袁帥 歐陽侃夫

摘要：公文系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化的核心，建立一個(gè)穩(wěn)定高效的公文系統(tǒng)，能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)上下辦公的協(xié)同化，加強(qiáng)辦公和審批流程的控制、監(jiān)督，并提高辦公效率。依據(jù)公文管理特點(diǎn)，該文提出了一種基于工作流的跨平臺(tái)公文系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路與實(shí)現(xiàn)方法，論述了如何在工作流模型基礎(chǔ)上建立靈活的公文流轉(zhuǎn)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)了跨平臺(tái)的數(shù)字化公文流轉(zhuǎn)解決方案。

關(guān)鍵詞：協(xié)同;公文;跨平臺(tái);工作流;辦公效率

中圖分類號(hào)：TP311? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2021）08-0223-03

1 背景

企業(yè)的公文流轉(zhuǎn)原先采用的是線上發(fā)文，線下流轉(zhuǎn)，紙質(zhì)簽字的方式，線上內(nèi)容無人維護(hù)升級(jí)，線下流轉(zhuǎn)的方式效率很低，且辦理人員無法實(shí)時(shí)追蹤公文流轉(zhuǎn)情況。因此，自主研發(fā)一套獨(dú)立的公文管理系統(tǒng)非常必要。作為OA系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)之一的工作流技術(shù)可以為提高綜合辦公能力、層次組織管理及協(xié)作的多樣性提供先進(jìn)的手段[1]。因此，系統(tǒng)采用了這種先進(jìn)和成熟的信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了包含收文、發(fā)文、請(qǐng)示報(bào)簽等功能，同時(shí)對(duì)外設(shè)計(jì)了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，使第三方平臺(tái)可以安全快捷地使用公文系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行展示和應(yīng)用，該平臺(tái)同時(shí)集成在移動(dòng)App上，實(shí)現(xiàn)了跨終端的兼容。系統(tǒng)從全局性、整體性的角度對(duì)公文管理模式進(jìn)行構(gòu)架，實(shí)現(xiàn)了一種基于工作流的跨平臺(tái)公文系統(tǒng)，將公文“從頭到尾”的整個(gè)流轉(zhuǎn)過程全面而又系統(tǒng)地管理起來，形成了一整套公文生命周期的數(shù)字化管理模式。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 基于工作流

工作流是由計(jì)算機(jī)自動(dòng)執(zhí)行的業(yè)務(wù)過程的描述，在這種描述過程中，按照給定的業(yè)務(wù)規(guī)則進(jìn)行流轉(zhuǎn)，用于實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)的整體目標(biāo)，該種工作模式被認(rèn)為是高效和準(zhǔn)確的。

工作流引擎，既是指工作流作為整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的一部分，并為其提供對(duì)各應(yīng)用系統(tǒng)的，有決定性作用的，根據(jù)角色、分工和條件的不同決定信息傳遞路由、內(nèi)容等級(jí)等核心的解決方案[2]。本文使用的工作流引擎基于Petri Net（PN）。Petri Net（PN）是對(duì)離散并行系統(tǒng)的數(shù)學(xué)表示，適合于描述異步的、并發(fā)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)模型?，F(xiàn)如今，大量的工作流系統(tǒng)都是基于PN進(jìn)行描述，因此，本文使用的工作流過引擎也是基于相關(guān)模型。該工作流引擎使用了PN中托肯（Token）、位子（Place）和轉(zhuǎn)移 （Transition） 等術(shù)語來進(jìn)行描述，同時(shí)引入全局變量、值域、功能函數(shù)等關(guān)鍵描述。另外，工作流過程定義包含以下活動(dòng)元素：

1）手工活動(dòng)：由參與人執(zhí)行的活動(dòng)，在活動(dòng)完成后根據(jù)條件自動(dòng)執(zhí)行，例如收文管理中的領(lǐng)導(dǎo)秘書簽收。

2）開始活動(dòng)：表示一個(gè)活動(dòng)的正式開始，例如收文管理中的收文登記。

3）結(jié)束活動(dòng)：表示一個(gè)過程已經(jīng)結(jié)束，例如收文管理中辦結(jié)后所到達(dá)的節(jié)點(diǎn)。

4）同步活動(dòng)組：完成同一個(gè)任務(wù)的活動(dòng)集合稱為活動(dòng)組。存在以下情況，在同一個(gè)任務(wù)需要多個(gè)參與人同時(shí)執(zhí)行才可以完成時(shí)，被稱為同步活動(dòng)組，例如收文管理中的公文領(lǐng)導(dǎo)傳閱。

5）子過程活動(dòng)：某一個(gè)流程模型中，一個(gè)復(fù)雜的過程，可以拆分成多個(gè)子過程，子過程和主過程并不在同一個(gè)維度可以描述，通常采用子過程活動(dòng)進(jìn)行描述。例如請(qǐng)示報(bào)簽中的會(huì)簽流程，會(huì)簽流程即作為請(qǐng)示報(bào)簽的子過程活動(dòng)。

公文管理系統(tǒng)正是基于以上的工作流模型所設(shè)計(jì)的。

2.2 跨終端應(yīng)用

企業(yè)員工對(duì)任意時(shí)間、地點(diǎn)都可處理工作的移動(dòng)辦公解決方案提出需求，系統(tǒng)在解決了公文處理流程從線下到線上的問題后，也不再僅僅局限于PC終端的處理方式，開發(fā)了可運(yùn)行在移動(dòng)終端的跨終端數(shù)字化流程，突破了公文處理的地域限制。

由于PC端和移動(dòng)端的開發(fā)體系不同，移動(dòng)端是基于企業(yè)移動(dòng)云平臺(tái)的流程辦理平臺(tái)，無法修改和變更，這直接導(dǎo)致需要維護(hù)兩套不同系統(tǒng)。業(yè)務(wù)邏輯開發(fā)過程中，如有相關(guān)變化，兩套系統(tǒng)的代碼都將進(jìn)行變更，這會(huì)造成后期維護(hù)的困難。

公文的跨終端流轉(zhuǎn)為解決安全性問題、網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)不佳、多平臺(tái)協(xié)同和信息流整合這些移動(dòng)電子政務(wù)建設(shè)面臨的通用問題[3]，有必要構(gòu)建一個(gè)適用于企業(yè)的公文管理跨終端的應(yīng)用架構(gòu)。由于企業(yè)的移動(dòng)端進(jìn)展落后于PC端開發(fā)的進(jìn)展，大量的PC端公文流轉(zhuǎn)服務(wù)已經(jīng)上線使用，本次的設(shè)計(jì)思路將不同于主流的以移動(dòng)端為主的開發(fā)模式，改為以PC端為主的開發(fā)模式。提供一套中間件服務(wù)，模擬PC端瀏覽器進(jìn)行訪問，移動(dòng)端將所需讀取和寫入的數(shù)據(jù)提交給中間件，再由中間件進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)和提交[4]，中間件封裝的服務(wù)包括以下幾項(xiàng)。

1）轉(zhuǎn)發(fā)數(shù)據(jù)服務(wù)：中間件的核心服務(wù)，將移動(dòng)端產(chǎn)生的數(shù)據(jù)請(qǐng)求進(jìn)行包裝，使其符合PC端的提交需求，模擬瀏覽器進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)。

2）電子公文生成服務(wù)：PC端的電子公文可以在線預(yù)覽，移動(dòng)端的公文則采用實(shí)時(shí)生成的方式。中間件提供了電子公文的實(shí)時(shí)生成服務(wù)，中間件獲取相關(guān)的流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)和公文模板，組裝完成后返回給移動(dòng)端進(jìn)行查看。

3）業(yè)務(wù)工作流數(shù)據(jù)服務(wù)：中間件包裝了所有的業(yè)務(wù)工作流信息的讀取方式，可以被移動(dòng)端調(diào)用查看，統(tǒng)一為標(biāo)準(zhǔn)的JSON數(shù)據(jù)格式。

4）認(rèn)證服務(wù)：由于電子公文的保密性，在轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)數(shù)據(jù)的過程中，需要對(duì)訪問來源進(jìn)行合法化驗(yàn)證，來確保業(yè)務(wù)功能訪問的安全性，需要對(duì)接口調(diào)用憑據(jù)進(jìn)行驗(yàn)證，驗(yàn)證通過后方可正常調(diào)用，否則認(rèn)為是非法調(diào)用。

2.3 公文全生命周期管理模式

系統(tǒng)提供了完整的公文管理模式。為了使公文系統(tǒng)的審批流程服務(wù)可以按照每個(gè)業(yè)務(wù)單位的需求進(jìn)行擴(kuò)展，系統(tǒng)提供了非常靈活的審批流程服務(wù)。第一，根據(jù)審批的業(yè)務(wù)需求，系統(tǒng)可以靈活配置審批節(jié)點(diǎn)的審批單位、人員甚至是并行或者是串行的審批方式;第二，系統(tǒng)利用審批流程的一致性，提煉出一些通用的審批流程模型，比如部門傳閱和會(huì)簽等流程，使流程關(guān)聯(lián)松耦合;第三，由于每個(gè)單位的公文流轉(zhuǎn)方式不盡相同，系統(tǒng)提供了彈性伸縮的審批流程模型，在一次審批過程中，提供無限次復(fù)用同一個(gè)審批流程模型的服務(wù)，達(dá)到了公文轉(zhuǎn)發(fā)和傳閱不受限制的目的。

另外，公文全生命周期管理模式擁有以下特點(diǎn)。

1）所有的公文痕跡都可追蹤，原先的線下處理模式中，除了線下辦理人員，審批流程的人員無法追尋該流程的去向，造成了管理方式的混亂，而現(xiàn)在的數(shù)字化公文管理模式可以有效解決這一問題，所有公文處理痕跡都進(jìn)行了保留。

2）公文管理中心存儲(chǔ)公文元數(shù)據(jù)，可以靈活展現(xiàn)為各種樣式，滿足各樣的展示需求，如發(fā)文稿紙樣式，請(qǐng)示報(bào)簽的各種簽字樣式，發(fā)文的清樣樣式都可以進(jìn)行展現(xiàn)，而所依賴的元數(shù)據(jù)正是公文數(shù)字化管理過程中進(jìn)行處理和保留的。

3 系統(tǒng)架構(gòu)

系統(tǒng)功能劃分為收文模塊、發(fā)文模塊、系統(tǒng)管理、請(qǐng)示報(bào)簽?zāi)K、查詢模塊，底層用工作流引擎、文檔在線編輯器、潤(rùn)乾報(bào)表組件進(jìn)行功能支撐。最后實(shí)現(xiàn)跨終端使用，系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

4 系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

4.1 功能設(shè)計(jì)

公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的主要功能是為企業(yè)行政人員的公文流轉(zhuǎn)提供一個(gè)非常方便、快捷的操作方式和儲(chǔ)存的管理流程的網(wǎng)絡(luò)化信息交互平臺(tái)[5]。其詳細(xì)的功能結(jié)構(gòu)如圖2所示。

公文管理系統(tǒng)是對(duì)實(shí)現(xiàn)公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部流轉(zhuǎn)過程中所有環(huán)節(jié)進(jìn)行電子化處理的系統(tǒng)。包括機(jī)關(guān)內(nèi)部上行文的請(qǐng)示報(bào)簽和發(fā)文管理和下行文的收文管理內(nèi)容，另外包含了查詢模塊和系統(tǒng)管理功能用于支撐系統(tǒng)的使用。

4.2 核心業(yè)務(wù)

1）收文管理

收文流程指的是接收其他單位文件所啟動(dòng)的流程，其中包括來文登記、辦公室擬辦、秘書提交、公文處理、領(lǐng)導(dǎo)秘書處理、公文傳閱、匯總領(lǐng)導(dǎo)意見、辦結(jié)。

2）請(qǐng)示報(bào)簽

請(qǐng)示報(bào)簽流程通過部門審核、組織部門初審、呈送前查看、領(lǐng)導(dǎo)審批、領(lǐng)導(dǎo)審核、總院領(lǐng)導(dǎo)秘書處理、辦公室生成正式報(bào)簽多個(gè)節(jié)點(diǎn)。

3）發(fā)文管理

發(fā)文流程通過部門審核、文檔檢查、領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、辦公室核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、文檔編號(hào)、清樣、擬稿人校對(duì)、文檔終校、文檔秘書處理多個(gè)節(jié)點(diǎn)。

4）工作流調(diào)度算法

由于下行文需要轉(zhuǎn)發(fā)或傳閱給所有人，這種需求勢(shì)必造成大量流程同時(shí)啟動(dòng)和處理，經(jīng)過統(tǒng)計(jì)，啟動(dòng)1個(gè)流程平均需要0.45秒的時(shí)間，這包括了寫入流程引擎創(chuàng)建實(shí)例、工作項(xiàng)、轉(zhuǎn)移項(xiàng)、Token等內(nèi)容，如果同時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)200人以上則需要幾十秒的時(shí)間。另外，由于本系統(tǒng)的工作流引擎和業(yè)務(wù)系統(tǒng)是分離的，所以存在業(yè)務(wù)和工作流數(shù)據(jù)庫事務(wù)順序需要協(xié)調(diào)的問題。為了解決這些問題，本系統(tǒng)提出了一種工作流調(diào)度算法。

該算法采用類似消息隊(duì)列的方式進(jìn)行工作流的調(diào)度，調(diào)度算法分為加入流程隊(duì)列和啟動(dòng)流程兩個(gè)部分，兩個(gè)部分算法分別如下：

加入流程隊(duì)列

if（business.isFinished（）） //判斷業(yè)務(wù)處理是否完成

queue.enqueue（businessId） //將業(yè)務(wù)ID存入隊(duì)列

end

隊(duì)列啟動(dòng)流程

count = 0;

while（1）

if（！queue.isEmpty（）） //判斷隊(duì)列是否為空

businessId = queue.deque（）;? ?//將隊(duì)列的首個(gè)業(yè)務(wù)ID取出

processInsId = createProcess（）; //創(chuàng)建流程并獲取流程實(shí)例ID

correlate（businessId，processInsId）; //關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)主鍵ID和流程實(shí)例ID

startProcess（processInsId）; //啟動(dòng)流程實(shí)例

count = count + 1; //線程已經(jīng)啟動(dòng)的流程實(shí)例數(shù)+1

end

if（count > max） break;? //如果流程啟動(dòng)數(shù)達(dá)到上限，則等待下次線程啟動(dòng)

end

算法將啟動(dòng)一個(gè)單獨(dú)的線程用于隨時(shí)監(jiān)聽工作流的實(shí)時(shí)調(diào)度情況，并保證啟動(dòng)流程不會(huì)達(dá)到堵塞狀態(tài)，該算法成功在公文系統(tǒng)中使用并保證了工作流的啟動(dòng)的正確和高效。

5 結(jié)束語

公文管理平臺(tái)由于平臺(tái)設(shè)計(jì)擴(kuò)展性好，流程處理具備并行操作能力，且兼容移動(dòng)平臺(tái)，在應(yīng)用到辦公環(huán)境后，公文流轉(zhuǎn)速度提高了3～4倍。平臺(tái)的使用提高了各級(jí)辦公人員的工作效率，節(jié)約了紙張，提升了公文歸檔的能力，節(jié)省了大量的人力和物力。同時(shí)，平臺(tái)可維護(hù)能力的提高為辦職人員的工作帶來了便利。

參考文獻(xiàn)：

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[4] 張垚，張?zhí)煲唬瑤?跨終端、多專業(yè)數(shù)字化流程解決方案的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].電腦知識(shí)與技術(shù)，2019，15（14）：271-272.

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