○哈爾濱工業(yè)大學 張穎萍 孟 瑤

一、引言

為貫徹教育部辦公廳聯合財政部辦公廳于2020年2月7日發(fā)布的《關于切實做好學校疫情防控經費保障有關工作的通知》，要求各直屬高校結合疫情防控工作特點和實際需求，積極籌措資金并及時調整支出結構，確保疫情防控資金及時到位，高校財務必須發(fā)揮好疫情防控工作的重要保障作用。為有效遏制疫情傳播和擴散，全國各地高校紛紛推遲2020年春季開學時間，G高校隸屬工信部建校已有百年歷史，總資產百億以上，師生近4萬人，體量大、人群密集程度高，防疫難度大，推遲開學線上授課也成為G高校暫緩之策。為防疫工作做好前期各項準備工作，既要面對此次疫情大考，又要保障高校教育、科研各項事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。高校財務管理人員一方面在抓好自身防疫保護工作的同時又要保障防疫資金落實到位高效使用；另一方面要在防疫工作常態(tài)化下如何進一步優(yōu)化高校財務管理流程、改進服務方式提高高校財務管理的信息化水平，讓師生少跑腿信息多跑路，構建適合“雙一流”高校發(fā)展的科學、高效、人性化的新型財務管理模式。

二、疫情給高校財務工作帶來的影響——以“985”G高校為例

(一)疫情直接影響財務工作的可持續(xù)性

此次新冠肺炎疫情來勢兇猛，雖然整體情況已經控制，但高等院校師生人員密度高，學生來自五湖四海，人員流動性強，一旦有人感染，受疫人員會成幾何基數成倍增長，防控難度極大。為了有效防控疫情傳播，G高校計財處于2020年2月2日發(fā)布緊急通知取消假期值班時間，同時發(fā)布緊急工作聯系人，上班時間根據疫情防控情況另行通知，隨后又發(fā)布了到期項目結轉經費延期收回通知和2019年發(fā)票延期報銷通知。為了貫徹學校的“線下停課線上學，限制人員進出、學校運轉不?！钡囊?guī)定，G高校計財處安排財務人員錯峰到崗辦公，延緩項目經費收回、延緩發(fā)票報銷截止日來應對疫情期間工作暫停帶來的影響和損失，圖1選取G高校最近四年上半年的憑證數量數據，充分說明受疫情影響G高校財務核算工作銳減，高等院校財務工作的持續(xù)、正常才能保障高校科研、教學等工作的順利展開，如何精準發(fā)力應對這場挑戰(zhàn)成為高校財務人員急需解決的問題。

圖1 2017—2020年上半年G高校憑證數量趨勢圖

(二)疫情對“面對面”報銷模式的挑戰(zhàn)

近年來，隨著高校內部控制制度不斷完善，不相容崗位職責分離權責細化，各科室崗位明晰，科室間業(yè)務分工不同但相互溝通、交流不少，財務工作絕大部分業(yè)務是“面對面”線下辦理，為了集中高效辦理業(yè)務形成了財務報賬大廳，以G高校為例從原始發(fā)票的簽字、預約、制單、審核、付款；稅務發(fā)票、往來票據的開具；經費預算調整、財務業(yè)務的咨詢、國際旅費業(yè)務；學生助學金發(fā)放、撫恤金喪葬費提取等都是線下“面對面”處理，這極大的增加了人與人之間接觸的機率，無法做到疫情防控“零接觸”，給師生、財務人員都造成了重大安全隱患。G高校已經在2018年開始使用投遞機收單，但大部分師生還是愿意投遞給人工服務窗口，疫情期間投遞機只是取代人工收單，收單后還是財務人員手動分配給會計核算人員，單據經過人手多次接觸和傳遞，如果消殺工作不到位，這種傳遞方式無異于增加了疫情病毒的傳播途徑，對疫情防控極為不利。

(三)疫情對高校收支狀況的影響

受疫情影響國內外經濟形勢持續(xù)走低，我國財政資金壓力極大，必然會壓縮一般性財政資金預算支出。財政部、教育部等部門在2020年4—5月間，對部署高?！岸稀必斦Y金預算進行兩次壓減，要求專項資金經費壓減幅度不低于20%，日常運行經費壓減幅度不低于10%。財不轉事難辦，疫情防控極大的影響了高校財務經費收支。一方面教學、科研項目暫停影響教師教學和科研經費預算執(zhí)行進度，進而影響下一年度預算執(zhí)行和下撥；另一方面，學校外部經濟形勢低迷，極大影響了學校老師承接的橫向科研經費來源，學校取消已承接的各類會議和培訓、學校內部商戶店鋪關閉都極大地影響了學校其他收入來源，校內外經濟收入滑至冰點的同時又要維持極高的后勤運營經費支出。因為受疫情影響G高校2020年6月末通知返還春季學期未住校學生住宿費，學校的學費、住宿費收入也極大減少。為更好的防控疫情G高校對全校師生進行核酸檢測，該筆核算檢測費全部由學校承擔。為了關心疫區(qū)受困學生、在校封閉學生和未返校畢業(yè)生，G高校共計發(fā)放學生疫情特殊補助289萬。經濟整體形勢下行，財政資金吃緊，高校財務收支壓力陡增，過緊日子，做好統籌規(guī)劃，執(zhí)行全面預算績效管理對于高等院校來說已經刻不容緩。

三、以“985”G高校為例財務管理的現狀

(一)“面對面”的審簽、報銷形式效率低

G高校財務報銷形式依然是通過紙質媒介報銷，雖然已經實現網上預約報銷功能，但依然需要將發(fā)票等資料和打印出來的預約單，線下經過經辦人、驗收人、負責人簽字，有些特殊事項還需要主管財務負責人、科研業(yè)務主管負責人和校級領導等人簽字方可報銷，疫情期間如果集齊全部人員簽字非常困難，面對面簽字的模式既不利于疫情防控甚至會加重疫情傳播，這也與“雙一流”大學信息化管理理念相違背。雖然G大學已經實現電子發(fā)票報銷唯一性認證，可是電子發(fā)票依然紙質化粘貼報銷，與電子發(fā)票推行理念背道而馳。G大學已實現財務收單機器化，分別在三個位置放置3臺預約單投遞機，投遞機實行每單一掃一投，投遞機箱滿，需要人工開箱取單，很多師生為了省時省事，掃描一份投遞多份，或者不掃描直接投遞的情況時有發(fā)生，給財務人員后期重新掃描分配造成困難，接單的投遞機并未實現智能化，僅僅相當于預約單“投遞筒”，并未減輕財務人員工作量，無疑把部分財務工作延遲后置化，預約單經手人過多，不利于防控疫情，加大了疫情傳播風險。

(二)數據共享、多部門聯通環(huán)節(jié)薄弱

高校的科研、財務、國資、學工和人事等部門絕大部分都有自己的運行系統，各自為陣缺乏統一性和綜合性，由于各部門系統孤立，數據共享程度低，涉及多部門聯合處理的業(yè)務，需要耗費更多精力和人力，造成信息不對稱溝通成本高。目前，G高校財務系統和科研系統僅部分業(yè)務、部分數據對接，僅涉及經費到賬認款業(yè)務，整體看對接程度不夠高，預算執(zhí)行進度、經費預算調整等業(yè)務都沒有對接。G高校財務系統和國資系統僅固定資產業(yè)務對接完成，無形資產等業(yè)務依然線下手工處理。G高校財務系統和人事系統、學工系統暫時沒有任何業(yè)務對接。要想提高高校信息化管理水平，就要改變信息傳遞不暢、數據共享差及多部門聯通環(huán)節(jié)薄弱的現狀，利用大數據互聯網技術創(chuàng)新網上財務管理手段、提高財務管理水平是目前大部分高校當務之急的工作。

(三)系統預算控制弱，業(yè)務類型同質化

G高校的財務預約系統可以實現財務業(yè)務預約、工資和助學金的查詢、科研項目的查詢和授權，該系統還沒實現控制預算執(zhí)行進度、分析預算執(zhí)行結果、憑證檔案查詢等功能，系統預算控制功能薄弱，預約系統綜合功能還有很多局限性。G高校財務核算中材料費、差旅費占據半壁江山，由于業(yè)務內容、核算方式高度重復，同質化現象嚴重，從圖2可以看出材料費、差旅費報銷占據2020年全年44%的業(yè)務比重，報銷量大、逐筆處理效率低，每當遇到項目節(jié)點、上一年度發(fā)票報銷截止日、年底國庫資金節(jié)點報銷工作負荷量極度增加，加大了財務人員的工作壓力，重復性的浪費人力資源。

圖2 2020年G高校憑證結構對比圖

(四)退單率高，物流狀態(tài)不完整

一方面，經濟水平越發(fā)展對財務管理的規(guī)范程度和要求程度越高，財務管理的細節(jié)越多；另一方面，國家出臺了對高?？蒲袑嵭小胺殴芊焙喺艡嗟墓芾碚撸瑤熒鷮Ω咝Ｘ攧展芾淼摹胺铡崩砟钣犹岣?。由于高校師生教學、科研壓力大，報銷細節(jié)內容多，對財務知識了解有限，有些理解甚至有偏差，很多信息不對稱，造成G高校退單率高，2020年全年退單高達 10 435 筆。報銷中經常存在預約大類錯誤、計算金額錯誤、簽字不齊全、票據內容有問題、材料不齊、手續(xù)不規(guī)范、發(fā)票過期和發(fā)票丟失等問題，這些問題只有財務人員線下現場報銷審核時才能發(fā)現，財務人員通過短信、電話的方式與師生溝通解決，不能得到及時處理的單據會在財務人員手上大量積壓，增加財務人員的工作量也延遲報銷單的處理進度，極大地影響了報銷效率和速度。G高校很多業(yè)務是網上取號業(yè)務辦理，這部分工作是沒有物流信息的，例如一筆校內檢索業(yè)務，師生是無法通過物流狀態(tài)查看進度情況。財務人員在投遞機取單后由于投遞量大，掃描分配任務重，加上很多單據是師生沒掃描直接投遞到投遞機的，根本沒有物流狀態(tài)，報銷單丟失情況時有發(fā)生；對于正常投遞的單據，財務人員制單后物流狀態(tài)也不完整，看不到是否付款成功等銀行回執(zhí)單信息。報銷細節(jié)多、傳遞環(huán)節(jié)多、報銷單量大、“放管服”服務理念的要求等都需要有完整物流信息做保障，才能避免票據丟失風險，提高“問題單”的報銷效率，提升高校財務信息化的服務水平。

(五)紙質檔案存儲、調閱難度大

目前G高校仍然是紙質發(fā)票、資料等單據粘貼投遞報銷，雖然現在電子發(fā)票已經非常普及，但報銷時電子發(fā)票都需要打印出來進行報銷，經財務人員審核制單付款后將憑證裝訂成冊，近兩年的憑證存放在計財處檔案室，兩年以上的移交校檔案館備案查詢，傳統的報銷模式裝訂、存檔、調閱難度都很大。G高校目前只有少數項目近幾年的會計檔案有影像化處理，但處理效果受到存儲空間限制清晰度不高，提取權限沒有開放，調閱查檔利用效果不佳，該項工作既增加了會計人員的工作負荷，又沒有解決審計調閱查檔的問題。根據G高校執(zhí)行的《會計檔案管理辦法》，會計憑證等檔案保存30年的規(guī)定，對于業(yè)務量巨大的G高校來說，日均憑證量將近2000筆，大量的憑證需要占用更多的存儲空間，同時增加大量后期維護成本去避免老化、發(fā)霉和意外事故。當項目結題審計、領導任期經濟責任審計時需要大量人力和精力拍照復印，耗時耗力效率低，同時調閱憑證容易對會計憑證造成人為損毀、丟失，在疫情防控常態(tài)化下人員聚集查檔給疫情防控帶來風險。

四、疫情防控常態(tài)化下高校財務信息化優(yōu)化策略

(一)財務報銷無紙化、零接觸

在5G趨于成熟的信息化時代，無紙化辦公時代即將來臨，推動財務報銷無紙化、電子化勢在必行。尤其是在當前疫情防控工作常態(tài)化下，確保人員安全“零接觸”是高校財務管理推崇的辦公模式。如果電子發(fā)票在全國各個行業(yè)普及，并且完全取消紙質發(fā)票和票據，高校財務部門可以聯合相應的軟件公司進一步深入開發(fā)現有財務軟件，開發(fā)新預約系統能實現電子發(fā)票歸集，電子發(fā)票上傳，自動識別師生勾選報銷發(fā)票的內容、真?zhèn)魏徒痤~等信息，減輕師生粘貼紙質發(fā)票的負擔，同時避免了計算金額錯誤退單的風險。一旦發(fā)票進入報銷系統等待區(qū)，財務人員在報銷平臺界面接單成功，審核內容金額無誤后進入出納付款界面，該筆電子發(fā)票自動標注“已核銷”字樣，不能再返回師生報銷系統的發(fā)票卡包里，這樣既能避免因為人為失誤電子發(fā)票重復報銷的風險，又極大的緩解了財務人員核算發(fā)票工作壓力大的問題。脫離了紙質媒介，預約單的投遞可以不受時間、地點的限制，隨時隨地登錄財務信息化平臺，輸入已歸集電子發(fā)票號碼，將合同、支付記錄、材料驗收單、費用清單等電子數據一并上傳，等待財務人員審核制單，省去了發(fā)票粘貼、投遞、分配等環(huán)節(jié)，徹底實現“零接觸”財務報銷模式，流程如圖3所示。

圖3 “零接觸”報銷模式流程圖

(二)深化科研領域多部門、多系統聯動

加強財務系統的信息化建設，構建智慧財務平臺，必須延伸財務服務功能，將科研、人事、國資、教務、學工和銀行等各個部門系統數據進行對接，打造綜合、全面的智慧化財務平臺，打破財務信息孤島，實現多部門數據統一、貫通，避免數據封閉管理，實現數據統籌規(guī)劃、完整、動態(tài)、實時管理。不同高校，甚至同一高校不同部門信息化管理水平不盡相同，加之不同軟件公司數據接口和標準不同，給高校數據共享大循環(huán)造成一定困難。這就要求高校財務在進行數字共享平臺建設時，充分考慮各個部門系統特性打通各環(huán)節(jié)技術壁壘，例如將科研系統的項目申報、審批、立項和經費劃撥全數據對接；將支付系統、收費系統與銀行系統協調對接，實現線上支付、線上收費、線上對賬、線上查詢一條龍服務。實現數據融合和共享，推進業(yè)財一體化，最大限度的降低財務管理成本，強化財務內控力度，提高高校整體運行效率，為學校決策提供更高質、更科學的財務支撐，在疫情防控常態(tài)化下發(fā)揮好全局財務觀，提升高效服務質量，從容應對疫情防控風險。

(三)利用信息化手段推行財務機器人服務

隨著人工智能的快速發(fā)展，財務管理智能化、信息化即將到來，我們要牢牢抓住機遇，優(yōu)化財務服務推行智能機器人上崗。像酬金助學金發(fā)放、材料費對公轉賬、經費立項建卡、預算下撥、銀行到賬、無現金付款等重復性、同質化工作可以交給財務機器人批量處理，使財務人員真正發(fā)揮創(chuàng)造力，更好的完善財務管理，實現“雙一流”高校信息化建設。財務智能機器人還可以遠程識別、審核發(fā)票、相關報銷資料，在線快速分析解答師生提出的問題，幫助收發(fā)打印相關郵件、文件，極大的緩解了財務人員的工作負荷量，又推進財務智慧化校園的建設。目前G高校已經將財務機器人采購提上日程，智能化財務機器人會成為高校財務管理發(fā)展的趨勢。

(四)實現審批環(huán)節(jié)線上全聯通，簽章電子化

現在各個高校都在進行信息化建設，智慧校園的開發(fā)，高校各個部門也積極思考將業(yè)務由線下辦理轉為線上辦理，在高校內部控制建設中，通過風險管控、流程管控、數字簽章內嵌財務規(guī)章制度和審批制度，按照審批權限級別審核，以科研經費合同出賬為例，審批簽字環(huán)節(jié)從經辦人發(fā)起，經費負責人審批認可，中間經科工院過程管理中心、國資處招投標采購中心審核，最后到計財處審批人審核，大額經費再經校級領導審批簽字，全部流程線上審簽，線上審批既解決了簽字不齊、材料不齊導致退單率高的問題，又加強了內控管理流程，流程設想如圖4所示。一方面相互監(jiān)督流程有跡可循，另一方面極大的節(jié)約了時間提高效率。通過智慧校園OA辦公系統，將節(jié)點信息通過微信、手機短信推送給相應審批人，審批人可以按照時間順序逐筆審核業(yè)務發(fā)生的合理性、合規(guī)性，可以逐筆查看相應電子發(fā)票和附件，審核無誤后通過電子簽章確認提交到下一環(huán)節(jié)，審核有疑問退回上一部審核人或勾選退到待定區(qū)域。線上電子審簽徹底解決了因為領導出差不能簽章耽誤經費預算執(zhí)行進度問題，也解決了防控疫情常態(tài)化下人群聚集面簽帶來的高危風險。

圖4 科研經費出賬審批流程圖

(五)設置集中影像平臺，構建會計檔案電子化

過渡期暫時紙質稅務發(fā)票、財政票據和電子發(fā)票同時并存，新《會計檔案管理辦法》已經將電子會計檔案列入會計檔案管理辦法，這就為會計憑證無紙化提供了制度保障。高校財務需要進一步加大財務軟件的研發(fā)力度和硬件的保障力度，前端設置精拍儀、手機掃描軟件等影像處理硬件、軟件。報銷人只要將手中發(fā)票、合同、采購公示單、撥款單和材料驗收單等資料通過精拍儀或者掃描軟件拍照掃描上傳到財務預約系統中，系統自動識別發(fā)票金額、內容，系統在前端預審發(fā)票和報銷資料的內容，就這相當于在前端設置了“問題單”的防火墻，充分解決了因為發(fā)票金額計算錯誤、發(fā)票內容超出預算申報范圍而導致的退單情況。經過財務人員審核無誤的數據資料在財務數據庫歸集分類，按日期順序封存成電子冊，通過會計核算資料電子化前移，實現了會計數據電子化報銷、會計檔案電子化管理，這些都極大的方便了后續(xù)審計查檔調閱憑證內容，確保了系統存儲電子檔案的便捷性、完整性、可靠性和安全性。

五、結論

“新冠肺炎疫情”來襲，是對高校財務管理水平的極大考驗。在防控疫情“零接觸”的前提下，促使高校財務人員轉變思維，創(chuàng)造條件開展工作。更好的進行線下和線上相連接，建立業(yè)財一體化運行體系和管理模式，使高校財務管理整體向信息化、智能化發(fā)展，在危機中育新機，進一步提升高校財務管理質量和服務質量，助推高?！半p一流”治理能力和信息化管理水平。