叢莉

摘 要：行政檔案不僅是醫(yī)院行政管理性質的文書檔案，更是支撐醫(yī)院日常各項工作正常運行的理論工具，在推動醫(yī)院健康發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用。本文先分析了醫(yī)院行政檔案管理的重要性，進而對醫(yī)院行政檔案管理過程中存在的問題作深入細致的剖析，最后有針對性的提出醫(yī)院行政檔案管理創(chuàng)新途徑。

關鍵詞：行政檔案;醫(yī)院;檔案管理;行政部門

醫(yī)院行政檔案包括十分重要且豐富的內容，含有行政機構設置、行政人員任免、相關科研成果及院內所制定的行政法規(guī)，對醫(yī)院的正常運行及醫(yī)療服務均產生著較大的影響。近年來隨著醫(yī)療事業(yè)改革的深入，行政檔案所發(fā)揮的資源價值和指導作用越來越凸顯，得到了各級醫(yī)院充分的重視，可以更好的保障醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展。在取得較好成效的同時也存在一些亟需解決的問題，如管理信息化、現(xiàn)代化及科學化水平均有很大的提升空間，日常管理工作并未取得最佳的質量，這對醫(yī)院的健康發(fā)展產生了較大的影響。因此，進一步明確醫(yī)院行政檔案管理的重要性，并針對現(xiàn)存問題探索管理創(chuàng)新途徑尤為必要。

一、醫(yī)院行政檔案管理的重要性

醫(yī)院行政檔案與常規(guī)的檔案文件存在較大的差異，其具有三點顯著的特點，即經過辦理和處理的文件，可以對醫(yī)院今后發(fā)展起到較大作用、屬于一定規(guī)律的文件。行政檔案牽涉到醫(yī)學資料和醫(yī)院文化，其管理工作對醫(yī)院的長遠發(fā)展具有十分重要的意義，可以得到醫(yī)院內部充分的重視。醫(yī)院通過遵循《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行方法》《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)可以確保醫(yī)院行政檔案管理的效率與質量?？偟膩碚f，醫(yī)院行政檔案管理的重要性集中體現(xiàn)在以下幾方面：

1.有助于醫(yī)院日常管理工作的高效開展

行政檔案中的人事檔案是醫(yī)院開展人才隊伍建設、管理與任免的重要參考文件，是醫(yī)院人力資源管理工作有效開展的基礎條件，可以為醫(yī)院最大限度優(yōu)化人才隊伍，幫助醫(yī)院實現(xiàn)人盡其用的用人目標，有助于推動醫(yī)院的健康發(fā)展。另外，人事檔案也可以為醫(yī)院人才優(yōu)化和評價考核工作提供可靠依據(jù)，如果缺乏對這些行政檔案的有效管理，勢必會影響醫(yī)院的正常運營，阻礙醫(yī)院的長遠發(fā)展。

2.有助于醫(yī)院文化的積累與傳播

行政檔案中的醫(yī)院文化與重要的醫(yī)學資料均是醫(yī)院的重要資產，可以直接影響和決定醫(yī)院的發(fā)展水平，通過加強行政檔案管理力度，有助于醫(yī)院文化的更好積累與傳播。比如，醫(yī)院臨床所積累的病案資料是對診斷治療相關信息的詳細記錄，其中的病案記錄可以為后續(xù)醫(yī)學教學和科研提供重要的參考資料，幫助臨床醫(yī)師開展更高質量的醫(yī)療救治工作。積極開展行政檔案管理越來越成為醫(yī)院提升核心競爭力、提升醫(yī)療救治水平的重要手段，必須予以充分的重視。

3.有助于引導醫(yī)院朝著健康的方向發(fā)展

醫(yī)院行政檔案詳細記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，相關的行政檔案具有較大的史料價值，可以起到醫(yī)院文化與精神的傳承作用。更為重要的一點是，行政檔案中所包含的數(shù)據(jù)與信息均可以為醫(yī)院開展日常管理工作、醫(yī)療救治工作提供參考依據(jù)，確保醫(yī)院相關決策事務的正確性，繼而促進醫(yī)院健康發(fā)展。

二、醫(yī)院行政檔案管理過程中存在的問題

1.行政檔案管理意識亟需提升

就目前醫(yī)院行政檔案管理情況來看，部分醫(yī)院對行政檔案管理仍然存在認識不清和認識偏差的問題，部分主管部門領導認為行政檔案只是抄抄寫寫的工作，并不需要花費過多的人力、物力去管理，只需要保證不丟失、不泄露即可，未能充分認識到行政檔案管理對醫(yī)院的重要意義，日常管理工作存在松懈和混亂情況。多數(shù)的檔案室工作人員存在責任意識不強和認識偏差的問題，工作開展過程中未能充分發(fā)揮自身職責，并未給予行政檔案管理充分的重視，嚴重時還會出現(xiàn)行政檔案文件丟失和泄露的情況，對醫(yī)院信息保密工作造成了嚴重的影響。

2.行政檔案管理制度亟需健全

行政檔案管理制度建設方面所存在的問題集中體現(xiàn)在以下幾個方面：（1）部分醫(yī)院雖然已經制定了相關的行政檔案管理制度，但實際管理過程中缺乏可行性和可操作性，無法得到有效的落實，分析原因在于制定管理制度時并未遵循醫(yī)院自身特點和行政檔案管理要求，導致與實際管理存在較大的差異，未能發(fā)揮管理制度本身的優(yōu)勢;（2）行政檔案管理具有長期性和復雜性，尤其是相關的信息篩查、分析、整理與歸檔更是管理工作的重點和難點，這要求行政檔案管理部門要對此項工作有整體的規(guī)劃，做好統(tǒng)籌協(xié)調工作，尤其是需要對其中的管理事項進行細化分解，將具體的責任落實到具體的工作人員身上。但就多數(shù)的醫(yī)院管理情況來看，并未形成嚴格規(guī)范的責任機制，往往在開展工作過程中經常出現(xiàn)“無人管”和“多人管”的情況，即便出現(xiàn)管理誤差事件也無法追責，對管理工作質量造成了較大的影響;（3）目前多數(shù)的醫(yī)院均已經構建了監(jiān)督機制，但這種機制多數(shù)來自管理部門內部，由部門內部人員開展定期的監(jiān)督管理工作，監(jiān)督管理存在落實不到位的情況，缺乏來自醫(yī)院管理部門的監(jiān)管，導致監(jiān)督管理機制作用未能充分發(fā)揮。另外，在監(jiān)督管理方式應用方面也存在較多的問題，缺乏全過程和動態(tài)監(jiān)管，單純依靠定期的巡查監(jiān)管無法實現(xiàn)徹底有效的監(jiān)管目標;（4）獎懲機制是一種可以激發(fā)工作人員積極性，規(guī)范行政檔案管理流程的有效制度。但鑒于責任機制和監(jiān)督機制均存在較大的缺陷，因而導致獎懲機制無法有效落實。一方面行政檔案管理部門缺乏管理工作質量考核評估，不能全面掌握日常管理開展情況，也未能及時組織相關的工作人員對日常工作重點與難點進行分析探討，實際工作質量一定程度上受到影響。另一方面對日常工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員不能進行及時的物質獎勵和精神獎勵，也未能對工作責任意識不強、管理質量不佳的人員進行處罰教育，導致工作人員工作積極性下降，獎懲機制流于形式。

3.行政檔案管理條件亟需完善

行政檔案管理必須依托于先進的管理技術、完備的配套設施，檔案室是醫(yī)院開展行政檔案管理的基地，是開展此項工作的基礎。就目前部分醫(yī)院行政檔案室的建設情況來看，無論是在人力投入、資金投入還是基礎設施投入方面均存在一定的問題，如計算機設備老舊，室內空調或通風設備老舊。所配備的裝訂機、復印機、消毒滅菌設備疏于管理，實際使用率不高。另外，部分醫(yī)院因為受到自身條件的影響，在確定行政檔案室空間規(guī)劃時存在較大的不科學性，檔案室內沒有設置閱覽室，一些設置閱覽室的往往自然采光不佳，會存在陽光直射和眩光的情況，對日常開展工作造成了較大的影響。

4.行政檔案信息化管理水平亟需提升

目前多數(shù)的醫(yī)院因為受到自身條件的限制，并未積極開展行政檔案信息化建設工作，缺乏主觀能動性。另外，部分醫(yī)院雖然已經成立了信息化管理部門，但日常工作流于形式，行政檔案的收集、分析、整合與歸檔工作依然是由人工完成，未能發(fā)揮信息化管理手段的優(yōu)勢。更為不利的一點是，部分醫(yī)院所構建的信息資源統(tǒng)一保管庫存在較大的技術漏洞，內外部風險防控能力不強，檔案管理資源共享平臺建設力度和水平均有較大的提升空間?？偟膩碚f，醫(yī)院在行政檔案信息化管理方面還存在較多的問題，尤其是技術方面的問題更為突出，值得給予充分的重視。

三、醫(yī)院行政檔案管理創(chuàng)新途徑探索

1.強化行政檔案管理意識

醫(yī)院行政檔案管理是一項長期且復雜的工作，要求醫(yī)院行政檔案管理主管部門和人員必須給予充分的重視。針對醫(yī)院行政檔案管理意識不強的問題，重點需要做好以下幾點工作： （1）醫(yī)院的檔案室主管領導要進一步深化醫(yī)療改革思想，學習相關的文件精神，認識到行政檔案管理對于醫(yī)院的重要性和必要性，以此轉變自身的思想觀念，可以積極領導并參與到行政檔案管理工作中，營造自上而下的工作氛圍;（2）檔案室工作人員是開展醫(yī)院行政檔案管理的主體，對開展行政檔案管理尤為關鍵，因而要重視工作人員的思想提升工作。一方面醫(yī)院要定期組織工作人員參與相關管理知識的學習與培訓，構建動態(tài)的學習機制和考核機制，尤其是要重點培養(yǎng)工作人員的責任意識、服務意識與工作積極性。另一方面工作人員要從自身作出改變，充分認識到行政檔案管理的重要性，樹立管理意識和職責，在日常工作過程中充分發(fā)揮主觀能動性，積極參與到各項管理工作中;（3）醫(yī)院要發(fā)揮自身的領導和統(tǒng)籌協(xié)調作用，領導行政檔案管理部門和工作人員積極落實工作，確保行政檔案管理效率與質量。

2.健全行政檔案管理制度

制度是醫(yī)院開展行政檔案管理的有力抓手，對保證和提升行政檔案管理質量具有十分重要的意義。隨著醫(yī)療改革的愈發(fā)深入，醫(yī)院在行政檔案管理制度建設方面給予了充分的重視，已經基本上形成了系統(tǒng)的行政檔案管理制度體系，可以較好的保證醫(yī)院行政檔案管理工作的質量。針對現(xiàn)階段醫(yī)院行政檔案管理制度建設方面存在的問題，后續(xù)需要重點做好以下幾點工作：（1）在構建相應的行政檔案管理制度時要始終立足自身發(fā)展現(xiàn)狀，遵循行政檔案管理特點和需求，增強相關管理制度的科學性和可操作性，確?？梢詾楹罄m(xù)的管理工作提供制度保障;（2）在責任制度健全方面，行政檔案管理部門要根據(jù)醫(yī)院目前的管理現(xiàn)狀，對具體的工作內容進行整合分析，明確日常管理中的重點與難點，有針對性的制定管理制度。待管理內容細化分解后，將其落實到具體的工作人員身上，構建責任機制，確保每一項管理內容均可以由專門的人員負責，避免再次出現(xiàn)“無人管”和“多人管”的情況;（3）監(jiān)督管理可以很大程度上規(guī)范行政檔案管理流程，優(yōu)化管理質量，并提升工作人員的工作積極性。針對目前醫(yī)院行政檔案管理監(jiān)管立足亟需強化的問題，醫(yī)院需要重點做好兩個方面的工作。一方面醫(yī)院要發(fā)揮自身的統(tǒng)籌管理作用，對行政檔案管理部門的工作適當干預監(jiān)管，構建全過程和動態(tài)化的監(jiān)管機制，對行政檔案開展事前、事中及事后的監(jiān)管，并對領導層的工作質量開展全面考核評估，避免在職期間工作存在較大漏洞，引發(fā)后續(xù)行政檔案管理事故。另一方面行政檔案管理部門要強化監(jiān)管力度，對工作人員行政檔案信息收集、分析、整合與歸檔等工作質量進行全面的監(jiān)管，確保歸檔信息有充分的真實性、規(guī)范性;（4）在開展工作職責落實和監(jiān)管工作的同時，醫(yī)院也要重視獎懲機制的構建，構建全過程和動態(tài)考核機制，定期對行政檔案管理效率與質量進行考核評估。并根據(jù)考核評估結果及時組織相關的座談會，對行政檔案管理工作中存在的問題作細致的分析研究，明確后續(xù)工作重點。同時，對于日常工作表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員及時予以精神獎勵和物質獎勵，給予工作上的充分認可，樹立學習榜樣，對于日常工作過程中責任意識不強、工作流于形式的工作人員要及時予以批評教育，提升工作責任意識，確?？梢誀I造良好的工作氛圍。

3.加大行政檔案管理資金投入力度

針對行政檔案管理基礎設施投入力度不足的問題，醫(yī)院領導層要給予充分的重視，提升對行政檔案管理基礎設施建設的重視程度。一方面要進一步強化醫(yī)院財務管理和內控力度，合理規(guī)劃院內財務使用計劃，適當?shù)膬A向于行政檔案管理，加大行政檔案管理資金投入力度，確保相應的基礎設施可以得到完善。另一方面行政檔案管理部門要重視檔案室日常管理工作，重點做好兩點工作：（1）在檔案室空間規(guī)劃方面，需要設置方便閱覽者查看檔案的閱覽室，如果條件不允許可以設置閱覽桌，并保證有良好的自然采光，可安裝窗簾或百葉窗等遮陽裝置，室內應設置空調或通風設備，供冬天和夏天使用。另外，還應擺放一定的桌椅、電腦，提供檔案檢索工具;（2）在檔案室物質條件配置方面，可以優(yōu)先選擇封閉式的柜、箱比敞開式的架子、柜、箱的制成材料最好為金屬物，以便更好的防火。也可以考慮使用密集型活動的檔案柜，原因在于其具有良好的防火、防塵和防光的性能，可以更好的保障醫(yī)院行政檔案的安全。用于檔案保管的技術設備包括空調、除濕機、通風設備、裝訂機、防盜與防火報警器、復印機、計算機等，醫(yī)院要根據(jù)自身情況來配置。

4.推動行政檔案信息化管理進程

信息化管理已經成為醫(yī)院行政檔案管理的發(fā)展趨勢，對提升醫(yī)院行政單位管理效率與質量均有十分重要的意義。在行政檔案信息化建設方面，醫(yī)院要重點做好基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設、人才隊伍建設五方面的工作。一方面要強化檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)和檔案數(shù)字化設備的建設力度，借助大數(shù)據(jù)技術開展檔案信息的收集、分析與整合，提升行政檔案信息的數(shù)字化。另一方面檔案信息資源建設是檔案信息化建設的核心，主要包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的采集與接收，數(shù)據(jù)庫在其中發(fā)揮著十分重要的作用。因此，要積極推進檔案數(shù)據(jù)庫與網(wǎng)站的建設工作，并在此基礎上實現(xiàn)行政檔案信息的共享。

5.行政檔案管理隊伍水平亟需加強

行政檔案管理工作屬于一項服務性工作，對醫(yī)院日常管理、醫(yī)療救治均有十分重要的意義，這要求從事此項工作的人員必須有服務意識和較強的專業(yè)基礎。醫(yī)院在開展行政檔案管理隊伍建設工作過程中需要重點做好以下幾點工作：（1）行政檔案信息化管理也是成為檔案管理的發(fā)展趨勢，因為檔案信息化人才隊伍建設工作必須得到充分的重視。醫(yī)院不僅要著手培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，而且要著手培養(yǎng)計算機專業(yè)人員，確保醫(yī)院在開展行政檔案管理工作中有既懂檔案業(yè)務，又熟悉信息技術的復合型人才;（2）責任意識和服務意識提升也是后續(xù)醫(yī)院加強隊伍建設的重要工作，通過定期開展相關的培訓活動來增強工作人員的責任意識和服務意識，提升工作積極性，確?？梢苑e極參與到日常工作中;（3）在提升檔案工作人員的業(yè)務技能方面，要積極開展工作質量評估、能力考核等相關工作，評估程序要嚴格遵循國家有關法律法規(guī)的規(guī)定，一些較為專業(yè)的行政檔案應由專業(yè)的技術人員來負責，確保行政檔案管理的針對性與專業(yè)性。

四、結語

行政檔案管理在推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮著十分重要的作用，醫(yī)院要給予充分的重視。針對行政檔案管理過程中存在的問題，要重點從行政檔案管理機制完善、強化行政檔案管理隊伍建設力度、推進信息化管理等方面著手，以此確保行政檔案管理工作可以高效開展。

參考文獻：

[1]郭 強.醫(yī)院行政檔案管理存在的問題及創(chuàng)新途徑[J].中國衛(wèi)生產業(yè)，2018

[2]王 雨.醫(yī)院文書檔案管理有效途徑的創(chuàng)新探討[J].辦公室業(yè)務，2017

（作者單位：青島市即墨區(qū)人民醫(yī)院）