張紅梅

（大慶煉化公司信息中心，黑龍江 大慶 163411）

0 引言

隨著我國化工行業(yè)市場規(guī)模的擴(kuò)大，煉化企業(yè)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)得到了高速發(fā)展，煉化企業(yè)的業(yè)務(wù)量逐步增加，再加上煉化企業(yè)現(xiàn)代化管理制度改革的不斷深入發(fā)展，這些都給煉化企業(yè)的合同管理工作帶來了巨大的考驗(yàn)，傳統(tǒng)的合同管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)下煉化企業(yè)現(xiàn)代化管理發(fā)展的根本需求，深度推進(jìn)煉化企業(yè)信息化建設(shè)，構(gòu)建煉化企業(yè)合同管理系統(tǒng)已經(jīng)勢在必行。

1 傳統(tǒng)的合同管理手段在煉化企業(yè)管理中的不足

由于大部分煉化企業(yè)是國企，導(dǎo)致這一類公司規(guī)模都較大，每天涉及的各項(xiàng)經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍廣，合同簽訂量大，并且隨著社會的發(fā)展，越來越多的地方需要利用到煉油與化工技術(shù)，隨之而來的合同商議要素也變得五花八門，如果煉化企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)的合同管理手段來管理合同，往往會出現(xiàn)一系列問題，具體情況如下。

1.1 合同審批速度慢，效率低

現(xiàn)代社會公司辦事越發(fā)要求快捷、高效，尤其是在合同商議完畢，雙方簽署之后交由企業(yè)相關(guān)部門審批時，合同雙方都希望盡快達(dá)成合作，并展開下一步工作，而傳統(tǒng)合同管理模式中，由于煉化企業(yè)每天簽訂的合同量過大，使得審批部門的審簽進(jìn)度過慢，紙質(zhì)合同存檔后也不方便查詢。

1.2 合同規(guī)格難以統(tǒng)一

合同簽訂時，甲方企業(yè)眾多，各個公司要求的合同數(shù)據(jù)格式很難達(dá)到統(tǒng)一，并且由于雙方參與人員多，不同的人在設(shè)計(jì)合同時采用的文檔軟件也不同：有手工管理、Word 管理或是Excel 管理，在雙方簽訂合同完畢后，由于合同的數(shù)量多、種類雜，使得煉化企業(yè)合同管理部門難以將其歸檔，不方便后續(xù)管理。

1.3 合同實(shí)時性弱

紙質(zhì)傳遞審批合同，無法經(jīng)由第三方做實(shí)時監(jiān)管，也無法有效監(jiān)控審簽的進(jìn)度，雙方會有著信息不對等的情況，造成簽約費(fèi)時、效率低下。

因此，建立一套專用于合同管理的系統(tǒng)可以有效解決這些不足之處，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化手段，改進(jìn)合同管理模式，保證了網(wǎng)絡(luò)性、實(shí)時性和安全性，既滿足了現(xiàn)在的業(yè)務(wù)發(fā)展需要，也降低了管理成本，還能夠強(qiáng)化合同的監(jiān)控力度，控制煉化企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

2 合同管理系統(tǒng)的需求分析與架構(gòu)分析

2.1 系統(tǒng)角色分析

合同管理系統(tǒng)應(yīng)該有三種用戶使用：系統(tǒng)管理員、監(jiān)控審批部門和普通用戶。接下來分別做詳細(xì)介紹。

系統(tǒng)管理員作為整個系統(tǒng)業(yè)務(wù)功能和用戶權(quán)限的管理者，涉及的業(yè)務(wù)最為復(fù)雜。首先，系統(tǒng)管理員擁有增刪用戶的權(quán)限，可以增加或刪除監(jiān)控審批部門角色賬號和普通用戶角色賬號，同時賦予他們不同的使用權(quán)限；其次，系統(tǒng)管理員可以做基礎(chǔ)合同管理，設(shè)定一個標(biāo)準(zhǔn)的合同模板，這個初始模板具備所有的簽約條款，當(dāng)普通用戶使用模板時，可以根據(jù)甲方的要求自行刪除一些不必要的條目，增加合同的靈活性；最后，系統(tǒng)管理員有著查看系統(tǒng)操作日志的權(quán)限，系統(tǒng)操作日志負(fù)責(zé)記錄著普通用戶和監(jiān)控審批部門的相關(guān)操作，增加了系統(tǒng)的安全性。

普通用戶數(shù)量最多，涉及的業(yè)務(wù)較為簡單。普通用戶包括煉化企業(yè)的基層員工和甲方公司，基層員工每天出去跑業(yè)務(wù)簽合同，必須使用到合同管理系統(tǒng)，擁有的權(quán)限是合同條款的修改、打印、錄入，開發(fā)票；甲方公司可以登錄合同管理系統(tǒng)查看合同的審批情況、開發(fā)票情況和合同執(zhí)行情況。

監(jiān)控審批部門業(yè)務(wù)比較單一，有著監(jiān)察合同簽訂過程權(quán)限、審批合同權(quán)限、查詢合同標(biāo)對應(yīng)的首付款權(quán)限；并且監(jiān)控審批部門還可以對合同簽訂的甲方打分，根據(jù)合同的執(zhí)行情況和付款是否及時來評定客戶的信用等級。

2.2 系統(tǒng)功能分析

合同管理系統(tǒng)在正式使用后需要具備以下功能。

第一，基礎(chǔ)功能。合同管理系統(tǒng)可以方便隨時查看合同具體信息、審批信息、收付款信息、是否有過變更、合同執(zhí)行進(jìn)度等；基層員工可以根據(jù)系統(tǒng)提供的初始模板，與客戶商議后起草新合同，系統(tǒng)還包括合同的打印功能、歷史變更信息查詢功能等；當(dāng)合同執(zhí)行時，實(shí)現(xiàn)發(fā)票歸類、記錄明細(xì)、隨時查詢并導(dǎo)出單據(jù)等功能。

第二，進(jìn)階功能。對已經(jīng)簽訂的合同業(yè)務(wù)做分類規(guī)劃，評價(jià)合同的執(zhí)行情況，對客戶進(jìn)行不同等級的打分，為后續(xù)是否繼續(xù)合作提出相應(yīng)意見；記錄下審批部門的每一個操作，實(shí)現(xiàn)合同的專業(yè)技術(shù)咨詢、法律審查等功能；統(tǒng)計(jì)資金的使用和回收情況，對每一筆實(shí)際資金和計(jì)劃資金的不對等情況做回溯查詢。

第三，輔助功能。對所有代辦事項(xiàng)做自動提醒，包括合同的簽訂計(jì)劃、審批規(guī)定日期、首款到付日期、尾款到付日期、貨物交付進(jìn)度等涉及時間規(guī)劃的業(yè)務(wù)，都可以利用系統(tǒng)的自動提醒功能來督促各相關(guān)負(fù)責(zé)人處理代辦事項(xiàng)。

2.3 系統(tǒng)非功能性分析

第一，準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確性主要體現(xiàn)在合同內(nèi)部的各條款簽訂情況，系統(tǒng)管理員和監(jiān)控審批部門應(yīng)對合同內(nèi)容做仔細(xì)審核，確保交付款金額、合同執(zhí)行日期、貨物數(shù)量等數(shù)據(jù)不出現(xiàn)差錯，避免出現(xiàn)合同業(yè)務(wù)糾紛。

第二，魯棒性。魯棒性主要體現(xiàn)在系統(tǒng)對基層員工錄入數(shù)據(jù)的一系列判斷，理想情況是基層員工能夠根據(jù)系統(tǒng)規(guī)定的數(shù)據(jù)規(guī)格來錄入，當(dāng)出現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)不符合系統(tǒng)規(guī)定時，比如說輸入空字符串，系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提示“輸入有誤，請重新輸入”等字樣，維持系統(tǒng)的良好運(yùn)轉(zhuǎn)。

第三，可用性?？捎眯灾饕w現(xiàn)在系統(tǒng)應(yīng)該具有良好的界面，操作簡單便于每個用戶使用，界面上按鈕數(shù)量不應(yīng)過多，讓使用者一目了然，對不經(jīng)常使用系統(tǒng)的客戶也能夠便于上手；系統(tǒng)的反應(yīng)速度也要快，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的企業(yè)級軟件或網(wǎng)站的響應(yīng)速度。

2.4 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

合同管理系統(tǒng)開發(fā)屬于計(jì)算機(jī)軟件工程開發(fā)領(lǐng)域，在系統(tǒng)角色、系統(tǒng)功能需求和非功能需求都設(shè)計(jì)完畢后，需要對系統(tǒng)的整體架構(gòu)設(shè)計(jì)做規(guī)劃，以面向?qū)ο箝_發(fā)為基礎(chǔ)，構(gòu)建三層結(jié)構(gòu)，分別為頁面層、業(yè)務(wù)邏輯層和數(shù)據(jù)訪問層。

頁面層是系統(tǒng)與各種使用用戶的交互入口，界面上展示著系統(tǒng)所具備的各類功能按鈕，方便使用者使用；不同權(quán)限的用戶界面展現(xiàn)也不同，隨著不同權(quán)限用戶的點(diǎn)擊，界面會跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的界面中。

業(yè)務(wù)邏輯層包含著各類業(yè)務(wù)的代碼實(shí)現(xiàn)模塊，保證各自的獨(dú)立運(yùn)作和協(xié)同合作，負(fù)責(zé)接收頁面層傳來的各種數(shù)據(jù)表單，并將數(shù)據(jù)信息傳遞到數(shù)據(jù)訪問層。

數(shù)據(jù)訪問層作為整個系統(tǒng)的底層架構(gòu)，與數(shù)據(jù)庫相連，接收業(yè)務(wù)邏輯層傳來的數(shù)據(jù)，并存儲到相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表中。

3 合同管理系統(tǒng)在煉化企業(yè)管理中的實(shí)際應(yīng)用

3.1 合同列表

合同列表頁面中包含合同的初始模板和完成模板，為客戶和煉化企業(yè)基層員工簽訂合同做基礎(chǔ)。合同內(nèi)各項(xiàng)條款可以被拖拽、刪除，當(dāng)簽訂雙方洽談成功后，由基層員工操作合同列表，按模板規(guī)格填寫相應(yīng)數(shù)據(jù)、文字，還可以創(chuàng)建其他合同附件，系統(tǒng)可以自主識別合同；當(dāng)錄入工作完成后，合同會交由監(jiān)控審批部門審查和批復(fù)，客戶和員工可以隨時查看審批進(jìn)度信息。

3.2 業(yè)務(wù)審批

當(dāng)合同進(jìn)入審批流程后，系統(tǒng)使用角色變?yōu)楸O(jiān)控審批部門，該部門可以利用手動和自動兩種審批模式對合同的起草、執(zhí)行、變更和終結(jié)做控制。自動審批模式包括檢查合同金額、檢查合同類型、開發(fā)票等功能；手動審批模式包括合同在不同單位或部門間流轉(zhuǎn)、合同打回、征詢交流等功能。

3.3 資金管理

系統(tǒng)在合同新建時就會自動創(chuàng)建收付款計(jì)劃。該計(jì)劃內(nèi)描述著標(biāo)準(zhǔn)的收付金額、時間和經(jīng)手人，可以由用戶自行更改，一旦創(chuàng)建完畢，系統(tǒng)就會依此執(zhí)行實(shí)際收付款操作，合同被審批通過后，狀態(tài)改為“執(zhí)行中”，無論是一次付清還是多次付款，系統(tǒng)都會以實(shí)際到賬金額來核銷計(jì)劃資金，并提醒資金交付的最后期限。合同的收付款計(jì)劃建立后，雙方都可以查看實(shí)際付款情況和發(fā)票管理情況。

3.4 數(shù)據(jù)查詢

在合同錄入數(shù)據(jù)庫后，系統(tǒng)會提供不同的查詢方式。一是模糊查詢：包括合同編號、合同名稱、合同類別、合同負(fù)責(zé)人、所屬項(xiàng)目等；二是組合查詢：在查詢按鈕下方提供不同的合同標(biāo)簽，當(dāng)選擇多個標(biāo)簽進(jìn)入查詢欄后，系統(tǒng)可以給出相應(yīng)信息；三是高級查詢：系統(tǒng)具有查看歷史查詢記錄的功能，方便下一次查詢時可以直接調(diào)出合同信息。

4 合同管理系統(tǒng)的實(shí)際效果

4.1 直接效益

合同管理系統(tǒng)改變了以往傳統(tǒng)的合同管理模式，在合同的起草方面加快了基層員工的辦公效率，規(guī)范了合同文本，保證了條款的合理性；在合同的審批方面簡化了監(jiān)控審批部門的辦公流程，增加了合同信息的時效性，節(jié)約了管理成本；在資金收付方面方便了財(cái)務(wù)人員對合同收付款信息的了解，財(cái)務(wù)部門可以實(shí)時查看資金的流動，規(guī)避了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；在數(shù)據(jù)查詢方面節(jié)約了合同雙方的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時間，系統(tǒng)可以對各項(xiàng)數(shù)據(jù)做精準(zhǔn)統(tǒng)計(jì)歸檔，并制定報(bào)表方便查看，降低了人工成本。

4.2 間接效益

合同管理系統(tǒng)為煉化企業(yè)帶了巨大的間接效益。首先，提升了企業(yè)形象。因?yàn)楹贤芾淼南冗M(jìn)性，在合作的同時給客戶帶來了巨大的方便，提高了自身的管理水平；其次，為煉油與化工供應(yīng)鏈管理奠定了基礎(chǔ)，由于合同管理得方便，煉化企業(yè)的整體業(yè)務(wù)容易實(shí)現(xiàn)一體化構(gòu)想，降低運(yùn)營成本；最后，促進(jìn)了整個行業(yè)的提升，合同管理系統(tǒng)對于煉化企業(yè)的幫助很大，其精確的管理能夠極大地提高企業(yè)的工作效率，為整個行業(yè)乃至于社會帶來福利。

5 結(jié)語

煉化企業(yè)全面推動合同管理系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展是立足于煉化行業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展和信息化建設(shè)的根本需求，對提升煉化企業(yè)管理質(zhì)量、增強(qiáng)管理效率具有十分重要的作用。當(dāng)前我國多數(shù)煉化企業(yè)在推動合同管理系統(tǒng)建設(shè)過程中依然存在諸多問題，要充分研究合同管理系統(tǒng)的需求分析與架構(gòu)分析，并以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建科學(xué)、完善的合同管理系統(tǒng)，并對構(gòu)建的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)際效果分析，進(jìn)而全面優(yōu)化煉化企業(yè)的合同管理系統(tǒng)，提升煉化企業(yè)的現(xiàn)代企業(yè)管理能力。