潘劍

摘? 要：水利檔案管理是水利工作中的重要工作之一，利于推進(jìn)科學(xué)現(xiàn)代化規(guī)范管理，豐富充實(shí)水利檔案資源庫(kù)，是記錄水利項(xiàng)目實(shí)施的整個(gè)過程中的數(shù)據(jù)、文字、圖表等重要資料的工作，能夠作為未來水利工作的參考方案，水利檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)、工程單位具有極其巨大的保存價(jià)值，為今后的水利項(xiàng)目工程的開展提供充足的有力的參考資料，也是項(xiàng)目竣工后的運(yùn)營(yíng)、維護(hù)、改造擴(kuò)建等工作的重要依據(jù)?；鶎铀麢n案管理工作是保障水利項(xiàng)目工程質(zhì)量的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：水利檔案管理;問題;對(duì)策

中圖分類號(hào)：TV21;G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?DOI：10.12296/j.2096-3475.2021.07.316

基層水利檔案管理工作是一項(xiàng)對(duì)水利工程項(xiàng)目整個(gè)過程中的文字、數(shù)據(jù)、圖像等不同類型的資料進(jìn)行分類整理儲(chǔ)存方便日后的調(diào)出利用，在此系統(tǒng)化的資料分類基礎(chǔ)上形成了一整套像思維導(dǎo)圖一樣的資料庫(kù)，對(duì)我國(guó)水利工程的科學(xué)合理性、規(guī)范性、可行性起對(duì)照調(diào)整作用，為水利工程的發(fā)展提供了龐大的參考資料體系，包括水利工程機(jī)構(gòu)的規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工和竣工后的維護(hù)措施等有佐證的事實(shí)記錄，促進(jìn)水利工程的迅速發(fā)展。目前的基層水利工程檔案管理工作還存在一些問題，本文這主要針對(duì)水利工程管理工作中存在的問題及其對(duì)策進(jìn)行簡(jiǎn)略概述。

一、基層水利檔案管理工作中存在的問題

1.水利檔案管理制度不健全

水利工程檔案中涵蓋了水利工程建設(shè)中從工程設(shè)計(jì)到竣工的詳細(xì)要點(diǎn)，為工程后續(xù)的維護(hù)改造等其它工作提供必要的參考，但是由于水利檔案管理制度的不健全，缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)范管理制度和資料歸檔規(guī)則，很多規(guī)范都未能落實(shí)到檔案管理工作實(shí)處，管理制度往往只是停留在書面上，并沒有在實(shí)際水利檔案管理工作中發(fā)揮其實(shí)際作用和價(jià)值，致使檔案管理工作難以有效執(zhí)行推進(jìn)。另外最根本的問題是檔案的管理人員對(duì)工程建設(shè)中的資料不重視，缺少系統(tǒng)地對(duì)檔案進(jìn)行類處理存儲(chǔ)，除了在階段性的驗(yàn)收工程成果和開展項(xiàng)目檢查外，缺少常態(tài)化的資料收集歸檔，造成管理問題頻發(fā)。

2.對(duì)檔案管理工作不重視

參與建設(shè)單位對(duì)水利工程檔案管理工作的重視程度有待加強(qiáng)，高質(zhì)量的檔案管理工作能夠及時(shí)向工程項(xiàng)目管理者反饋工程中存在的問題，為工程管理者提供準(zhǔn)確無誤的詳細(xì)資料，有利于根據(jù)發(fā)生的問題由因索果找到出現(xiàn)差錯(cuò)之處，有利于項(xiàng)目管理者改變管理策略，優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)，從而提升工程質(zhì)量在較短的工期內(nèi)完成工程安排。檔案管理工作是輔助整個(gè)工程合理進(jìn)行的重要保障，特別是修建水利工程這樣的大型構(gòu)筑物更需要重視施工過程的正確合理性，謹(jǐn)防出現(xiàn)任何差錯(cuò)。但目前對(duì)水利檔案管理工作不重視的現(xiàn)象較為常見，缺少對(duì)檔案管理制度的實(shí)行。

3. 檔案管理設(shè)施落后

經(jīng)過多方面的調(diào)查了解發(fā)現(xiàn)目前的水檔案管理設(shè)施基本上還是沿用過去的儲(chǔ)存方式，即以紙質(zhì)記錄的方式進(jìn)行儲(chǔ)存水利工程中的具體事宜，與現(xiàn)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)普及的時(shí)代相比屬于相對(duì)落后的儲(chǔ)存管理方式，并且大量紙質(zhì)資料的儲(chǔ)存需要占用不少的空間，儲(chǔ)存多以檔案袋進(jìn)行封裝人工進(jìn)行歸類存放，關(guān)于水利工程資料檔案的建立、處理和存放都是通過人工完成的，人是具有感情的高級(jí)動(dòng)物，保證不了在工作中不出現(xiàn)任何的差錯(cuò)，檔案管理分類過程中容易出現(xiàn)信息遺漏、資料分類錯(cuò)誤等一系列關(guān)于資料內(nèi)容的問題。另外，紙質(zhì)存儲(chǔ)除了占用空間還有一個(gè)更為致命的缺點(diǎn)，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求嚴(yán)格，必須防蟲防潮、放在一個(gè)恒溫干燥通風(fēng)的空間，需要配別相應(yīng)的設(shè)備構(gòu)成這樣的環(huán)境。缺少了計(jì)算機(jī)迅速地調(diào)集資料，準(zhǔn)確地存取資料，導(dǎo)致水利檔案管理工作的效率低下，傳統(tǒng)的人工對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行收集、管理、調(diào)取的工作方式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能跟上目前水利工程對(duì)檔案管理的需求了。

二、基層水利檔案管理問題的對(duì)策

1. 健全和嚴(yán)格執(zhí)行水利檔案管理?xiàng)l例

水利檔案的管理制度需要制定同一的規(guī)范管理規(guī)章制度，細(xì)化對(duì)水利檔案體系的建設(shè)，確定對(duì)水利資料收集、儲(chǔ)存、分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有關(guān)要求，實(shí)現(xiàn)檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化管理。明確參與水利工程建設(shè)的工程單位與主建單位之間的職責(zé)分工，水利檔案管理人員要根據(jù)參與建設(shè)單位承擔(dān)的不同責(zé)任進(jìn)行準(zhǔn)確切實(shí)地對(duì)檔案的存儲(chǔ)空間劃定范圍，以及制定檔案的保管、借閱、使用、調(diào)集等權(quán)利進(jìn)行行使范圍的限定規(guī)范，加強(qiáng)水利檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，制定并執(zhí)行有關(guān)檔案保密、利用、借閱等的制度。

2.細(xì)化水利工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

為保證水利檔案管理的質(zhì)量，需要檔案員到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行勘測(cè)考察，特別是對(duì)于圖像、視頻信息資料的收集需要在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行拍攝。例如在進(jìn)行竣工時(shí)期的資料存檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)確定自己的職責(zé)，到竣工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)勘測(cè)，檢查和指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)提醒指出;在水利工程建設(shè)中，機(jī)器的型號(hào)、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理人員的資格證、崗位證、開工令、監(jiān)理通知、工程款支付表格、合同外項(xiàng)目單價(jià)審核資料等內(nèi)容都需要檔案管理人員進(jìn)行稽查收集并進(jìn)行檔案的分類存儲(chǔ)，便于以后供其他工程施工參考或者追責(zé)。各個(gè)檔案規(guī)則要求全面、準(zhǔn)確、真實(shí)、時(shí)效、科學(xué)規(guī)范為檔案管理的目的要求，進(jìn)一步細(xì)化水利檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，有效發(fā)揮檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)反饋、工程方案、建設(shè)工程參數(shù)等方面的反饋?zhàn)饔谩?/p>

3.更新檔案管理方式

在如今科技迅速發(fā)展的快時(shí)代下，檔案管理工作的運(yùn)行也要跟上時(shí)代腳步，充分利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，提升檔案管理工作的水平，提高檔案管理工作效率。檔案管理一方面通過大數(shù)據(jù)時(shí)代信息交換速度迅速地方式對(duì)工程信息進(jìn)行收集處理并且分類存儲(chǔ)，另一方面，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變成了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤里，節(jié)省了大量空間和提供干燥溫度適宜防蟲防腐環(huán)境的大量設(shè)備，提高檔案管理工作的效率，實(shí)施檔案管理與信息化相結(jié)合發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，基層水利檔案管理工作貫穿整個(gè)水利工程項(xiàng)目，其中中存在的問題都是經(jīng)過豐富的工程經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)證的，需要進(jìn)行工作方式和管理制度等多方面事項(xiàng)的改革才能有效消除，融入快速發(fā)展的信息化時(shí)代，很大程度上提高水利檔案管理的工作效率。

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