趙曉山 ，李海飛，王月云

1.深圳市婦幼保健院保健部，廣東深圳 518028；2.深圳市婦幼保健院兒童保健科，廣東深圳 518028；3.深圳市醫(yī)學(xué)婦幼研究所，廣東深圳 518028

婦幼保健院開展兒童保健檔案管理工作有非常重要的作用。 但在實(shí)際的兒童保健檔案建設(shè)管理過程中，由于管理層沒有認(rèn)識到兒童保健檔案建設(shè)管理的重要性，導(dǎo)致兒童保健檔案建設(shè)不科學(xué)，信息化水平利用低等問題，影響兒童保健檔案發(fā)揮作用。因此，在基層?jì)D幼保健院開展檔案管理，工作人員需要對兒童保健檔案管理中存在的問題進(jìn)行影響因素分析，并且根據(jù)形成原因采取針對性解決方法，以此來建設(shè)兒童保健檔案，使其發(fā)揮應(yīng)有的作用。 基于此，該次于2015 年1 月—2020年5 月以婦幼保健機(jī)構(gòu)保管的兒童資料134 份為例，研究婦幼保健機(jī)構(gòu)兒童檔案管理不善影響因素，并且根據(jù)因素提出解決措施，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 資料與方法

1.1 一般資料

將深圳婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理中兒童檔案管理不善事件作為觀察對象。 該次編入兒童資料134 份。

1.2 方法

該次研究中主要采用回顧資料分析方法，該種方法使用前需要對資料收集， 為了保證收集資料的準(zhǔn)確性，需要對收集資料人員開展培訓(xùn)。 培訓(xùn)完成后，工作人員需通過考核才能夠開展實(shí)際工作。 該種方法的使用能夠有效保證收集資料質(zhì)量。 資料收集完成后，需要將資料存儲在醫(yī)院計(jì)算機(jī)中心，以便使用。

1.3 統(tǒng)計(jì)方法

采用SPSS 19.0 統(tǒng)計(jì)學(xué)軟件分析數(shù)據(jù)， 計(jì)數(shù)資料以頻數(shù)和百分比（%）表示。

2 結(jié)果

對134 份婦幼保健檔案管理不善事件因素統(tǒng)計(jì)中，資料收集率低發(fā)生率為27.61%，資料內(nèi)容界定不清晰發(fā)生率為23.88%，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低發(fā)生率為15.67%，管理意識不高發(fā)生率為11.94%，信息化利用水平低發(fā)生率為11.19%, 管理考核制度不全發(fā)生率為9.70%。 見表 1。

表1 134 份婦幼保健檔案管理不善事件原因分布

3 討論

3.1 基層?jì)D幼保健機(jī)構(gòu)兒童保健檔案管理不善因素

①檔案資料收集率低：基層?jì)D幼保健機(jī)構(gòu)檔案資料收集率低，形成的原因主要有以下方面的內(nèi)容：一個(gè)是檔案管理制度不全。 婦幼保健院體制改革后， 婦幼保健主要工作是進(jìn)行醫(yī)療和行政管理工作，因此婦幼保健院對醫(yī)療和行政制定了相關(guān)的制度，以此來保證整個(gè)婦幼保健院能夠正常運(yùn)行。也正是由于婦幼保健院的工作重心改變，在實(shí)際的運(yùn)行過程中沒有重視兒童保健檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理制度不全，影響到兒童保健檔案資料的收集，出現(xiàn)資料收集不完善問題。同時(shí)，保健院管理層對兒童保健檔案管理不重視，導(dǎo)致醫(yī)院各機(jī)構(gòu)不愿意配合檔案管理工作，這也導(dǎo)致兒童保健檔案資料收集不完善，影響檔案發(fā)揮正常功能[1]。

②檔案內(nèi)容界定不清晰：在對婦幼保健院開展兒童保健檔案的管理過程中，由于國家沒有出臺相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致基層在開展管理工作時(shí)，沒有標(biāo)準(zhǔn)可以依照，出現(xiàn)管理混亂的局面。 在開展兒童保健檔案管理工作時(shí)，檔案管理人員為了完成檔案管理工作，只能夠憑借自身對檔案管理經(jīng)驗(yàn)開展管理，這種管理容易因?yàn)闄n案管理人員專業(yè)素質(zhì)影響，出現(xiàn)檔案管理不佳。同時(shí)，對兒童保健檔案內(nèi)容界定時(shí)，也是憑借自身的經(jīng)驗(yàn)開展，沒有標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，出現(xiàn)檔案內(nèi)容界定混亂，影響檔案管理[2]。

③檔案利用率低：造成婦幼保健機(jī)構(gòu)兒童保健檔案利用率低的原因主要包括以下3 個(gè)方面：一個(gè)是檔案管理人員素質(zhì)低。在該次研究中，檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低發(fā)生率為15.67%，是影響檔案管理的重要原因。 在引起檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)差因素中，主要是檔案管理還在采用傳統(tǒng)管理思維，沒有重視對人才的培養(yǎng)，出現(xiàn)專業(yè)化管理人才短缺。同時(shí)，在檔案管理中人才素質(zhì)低中還存在管理制度問題，管理時(shí)沒有采用有效措施，導(dǎo)致檔案管理人員安于現(xiàn)狀，沒有積極探索和進(jìn)取精神，出現(xiàn)專業(yè)素質(zhì)停滯不前，影響檔案的管理工作開展。 另一個(gè)是管理意識不高。管理意識不高又包括以下方面的內(nèi)容，一個(gè)是領(lǐng)導(dǎo)管理意識不強(qiáng)，主要是領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到兒童保健檔案管理的重要性，因此將管理重心放在醫(yī)療管理和行政管理中，對檔案管理不重視，導(dǎo)致檔案管理不善事件發(fā)生。另一個(gè)是管理人員管理意識不強(qiáng)，在檔案管理中，許多員工是保健院其他部門臨退休人員， 他們到檔案室開展工作，缺乏責(zé)任心，檔案管理意識不強(qiáng)，出現(xiàn)兒童檔案管理不善事件發(fā)生。第三個(gè)是檔案管理信息化建設(shè)水平低。 在基層保健院開展檔案管理工作時(shí)，許多情況下還在采用傳統(tǒng)的人工管理模式，這種管理方法容易出現(xiàn)檔案管理差錯(cuò)多，管理效率低，嚴(yán)重浪費(fèi)人才。 因此，在婦幼保健院開展檔案管理工作時(shí)，需要采用信息化管理方法。但是在實(shí)際的管理中，由于婦幼保健院資金有限，對信息化建設(shè)水平低，造成兒童保健檔案管理信息化程度不高，影響檔案管理效率[3]。

④考核機(jī)制不全：考核機(jī)制不全導(dǎo)致檔案管理人員積極性差，無法提高檔案管理效率。 該院在檔案管理工作中心，建立了檔案管理考核機(jī)制，但是考核機(jī)制不完善，出現(xiàn)考核效果不佳，影響員工的工作積極性。而且從其他保健院檔案管理工作現(xiàn)狀分析，許多檔案管理機(jī)構(gòu)沒有建立考核制度，員工開展檔案管理工作時(shí)，可以自由管理，出現(xiàn)管理效率差，進(jìn)而導(dǎo)致兒童保健檔案管理不良事件[4]。

3.2 加強(qiáng)基層?jì)D幼保健院兒童保健檔案管理措施

①提高檔案管理意識：第一個(gè)是采用宣傳方法。 宣傳時(shí)可以使用廣播宣傳，也可以采用宣傳單宣傳模式，這些傳統(tǒng)宣傳方法的使用，可以獲得很好的效果。 同時(shí)在開展宣傳工作時(shí)，還需使用現(xiàn)代化宣傳手段，比如采用微信群宣傳，首先需要將保健院人員建立在一個(gè)微信平臺中，使用發(fā)送群消息方法使保健院所有員工對兒童保健檔案管理有新的認(rèn)識。 采用微信宣傳手段時(shí)，為了提高其他人員參與積極性，可以在傳播信息方面使用有獎(jiǎng)知識問答模式，這種宣傳手段，可以提高參與人員積極性， 以此來提高所有員工對兒童保健檔案管理的認(rèn)識。第二個(gè)是使用醫(yī)院文化熏陶方法。在構(gòu)建婦幼保健院文化時(shí)，將兒童保健檔案管理重要性文化融合在醫(yī)院文化建設(shè)中。 采用文化長期熏陶方法可以有效提高所有人員對兒童保健檔案管理的認(rèn)識。 第三個(gè)方面是學(xué)習(xí)《檔案法》。婦幼保健院可以組織員工對檔案法學(xué)習(xí)，通過檔案法深入人心，可以有效提高員工對兒童保健檔案管理的認(rèn)識[5]。

②健全檔案管理制度：開展婦幼保健院兒童保健檔案管理工作時(shí)，需要健全檔案管理制度，使用制度方法來管理。在兒童保健檔案制度建立過程中，需要以《檔案法》為指導(dǎo)，根據(jù)檔案法的內(nèi)容建立制度，實(shí)現(xiàn)制度的合法化。 同時(shí)在制度建立完成后，還需不斷對制度進(jìn)行完善。完善制度時(shí)需要根據(jù)保健院兒童檔案管理實(shí)際情況開展，只有滿足實(shí)際管理需要，建立的兒童保健檔案管理制度才有科學(xué)性。 管理制度建設(shè)完成后，還需保證制度有效落實(shí)，要求員工在開展兒童保健檔案管理時(shí)，根據(jù)檔案管理規(guī)定內(nèi)容采用標(biāo)準(zhǔn)化操作模式，以此來發(fā)揮檔案管理制度的作用，減少兒童保健檔案管理不良事件的發(fā)生率[6]。

③對兒童保健檔案管理信息化建設(shè)：第一個(gè)是對信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。信息化管理工作的開展，需要有信息化管理設(shè)備的支持，因此婦幼保健院需要大量投入資金在信息化管理設(shè)備的建設(shè)中。第二個(gè)是對統(tǒng)一信息化系統(tǒng)的建設(shè)。在婦幼保健院開展工作時(shí)，每一個(gè)單位部門都有相對獨(dú)立的管理系統(tǒng)，這種系統(tǒng)的運(yùn)用可以提高各部門的工作效率和管理水平，但是不利于婦幼保健院的統(tǒng)一管理。 因此，在婦幼保健院可以建立統(tǒng)一的管理平臺，將各種管理系統(tǒng)融合在管理平臺中，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此來提高整個(gè)醫(yī)院的管理水平。同時(shí)在婦幼保健院兒童保健資料收集時(shí)，可以利于統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對資料實(shí)時(shí)收集，減少資料收集的延時(shí)性和差錯(cuò)問題，實(shí)現(xiàn)提高檔案資料收錄質(zhì)量目的。第三個(gè)是建立檔案管理系統(tǒng)。在開展兒童保健檔案管理工作中，首先需要對自身信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)工作。對于兒童保健檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，重點(diǎn)是對數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。 數(shù)據(jù)庫的建設(shè)不僅要求能夠儲存大量的信息資源，同時(shí)還要求數(shù)據(jù)庫有分析能力。 數(shù)據(jù)庫有分析能力可以對數(shù)據(jù)分析，有效挖掘數(shù)據(jù)資源，實(shí)現(xiàn)兒童保健檔案資源作用有效發(fā)揮[7]。

④加強(qiáng)檔案管理人才培養(yǎng)：首先是進(jìn)行人才培訓(xùn)工作，在婦幼保健院開展兒童保健檔案管理工作時(shí)，采用的信息化管理技術(shù)需要信息化管理人才。 當(dāng)然，在現(xiàn)在信息化時(shí)代背景下，員工都會簡單信息操作，但是信息化管理技術(shù)不僅僅是對電腦的操作，還需要員工對數(shù)據(jù)的分析，使檔案資料發(fā)揮更多的有用價(jià)值。因此，在兒童保健檔案管理的工作人員，需要接受信息化技術(shù)培訓(xùn)。培訓(xùn)可以采用專家培訓(xùn)模式，或者是使用討論小組學(xué)習(xí)模式，不管采用何種培訓(xùn)模式，都需要融合考核機(jī)制，只有通過培訓(xùn)考核人員，才能夠參與到實(shí)際的工作中，實(shí)現(xiàn)檔案專業(yè)管理水平提高。其次是外聘人才，在婦幼保健院開展內(nèi)部人才培訓(xùn)，該種培訓(xùn)方法無法滿足兒童保健檔案管理人才需求。為了解決人才問題，可以使用外部招聘模式。采用外聘人才，這種人才來到婦幼保健院工作，能夠帶來先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)婦幼保健院檔案管理水平的整體提升。同時(shí)采用外聘模式，還可以通過外來人才和內(nèi)部人才接觸，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部人才專業(yè)技術(shù)不斷提高目的。 最后是為婦幼保健院兒童保健檔案管理未來發(fā)展儲備人才。在婦幼保健院中，每年考核優(yōu)秀人才，醫(yī)院需要提供外派學(xué)習(xí)的機(jī)會，這種人才在外通過專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)，可以掌握先進(jìn)的管理技術(shù)，為婦幼保健院兒童保健檔案管理發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)[8-9]。

⑤建立考核機(jī)制：第一個(gè)是完善考核指標(biāo)?？己耸欠裼锌茖W(xué)性與考核指標(biāo)有直接關(guān)系。 在婦幼保健院開展考核指標(biāo)建立過程中，需要根據(jù)實(shí)際情況制定考核指標(biāo)。制定考核指標(biāo)主要目的是管理和規(guī)范員工工作，制定考核目標(biāo)時(shí)，不能夠僅采用領(lǐng)導(dǎo)確定方法，可以融合員工參與方法，只有員工親身參與到考核指標(biāo)制定中，該種指標(biāo)才會滿足員工需求，才能夠順利執(zhí)行。 第二個(gè)是考核的公平性。在實(shí)際的考核中，需要保證考核的公開透明化，在需要的情況下，進(jìn)行考核時(shí)讓員工也參與到實(shí)際的工作中，這種考核才能夠公平、科學(xué)。婦幼保健院兒童保健檔案管理時(shí)有合理的考核方法，員工開展管理工作時(shí)積極性才會高，才能減少兒童保健檔案管理不良事件發(fā)生率，實(shí)現(xiàn)兒童保健檔案管理質(zhì)量提高[10]。

綜上所述，在婦幼保健院開展兒童保健檔案管理工作時(shí)，首先需要分析兒童保健檔案管理中存在的問題，并且根據(jù)問題提出解決措施，才能夠保證兒童保健檔案的管理質(zhì)量。同時(shí)在管理中，工作人員還需要不斷創(chuàng)新管理方法，使用新的管理方法在兒童保健檔案管理中，以此來解決檔案管理時(shí)不斷出現(xiàn)的問題。