雷勇

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，各企業(yè)間的競爭愈發(fā)激烈，而內(nèi)部管理對企業(yè)的發(fā)展非常重要，其中檔案管理更是重中之重。目前，越來越多的企業(yè)都采用了電子檔案管理工作模式，但在具體實(shí)施過程中還是存在一定問題，難以發(fā)揮其真正的作用，因此本文將從電子檔案的定義與特點(diǎn)出發(fā)，對其管理中存在的問題進(jìn)行了全面分析，然后提出了相應(yīng)的改進(jìn)策略，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;企業(yè)現(xiàn)代化;電子檔案管理

前言

在企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理的重要性不言而喻，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)難以滿足實(shí)際需要，想要促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，還必須要重視對現(xiàn)代化電子檔案管理的有效落實(shí)。但是，就沒全實(shí)際情況來看，很多企業(yè)對電子檔案管理的認(rèn)識(shí)還不夠充分，在具體落實(shí)過程中也存在很多問題，未能將電子檔案的優(yōu)勢作用充分展現(xiàn)出來。因此，在新時(shí)期社會(huì)背景下，加強(qiáng)對電子檔案管理的深入研究與分析，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、電子檔案的定義與特點(diǎn)

所謂的電子檔案，其實(shí)際就是一種虛擬化的管理形態(tài)，借助信息技術(shù)來構(gòu)建電子化、虛擬化的檔案，通常儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)內(nèi)，方便修改、提取以及刪除。通過對電子檔案的分析可以得知，其具有如下幾個(gè)顯著特征：其一，非人工識(shí)讀性，也就說檔案信息是由數(shù)字代碼組成，只有借助計(jì)算機(jī)才能解讀;其二，系統(tǒng)依賴性，由于電子檔案以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，一旦離開了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，則所有工作都無法實(shí)施;其三，信息的可變性，電子檔案中的信息可以靈活變動(dòng)，使得檔案資料的真實(shí)性與完整性大大提高。

二、企業(yè)電子檔案管理存在的問題

（一）對電子檔案管理重視不高

通過相關(guān)研究可以發(fā)現(xiàn)，由于電子檔案的出現(xiàn)時(shí)間不長，人們對其的了解還不夠充分，因此大部分企業(yè)都是抱著一種觀望的狀態(tài)，在管理電子檔案的過程中就會(huì)因?yàn)檎J(rèn)識(shí)不足而導(dǎo)致管理出現(xiàn)各種問題，難以將電子檔案的優(yōu)勢完全展現(xiàn)出來。換句話來說，檔案管理人員的專業(yè)能力及思想素質(zhì)都會(huì)影響到整個(gè)工作的實(shí)施效果，如果他們本身就缺乏對電子檔案的足夠了解與重視，則必然無法以正確的思想指導(dǎo)行動(dòng)，進(jìn)而導(dǎo)致電子檔案管理工作對企業(yè)的作用與價(jià)值大打折扣。

（二）相關(guān)的規(guī)章制度不夠健全

在企業(yè)電子檔案管理過程中，想要確保整體工作的開展效果，除了需要有理論引導(dǎo)和技術(shù)支持之外，往往還離不開相關(guān)的規(guī)章制度，只有制定出科學(xué)合理的管理制度之后，才能讓管理人員的各項(xiàng)操作有章可循、有據(jù)可依，從而提高電子檔案管理整體水平。但是，就目前實(shí)際情況來看，大多數(shù)企業(yè)在檔案管理制度方面的建設(shè)還比較落后，仍使用以往的制度體系進(jìn)行電子檔案管理，一旦出現(xiàn)管理問題，無法對受罰人員進(jìn)行有效的法律界定，執(zhí)行力度也將大幅下降。

（三）電子檔案的安全隱患較大

如前文所述，電子檔案對計(jì)算機(jī)技術(shù)的依賴性非常強(qiáng)，所有的文件資料都是儲(chǔ)存在專門的檔案系統(tǒng)當(dāng)中，因此對系統(tǒng)安全系數(shù)要求非常高，一旦電子檔案受到病毒或黑客的入侵，導(dǎo)致資料數(shù)據(jù)被篡改或偽造，將會(huì)對企業(yè)帶來非常嚴(yán)重的影響，甚至造成企業(yè)倒閉，所以安全問題非常重要。但目前實(shí)際情況來看，雖然已經(jīng)有越來越多的先進(jìn)技術(shù)為電子檔案提供了安全保障，但網(wǎng)絡(luò)病毒及黑客技術(shù)也始終在不斷發(fā)生變化，因此電子檔案的安全隱患仍比較突出。

二、新時(shí)期下企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理策略

（一）增強(qiáng)對電子檔案管理的重視

無論是對企業(yè)還是個(gè)人來說，思想對行為的影響非常大，想要促進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化電子檔案管理水平的提高，則首先需要增強(qiáng)企業(yè)對電子檔案管理的足夠重視，這樣才能保證管理人員更好地遵循相關(guān)制度條例，從而提升電子檔案管理質(zhì)量?；诖?，在具體的實(shí)施過程中，現(xiàn)代化企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對電子檔案的宣傳力度，讓全體員工都意識(shí)到電子檔案對企業(yè)發(fā)展的重要性，這樣才能為電子檔案管理工作的開展奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，還需要注重提高電子檔案管理人員的思想素養(yǎng)，并要求他們學(xué)習(xí)最新的電子檔案管理知識(shí)與理論，不斷強(qiáng)化自身專業(yè)能力，如此方可進(jìn)一步推動(dòng)電子檔案管理的良性發(fā)展。

（二）完善電子檔案管理規(guī)章制度

沒有制度的管理就沒有執(zhí)行力，為進(jìn)一步保障電子檔案管理工作的高效開展，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人還必須要重視對電子檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度的建立與完善，以便為這項(xiàng)工作的落實(shí)提供法律支持，并推動(dòng)企業(yè)的向前發(fā)展。為此，在具體的實(shí)施過程中，應(yīng)當(dāng)做好如下幾項(xiàng)工作：其一，企業(yè)需結(jié)合自身發(fā)展情況以及國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，來制定符合實(shí)際需求的電子檔案管理制度體系，確保制度內(nèi)容具有前瞻性與包容性;其二，需要建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制與責(zé)任機(jī)制，將責(zé)任明確到部門和個(gè)人，以此來增強(qiáng)電子檔案管理工作的整體效能，促使其發(fā)揮更大的作用與價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)的向前發(fā)展。

（三）保障電子檔案的絕對安全性

電子檔案最突出的問題就是信息安全問題，相對紙質(zhì)檔案來說，電子檔案存在的安全隱患更多且更為復(fù)雜，如果不能保證電子檔案的絕對安全，則管理也就是失去了意義，因此必須要不斷加強(qiáng)對電子檔案的安全管理。具體來說，企業(yè)技術(shù)人員應(yīng)對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置專門的訪問控制技術(shù)，防止外來人員的非法入侵，保障系統(tǒng)的安全性。與此同時(shí)，還需要構(gòu)建文件的備份和恢復(fù)系統(tǒng)，這樣即便發(fā)生信息資料被竊取、丟失的情況，也能在備份系統(tǒng)中恢復(fù)原有資料，從而降低管理風(fēng)險(xiǎn)。除此之外，還需要加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)病毒的預(yù)防，提前做好各種準(zhǔn)備工作，比如安裝防火墻、建立入侵檢測系統(tǒng)等等，通過這些方式來防范人為破壞、病毒侵?jǐn)_等風(fēng)險(xiǎn)。

結(jié)束語

總而言之，在檔案資料越積越多、檔案管理要求越來越高的背景下，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)更加長遠(yuǎn)的發(fā)展，就必須要重視對電子檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新。為此，作為企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人，不僅要提高對電子檔案管理的進(jìn)一步認(rèn)識(shí)與了解，同時(shí)還要正確看待當(dāng)前電子檔案管理中存在的問題，并積極采取有效措施來改善這些問題。只有這樣，才能更好地發(fā)揮出電子檔案管理的作用與價(jià)值，助力企業(yè)做出正確決策，進(jìn)而推動(dòng)長遠(yuǎn)發(fā)展。

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