牛永正

（天津商業(yè)大學(xué)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化辦公室，天津 300134）

引言

隨著高校信息化的不斷發(fā)展，很多高校已經(jīng)搭建完成協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)了校內(nèi)信息發(fā)布、行政審批流程以及報表查看功能。但是隨著智能手機的普及，移動化辦公已成為高校提升管理與服務(wù)的重要手段，目前微信作為最主流的移動交流平臺，而企業(yè)微信是微信平臺為企業(yè)用戶提供的移動應(yīng)用入口，用戶可以通過企業(yè)微信實現(xiàn)移動端辦公，甚至通過企業(yè)微信接口，實現(xiàn)更多豐富且個性化的企業(yè)移動應(yīng)用。所以通過企業(yè)微信與協(xié)同辦公系統(tǒng)的結(jié)合，可以很好地滿足移動端的訪問需求，幫助教職工完成協(xié)同辦公和日常工作，極大地提高學(xué)校行政管理水平。

背景

為了消除“信息孤島”，把學(xué)校各部門間行政管理的協(xié)作更加健米，我校對協(xié)同辦公系統(tǒng)進行了升級，2018 年5 月1 日正式上線。到目前為止，我校協(xié)同辦公系統(tǒng)已運行兩年多，已成為校內(nèi)最主要的行政平臺，在此平臺上可以實現(xiàn)信息發(fā)布、流程審批、報表查看、調(diào)查問卷等多種應(yīng)用，同時配有移動APP，但是移動APP 在運行的過程中，遇到了很多問題，比如消息推送不及時，或者消息推送不完整，甚至有的時候會收不到消息提醒，這樣就給行政辦公帶來了一些問題，而企業(yè)微信借助于騰訊平臺，可以很好地解決這些問題，真正實現(xiàn)“3A”辦公，為學(xué)校信息化管理水平再上新臺階。

一、企業(yè)微信集成系統(tǒng)功能

當前我校協(xié)同辦公系統(tǒng)與企業(yè)微信已成功對接，創(chuàng)造了全新的移動辦公入口，實現(xiàn)消息提醒，當有新的通知公告和待辦流程時，系統(tǒng)會自動推送給用戶，實現(xiàn)事找人。目前已集成在企業(yè)微信中有兩大應(yīng)用：工作流程和天商OA，工作流程又包括待辦事宜、發(fā)起流程以及流程追蹤，這個模塊主要用來處理流程的相關(guān)事宜，比如審批流程、發(fā)起流程以及查看已處理的流程等等；天商OA 主要是查看學(xué)校發(fā)的各種通知公告，比如校發(fā)，黨發(fā)等等。系統(tǒng)集成后，學(xué)校協(xié)同辦公系統(tǒng)有新的通知和待辦流程時，微信企業(yè)號中會收到待辦文件消息提醒，點擊可直接辦理。在平時的工作中，我們將企業(yè)微信最一級的功能模塊分為三大塊，包括消息、通訊錄和工作臺，每個功能模塊下面列出了主要的一些功能。

（一）消息

在消息模塊中，當有新的通知和流程到達時，會有新的消息提醒顯示在該模塊中，這時候教職工只要打開企業(yè)微信，就可以查看通知和處理流程，同時還可以發(fā)送和查看所有成員之間發(fā)的消息，這些新的消息可以同時在電腦端和手機端查看，不會丟失消息，歷史消息也能保存很長的時間，消息的發(fā)送可以包括文字、語音、圖片和文件等。除了上述所說的消息外，還包括工作臺中的應(yīng)用提醒，當有新的消息時，同樣也會顯示在消息欄中，方便教職工進行查看各類消息和處理流程等。

（二）通訊錄

在通訊錄模塊中，將所有學(xué)校成員分部門進行管理，包括學(xué)院、機關(guān)、直屬單位三個分部，每個分部又有學(xué)院或者部門組成，也可以通過檢索框很快地找到其他教職工，還可以根據(jù)需求對通訊錄進行增加刪減，還可以在每個部門中增加和刪減人員。

（三）工作臺

在工作臺模塊中，將所有應(yīng)用分為基礎(chǔ)服務(wù)、天商OA、IT 服務(wù)以及日常工作四個模塊，基礎(chǔ)服務(wù)是企業(yè)微信提供的應(yīng)用，包括日程、會議、微文檔等等；天商OA 主要包括工作流程和天商OA，主要用來處理流程的相關(guān)事宜和查看學(xué)校各項通知和發(fā)文；IT 服務(wù)是網(wǎng)信辦為教職工提供的關(guān)于校園網(wǎng)方面的服務(wù)，包括IT 服務(wù)臺、我的校園網(wǎng)、電子郵箱等等，教職工通過這些應(yīng)用就可以提交問題，查看自己上網(wǎng)情況，綁定自己的郵箱等等；日常工作是為網(wǎng)信辦創(chuàng)建的一個模塊，主要用來值班管理，以及查看部門內(nèi)的通知公告；這些應(yīng)用可以通過企業(yè)微信的后臺進行增加和刪減。

二、企業(yè)微信三大功能模塊

（一）應(yīng)用效果

1.管理效率大幅提高

由于便捷性，提高了信息的傳達率和辦公效率。用企業(yè)微信查看量達到60%；縮短了文件辦理時間，舊模式的文件查看和流程審批大部分是通過PC 端來進行辦理，消息的及時性也顯著提高，從流程開始到結(jié)束，只需要短短幾分鐘，節(jié)約了教職工等候時間，提高教職工滿意度，真正實現(xiàn)了讓“數(shù)據(jù)多跑路，老師少跑腿”的目標。

2.提升校園文化

根據(jù)學(xué)校下發(fā)的文件，在快速流轉(zhuǎn)傳閱中，增強了凝聚力，提高職工自覺性、積極性和自我約束，創(chuàng)造良好的辦公環(huán)境。

3.真正實現(xiàn)一口多用

由于學(xué)校各個職能部門都有自己的APP，教職工需要下載很多APP 來進行行政辦公，造成智能終端的壓力很大，有了企業(yè)微信以后，就可以把各個職能部門APP 整合為一個小應(yīng)用放到企業(yè)微信中，這樣既省去了下載很多APP，又提高了教職工使用APP 的使用。

小結(jié)

綜上所述，通過建立企業(yè)微信移動辦公系統(tǒng)，打破了時空管理約束，隨時、隨地、隨手辦公交流，教職工再也不限于電腦辦公，一個手機端，就能輕松實現(xiàn)便捷的辦公平臺，無空間的溝通場所，為校內(nèi)教職工創(chuàng)造一個高校的工作環(huán)境，增強凝聚力，提高工作積極性，以“集成、溝通、協(xié)作”為中心整體提升學(xué)校的精細化管理水平和綜合服務(wù)形象。今后我們將按照服務(wù)師生原則和“小應(yīng)用，微服務(wù)”建設(shè)思路，持續(xù)推進服務(wù)流程改造和優(yōu)化，使得師生辦事流程更優(yōu)化、服務(wù)更便捷，線上線下充分協(xié)作，讓師生少跑腿，把更多線下應(yīng)用轉(zhuǎn)化線上小應(yīng)用放到企業(yè)微信中，不斷提高工作效率和服務(wù)水平，打造信息化、服務(wù)型校園。