些管理人員甚至認為檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性的工作工作成效較慢，思想認識不夠深刻。同時，一些檔案管理工作人員隨意的變動工作崗位，在工作過程當中較為懈怠，不能按照管理工作原則和規(guī)范要求進行檔案處理，導(dǎo)致一些檔案數(shù)據(jù)信息造成泄露，使得教育系統(tǒng)檔案管理工作陷入混亂。其次，一些教育系統(tǒng)檔案管理工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)化的崗前培訓(xùn)就上崗工作，缺乏相應(yīng)的理論知識和實踐經(jīng)驗，甚至職業(yè)道德不強，在工作過程當中會存在很多的疏漏，后果不堪設(shè)想，拉低了教育系統(tǒng)檔案管理工作人員的整體專業(yè)素質(zhì)。

1.4缺乏一個規(guī)范的檔案管理制度

教育系統(tǒng)檔案管理工作涉及到的內(nèi)容比較廣泛而且信息量較大，再加上人事制度的改革和教育事業(yè)的發(fā)展，高校的人才被大量的引進，無疑人才流動頻率也會增加，而高校缺乏一個明確的檔案管理規(guī)范和流程，導(dǎo)致管理工作人員缺乏動態(tài)化的管理意識，無法及時地整理堆積多年的人事檔案資料，甚至一些檔案資料出現(xiàn)殘缺現(xiàn)象。其次，高校缺乏一個健全的教育系統(tǒng)檔案管理規(guī)章制度體系，無法給予與檔案管理工作人員一定的約束力，導(dǎo)致教育系統(tǒng)檔案管理工作無法有效地落實，過于形式化。另一方面，高校的人員變動較大，而相關(guān)的交接工作不夠完善，導(dǎo)致檔案信息管理存在一定的缺陷，數(shù)據(jù)資料收集不夠完整。

1.5檔案管理團隊建設(shè)缺位

教育系統(tǒng)檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性，涉及到了教育機構(gòu)、教職員工和學(xué)生等多個主體的檔案信息，信息資源整合具有一定的難度性，這就需要構(gòu)建一個完整的信息數(shù)據(jù)庫存儲平臺，利用計算機網(wǎng)絡(luò)來對檔案資料進行整合歸檔與處理。但目前來看，相關(guān)的信息技術(shù)投入和運用并不完善，大部分高校的教育系統(tǒng)檔案管理工作仍然運用傳統(tǒng)的人工方式，檔案管理工作效率較低，而且成本較高。同時，教育改革進程的不斷加快使得教育系統(tǒng)管理制度發(fā)生了一定的變化，增強了人才引進的頻率也加快了人才流動的步伐，給教育系統(tǒng)檔案管理工作人員增添了巨大的工作量，而工作人員每天處于一個細碎繁瑣的工作狀態(tài)，工作積極性不高。其次，檔案管理工作各個部門之間的交流溝通不足，配合度較低，甚至存在各自為政的情況，缺乏大局發(fā)展意識，無法對檔案信息資源進行系統(tǒng)的整合和處理，降低了教育系統(tǒng)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，難以發(fā)揮檔案管理工作的功能與作用。

2.教育系統(tǒng)檔案管理策略

2.1提高重視度

為了保障教育系統(tǒng)檔案管理工作的順利開展，要求高校加強對教育系統(tǒng)檔案管理工作重要性的認識，保障各項資金的有效落實，完善相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，定期對軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施進行更新與完善，增強檔案數(shù)據(jù)管理工作的實效性。其次，在對檔案數(shù)據(jù)資料處理時需要運用大數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)以及現(xiàn)代化的技術(shù)軟件，構(gòu)建一個信息接收和傳輸平臺，設(shè)置一個良好的辦公場地，保障檔案資料采集、記錄、存儲等各項工作內(nèi)容的順利開展。

2.2創(chuàng)新教育系統(tǒng)檔案管理模式

隨著信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，推動了教育信息檔案系統(tǒng)管理工作的自動化水平，這就需要教育部門和機構(gòu)積極的創(chuàng)新教育系統(tǒng)檔案管理方式，加強對先進技術(shù)的引進，打造一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標準化教育教學(xué)檔案數(shù)據(jù)。其次，設(shè)置一個有效的信息化檔案管理平臺，加強各個部門工作人員之間的交流與溝通，方便在線進行檔案教育資料的收集和傳輸，增強檔案數(shù)據(jù)資料存儲的全面性和安全性。另一方面，建立教育檔案電子數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)可以改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲的弊端，保障檔案數(shù)據(jù)信息資料存儲的全面性和實效性，減少數(shù)據(jù)資料泄露的情況，實現(xiàn)教育系統(tǒng)檔案信息存儲方式的優(yōu)化，滿足現(xiàn)階段教育檔案資源精細化管理的需要。

2.3規(guī)范教育系統(tǒng)檔案管理制度

規(guī)范的教育系統(tǒng)檔案管理制度是推動各項工作開展的基礎(chǔ)，這就要求教育部門和機構(gòu)對現(xiàn)階段教育系統(tǒng)檔案管理工作存在的問題，構(gòu)建一個有效的檔案管理制度體系，明確和規(guī)范檔案管理工作流程，把握檔案管理的基本方向，從而給予工作人員一定的約束力，實現(xiàn)教育檔案資源管理工作的規(guī)范化開展。其次，通過規(guī)范教育系統(tǒng)管理流程，有利于實現(xiàn)對檔案資源的有效利用，加強數(shù)字檔案副本和電子檔案的安全管理，降低教育系統(tǒng)檔案管理工作的風(fēng)險性。

2.4提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平是影響教育系統(tǒng)檔案管理工作質(zhì)量的一個重要因素，這就要求教育部門和教育機構(gòu)招聘專業(yè)化的檔案管理工作人員，定期開展相關(guān)的教育工作，增強其工作責(zé)任感，保障檔案管理工作的統(tǒng)一規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)，發(fā)揮教育系統(tǒng)檔案管理工作的作用與價值。此外，在提升檔案管理人員專業(yè)能力的基礎(chǔ)上，也應(yīng)該進一步加強整體隊伍建設(shè)，不斷充實和完善管路隊伍。這就要求學(xué)校乃至整個教育系統(tǒng)內(nèi)部要努力打造一支現(xiàn)代化的檔案管理團隊，結(jié)合現(xiàn)代檔案管理的信息化、標準化要求，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，從技術(shù)人員、管理人員等層面做好人才配置，從而以此為基礎(chǔ)對管理流程和方式進行不斷優(yōu)化。尤其在現(xiàn)代信息技術(shù)開始深入應(yīng)用到檔案管理領(lǐng)域的情況下，教育系統(tǒng)內(nèi)部需要安排專業(yè)的信息技術(shù)人員開對信息化管理系統(tǒng)和平臺進行建設(shè)、優(yōu)化和維護，保障信息化管理平臺的穩(wěn)定運行，從而為管理人員提供良好技術(shù)支撐。

3.結(jié)語

教育系統(tǒng)檔案管理工作是一項重要的工作內(nèi)容，直接影響著教育規(guī)劃方案的實施和教育事業(yè)的發(fā)展。因此，相關(guān)部門加強檔案管理的信息化建設(shè)步伐，創(chuàng)新檔案管理工作模式，提高檔案管理工作人員的專業(yè)性，發(fā)揮教育系統(tǒng)檔案管理的作用與價值，實現(xiàn)教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

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