摘要:檔案存儲是維護檔案完整性和安全性的特定任務,并且是基本檔案操作的重要組成部分。其中心任務是采取有效措施,延長檔案的使用壽命并確保檔案的安全性。檔案存儲的基本任務是了解和掌握檔案損壞的規(guī)律。通過常規(guī)工作,采取了特殊的技術措施來最大程度地防止和減少檔案損壞,延長檔案的使用壽命,并維護檔案的完整性和安全性。
關鍵詞:檔案保護;預防措施;監(jiān)督檢查
檔案是重要信息的載體,對今后工作的正確發(fā)展具有重要的指導意義,因此做好檔案的保存工作是非常必要的。作為檔案管理員,必須提高對檔案存儲和使用的認識,將獲得的知識應用到實際工作中,并真正實現檔案的價值。
一、檔案保護的重要價值和重要性
檔案是歷史的真實記錄,是黨和國家的寶貴財富,在建設具有中國特色的現代化強大社會主義國家中發(fā)揮著重要作用,這些檔案是歷史性的和真實的。它的歷史和真實性在人們的實踐中逐漸形成,任何檔案都有一定的內容和價值。無論檔案內容多么重要和有價值,它們都通過某些物質支持表達。如果在保存過程中這些材料由于各種不良因素而縮短其壽命,如果檔案中留下的寶貴歷史痕跡消失了,那么檔案的歷史和真實性及其功能也將受到影響。稍有疏忽會造成無法彌補的損失,應引起我們的極大關注。隨著中國經濟體制改革開放政策的深入實施,檔案業(yè)蓬勃發(fā)展。如何正確保護這些檔案給我們帶來了許多新研究課題。只有解放思想,更新觀念,不斷提高檔案保護和保管水平,最大限度地延長檔案使用壽命,為經濟建設和各項工作服務,檔案工作人員才能認識到其重要的現實意義。
二、技術檔案保護工作的特點和性質
在檔案管理中,檔案保護技術工作是非常重要的部分,也是檔案管理的非常重要的部分。檔案保護技術工作與檔案工作中的其他鏈接之間有一些區(qū)別。檔案的收集,整理和使用基于檔案的內容。盡管在工作中使用了檔案,但主要在調查方向上仍存在一些差異。將檔案轉換為材料后,必須使用某些物質進行存儲。檔案保護的技術工作主要包括掌握保存物質的變化規(guī)律和運動規(guī)律,同時掌握物理,化學和物質變化規(guī)律,這一點要充分做好,尋找保護檔案的科學技術方法。因此,技術檔案保護工作是科學的技術工作。
三、檔案保護要點
(一)取預防措施
首先,主管部門應當在檔案評估和檢查工作中納入對檔案質量,檔案媒體和記錄材料質量的保護。從事檔案管理工作的人員,應養(yǎng)成良好的習慣,應使用具有良好耐久性的手寫材料來編寫檔案。特別是在填寫重要的報告并編寫一些重要檔案時,更應使用耐久的手寫材料,例如鉛筆,藍色墨水筆和彩色筆。其次,為了確保檔案保護的永久性,要從意識形態(tài)的角度加以注意,首先要樹立預防的觀念,并始終注意審查保管中的檔案,發(fā)現問題并及時解決,消除檔案損壞的現象。
(二)采用先進技術,提高存儲和保護水平
隨著科學技術的不斷發(fā)展,存儲方法和檔案保護技術也得到了不斷的改進和創(chuàng)新。這引入了檔案保護的新要求。只有積極探索和大膽創(chuàng)新工作方法和工作機制,不斷引進和吸收高新技術成果,借鑒先進的管理經驗,并將其與實際工作相結合,才能不斷改善管理工作和檔案保護。
(三)改善保管庫存儲環(huán)境
在現有的管理條件下,要努力創(chuàng)造良好的條件,改善管理環(huán)境。因此,一方面必須注意控制和調節(jié)檔案館的溫度和濕度,并做好防止光,霉菌,灰塵和各種有害物質侵蝕的工作;另一方面,做好清理檔案存儲的工作,例如倉庫安全和檔案存儲。最好以垂直和平行的方式存儲檔案,而不要堆疊它們,并最大程度地減少由于紙張之間的擠壓而對檔案書寫造成的損害。同時,在使用過程中,還需要妥善保管檔案,以免造成人為損壞。
四、使用檔案過程中的保護方法
使用過程中的檔案保護系統(tǒng)應包括所有基本問題以及與檔案使用過程中的保護問題相關的方面。它主要包括兩個方面:
(一)檔案使用登記和轉讓系統(tǒng)
如果出于任何原因使用檔案,則必須執(zhí)行嚴格的登記過程以進行檔案返回和傳輸。如檔案的傳遞和存儲記錄,借出記錄和轉移計數。
(二)管理系統(tǒng)和檔案使用限制
該系統(tǒng)涉及檔案的使用方式以及必須避免的不良現象。例如,不允許用戶抽煙,喝水,吃食物等,在檔案上繪畫或涂抹,拍照,未經許可的復制,并且不允許破壞性行為,例如撕裂和切割,檔案必須保持完整。損壞檔案的行為將根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》和其他法律法規(guī)進行處罰。
(1)數量和順序控制。使用檔案時(無論是內部使用還是外部使用的),當所需檔案數量很大時,可以根據管理系統(tǒng)以批量和有限的數量提供它們,并且應要求用戶保持其物理順序在使用過程中和歸還檔案時。
(2)加強現場使用行為的監(jiān)督檢查。對于外部使用,應指派檔案人員監(jiān)視站點的使用情況,隨時檢查用戶的使用行為,發(fā)現問題后及時指出并糾正問題,并消除發(fā)芽的不良現象。尤其是供社會使用的檔案,必須配備電視監(jiān)視系統(tǒng)。
(3)使用形式和使用地點的限制。使用檔案的基本方法是就地讀取。原則上,許可的拍攝或復制工作必須由檔案(室)工作人員進行;使用檔案的地方應該是一個集中的閱讀中心,并且通常沒有單獨的房間供用戶使用以避免發(fā)生事故。
(4)對重要檔案采取有效的保護措施。對于貴重檔案,檔案(室)要實施:密鑰保護。盡量不提供原始檔案,僅提供縮微膠卷或影印本等。使用時特別注意監(jiān)護問題,檔案工作的根本目的是為社會各階層提供檔案信息服務。檔案室必須正確處理管理與使用之間的關系,充分發(fā)揮檔案信息在物質文明,政治文明和精神文明建設中的作用。
五、結束語
隨著社會的發(fā)展和時間的流逝,一方面,檔案的數量和構成繼續(xù)增加,另一方面,檔案館正在不斷銷毀。檔案管理是一個重要的項目,可以保持歷史的真實外觀。檔案存儲涉及許多鏈接,例如分類,合并,排序,編號,設置資金和日常安全檢查。只有根據檔案和材料形成的規(guī)則以及材料的價值確定檔案的保存期限,檔案才能為保存和用戶方便地保存檔案。
參考文獻
[1]劉小敏.檔案保存形式及修復技法[J].檔案學研究,2016(3):98-104.
[2]張洋.淺談數字化檔案長期保存的問題及措施[J].科技創(chuàng)新與應用,2016(5):272-272.
[3]李芳.淺談圖書館加強參考咨詢檔案的收集與管理工作[J].大眾文藝,2016(18).
作者簡介:
張文婷(1983—),女,漢族,山東濰坊人,工學學士,檔案館員,從事檔案研究。
(濰坊中學?山東?濰坊?261041)