韓永綱

摘要：在我國經(jīng)濟社會發(fā)展過程中，單位的各項管理工作得到了發(fā)展，而文書檔案管理工作的重要性也日漸被人們所意識到。文書檔案的安全管理工作在各方面有其自身的特點，隨著企業(yè)事業(yè)單位的發(fā)展，也存在一些問題，這些問題的出現(xiàn)需要探索思考如何加強對文書檔案的安全管理工作，提出一些有效的安全管理措施以便更好地促進(jìn)各項工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案;安全管理;強化;舉措

前言：當(dāng)今時代，社會競爭越來越激烈，事業(yè)單位更是如此，因此，做好管理工作十分重要，尤其是文書檔案安全管理工作。文書檔案安全管理工作作為事業(yè)單位管理工作的核心工作，對提高事業(yè)單位工作質(zhì)量、確保事業(yè)單位工作效率至關(guān)重要。文書檔案是單位內(nèi)各項活動、各項數(shù)據(jù)的記錄能夠知道行政單位朝著更好的方向發(fā)展。因此，重視文書檔案的安全管理工作，提高文書檔案安全管理工作的效率是當(dāng)前階段的工作重點。

1.關(guān)于檔案安全性管理的問題分析

現(xiàn)階段，由于部分事業(yè)單位的管理人員并沒有意識到檔案管理工作的重要性，也沒有認(rèn)識到檔案安全管理在提高單位管理水平、促進(jìn)單位發(fā)展所起到的重要作用，只是將檔案管理工作看做是一個報表、文件與資料的整理、規(guī)劃過程，或者只是認(rèn)為檔案管理就是把相應(yīng)的機關(guān)文件與財務(wù)卷冊作為檔案來進(jìn)行管理，所以就造成了檔案資料的完整度較差，大量的檔案資料流失，甚至存在泄密的情況，嚴(yán)重?fù)p壞各方利益。

2.強化檔案安全管理的有效舉措

2.1創(chuàng)新檔案安全管理制度

開展任何一項工作都需要完善的制度來指導(dǎo)，文書檔案管理工作亦是如此。綜合分析我國以往的文書檔案管理工作，制度的缺乏是導(dǎo)致其安全管理效率不高的原因之一。因此，制定完整的檔案安全管理制度是工作重點。對文書檔案管理工作的每一項工作的具體工作內(nèi)容和工作職權(quán)都進(jìn)行明確的規(guī)定，避免工作人員"鉆制度的空子"。對于重大事件、重大講話的文件應(yīng)該制定具有規(guī)范化的管理制度，確保文件檔案能夠得到妥善的保存。另外，還應(yīng)該對文書檔案的安全管理流程制定相關(guān)制度，確保安全管理工作能夠順利開展。在事業(yè)單位內(nèi)還要建立專門的文書檔案安全管理部門，確保安全管理工作不會出現(xiàn)錯誤。

2.2提高檔案管理人員的安全防范意識

隨著檔案處理工作中信息化理念的加入，檔案信息的管理模式也在進(jìn)行著不斷的調(diào)整與轉(zhuǎn)變。一些原有的檔案管理人員已經(jīng)在長時間的工作中適應(yīng)了傳統(tǒng)的管理模式，無法在短時間內(nèi)快速適應(yīng)學(xué)習(xí)新的檔案管理模式。因此，在檔案安全管理工作中，應(yīng)該注重對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，除了在培訓(xùn)中提高工作人員的檔案業(yè)務(wù)知識和業(yè)務(wù)技能，還要重點增強工作人員的安全防范意識。為了降低檔案安全管理工作給管理人員帶來的因信息泄露問題而產(chǎn)生的安全風(fēng)險，檔案管理人員要在提高自身安全防范意識和法律意識的基礎(chǔ)上，從實際工作出發(fā)，將安全防范重點轉(zhuǎn)向目前的數(shù)字化檔案，在本職工作上做好內(nèi)部環(huán)節(jié)的防范。

2.3建立健全的檔案安全防范管理機制

要保證檔案安全管理工作的順利、有序進(jìn)行，就要建立起嚴(yán)格的檔案安全管理制度體系，用嚴(yán)格的管理措施和制度來對安全管理過程進(jìn)行約束。因此，檔案部門應(yīng)該健全安全防范管理機制，完善檔案安全管理工作中的責(zé)任追究制度和責(zé)任認(rèn)定辦法，利用問責(zé)制度來保證整個檔案安全管理工作過程中的信息安全。如在檔案管理工作中，參與數(shù)字化過程的有三種工作崗位的人員，即系統(tǒng)管理員、安全管理員和安全審計員，可以對這三個工種的工作人員實行"誰管理誰負(fù)責(zé)"的制度，讓工作人員明白檔案數(shù)字化安全工作的重要性，加強檔案工作的內(nèi)部管理。涉及到重要信息時，管理部門更要加強檔案數(shù)字化工作的安全管理，嚴(yán)格控制檔案信息的知悉范圍，從根源杜絕安全問題發(fā)生。

2.4完善檔案安全管理相關(guān)的法律體系

檔案安全管理工作中的安全管理涉及三個方面：一，檔案實體管理;二，信息資源管理;三，數(shù)據(jù)管理。將這三個方面綜合起來，就是從檔案歸檔開始，保證檔案信息的絕對安全，防止檔案數(shù)字化工作中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失、破壞、更改等不安全因素，設(shè)置好檔案數(shù)據(jù)權(quán)限，杜絕非法下載復(fù)制等威脅到檔案信息安全的行為。檔案信息數(shù)字化后，對它的管理就由信息的實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱颂摂M化管理。因此，為了從根源杜絕數(shù)據(jù)庫中的安全隱患，數(shù)字化設(shè)備中應(yīng)配置防火墻、用戶登錄認(rèn)證等安全管理工具，對需要進(jìn)行保密工作的檔案信息進(jìn)行分級安全保護。在檔案數(shù)字化工作中，除了保證信息安全，還要防止數(shù)據(jù)丟失造成信息損毀，因此，應(yīng)該做好信息的備份工作，如進(jìn)行異地備份等，全方位確保檔案信息的完整性和安全性。同時，檔案的行政管理部門應(yīng)該完善相應(yīng)的法律法規(guī)體系，使檔案管理人員在工作中有法可依。

2.5制定特定的安全管理方案

由于檔案管理具有繁瑣復(fù)雜性，創(chuàng)新檔案安全管理和檢索方式，優(yōu)化安全管理工作質(zhì)量具有十分重要的作用。在文書檔案安全管理工作中，對檔案進(jìn)行歸類管理，制定特定的管理方案，將文書檔案按照一定的分類方法進(jìn)行歸檔，便于資料查找和保管。另外，在文書檔案安全管理過程中應(yīng)該及時總結(jié)問題并積極記錄，通過多方工作共同解決問題，提高文書檔案安全管理的工作質(zhì)量。

2.6開展保密工作培訓(xùn)

定時周期性組織針對于分公司本部門全民員工、臨時人員進(jìn)行保密形勢宣貫教育培訓(xùn)，內(nèi)容主要涉及兩部分：一，對于全體培訓(xùn)人員來說都要節(jié)能型當(dāng)前形勢、保密安全的警示教育，強化相關(guān)人員的保密意識，提高個人保密覺悟及個人保密的主動性。二，針對不同部門來說，進(jìn)行具體部門特質(zhì)的涉密方面的培訓(xùn)，主要分為處理部門涉密檔案操作流程以及處理涉密信息設(shè)備操作方面的培訓(xùn)。通過這些培訓(xùn)，保障公司全體員工都能履行自身的保密職責(zé)，確保公司保密系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)。

結(jié)語：檔案信息只有在安全、合理設(shè)置權(quán)限的前提下，才能促進(jìn)我國檔案安全管理工作的發(fā)展，發(fā)揮新時代信息資源應(yīng)有的現(xiàn)代化辦公作用，為各單位提供信息的資源共享。因此，要通過健全安全防范管理機制、提高管理工作人員的風(fēng)險防范意識、加強技術(shù)防護、完善相應(yīng)法律法規(guī)體系等方式做好新時代檔案工作中的安全管理。

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