張紅梅
(大慶煉化公司信息中心,黑龍江 大慶 163411)
隨著我國化工行業(yè)市場規(guī)模的擴(kuò)大,煉化企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)得到了高速發(fā)展,煉化企業(yè)的業(yè)務(wù)量逐步增加,再加上煉化企業(yè)現(xiàn)代化管理制度改革的不斷深入發(fā)展,這些都給煉化企業(yè)的合同管理工作帶來了巨大的考驗(yàn),傳統(tǒng)的合同管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)下煉化企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的根本需求,深度推進(jìn)煉化企業(yè)信息化建設(shè),構(gòu)建煉化企業(yè)合同管理系統(tǒng)已經(jīng)勢在必行。
由于大部分煉化企業(yè)是國企,導(dǎo)致這一類公司規(guī)模都較大,每天涉及的各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍廣,合同簽訂量大,并且隨著社會的發(fā)展,越來越多的地方需要利用到煉油與化工技術(shù),隨之而來的合同商議要素也變得五花八門,如果煉化企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)的合同管理手段來管理合同,往往會出現(xiàn)一系列問題,具體情況如下。
現(xiàn)代社會公司辦事越發(fā)要求快捷、高效,尤其是在合同商議完畢,雙方簽署之后交由企業(yè)相關(guān)部門審批時,合同雙方都希望盡快達(dá)成合作,并展開下一步工作,而傳統(tǒng)合同管理模式中,由于煉化企業(yè)每天簽訂的合同量過大,使得審批部門的審簽進(jìn)度過慢,紙質(zhì)合同存檔后也不方便查詢。
合同簽訂時,甲方企業(yè)眾多,各個公司要求的合同數(shù)據(jù)格式很難達(dá)到統(tǒng)一,并且由于雙方參與人員多,不同的人在設(shè)計(jì)合同時采用的文檔軟件也不同:有手工管理、Word 管理或是Excel 管理,在雙方簽訂合同完畢后,由于合同的數(shù)量多、種類雜,使得煉化企業(yè)合同管理部門難以將其歸檔,不方便后續(xù)管理。
紙質(zhì)傳遞審批合同,無法經(jīng)由第三方做實(shí)時監(jiān)管,也無法有效監(jiān)控審簽的進(jìn)度,雙方會有著信息不對等的情況,造成簽約費(fèi)時、效率低下。
因此,建立一套專用于合同管理的系統(tǒng)可以有效解決這些不足之處,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化手段,改進(jìn)合同管理模式,保證了網(wǎng)絡(luò)性、實(shí)時性和安全性,既滿足了現(xiàn)在的業(yè)務(wù)發(fā)展需要,也降低了管理成本,還能夠強(qiáng)化合同的監(jiān)控力度,控制煉化企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。
合同管理系統(tǒng)應(yīng)該有三種用戶使用:系統(tǒng)管理員、監(jiān)控審批部門和普通用戶。接下來分別做詳細(xì)介紹。
系統(tǒng)管理員作為整個系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能和用戶權(quán)限的管理者,涉及的業(yè)務(wù)最為復(fù)雜。首先,系統(tǒng)管理員擁有增刪用戶的權(quán)限,可以增加或刪除監(jiān)控審批部門角色賬號和普通用戶角色賬號,同時賦予他們不同的使用權(quán)限;其次,系統(tǒng)管理員可以做基礎(chǔ)合同管理,設(shè)定一個標(biāo)準(zhǔn)的合同模板,這個初始模板具備所有的簽約條款,當(dāng)普通用戶使用模板時,可以根據(jù)甲方的要求自行刪除一些不必要的條目,增加合同的靈活性;最后,系統(tǒng)管理員有著查看系統(tǒng)操作日志的權(quán)限,系統(tǒng)操作日志負(fù)責(zé)記錄著普通用戶和監(jiān)控審批部門的相關(guān)操作,增加了系統(tǒng)的安全性。
普通用戶數(shù)量最多,涉及的業(yè)務(wù)較為簡單。普通用戶包括煉化企業(yè)的基層員工和甲方公司,基層員工每天出去跑業(yè)務(wù)簽合同,必須使用到合同管理系統(tǒng),擁有的權(quán)限是合同條款的修改、打印、錄入,開發(fā)票;甲方公司可以登錄合同管理系統(tǒng)查看合同的審批情況、開發(fā)票情況和合同執(zhí)行情況。
監(jiān)控審批部門業(yè)務(wù)比較單一,有著監(jiān)察合同簽訂過程權(quán)限、審批合同權(quán)限、查詢合同標(biāo)對應(yīng)的首付款權(quán)限;并且監(jiān)控審批部門還可以對合同簽訂的甲方打分,根據(jù)合同的執(zhí)行情況和付款是否及時來評定客戶的信用等級。
合同管理系統(tǒng)在正式使用后需要具備以下功能。
第一,基礎(chǔ)功能。合同管理系統(tǒng)可以方便隨時查看合同具體信息、審批信息、收付款信息、是否有過變更、合同執(zhí)行進(jìn)度等;基層員工可以根據(jù)系統(tǒng)提供的初始模板,與客戶商議后起草新合同,系統(tǒng)還包括合同的打印功能、歷史變更信息查詢功能等;當(dāng)合同執(zhí)行時,實(shí)現(xiàn)發(fā)票歸類、記錄明細(xì)、隨時查詢并導(dǎo)出單據(jù)等功能。
第二,進(jìn)階功能。對已經(jīng)簽訂的合同業(yè)務(wù)做分類規(guī)劃,評價(jià)合同的執(zhí)行情況,對客戶進(jìn)行不同等級的打分,為后續(xù)是否繼續(xù)合作提出相應(yīng)意見;記錄下審批部門的每一個操作,實(shí)現(xiàn)合同的專業(yè)技術(shù)咨詢、法律審查等功能;統(tǒng)計(jì)資金的使用和回收情況,對每一筆實(shí)際資金和計(jì)劃資金的不對等情況做回溯查詢。
第三,輔助功能。對所有代辦事項(xiàng)做自動提醒,包括合同的簽訂計(jì)劃、審批規(guī)定日期、首款到付日期、尾款到付日期、貨物交付進(jìn)度等涉及時間規(guī)劃的業(yè)務(wù),都可以利用系統(tǒng)的自動提醒功能來督促各相關(guān)負(fù)責(zé)人處理代辦事項(xiàng)。
第一,準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確性主要體現(xiàn)在合同內(nèi)部的各條款簽訂情況,系統(tǒng)管理員和監(jiān)控審批部門應(yīng)對合同內(nèi)容做仔細(xì)審核,確保交付款金額、合同執(zhí)行日期、貨物數(shù)量等數(shù)據(jù)不出現(xiàn)差錯,避免出現(xiàn)合同業(yè)務(wù)糾紛。
第二,魯棒性。魯棒性主要體現(xiàn)在系統(tǒng)對基層員工錄入數(shù)據(jù)的一系列判斷,理想情況是基層員工能夠根據(jù)系統(tǒng)規(guī)定的數(shù)據(jù)規(guī)格來錄入,當(dāng)出現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)不符合系統(tǒng)規(guī)定時,比如說輸入空字符串,系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提示“輸入有誤,請重新輸入”等字樣,維持系統(tǒng)的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。
第三,可用性??捎眯灾饕w現(xiàn)在系統(tǒng)應(yīng)該具有良好的界面,操作簡單便于每個用戶使用,界面上按鈕數(shù)量不應(yīng)過多,讓使用者一目了然,對不經(jīng)常使用系統(tǒng)的客戶也能夠便于上手;系統(tǒng)的反應(yīng)速度也要快,達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)級軟件或網(wǎng)站的響應(yīng)速度。
合同管理系統(tǒng)開發(fā)屬于計(jì)算機(jī)軟件工程開發(fā)領(lǐng)域,在系統(tǒng)角色、系統(tǒng)功能需求和非功能需求都設(shè)計(jì)完畢后,需要對系統(tǒng)的整體架構(gòu)設(shè)計(jì)做規(guī)劃,以面向?qū)ο箝_發(fā)為基礎(chǔ),構(gòu)建三層結(jié)構(gòu),分別為頁面層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層。
頁面層是系統(tǒng)與各種使用用戶的交互入口,界面上展示著系統(tǒng)所具備的各類功能按鈕,方便使用者使用;不同權(quán)限的用戶界面展現(xiàn)也不同,隨著不同權(quán)限用戶的點(diǎn)擊,界面會跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的界面中。
業(yè)務(wù)邏輯層包含著各類業(yè)務(wù)的代碼實(shí)現(xiàn)模塊,保證各自的獨(dú)立運(yùn)作和協(xié)同合作,負(fù)責(zé)接收頁面層傳來的各種數(shù)據(jù)表單,并將數(shù)據(jù)信息傳遞到數(shù)據(jù)訪問層。
數(shù)據(jù)訪問層作為整個系統(tǒng)的底層架構(gòu),與數(shù)據(jù)庫相連,接收業(yè)務(wù)邏輯層傳來的數(shù)據(jù),并存儲到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表中。
合同列表頁面中包含合同的初始模板和完成模板,為客戶和煉化企業(yè)基層員工簽訂合同做基礎(chǔ)。合同內(nèi)各項(xiàng)條款可以被拖拽、刪除,當(dāng)簽訂雙方洽談成功后,由基層員工操作合同列表,按模板規(guī)格填寫相應(yīng)數(shù)據(jù)、文字,還可以創(chuàng)建其他合同附件,系統(tǒng)可以自主識別合同;當(dāng)錄入工作完成后,合同會交由監(jiān)控審批部門審查和批復(fù),客戶和員工可以隨時查看審批進(jìn)度信息。
當(dāng)合同進(jìn)入審批流程后,系統(tǒng)使用角色變?yōu)楸O(jiān)控審批部門,該部門可以利用手動和自動兩種審批模式對合同的起草、執(zhí)行、變更和終結(jié)做控制。自動審批模式包括檢查合同金額、檢查合同類型、開發(fā)票等功能;手動審批模式包括合同在不同單位或部門間流轉(zhuǎn)、合同打回、征詢交流等功能。
系統(tǒng)在合同新建時就會自動創(chuàng)建收付款計(jì)劃。該計(jì)劃內(nèi)描述著標(biāo)準(zhǔn)的收付金額、時間和經(jīng)手人,可以由用戶自行更改,一旦創(chuàng)建完畢,系統(tǒng)就會依此執(zhí)行實(shí)際收付款操作,合同被審批通過后,狀態(tài)改為“執(zhí)行中”,無論是一次付清還是多次付款,系統(tǒng)都會以實(shí)際到賬金額來核銷計(jì)劃資金,并提醒資金交付的最后期限。合同的收付款計(jì)劃建立后,雙方都可以查看實(shí)際付款情況和發(fā)票管理情況。
在合同錄入數(shù)據(jù)庫后,系統(tǒng)會提供不同的查詢方式。一是模糊查詢:包括合同編號、合同名稱、合同類別、合同負(fù)責(zé)人、所屬項(xiàng)目等;二是組合查詢:在查詢按鈕下方提供不同的合同標(biāo)簽,當(dāng)選擇多個標(biāo)簽進(jìn)入查詢欄后,系統(tǒng)可以給出相應(yīng)信息;三是高級查詢:系統(tǒng)具有查看歷史查詢記錄的功能,方便下一次查詢時可以直接調(diào)出合同信息。
合同管理系統(tǒng)改變了以往傳統(tǒng)的合同管理模式,在合同的起草方面加快了基層員工的辦公效率,規(guī)范了合同文本,保證了條款的合理性;在合同的審批方面簡化了監(jiān)控審批部門的辦公流程,增加了合同信息的時效性,節(jié)約了管理成本;在資金收付方面方便了財(cái)務(wù)人員對合同收付款信息的了解,財(cái)務(wù)部門可以實(shí)時查看資金的流動,規(guī)避了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);在數(shù)據(jù)查詢方面節(jié)約了合同雙方的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時間,系統(tǒng)可以對各項(xiàng)數(shù)據(jù)做精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)歸檔,并制定報(bào)表方便查看,降低了人工成本。
合同管理系統(tǒng)為煉化企業(yè)帶了巨大的間接效益。首先,提升了企業(yè)形象。因?yàn)楹贤芾淼南冗M(jìn)性,在合作的同時給客戶帶來了巨大的方便,提高了自身的管理水平;其次,為煉油與化工供應(yīng)鏈管理奠定了基礎(chǔ),由于合同管理得方便,煉化企業(yè)的整體業(yè)務(wù)容易實(shí)現(xiàn)一體化構(gòu)想,降低運(yùn)營成本;最后,促進(jìn)了整個行業(yè)的提升,合同管理系統(tǒng)對于煉化企業(yè)的幫助很大,其精確的管理能夠極大地提高企業(yè)的工作效率,為整個行業(yè)乃至于社會帶來福利。
煉化企業(yè)全面推動合同管理系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展是立足于煉化行業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展和信息化建設(shè)的根本需求,對提升煉化企業(yè)管理質(zhì)量、增強(qiáng)管理效率具有十分重要的作用。當(dāng)前我國多數(shù)煉化企業(yè)在推動合同管理系統(tǒng)建設(shè)過程中依然存在諸多問題,要充分研究合同管理系統(tǒng)的需求分析與架構(gòu)分析,并以此為基礎(chǔ),構(gòu)建科學(xué)、完善的合同管理系統(tǒng),并對構(gòu)建的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)際效果分析,進(jìn)而全面優(yōu)化煉化企業(yè)的合同管理系統(tǒng),提升煉化企業(yè)的現(xiàn)代企業(yè)管理能力。