王成杰,范 冰
(常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院教務(wù)處 江蘇 常州 213164)
教材管理是高校日常教學(xué)管理中的一項(xiàng)基本業(yè)務(wù),一般由教務(wù)處或圖書館等職能部門的教材管理人員完成。教材管理的主要業(yè)務(wù)流程包括:(1)教材采購招標(biāo);(2)教材選用與征訂;(3)書商采購、配送教材;(4)學(xué)校發(fā)放教材;(5)學(xué)校教材盤庫,完成教材結(jié)算;(6)公布對賬單給學(xué)生簽字確認(rèn);(7)教材書款經(jīng)財(cái)務(wù)報(bào)銷給書商。
在日益精細(xì)化管理的今天,教材管理工作既要遵循“現(xiàn)代職業(yè)理念”的要求,又要樹立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)[1]。教材管理的每個(gè)環(huán)節(jié),不容許有任何差錯(cuò)發(fā)生。因而,教材管理人員在日常管理中應(yīng)發(fā)揚(yáng)工匠精神,認(rèn)真對待教材管理的每個(gè)環(huán)節(jié),以有效的教材供給及精準(zhǔn)的教材結(jié)算[2]服務(wù)來確保教學(xué)平穩(wěn)運(yùn)行,保障和維護(hù)正常的教學(xué)秩序,高效服務(wù)師生。
在教材管理的7個(gè)主要環(huán)節(jié)中教材結(jié)算涉及資金管理,顯得尤為重要,需要精準(zhǔn)到位。因此,明折明扣進(jìn)行教材結(jié)算,及時(shí)將結(jié)算的單據(jù)公示給廣大同學(xué),讓學(xué)生明明白白消費(fèi),成為教材管理人員必需的管理技能,值得深入研究[3]。
學(xué)校采購的教材一般由正式出版的書籍及印刷廠印刷的講義、簿本組成。正式出版的書籍按招標(biāo)的統(tǒng)一折扣,將原價(jià)乘以折扣后按打折后價(jià)格進(jìn)行結(jié)算,相對比較簡單。印刷廠印刷的講義簿本包括:作業(yè)本、方格本、信箋本、實(shí)訓(xùn)周歷、實(shí)習(xí)日記、畢業(yè)工作指導(dǎo)手冊等定額材料都是一個(gè)價(jià)格,只有校本講義的結(jié)算比較復(fù)雜。
一般學(xué)校的校本講義有60多個(gè)品種,包括針對具體課程的實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)用書、專業(yè)課的輔導(dǎo)資料、特色校本教材等。因校本講義的品種不一,內(nèi)容的多少不一,每個(gè)品種印刷的數(shù)量不一。印刷紙張的品質(zhì)、規(guī)格不一,印刷廠的設(shè)備、工藝、能力不一,因此,文章將系統(tǒng)考慮校本講義的結(jié)算問題。
經(jīng)過多年實(shí)踐,我校的校本講義的成品一般確定為16K的開本,封面材料用皮紋紙和銅版紙兩種材料,內(nèi)芯規(guī)定用60g的雙膠紙,裝訂一般為膠印,也允許較薄的講義用訂書針裝訂。
無論印刷廠用什么設(shè)備、如何設(shè)計(jì)排版、使用怎樣的工藝都要滿足采購招標(biāo)的要求并制成學(xué)校成品,且印刷的質(zhì)量只能高于或等于我校要求,學(xué)校驗(yàn)收物品時(shí),有瑕疵或印刷錯(cuò)誤的物品印刷廠負(fù)責(zé)全部重新印刷。這些附加產(chǎn)生的費(fèi)用不能對學(xué)校二次收費(fèi),均應(yīng)核算至一本講義的報(bào)價(jià)中。
表1是學(xué)校校本講義的真實(shí)報(bào)價(jià)表格,因論文討論的需要,以模擬數(shù)值報(bào)價(jià)填入。
表1 教材結(jié)算報(bào)價(jià)單
單本講義的結(jié)算價(jià)格,需要根據(jù)實(shí)際條件進(jìn)行組合,在印刷校本講義總數(shù)量確定的條件下,通過查表找到對應(yīng)封面和內(nèi)芯進(jìn)行結(jié)算:公式為:價(jià)格單價(jià)=封面價(jià)格+內(nèi)芯張數(shù)*內(nèi)芯單價(jià)。例如《早教基礎(chǔ)實(shí)務(wù)》的目錄及內(nèi)容共126頁,使用彩色銅版紙印刷,共印刷280本,經(jīng)查表該校本講義的單價(jià)是11.45元,計(jì)算公式為=2+(126/2)×0.15。
一般印刷廠印刷完成后,會(huì)根據(jù)實(shí)際印刷數(shù)據(jù)按系部統(tǒng)計(jì)上報(bào)教務(wù)處一個(gè)匯總表,見表2。
表2 印刷廠提供的印刷匯總
一般情況下實(shí)際結(jié)算的校本講義的總數(shù)量是小于印刷廠的印刷總數(shù)量。印刷廠多印的講義余量、贈(zèng)送講義,一律按零值處理。教務(wù)處在做教材結(jié)算時(shí),需要復(fù)核每部講義的頁數(shù),師生實(shí)際使用講義的數(shù)量這兩個(gè)關(guān)鍵數(shù)據(jù),以確保精準(zhǔn)結(jié)算。
總頁數(shù)的復(fù)核比較簡單,因教材庫建設(shè)的需要,每學(xué)期開學(xué)時(shí),印刷廠都會(huì)提供1份全套的校本講義供教務(wù)處上教材架。因此,通過翻閱每本講義,實(shí)際復(fù)核“講義的目錄頁數(shù)、內(nèi)容頁數(shù)、少量留白的頁數(shù)之和”,就能方便地復(fù)核出印刷廠排版設(shè)計(jì)軟件中統(tǒng)計(jì)的頁數(shù)正確性,輕松完成復(fù)核工作。
講義總數(shù)量的復(fù)核應(yīng)該在學(xué)校師生教材發(fā)放完畢、學(xué)生復(fù)學(xué)申請教材完成后,利用EXCEL的統(tǒng)計(jì)函數(shù)、透視等工具完成。按教材品種匯總分析教材發(fā)放單、零星增補(bǔ)單中出庫數(shù)據(jù),復(fù)核發(fā)放數(shù)據(jù)與印刷數(shù)據(jù)差異。
表3為透視分析發(fā)放單及零星增補(bǔ)教材后的實(shí)際出庫數(shù)據(jù)。
表3 實(shí)際出庫數(shù)據(jù)
將上述的出庫數(shù)據(jù)表,錄入Excel中,形成以下結(jié)算表格:利用結(jié)算公式:(1)總數(shù)量合計(jì)G2=E2+ F2、講義單價(jià)J2=H2+I2×(D2/2)、總計(jì)碼洋K2=J2×G2進(jìn)行結(jié)算;(2)封面H2=IF(C2="皮紋",0.4,IF(C2="彩色",IF(AND(G2<=199,G2>0),2.8,IF(AND( G2>=200,G2<499 ),2,IF( G2> =500,1.8,0 ))))) ;(3)內(nèi)芯I2=IF (G2>=300,0.12,IF ( AND ( G2>0,G2<300),0.15,0)),經(jīng)計(jì)算得到結(jié)果見圖1。
圖1 雙約束條件下結(jié)算模型
但仔細(xì)思考結(jié)算條件后發(fā)現(xiàn):封面有3個(gè)條件區(qū)間、內(nèi)芯有2個(gè)條件區(qū)間均與總數(shù)量有關(guān)聯(lián),將其列表后共有8種情況見表4。
表4 雙約束條件下的講義結(jié)算
表4 (續(xù))
結(jié)合周以真教授提出的“計(jì)算思維”[4],應(yīng)思考將與封面、講義內(nèi)芯的結(jié)算都息息相關(guān)的總數(shù)量這個(gè)約束條件約減或優(yōu)化。仔細(xì)分析情況3至情況8的彩色封面講義發(fā)現(xiàn):情況4總數(shù)量同時(shí)滿足封面、內(nèi)芯2個(gè)約束條件的只有200~299數(shù)據(jù)段,情況7中總數(shù)量同時(shí)滿足封面、內(nèi)芯2個(gè)約束條件的只有300~499。因此,合并整理后,得到四條數(shù)據(jù)段見圖2。
圖2 約束條件優(yōu)化
進(jìn)而皮紋、彩封轉(zhuǎn)換成新的約束條件見表5。
表5 優(yōu)化后單條件約束結(jié)算表
至此,第一種計(jì)算模型的雙條件約束,被簡約優(yōu)化成單條件約束,即:原來總數(shù)量需分別控制封面、內(nèi)芯的操作已經(jīng)融合在一起,使得約束條件的分割更加清晰。若再以總數(shù)量300為分解線,將彩色封面四段分支,分解成雙分支結(jié)構(gòu),能有效控制結(jié)算公式代碼的長度,以下是結(jié)算過程的程序控制流程見圖3。
圖3 結(jié)算流程
因此,結(jié)合數(shù)據(jù)I/O異常處理,新的結(jié)算模型,見圖4。
圖4 計(jì)算結(jié)果
最終講義單價(jià)的計(jì)算公式為:H2=IF(C2="彩色",IF(G2<300,IF(G2<199,2.8+D2/2×0.15,2+D2/2×0.15 ),IF(G2>500,1.8+D2/2×0.12 ,2+D2/2×0.12)),IF(C2="皮",IF(AND (G2>0,G2<=299),D2/2×0.15 +0.4,IF(G2<0,“數(shù)量出錯(cuò)”,D2/2×0.12)),“封面出錯(cuò)”));I2=H2×G2。
將現(xiàn)有的結(jié)算模型與原有的結(jié)算模型對比,發(fā)現(xiàn)新的結(jié)算表格,達(dá)到綜合應(yīng)用Excel函數(shù)的解決問題的目的。
文中基于Excel函數(shù)、計(jì)算思維優(yōu)化校本講義的結(jié)算模型是教材管理工作的一次實(shí)踐,該結(jié)算模型能充分運(yùn)用信息化工具及計(jì)算思維的邏輯[5],實(shí)現(xiàn)了校本講義結(jié)算路徑的全覆蓋,將原本需要考慮二次 “總數(shù)量”的約束條件通過分析及轉(zhuǎn)化,簡約成考慮一次,節(jié)省了計(jì)算開銷,是一次有意義的計(jì)算實(shí)踐[6]。
另外,在管理工作中融合“工匠精神”,讓工作人員在繁瑣的日常管理中保持良好的職業(yè)態(tài)度,追求精益求精的職業(yè)精神,也將成為管理實(shí)踐的基本要求[7],借鑒先進(jìn)信息化管理工具、巧用計(jì)算思維,能方便地尋找管理技巧、創(chuàng)新改進(jìn)工作方法。