摘要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，辦公室資料管理也迎來了新的發(fā)展和改革機(jī)遇，本文在這一背景下探索了辦公室資料管理的信息化建設(shè)，信息化技術(shù)與設(shè)備的引進(jìn)工作等內(nèi)容，以此來提高辦公室資料管理綜合效能。本文通過查閱文獻(xiàn)資料、實(shí)踐調(diào)查等方式展開研究，了解到當(dāng)前辦公室資料管理存在著管理和服務(wù)意識淡薄、管理混亂、軟硬件設(shè)施不夠完善等問題。為進(jìn)一步解決上述問題，實(shí)施信息化建設(shè)成為一條可行之徑，借助信息技術(shù)的優(yōu)勢，可以在辦公室資料檢索、管理自動化、資料積累方法拓展等方面實(shí)現(xiàn)辦公室資料管理方法的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);辦公室資料管理

引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，越來越多行業(yè)開始著眼于信息化建設(shè)，通過現(xiàn)代信息技術(shù)的引進(jìn)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)或管理機(jī)制的創(chuàng)新改革，借此提高管理效能。對于辦公室資料管理工作來說，傳統(tǒng)管理方法過于依賴人力，面對大量的資料資源難免出現(xiàn)管理混亂的情況。在信息化背景下，辦公室資料管理方法的要求也有了轉(zhuǎn)變，信息化水平的提升成為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展的必然需求。在辦公室資料管理過程中，信息化建設(shè)的全面推進(jìn)能夠在辦公室資料的采集、歸納、管理、檢索等多個環(huán)節(jié)發(fā)揮效用，在提高服務(wù)質(zhì)量的同時讓辦公室資料利用率得以提升。

1.現(xiàn)代化信息應(yīng)用技術(shù)在檔案資料管理中的不足

1.1現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用導(dǎo)致出現(xiàn)設(shè)計(jì)、規(guī)劃方面的不足

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)在辦公室管理檔案工作中的普遍應(yīng)用，出現(xiàn)規(guī)劃布局設(shè)計(jì)相對滯后的問題，資料管理工作的實(shí)質(zhì)是實(shí)現(xiàn)對檔案資源信息的管理，而生成想要的資料數(shù)據(jù)需要充足的存儲空間，同時資金方面的支持非常重要。因此，在設(shè)計(jì)、實(shí)施統(tǒng)一的具有一定標(biāo)準(zhǔn)的方案時，要對以上問題進(jìn)行充分考慮，避免因?yàn)橐?guī)劃設(shè)計(jì)問題而影響實(shí)施。

1.2現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用導(dǎo)致出現(xiàn)管理方法不足

在現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用背景下，檔案相關(guān)管理方面的工作仍然存在欠缺，需要在未來的工作中不斷完善和提高。部分資料管理部門，不能建立起科學(xué)、完善的管理制度，缺少對檔案日常管理工作的詳細(xì)規(guī)范，具體來說，檔案日常管理制度及獎罰制度不夠完善，各類檔案資料管理混亂;檔案編碼不科學(xué)、不合理，在檔案收集、整理時難做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)，造成資料整理過程中的時間和人力耗費(fèi);從事管理工作的人員對計(jì)算機(jī)操作不熟練、不能快速準(zhǔn)確應(yīng)用管理軟件等，這些都在一定程度上影響現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用效果和工作效率。

2.信息時代相關(guān)資料管理措施

2.1信息時代資料管理措施

信息化技術(shù)的應(yīng)用，大大提高了檔案資料信息的處理量，隨著數(shù)據(jù)資料的大幅增加，資料管理難度也相應(yīng)增加。資料管理部門應(yīng)創(chuàng)新管理辦法和管理體制，有效提高檔案資料管理的質(zhì)量和效率。具體包括：1.在現(xiàn)代化信息時代急需解決的問題是管理好、利用好這些信息，要想真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的系統(tǒng)信息管理，要結(jié)合資料管理的實(shí)際工作建立健全現(xiàn)代資料管理制度和規(guī)范，不斷完善考核績效制度。2.在信息化時代實(shí)際資料管理工作中，要特別重視數(shù)字信息資料的管理，切實(shí)增強(qiáng)信息在存儲和保管過程中的安全性。3.加強(qiáng)信息化資料管理“云計(jì)算”的技術(shù)應(yīng)用，不但可以實(shí)現(xiàn)對信息檔案資料的整理、分析、歸納、總結(jié)，有效降低數(shù)據(jù)計(jì)算運(yùn)行的時間，減少管理人員的工作量，大幅提升檔案信息管理的工作效率和工作質(zhì)量。由于引入現(xiàn)代化的信息技術(shù)，相關(guān)檔案信息也隨之變得復(fù)雜多樣，其中不僅包括文檔資料、還包括大量的音頻、圖片、視頻，這不僅增加了檔案處理強(qiáng)度，同時處理難度也大幅增強(qiáng)。故此，要不斷提高和完善系統(tǒng)平臺的功能和性能，制定相應(yīng)的系統(tǒng)維護(hù)管理辦法。

2.2信息時代資料管理措施

在傳統(tǒng)的檔案資料管理工作中，時常會因?yàn)槲臋n錯誤、丟失、串碼等原因造成檔案查找困難的狀況，不僅影響正常的資料管理工作，還會導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)方面的損失。管理部門在對重要檔案資料進(jìn)行彌補(bǔ)、修復(fù)時需要耗費(fèi)大量物力、人力、財(cái)力，會增加部門管理成本和工作量。故此，應(yīng)建立和完善科學(xué)合理的現(xiàn)代化檔案資料管理模式，充分利用計(jì)算機(jī)及先進(jìn)的管理系統(tǒng)不斷完善檔案電子化的管理，有效避免此類狀況的發(fā)生。

2.3信息時代加強(qiáng)檔案資料私密性管理

隨著信息化時代的時來，電子化檔案模式以其先進(jìn)的信息化、智能化、現(xiàn)代化受到人們的歡迎和喜愛。在信息化資料管理工作中，實(shí)現(xiàn)對檔案資料存儲保管的是網(wǎng)絡(luò)虛擬空間，如果存儲檔案信息的硬件發(fā)生故障，就會造成數(shù)據(jù)信息的損壞或丟失，為有效避免發(fā)生這種風(fēng)險(xiǎn)，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)私密性保護(hù)，目前最有效的解決辦法是做好數(shù)據(jù)的備份和保管，以確保檔案信息的安全、完整。使資料管理價(jià)值得到最大化發(fā)揮。

2.4信息時代資料管理人才的培養(yǎng)

信息化的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了對檔案智能化、數(shù)據(jù)化、自動化、現(xiàn)代化管理，現(xiàn)代化檔案資料管理需要具有更高綜合素質(zhì)的人員來完成，是影響和決定單位檔案整體管理水平和處理能力的重要因素。信息化時代的檔案工作管理需要創(chuàng)新，而實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的關(guān)鍵是管理檔案的人員。首先，管理檔案人員要具備過硬的業(yè)務(wù)能力，因此，相關(guān)部門要注重專業(yè)人才的培養(yǎng)。信息時代的檔案資料管理一方面要求工作人員具有良好的專業(yè)技能，同時也要求工作人員具有其他方面的業(yè)務(wù)知識，比如圖書管理學(xué)和管理學(xué)類的知識等。隨著信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，基本實(shí)現(xiàn)了電子化信息管理，由此，檔案工作需要擁有一批可以熟練操作計(jì)算機(jī)、掌握系統(tǒng)軟件應(yīng)用的工作人員。單位在招聘時要提高對計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的要求，同時，還要通過各種部門培訓(xùn)提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和操作水平，更好地滿足信息化時代資料管理工作需求。其次，現(xiàn)代信息資料管理理念需要創(chuàng)新，資料管理人員要積極學(xué)習(xí)和引用先進(jìn)、高效的管理方法和技術(shù)，要具備熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)的能力，才能適應(yīng)信息時代資料管理工作。最后，要建立完善的資料管理人才培養(yǎng)機(jī)制，通過有計(jì)劃、有組織的人才培養(yǎng)，為資料管理工作不斷輸送業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，思想覺悟高，工作勤懇努力的優(yōu)秀人才，從而保證現(xiàn)代信息時代資料管理工作高速有效。

結(jié)語

信息化時代的到來使得辦公室資料管理機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，抓住機(jī)遇和應(yīng)對挑戰(zhàn)的主要路徑便是信息化建設(shè)。辦公室資料管理效率是其服務(wù)效能的主要因素，而信息化建設(shè)則可以讓辦公室資料管理更加方便快捷，這樣才能滿足信息時代資料管理和應(yīng)用需求。

參考文獻(xiàn)：

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