李光

作者簡(jiǎn)介：李 光（1987— ），首都圖書館館員。

關(guān)鍵詞：圖書盤點(diǎn);RFID技術(shù);圖書館服務(wù);圖書館業(yè)務(wù)

摘 要：首都圖書館圖書盤點(diǎn)工作是以本館實(shí)際情況為基礎(chǔ)，并結(jié)合大量實(shí)踐測(cè)試開展的。文章對(duì)首都圖書館圖書盤點(diǎn)工作的現(xiàn)狀、面臨的困難、對(duì)應(yīng)的方案及流程進(jìn)行了論述，通過分析圖書盤點(diǎn)工作中存在的問題，提出了擺脫目前困境的思路和方法，以期提升圖書館的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為其他圖書館的圖書盤點(diǎn)工作提供借鑒和參考。

中圖分類號(hào)：G258.2文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-1588（2021）01-0013-04

1 背景

圖書盤點(diǎn)工作是圖書館的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作，是一種對(duì)圖書進(jìn)行全面檢查和糾錯(cuò)的有效手段。根據(jù)工作環(huán)境，圖書盤點(diǎn)工作可分為閉館盤點(diǎn)和開館盤點(diǎn)。閉館盤點(diǎn)的環(huán)境封閉，工作人員擁有獨(dú)立的工作空間，但會(huì)對(duì)文獻(xiàn)流通、讀者服務(wù)造成一定影響;開館盤點(diǎn)的環(huán)境開放，工作人員和讀者處于同一空間，圖書盤點(diǎn)工作會(huì)受到讀者流動(dòng)、文獻(xiàn)流通的影響，盤點(diǎn)難度較大。受館藏?cái)?shù)量、館舍面積、讀者數(shù)量、圖書流通量、服務(wù)理念等因素的制約，目前很多公共圖書館不具備閉館盤點(diǎn)的環(huán)境條件，因此，如何在開館環(huán)境下開展有效的圖書盤點(diǎn)工作，已成為公共圖書館亟待解決的難題。

首都圖書館（以下簡(jiǎn)稱“首圖”），是北京市市屬大型公共圖書館，遵循“大開放、大服務(wù)”的服務(wù)理念，通過引入RFID技術(shù)，結(jié)合相應(yīng)的運(yùn)營(yíng)策略和空間布局，形成了“借閱合一、開放式、自助式”的服務(wù)方式，全年365天開館，設(shè)有20余個(gè)借閱區(qū)（室），為讀者提供125萬冊(cè)（件）開架文獻(xiàn)的免費(fèi)借閱，具備2萬人次的日接待能力[1]。首圖長(zhǎng)期不間斷地提供讀者服務(wù)導(dǎo)致圖書“在館不在架”[2]的情況日益增多，給讀者借閱帶來了不便。雖然圖書館傳統(tǒng)的人工盤點(diǎn)查詢靈活細(xì)致，能及時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，但盤點(diǎn)效率低，在開館情況下受圖書流通因素的影響明顯;雖然圖書館利用RFID技術(shù)提升了盤點(diǎn)速度，但RFID標(biāo)簽易損壞、易受金屬干擾等問題對(duì)圖書盤點(diǎn)工作的影響較大。面對(duì)新的服務(wù)環(huán)境，首圖對(duì)圖書盤點(diǎn)工作進(jìn)行了積極探索。

2 盤點(diǎn)方案

首圖在總結(jié)以往圖書盤點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上制訂了一套新的盤點(diǎn)方案，通過采集、對(duì)比、復(fù)核、處理四步完成某一區(qū)域內(nèi)的圖書盤點(diǎn)。在2017年進(jìn)行小范圍實(shí)踐后，首圖的圖書盤點(diǎn)工作取得了較好的效果，之后擴(kuò)大范圍開展全館在架圖書的盤點(diǎn)工作。由于人力、物力有限，首圖無法在全館范圍內(nèi)同時(shí)開展圖書盤點(diǎn)工作，因此，首圖選擇以借閱區(qū)為單位，通過流程設(shè)計(jì)將各借閱區(qū)的盤點(diǎn)工作緊密銜接起來，形成了一套科學(xué)的盤點(diǎn)方案，新的盤點(diǎn)方案于2018年正式投入使用。

2.1 方法描述

具體的盤點(diǎn)步驟如下：第一步是“數(shù)據(jù)采集”。工作人員先利用移動(dòng)式RFID數(shù)據(jù)采集設(shè)備采集目標(biāo)借閱區(qū)內(nèi)在架圖書的RFID標(biāo)簽數(shù)據(jù)，得到“實(shí)際在架的圖書數(shù)據(jù)”;再通過圖書管理系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的目標(biāo)借閱區(qū)的在架圖書數(shù)據(jù)，得到該借閱區(qū)“理論在架的圖書數(shù)據(jù)”。第二步是“數(shù)據(jù)對(duì)比”。工作人員將“數(shù)據(jù)采集”階段得到的“理論在架的圖書數(shù)據(jù)”與“實(shí)際在架的圖書數(shù)據(jù)”進(jìn)行對(duì)比，得到“應(yīng)該在架而實(shí)際并未在架的圖書數(shù)據(jù)”和“不屬于目標(biāo)借閱區(qū)的圖書數(shù)據(jù)”。第三步是“人工復(fù)核”。工作人員根據(jù)“數(shù)據(jù)對(duì)比”階段整理得到的“復(fù)核表單”，對(duì)目標(biāo)借閱區(qū)的圖書進(jìn)行復(fù)核，將找到的圖書標(biāo)記在表單上，將未被標(biāo)記數(shù)據(jù)列為“待處理數(shù)據(jù)”。第四步是“數(shù)據(jù)處理”。工作人員以“人工復(fù)核”階段得到的“待處理數(shù)據(jù)”為依據(jù)，通過圖書管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)清洗，并對(duì)“需要處理數(shù)據(jù)”表單進(jìn)行相應(yīng)處理。

2.2 人員配置

首圖將參與盤點(diǎn)工作的人員分為3組：采集組、數(shù)據(jù)組、復(fù)核組。采集組負(fù)責(zé)利用數(shù)據(jù)采集設(shè)備采集目標(biāo)借閱區(qū)內(nèi)的圖書數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)組負(fù)責(zé)目標(biāo)借閱區(qū)內(nèi)的相關(guān)數(shù)據(jù)操作，如問題數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)清洗、數(shù)據(jù)對(duì)比、數(shù)據(jù)狀態(tài)更改等;復(fù)核組負(fù)責(zé)目標(biāo)借閱區(qū)的復(fù)核工作。在實(shí)際的圖書盤點(diǎn)工作中涉及多個(gè)借閱區(qū)，因此，首圖將復(fù)核組拆分成多個(gè)小組負(fù)責(zé)指定借閱區(qū)的人工復(fù)核工作。首圖在開館環(huán)境下進(jìn)行圖書盤點(diǎn)工作，既要保質(zhì)保量地開展日常讀者服務(wù)工作，又要避免圖書盤點(diǎn)工作對(duì)日常服務(wù)工作造成影響，因此尋求圖書盤點(diǎn)工作與日常讀者服務(wù)工作的平衡開展是一個(gè)難點(diǎn)。

2.3 盤點(diǎn)流程

由于圖書盤點(diǎn)工作涉及空間較大，借閱區(qū)數(shù)量多且分布在多個(gè)樓層，首圖在設(shè)計(jì)盤點(diǎn)流程的過程中不僅要注意借閱區(qū)位置、館藏量、人員配置、設(shè)備配置、開館環(huán)境等情況，還要考慮到各借閱區(qū)之間盤點(diǎn)工作的銜接，保證整體流程的連貫性，在通盤考慮的情況下確定借閱區(qū)盤點(diǎn)工作的先后順序。盤點(diǎn)工作流程如圖1所示，整個(gè)流程圖呈“階梯狀”。

2.4 盤點(diǎn)前的準(zhǔn)備工作

為了保證圖書盤點(diǎn)工作的順利開展，首圖需要做好以下準(zhǔn)備工作：一是制訂科學(xué)的盤點(diǎn)計(jì)劃，包括盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)內(nèi)容、盤點(diǎn)流程、人員安排、操作規(guī)范、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)等。二是提前做好溝通工作。由于圖書盤點(diǎn)工作涉及多個(gè)部門、小組之間的相互協(xié)作，因此，首圖需要明確工作時(shí)間、工作區(qū)域、工作內(nèi)容、交接人員等細(xì)節(jié)。三是對(duì)參與圖書盤點(diǎn)工作的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，明確操作規(guī)范，及時(shí)解決盤點(diǎn)工作中遇到的問題。四是處理暫時(shí)無法上架流通的圖書，減少盤點(diǎn)誤差。

2.5 盤點(diǎn)結(jié)果

首圖在2018年的圖書盤點(diǎn)工作中采用了新制訂的盤點(diǎn)方案，發(fā)現(xiàn)并處理了許多以往盤點(diǎn)工作中遺漏的問題數(shù)據(jù)，彌補(bǔ)了之前盤點(diǎn)工作的不足。2018年的圖書盤點(diǎn)工作共涉及圖書數(shù)據(jù)596，778條，處理的相關(guān)數(shù)據(jù)占總數(shù)據(jù)的7.78%;2019年的圖書盤點(diǎn)工作共涉及圖書數(shù)據(jù)552，956條，處理的相關(guān)數(shù)據(jù)占總數(shù)據(jù)的1.89%，主要原因在于2018年的圖書盤點(diǎn)工作為2019年的圖書盤點(diǎn)工作提供了良好的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。從2018年、2019年圖書盤點(diǎn)工作的實(shí)際效果看，首圖基本實(shí)現(xiàn)了預(yù)期的工作目標(biāo)。

圖書盤點(diǎn)工作的優(yōu)勢(shì)具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：一是新的盤點(diǎn)方案具有一定合理性和可行性。首圖根據(jù)自身的實(shí)際情況，如運(yùn)營(yíng)時(shí)間、服務(wù)策略、區(qū)域分布、文獻(xiàn)流通量、人員數(shù)量、技術(shù)設(shè)備等，構(gòu)建了盤點(diǎn)流程，保證了圖書盤點(diǎn)工作的有效開展。二是新的盤點(diǎn)方法為圖書盤點(diǎn)工作提供了有效支持。首圖在總結(jié)之前圖書盤點(diǎn)工作經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上形成了新的盤點(diǎn)方法，利用RFID技術(shù)的非接觸自動(dòng)識(shí)別特性解決了圖書在架數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)采集問題，提升了工作效率，減少了人工復(fù)核的工作量，降低了圖書流通等對(duì)圖書盤點(diǎn)工作的影響。同時(shí)，人工復(fù)核查詢靈活細(xì)致的特點(diǎn)也彌補(bǔ)了RFID技術(shù)在實(shí)際工作中的不足，解決了易受金屬干擾、標(biāo)簽無法識(shí)別等問題。三是圖書盤點(diǎn)工作注重人員分工、工作規(guī)范和流程連貫。人員分工可以讓參與者明確自身的工作內(nèi)容，即使在以后的相關(guān)工作中更換工作人員，也不會(huì)影響圖書盤點(diǎn)工作的正常開展。工作規(guī)范使各個(gè)工作環(huán)節(jié)都有參考依據(jù)，保證了工作效果和數(shù)據(jù)質(zhì)量。流程連貫使各個(gè)工作環(huán)節(jié)能得到有效銜接，為今后首圖常態(tài)化開展盤點(diǎn)工作打下基礎(chǔ)。

3 思考

3.1 流通帶來的問題

圖書館在開展圖書盤點(diǎn)工作時(shí)必須面對(duì)流通這一問題，流通主要包括讀者的借還行為引起的圖書流通和讀者在館內(nèi)的流動(dòng)，流通率低有利于盤點(diǎn)工作的開展。對(duì)于大型公共圖書館來說，其不具備長(zhǎng)時(shí)間閉館的條件。針對(duì)流通這一問題，首圖主要從以下兩個(gè)方面入手解決：一是注重盤點(diǎn)時(shí)段，將盤點(diǎn)工作的開展時(shí)間選擇在流通量較小的時(shí)間段內(nèi)。以圖書流通和讀者流動(dòng)的歷史數(shù)據(jù)為依據(jù)，首圖已開展的兩次圖書盤點(diǎn)工作都選擇在2月至3月，但圖書盤點(diǎn)工作對(duì)圖書預(yù)約等相關(guān)業(yè)務(wù)工作的開展仍造成了一定影響。二是注重盤點(diǎn)工作流程的設(shè)計(jì)?！半A梯狀”的盤點(diǎn)流程以借閱區(qū)為單位，以各借閱區(qū)盤點(diǎn)工作的進(jìn)度為節(jié)點(diǎn)，通過流程設(shè)計(jì)將各個(gè)節(jié)點(diǎn)銜接起來，壓縮了盤點(diǎn)工作的整體時(shí)間，但對(duì)盤點(diǎn)工作的整體連貫性要求較高，一旦某個(gè)節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)問題就將直接影響后續(xù)工作的進(jìn)程。

3.2 空間布局對(duì)圖書盤點(diǎn)工作造成的影響

在圖書盤點(diǎn)工作中，借閱區(qū)的空間布局對(duì)盤點(diǎn)工作也會(huì)造成一定影響。首圖以讀者的借閱需求為依據(jù)，設(shè)置了多個(gè)主題借閱區(qū)，由于各借閱區(qū)的側(cè)重點(diǎn)不同，導(dǎo)致同一種書被配置到不同的主題借閱區(qū)。此外，借閱區(qū)內(nèi)圖書擺放標(biāo)準(zhǔn)的多樣化也給圖書盤點(diǎn)工作帶來了困難，如數(shù)據(jù)采集、人工復(fù)核等。為了避免數(shù)據(jù)出現(xiàn)遺漏，首圖采用了多次復(fù)核的方法。此外，復(fù)核次數(shù)的增多影響了整個(gè)圖書盤點(diǎn)工作的進(jìn)程。因此，如何最大限度地降低遺漏情況的發(fā)生及建立一系列應(yīng)對(duì)機(jī)制，已成為首圖開展圖書盤點(diǎn)工作需要進(jìn)一步解決的問題。

3.3 RFID技術(shù)的應(yīng)用

雖然RFID技術(shù)應(yīng)用在圖書盤點(diǎn)工作中存在標(biāo)簽易損壞、易受金屬材質(zhì)干擾等問題，但從整體上看RFID技術(shù)的應(yīng)用對(duì)圖書資產(chǎn)管理相關(guān)工作的開展具有積極的推動(dòng)作用。供應(yīng)商在RFID系統(tǒng)的宣傳材料中，一般都會(huì)提到RFID設(shè)備具有盤點(diǎn)功能，但在實(shí)際測(cè)試中，盤點(diǎn)功能很難滿足圖書館的工作需求，因此RFID相關(guān)設(shè)備功能開發(fā)的不完善也直接影響了圖書盤點(diǎn)工作的效果[3]。首圖圖書盤點(diǎn)工作使用的相關(guān)設(shè)備是深圳海恒公司提供的BT-3型移動(dòng)式RFID數(shù)據(jù)采集車，采集車具有與盤點(diǎn)功能相似的“清點(diǎn)”功能，雖然可以識(shí)別圖書是否在對(duì)應(yīng)書架層位，但無法顯示被掃圖書的原有位置。由于首圖部分借閱區(qū)的圖書流通量大，圖書架位變動(dòng)頻率高，工作人員如果沒有及時(shí)更新采集車內(nèi)的數(shù)據(jù)，就會(huì)使采集車在“清點(diǎn)”過程中出現(xiàn)較多誤差，進(jìn)而影響整個(gè)圖書盤點(diǎn)工作的效果。因此，采集車無法被有效應(yīng)用到首圖的圖書盤點(diǎn)工作中，缺少針對(duì)性的系統(tǒng)設(shè)計(jì)也限制了RFID技術(shù)在圖書盤點(diǎn)工作中的應(yīng)用。

4 建議

4.1 優(yōu)化現(xiàn)有的盤點(diǎn)流程

從圖書盤點(diǎn)工作的角度看，首圖可通過調(diào)整復(fù)核次數(shù)、完善漏查應(yīng)對(duì)機(jī)制等方式優(yōu)化盤點(diǎn)流程;調(diào)整空間布局，統(tǒng)一圖書擺放標(biāo)準(zhǔn)，平衡讀者需求與相關(guān)業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，以提高盤點(diǎn)效率。

4.2 尋求技術(shù)改進(jìn)

目前，首圖使用的RFID設(shè)備并沒有充分發(fā)揮RFID技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，因此，首圖可通過投入一定資金升級(jí)設(shè)備，開發(fā)更符合圖書盤點(diǎn)工作實(shí)際需要的盤點(diǎn)系統(tǒng)。首圖可將數(shù)據(jù)采集功能和圖書盤點(diǎn)功能集成到盤點(diǎn)系統(tǒng)中，在開展數(shù)據(jù)采集工作的過程中通過無線網(wǎng)絡(luò)連接數(shù)據(jù)庫(kù)同步進(jìn)行對(duì)比，完成圖書盤點(diǎn)工作。首圖尋求技術(shù)改進(jìn)，不僅能簡(jiǎn)化盤點(diǎn)流程，減少工作人員數(shù)量，實(shí)現(xiàn)靈活盤點(diǎn)、動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)，還能為未來圖書盤點(diǎn)工作的常態(tài)化開展提供新的思路。

4.3 引入新技術(shù)

隨著RFID技術(shù)在圖書館的深入應(yīng)用，首圖可通過引入其他新技術(shù)完成圖書盤點(diǎn)工作，如盤點(diǎn)機(jī)器人和智能書架等。盤點(diǎn)機(jī)器人是圖書館機(jī)器人的一種應(yīng)用形式，它將RFID技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來，能為圖書館的圖書動(dòng)態(tài)盤點(diǎn)工作提供支撐[4]。圖書館利用智能機(jī)器人開展圖書盤點(diǎn)工作在成本、盤點(diǎn)效率和準(zhǔn)確率、創(chuàng)新服務(wù)等方面都具有一定優(yōu)勢(shì)[5]。但是，盤點(diǎn)機(jī)器人主要被應(yīng)用于高校圖書館的圖書盤點(diǎn)工作，目前尚缺少在公共圖書館的應(yīng)用案例。此外，除機(jī)器人設(shè)備的資金成本較高外，盤點(diǎn)機(jī)器人只有在超高頻RFID標(biāo)簽的支持下才能充分展現(xiàn)自身優(yōu)勢(shì)，對(duì)于大型公共圖書館來說，其無法在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)圖書RFID標(biāo)簽的更換工作。智能書架（Intelligent Bookshelf或Smart Bookshelf）是一套高性能的在架圖書實(shí)時(shí)管理系統(tǒng)，擁有多個(gè)RFID讀寫天線，利用高頻或超高頻定位技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)在架圖書的識(shí)別，具有檢測(cè)速度快、定位準(zhǔn)確等特點(diǎn)，既能完成盤點(diǎn)、查詢、統(tǒng)計(jì)等圖書管理工作[6]，又能實(shí)現(xiàn)減少工作人員數(shù)量、圖書盤點(diǎn)工作常態(tài)化開展的目標(biāo)。隨著技術(shù)的發(fā)展，智能書架的成本正在逐漸下降，但大型公共圖書館如果配置的智能書架數(shù)量較少，就無法產(chǎn)生集群效應(yīng)，不能充分發(fā)揮智能書架的優(yōu)勢(shì);如果配置的數(shù)量過多，就對(duì)借閱區(qū)的空間布局有一定要求，進(jìn)而增加配置成本。

5 結(jié)語(yǔ)

首圖在開館環(huán)境下開展圖書盤點(diǎn)工作是圖書館傳統(tǒng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)適應(yīng)新服務(wù)環(huán)境的一種有益嘗試，既推動(dòng)了自身的發(fā)展，又保障了服務(wù)質(zhì)量。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，圖書館應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，根據(jù)實(shí)際情況合理選擇智能化、智慧化的服務(wù)手段，在技術(shù)、成本和效益之間尋找最佳的平衡點(diǎn)，提升圖書盤點(diǎn)工作的工作效率，滿足讀者的多元化需求。

參考文獻(xiàn)：

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（編校：孫新梅）