夏利華（中國科學(xué)院深圳先進技術(shù)研究院 廣東深圳 518055）

一、引言

科研經(jīng)費是科研項目順利推進的重要物質(zhì)保障，科研項目財務(wù)管理是科研管理的重要組成部分。加強科研項目的財務(wù)管理，有利于提升科研經(jīng)費的使用績效，有利于提升整體科研管理水平，有利于激發(fā)科研人員的工作熱情。近年來，科研經(jīng)費管理方面“放管服”的新政策不斷出臺，賦予了科研人員更大的自主權(quán)，精簡了信息填報與材料報送，精簡了項目過程檢查，規(guī)范了結(jié)題財務(wù)審計，精簡了驗收檢查。但不可忽視的是在科研經(jīng)費的使用過程中仍然存在信息不對稱的問題。如何降低監(jiān)管成本，提高科研經(jīng)費使用的安全性、規(guī)范性，提高科研項目財務(wù)管理水平，成為擺在項目依托單位財務(wù)管理人員面前的一個重要問題。

隨著2019年政府會計制度的實施，《高等學(xué)校會計制度》《科學(xué)事業(yè)單位會計制度》等分行業(yè)會計制度不再執(zhí)行，科學(xué)事業(yè)單位、高校等項目依托單位均執(zhí)行統(tǒng)一的會計制度。會計基礎(chǔ)與會計處理方式的統(tǒng)一，為基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)提供了統(tǒng)一的信息標準。當前以大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、“云計算”等信息技術(shù)為代表的新一代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，則為構(gòu)建基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)提供了技術(shù)上的支持。

協(xié)同，通常是指多個主體為了一個共同的目標而進行行為的協(xié)作，以獲取“1+1＞2”的效果。協(xié)同理論是20世紀70年代由德國物理學(xué)家赫爾曼·哈肯（Hermann Haken）創(chuàng)立的一門介于社會科學(xué)與自然科學(xué)之間的交叉學(xué)科。協(xié)同理論屬于會計“新三論”之一，李高奎（2002）系統(tǒng)論述了協(xié)同理論在會計領(lǐng)域的應(yīng)用［1］。在科研項目財務(wù)管理領(lǐng)域，協(xié)同理論的應(yīng)用體現(xiàn)在項目依托單位內(nèi)部各個部門之間的協(xié)同，以及項目依托單位和主管部門、合作單位、第三方專業(yè)機構(gòu)之間的協(xié)同。

二、基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)概念與模型

（一）基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)的概念。與傳統(tǒng)意義上的財務(wù)管理系統(tǒng)不同，基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)并不是一個集中的系統(tǒng)，而是一個通過共同的標記語言體系、標準化的流程進行信息傳遞與共享的平臺，其本質(zhì)是多主體之間身份與權(quán)限標識、使用共同標記語言的協(xié)議，也包含單位內(nèi)部不同部門之間的協(xié)同。從多主體之間的信息共享來說，國家自然科學(xué)基金委員會（項目主管部門）具有對中國科學(xué)院某研究所（項目依托單位）和某高校（項目合作單位）所承擔項目經(jīng)費的使用情況的查看權(quán)限，經(jīng)過“握手”動作——協(xié)議內(nèi)的身份與權(quán)限的確認，在該平臺上可以查看到實時的經(jīng)費執(zhí)行情況以及相關(guān)的報銷附件等信息。項目主管部門在權(quán)限范圍內(nèi)授權(quán)第三方專業(yè)機構(gòu)對相關(guān)經(jīng)費使用的規(guī)范性進行檢查，僅需要在平臺上進行“發(fā)鑰匙”的操作——確定授權(quán)范圍即可。

（二）基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)目標。基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)不是為了集權(quán)，而是在項目主管部門、依托單位、合作單位、第三方專業(yè)機構(gòu)之間共享信息，提高整體而非某一個體的效率。通過該系統(tǒng)的建設(shè)，可以實現(xiàn)如下目標：一是降低信息不對稱，提高科研項目財務(wù)管理信息的時效性、真實性、完整性。二是提高監(jiān)管效率，降低監(jiān)管成本，項目主管部門不必采用現(xiàn)行的“報表”方式，只需“發(fā)鑰匙”，就可以借助第三方專業(yè)機構(gòu)的力量完成項目驗收工作。三是提高“放管服”水平，項目主管部門通過大數(shù)據(jù)分析，可以及時發(fā)現(xiàn)問題和了解一線科研需求，項目依托單位可以節(jié)省報送財務(wù)報表的時間，從而將精力更多地用于服務(wù)科學(xué)研究，第三方專業(yè)機構(gòu)可以提高審計工作的方向性，能夠更高效地抓住審計重點，降低審計風(fēng)險。

（三）基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)模型。

1.建設(shè)主體。由基金委或者科技部等項目主管部門作為系統(tǒng)建設(shè)的牽頭單位。對于第三方專業(yè)機構(gòu)，可以選擇3—5家國內(nèi)規(guī)模較大的會計師事務(wù)所?；趨f(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)前期，可以先選擇一些財務(wù)管理規(guī)范、信息化基礎(chǔ)較好、承擔科研項目較多的項目依托單位作為試點單位。

2.協(xié)議搭建。協(xié)議包括主體間與主體內(nèi)不同部門之間的統(tǒng)一協(xié)議。協(xié)議搭建初期應(yīng)建立通信標準、加密標準、存儲標準、數(shù)據(jù)備份標準與核心數(shù)據(jù)維度。核心數(shù)據(jù)維度是整個系統(tǒng)的最關(guān)鍵部分，直接決定著系統(tǒng)建設(shè)成功后的數(shù)據(jù)質(zhì)量與可用性。核心數(shù)據(jù)維度應(yīng)在日常財務(wù)數(shù)據(jù)所包含的項目名稱、日期、金額、收付（借貸）、事項描述等基礎(chǔ)上添加“時間戳”，并記錄變更具體信息。存在合作單位的項目，還應(yīng)對轉(zhuǎn)撥經(jīng)費設(shè)定自動核對、合并生成報告等功能，以便于政府綜合財務(wù)報告的編制。

3.系統(tǒng)設(shè)想藍圖。系統(tǒng)分為主體內(nèi)部與多主體間兩個層次。系統(tǒng)內(nèi)部包含以唯一基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺和數(shù)據(jù)標準為基礎(chǔ)的財務(wù)管理與資產(chǎn)管理、人力資源管理等主要模塊。以財務(wù)管理的預(yù)算管理為核心，資產(chǎn)管理、人力資源管理既可以向財務(wù)管理模塊發(fā)送資產(chǎn)采購、組織結(jié)構(gòu)、人員工資等信息，也可以從財務(wù)管理模塊獲取預(yù)算控制數(shù)據(jù)，“數(shù)出一門”，推倒部門之間的“數(shù)據(jù)墻”，使數(shù)據(jù)在部門之間統(tǒng)一與共享。主體內(nèi)部的系統(tǒng)設(shè)想如圖1所示。

圖1 主體內(nèi)部財務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)想

多主體間通過標準協(xié)議進行信息交換，貫穿于從經(jīng)費下達到綜合評價驗收的項目全生命周期，其基本設(shè)想如圖2所示。

圖2 多主體財務(wù)管理系統(tǒng)設(shè)想

三、基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)的重要性和可行性分析

（一）重要性分析。

1.可以有效推動部門間的信息共享，提升項目依托單位的項目管理水平。財務(wù)管理與資產(chǎn)管理、人力資源管理等部門之間將在統(tǒng)一的平臺進行業(yè)務(wù)處理，各個部門的業(yè)務(wù)流程將進行流程再造，精簡審批環(huán)節(jié)，提高審批效率。以資產(chǎn)采購為例，資產(chǎn)的“申請——驗收——入庫——領(lǐng)用——報銷”將在一個流程內(nèi)完成?？蒲腥藛T在提交資產(chǎn)采購申請時，需核實該項目設(shè)備購置費的預(yù)算情況，如果預(yù)算不足，則不允許提交采購申請，降低了部門之間的溝通成本。

2.可以提升科研管理和服務(wù)水平，切實推進“放管服”改革。將項目依托單位內(nèi)部獨立的各個管理系統(tǒng)整合成一個綜合的系統(tǒng)，將原來分散的流程進行整合、歸并、再造，借助信息化平臺，將現(xiàn)代的信息化手段應(yīng)用于管理的全流程，有利于提升項目依托單位科研管理的目標性、方向性、針對性，防控科研經(jīng)費管理風(fēng)險。以信息化水平和流程再造為基礎(chǔ)，通過管理手段的創(chuàng)新和管理的制度化建設(shè)，降低科研經(jīng)費管理的時間成本、人力成本，同時提升效率和服務(wù)水平。

3.可以進一步完善科研經(jīng)費管理。國家“放管服”改革在科研經(jīng)費管理方面的主要目標是為科研人員減負，精簡相關(guān)流程。倡導(dǎo)通過管理方式的創(chuàng)新，提升監(jiān)管效率，如精簡項目驗收檢查、規(guī)范結(jié)題財務(wù)審計。通過建立項目依托單位與主管部門和第三方專業(yè)機構(gòu)之間的數(shù)據(jù)共享平臺，改變了過去以某一（如結(jié)題時間點）或多個（定期分段）時間點檢查的監(jiān)督方式，項目主管部門和第三方專業(yè)機構(gòu)可以獲取項目全生命周期的財務(wù)數(shù)據(jù)，進行項目財務(wù)管理的全生命周期過程管理。

（二）可行性分析。

1.政府會計改革提供了統(tǒng)一的標記語言體系基礎(chǔ)。《科學(xué)事業(yè)單位會計制度》與《高等學(xué)校會計制度》等雖然都以收付實現(xiàn)制為主要核算基礎(chǔ)，但在同類業(yè)務(wù)事項的會計處理上會計科目存在差別，再加上事業(yè)單位與企業(yè)的會計核算基礎(chǔ)不一致，導(dǎo)致了主管部門的監(jiān)督過程和跨行業(yè)交流時語言體系的差異。2019年開始實施的以權(quán)責(zé)發(fā)生制為基礎(chǔ)的政府綜合財務(wù)報告，使得不同的政府會計主體之間有了共同的標記語言體系，為基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)的建立提供了統(tǒng)一的標準。雖然各個單位仍存在由于會計職業(yè)判斷帶來的微小差異，但總體趨同的趨勢比過去的行業(yè)會計制度更有利于項目主管部門通過會計記錄了解科研項目的真實財務(wù)管理情況。

2.“大智云移”等信息技術(shù)，提供了技術(shù)支持?！按笾窃埔啤睘榭蒲许椖康膮f(xié)同財務(wù)管理提供了更大的存儲量、更快的計算速度、更快更安全的通信速度、票據(jù)的智能識別等技術(shù)條件。以人工智能為例，中國科學(xué)院某研究所應(yīng)用的智能發(fā)票模塊，可以自動判斷并識別PDF、JPG、JPEG、BMP等格式文件中的發(fā)票票面信息，可以根據(jù)已經(jīng)識別的發(fā)票代碼、發(fā)票號碼等信息，后臺連接國家稅務(wù)總局接口進行增值稅發(fā)票（尤其是增值稅電子發(fā)票）的校驗。

四、基于協(xié)同理論的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)路徑

（一）確立統(tǒng)一的標記語言體系。在政府會計制度提供了統(tǒng)一的標記語言體系的基礎(chǔ)上，建立協(xié)同科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)，需要確立統(tǒng)一、互通的內(nèi)外部標記語言體系。項目依托單位內(nèi)部的數(shù)據(jù)是進行數(shù)據(jù)共享與交換的源頭，要把好數(shù)據(jù)的“入口關(guān)”——提高數(shù)據(jù)源頭質(zhì)量。第一，要建立部門之間數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的“主鍵”（或“主維度”），例如所核算的科研項目的代碼、固定資產(chǎn)采購的申請編號等。通過此類“主鍵”，建立起以業(yè)務(wù)為中心的跨部門流程鏈條。第二，制定單位層次的業(yè)務(wù)標準規(guī)范、業(yè)務(wù)流程及操作指南，以及數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查標準和確保數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查措施。標準的操作指南有利于基層業(yè)務(wù)人員在未全面了解系統(tǒng)的前提下按照系統(tǒng)設(shè)計的路線進行操作。而檢查標準與措施是提高數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要保障。第三，要對現(xiàn)有未完結(jié)科研項目的財務(wù)管理數(shù)據(jù)進行梳理后轉(zhuǎn)入新系統(tǒng)。新舊系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換事關(guān)系統(tǒng)上線后的有用性及使用者后續(xù)的使用積極性，做好正在研究項目歷史數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，一方面，可以使項目依托單位與主管部門、第三方專業(yè)機構(gòu)更好地理解系統(tǒng)邏輯；另一方面，在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入的過程中，也便于發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程及操作方式與目標狀態(tài)之間的差別。

標記語言體系的統(tǒng)一是跨主體之間進行信息共享的基礎(chǔ)?？缰黧w的標記語言體系的建立應(yīng)遵循可理解性、有用性、精簡性、可擴展性原則。會計賬務(wù)處理語言體系具有一定的專業(yè)性，可理解人群受信息使用者專業(yè)知識的限制?？衫斫庑砸髽擞浾Z言體系與會計賬務(wù)處理語言體系關(guān)聯(lián)，該語言體系應(yīng)該以記賬語言體系為基礎(chǔ)，并進行自動轉(zhuǎn)化。有用性體現(xiàn)在系統(tǒng)應(yīng)為科研人員了解預(yù)算執(zhí)行情況、項目依托單位履行法人主體監(jiān)管責(zé)任、項目主管部門和第三方專業(yè)機構(gòu)的全生命周期監(jiān)管提供全面有效的信息，為決策提供依據(jù)。精簡性也是為了有用性服務(wù)，要求系統(tǒng)提供適當容量的信息，避免數(shù)據(jù)過量而影響了系統(tǒng)使用者的決策?？蓴U展性是指在維護數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及關(guān)鍵字段時，要考慮隨著科研經(jīng)費使用改革的推進及監(jiān)管需求的變動等因素，引起當前數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的變動與字段的增減。不僅要求在系統(tǒng)內(nèi)預(yù)留一定量空白字段與存儲空間，還要考慮到外部接口的設(shè)計，增加系統(tǒng)的靈活性與適應(yīng)性。

跨主體協(xié)同的標記語言體系要以項目依托單位內(nèi)部的標記語言體系為基礎(chǔ)。從容量上來說，由于項目依托單位內(nèi)部的管理要求多于外部跨主體協(xié)同所需要的信息，所以項目依托單位內(nèi)部的標記語言體系要比跨主體協(xié)同的標記語言體系復(fù)雜。從重要程度上來看，跨主體協(xié)同的標記語言體系對項目依托單位內(nèi)部的標記語言體系起到的是統(tǒng)馭作用，單位內(nèi)部的標記語言體系可在跨主體協(xié)同的標記語言體系外進行個性化定制。

（二）進行協(xié)同管理下的流程優(yōu)化。協(xié)同管理并非責(zé)任的模糊化，而是在明確權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的基礎(chǔ)上的協(xié)同。管理協(xié)同的內(nèi)部流程優(yōu)化以如何高效、準確、全面地向系統(tǒng)使用者提供有決策參考價值的信息為目標。第一步，在內(nèi)部建立流程與環(huán)節(jié)的區(qū)分標準、評價標準。第二步，將已有流程進行拆分，按照不可再進行細分的原則，把流程拆分至最末級環(huán)節(jié)［2］。第三步，將所有的流程與環(huán)節(jié)按照事先定義的標準進行打分。第四步，按照打分情況刪掉得分較低的環(huán)節(jié)，并重新組合生成新流程。第五步，將新流程以制度的形式進行固化，并以信息化的形式呈現(xiàn)。通過上述五步法進行內(nèi)部流程優(yōu)化，將權(quán)利與責(zé)任在各個部門間進行明確，以風(fēng)險控制與效率提升作為共同的目標，用第一步的評價標準當作去留重組標準，消除（減）部門之間的重復(fù)、低效審批。

（三）系統(tǒng)建立與管控。目前以用友為代表的國產(chǎn)供應(yīng)商已經(jīng)提供了主體內(nèi)協(xié)同的成熟方案，僅需稍加改造便可接入科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)的跨主體部分。但由于建立系統(tǒng)的成本與收益可能存在時間上的錯配，僅由某地區(qū)或某領(lǐng)域通過地方項目主管部門倡導(dǎo)建立，可能存在由于收益小于成本而無法推行的問題。因此由全國性的科研項目任務(wù)較多的主管部門牽頭研制該系統(tǒng)，眾多使用該系統(tǒng)的項目進行初始固定投資成本分攤的方法是相對可行的。系統(tǒng)建立后的管控工作除了要做好常規(guī)的系統(tǒng)安全性、數(shù)據(jù)備份及用戶行為規(guī)范外，需要特別注意的是系統(tǒng)內(nèi)用戶準入與權(quán)限的分配。系統(tǒng)用戶的準入標準要體現(xiàn)公平與效率原則，一方面要滿足項目依托單位提高內(nèi)部管理與外部監(jiān)管效率的要求，另一方面也要考慮由于用戶數(shù)量增多帶來的系統(tǒng)運行速度慢導(dǎo)致的用戶不良體驗、泄密等因素。

信息化的支持與保障貫穿于系統(tǒng)的設(shè)計、試運行與技術(shù)支持的各個階段。信息化支持應(yīng)選擇具有大型項目運行經(jīng)驗、把握國家科研經(jīng)費改革動向、對科研項目財務(wù)管理有全面深入研究的團隊，并提前約定好系統(tǒng)相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)歸屬。

五、結(jié)語

建立主體內(nèi)和主體間協(xié)作的科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)，是國家“放管服”改革在科研經(jīng)費管理方面的重要體現(xiàn)，也是未來管理信息化發(fā)展的趨勢。建立便捷高效的協(xié)同科研項目財務(wù)管理系統(tǒng)，將是未來實踐與研究的趨勢之一。