【摘要】信息化環(huán)境下，隨著高校圖書館檔案數(shù)量的不斷增加，圖書館檔案管理成為促進高校發(fā)展的重要手段。無論是高校還是受眾，都對高校圖書館的檔案管理能力提出了更高的要求。如何運用信息化技術提升圖書館的檔案管理水平，成為諸多高校、學者關注的內(nèi)容。文章以大數(shù)據(jù)環(huán)境為背景，在分析高校圖書館檔案管理數(shù)字化重要性的基礎上，指出我國高校圖書館檔案管理工作中普遍存在的問題，并提出相應的優(yōu)化策略，以為我國高校圖書館檔案管理工作提供可借鑒的理論經(jīng)驗。

【關? 鍵? 詞】大數(shù)據(jù)環(huán)境;高校圖書館;檔案管理

【作者單位】徐冰，黃河交通學院。

【中圖分類號】G258.6;G270.7 【文獻標識碼】A 【DOI】10.16491/j.cnki.cn45-1216/g2.2021.05.023

一、高校圖書館檔案管理數(shù)字化的重要意義

雖然我國沒有針對高校圖書館出臺專門的檔案管理政策，但在《高等學校檔案管理辦法》中對圖書館檔案管理提出了相應指導?！陡叩葘W校檔案管理辦法》第一章總則中第三條提出：“高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作，學校應當加強管理，將之納入學校整體發(fā)展規(guī)劃。”信息化時代，數(shù)字技術和互聯(lián)網(wǎng)技術已成為廣泛應用于各大領域的重要技術，圖書館領域也不例外。圖書館檔案作為記錄高校圖書館各個階段工作和發(fā)展軌跡的原始記錄，推動檔案管理數(shù)字化不僅能夠提升圖書館工作效率，為圖書館建設發(fā)展提供參考依據(jù)，還可通過高校圖書館之間的檔案信息資源共享，提升高校的教學水平和科研水準[1]。

首先，檔案管理數(shù)字化可以實現(xiàn)圖書館從紙質(zhì)檔案到數(shù)字檔案的跨越。圖書館工作人員可在多媒體設備上整理并查閱檔案資料，不僅節(jié)省了圖書館的存儲空間，也使檔案管理工作從單一的收集、整理、保存走向更深層次的信息服務 [1]。

其次，檔案作為記錄圖書館發(fā)展的重要資料，對于還原圖書館發(fā)展歷程和推動圖書館未來建設具有重要意義。歷屆圖書館管理者可通過對檔案資料的分析完善圖書館的發(fā)展方向，而檔案管理數(shù)字化無疑將推動這一工作高效完成[2]。

再次，高校學生作為圖書館的直接受眾，推進檔案管理數(shù)字化對輔助學生學習意義重大。如對借閱檔案和進書檔案信息進行統(tǒng)計，可以幫助圖書館了解學生的借閱需求，在分析圖書館現(xiàn)有圖書館藏資源的基礎上，根據(jù)學生需求有針對性地購入圖書。

最后，圖書館檔案管理數(shù)字化可通過分析借閱檔案、搜索記錄了解教師需求，為科研工作和教學工作提供幫助，實現(xiàn)高校之間的資源鏈接和信息共享，從而提升高校的教學和科研水準[3]。

二、我國高校圖書館檔案管理工作中存在的問題

隨著時代的發(fā)展與技術的完善，我國高校圖書館檔案管理工作逐步完善，但仍存在以下問題。

1.對檔案工作不夠重視

對檔案管理工作不夠重視是我國很多高校圖書館的通病，不僅學校對檔案管理工作不夠重視，工作人員也缺乏專業(yè)的管理意識和相關知識。

首先，很多高校圖書館在成立之初并沒有設立專門的檔案管理室，各部門檔案均由部門自行保管，而部門事務繁雜、資料眾多，若圖書館搬遷、擴建便有檔案丟失的情況發(fā)生。而紙質(zhì)檔案一旦丟失便難以找回，檔案的完整性和延續(xù)性遭到破壞。如石河子大學圖書館歷經(jīng)多次擴建，2017年才組建檔案室，有了專門的檔案存放點。但由于檔案柜比較少，仍有大量檔案無處存放，且與館刊編輯共用一個辦公室，導致檔案資料混亂、容易丟失。

其次，檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理意識和知識，不少高校的檔案管理人員是從其他崗位臨時抽調(diào)過來的，而非專業(yè)管理人員，因此檔案的收集、整理、分類和歸檔并不科學，加之人員流動性大，導致資料混亂甚至遺失。如石河子大學圖書館檔案室成立后，并沒有聘請專門的檔案管理人員，而是臨時從其他崗位抽調(diào)一名工作人員負責管理檔案;河南理工大學早期也沒有專門的檔案管理人員，而且人員更換頻繁。由于不少高校對檔案管理工作的重要性缺乏認識，導致檔案管理工作難以實現(xiàn)突破性進展[1]。

2.數(shù)字化建設速度緩慢

數(shù)字化建設速度緩慢也是高校圖書館檔案管理工作中存在的普遍問題，導致檔案管理模式傳統(tǒng)化和低價值化。檔案管理工作一般要經(jīng)過存檔、加密、分類，最后通過管理軟件對檔案信息進行統(tǒng)計分析并得出結(jié)論，從而為圖書采購、科研和教學工作提供有價值的數(shù)據(jù)參考，大數(shù)據(jù)時代檔案管理的價值也在于此。然而，目前高校的檔案管理模式仍過于簡單，檔案管理工作只是從紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)換，缺乏對檔案信息的分類、分析和整理。建設數(shù)據(jù)庫不僅可以提升工作效率，還可以在檔案的實際使用中再次管理，提高檔案的附加價值。而傳統(tǒng)的管理模式下，高校圖書館對數(shù)據(jù)庫缺乏有效利用，沒有以需求為導向?qū)n案進行管理，難以發(fā)揮圖書館所儲存檔案的真正價值，導致檔案管理的低價值化[4]。

3.重存檔輕采集和共享

圖書館檔案的整理要經(jīng)歷采集、存檔和分析等環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)采集作為檔案管理工作的第一環(huán)節(jié)是非常重要的，檔案采集工作的扎實與否決定了檔案分析的價值。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校圖書館應根據(jù)不同領域?qū)n案的需求進行綜合評估，有針對性地進行檔案采集工作，為檔案分析提供充足的材料。

目前，高校圖書館普遍存在輕采集重存檔的現(xiàn)象，即過于重視檔案資料的整理存檔，而對檔案采集前的準備工作和檔案采集工作不夠重視。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)不存在唯一指向，即相似的數(shù)據(jù)對多領域皆具備參考價值，因此分類的方法和標準非常重要，會逆向影響數(shù)據(jù)的采集和分析。但目前高校圖書館普遍存在重存檔結(jié)果、輕分類思路問題，導致數(shù)據(jù)采集工作難以高效進行，數(shù)據(jù)分析結(jié)果參考價值有限[5]。同時，我國高校圖書館仍普遍通過館際互借和文獻傳輸進行數(shù)據(jù)共享，缺乏相應的檔案數(shù)據(jù)管理平臺。即便部分高校建立了管理平臺，卻因各校數(shù)據(jù)平臺兼容性差等諸多問題難以實現(xiàn)有效溝通，導致檔案的使用率并不高，各高校檔案數(shù)據(jù)仍處于校內(nèi)封閉式流通狀態(tài)，對其他高校的參考價值有限[4]。

三、高校圖書館檔案管理的優(yōu)化策略

高校圖書館檔案管理工作對完善教學學習、培養(yǎng)高素質(zhì)人才有著非常重要的作用，利用技術優(yōu)勢優(yōu)化檔案管理工作是大數(shù)據(jù)背景下的發(fā)展趨勢。

1.重視檔案管理工作，設立圖書館專職檔案管理崗位

優(yōu)化圖書館檔案管理要從理念源頭抓起，才能從根源上解決問題，推動檔案管理的數(shù)字化和專業(yè)化。因此，優(yōu)化圖書館檔案管理工作的第一步就是給予相應的重視，引進前沿的管理理念組建專業(yè)的管理團隊。一是引進前沿的管理理念，改掉輕采集重存檔的傳統(tǒng)理念，按照具體的檔案需求制定完備的數(shù)據(jù)收集體系、高效的管理體系和科學的評價體系。二是依據(jù)館內(nèi)實際情況建立檔案管理專職機構，招聘專業(yè)人員組建專業(yè)的檔案管理團隊，負責校內(nèi)教學所需檔案的數(shù)據(jù)收集工作和全館各部門檔案的日常管理工作。三是加強對工作人員的培訓，邀請專家對工作人員進行理論知識及實操技能的培訓，提升工作人員的理論素養(yǎng)及實操技能。

隨著信息化的普及，各高校圖書館逐漸重視圖書館的檔案管理工作，完善檔案管理系統(tǒng)。如河南牧業(yè)經(jīng)濟學院圖書館2017年建立了完備的電子檔案管理系統(tǒng)，由檔案管理人員負責操作和維護整個圖書館的檔案系統(tǒng)，包括圖書館文件檔案、用戶信息檔案、信息資源檔案、信息評價體系和信息利用數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)收集、整理、錄入和上傳，并為閱覽部負責人、參考咨詢部負責人、技術信息部負責人和采編部負責人開設相應權限，使相關部門的負責人有權調(diào)取與部門相關的數(shù)據(jù)，然后根據(jù)數(shù)據(jù)信息調(diào)整工作、完善服務。所有的工作都應由圖書館負責人和流通部負責人雙重監(jiān)督把關，以保障整個檔案管理工作的有序進行。如河南牧業(yè)經(jīng)濟學院圖書館非常注重通過數(shù)據(jù)采集挖掘師生的圖書資料需求，為學生學習和教學工作提供豐富的數(shù)據(jù)參考，為校園文化的繁榮發(fā)展助力[6]。

2.引進現(xiàn)代化信息技術，加速圖書館電子化進程

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，引入現(xiàn)代化信息技術是優(yōu)化高校圖書館檔案管理策略的必要環(huán)節(jié)。只有以技術推動圖書館電子化進程，才能有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。引進現(xiàn)代化信息技術包括引進大數(shù)據(jù)技術和構建高校圖書館數(shù)據(jù)庫等。

首先，大數(shù)據(jù)技術可以彌補傳統(tǒng)媒體時代輕采集重存檔的缺失，在忽略檔案價值高低的前提下充分采集數(shù)據(jù)，保證檔案原始數(shù)據(jù)信息的完整性。在傳統(tǒng)媒體時代，所有的數(shù)據(jù)采集工作都需要人工完成。由于檔案數(shù)據(jù)采集困難較大，因此不可避免地造成輕采集重存檔的問題，即便是號召檔案管理人員有針對性地采集高價值信息，也仍存在原始數(shù)據(jù)匱乏、數(shù)據(jù)分析結(jié)果不夠客觀等問題。而大數(shù)據(jù)技術的引進不僅可以提升檔案信息的豐富性和真實性，還可以幫助檔案管理人員進行數(shù)據(jù)分類、存儲、分析、查漏補缺，持續(xù)完善圖書館檔案信息[4]。

其次，構建現(xiàn)代化的高校圖書館數(shù)據(jù)庫是信息化背景下的必然趨勢，可以提升檔案管理和使用的效率。其一，高校圖書館檔案數(shù)據(jù)庫的建立應遵循安全、穩(wěn)定、規(guī)范、高效等原則，在與高校圖書館實際情況相結(jié)合的前提下，以改善檔案信息收集、整理和查詢?yōu)楦灸康倪M行數(shù)據(jù)庫的構建。其二，高校圖書館要構建科學合理的目錄數(shù)據(jù)庫，根據(jù)圖書館實際情況按照行政管理、人事、業(yè)務、綜合檔案等類別進行合理劃分，以提高師生查詢、使用信息的便利性。其三，高校圖書館檔案數(shù)據(jù)庫要對系統(tǒng)功能和讀者相應權限進行設定，如自動記錄、不限次數(shù)查詢、自動歸檔等功能，對機密檔案進行加密設置、權限設置以及對原始數(shù)據(jù)改動等加以限制。其四，高校圖書館要在館內(nèi)推行多級管理制度，按照檔案級別進行分級查閱，以保證檔案管理的有序性和規(guī)范化[7]。

3.構建檔案管理監(jiān)管機制，加強信息保護

雖然將現(xiàn)代化信息技術引入圖書館檔案管理工作可以提升工作的質(zhì)量和效率，但同時也將整個檔案數(shù)據(jù)庫置于開放、多元的信息環(huán)境下，使數(shù)據(jù)庫面臨一定的安全隱患。因此，高校圖書館在構建檔案數(shù)據(jù)庫時要完善檔案信息管理系統(tǒng)，加強信息安全保障。一是嘗試與大數(shù)據(jù)技術機構及企業(yè)展開合作，在專業(yè)技術人員的幫助下引進信息安全系統(tǒng)，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢。二是建立完善的檔案管理安全監(jiān)管機制，實施檔案信息數(shù)據(jù)準入制度，加強對檔案數(shù)據(jù)的保護力度，針對不同層級人員設置相應的登錄查詢權限，在有效利用檔案信息的同時加強信息保護[8]。三是針對檔案的重要程度和保密層級采取不同程度的保密措施，如普通業(yè)務檔案信息保存在圖書館中心機房，保密性強的黨政信息檔案可利用云儲存技術保存在單獨服務器中，并通過啟用系統(tǒng)加密、自動歸檔、禁止修改刪除等系統(tǒng)功能避免檔案被人為泄露和篡改[9]。

4.實現(xiàn)“雙套制”和“單套制”檔案管理模式的互動創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)背景下，“雙套制”檔案管理模式可以實現(xiàn)同一份檔案的電子信息與紙質(zhì)檔案共同存儲、雙效利用，讓紙質(zhì)檔案和電子檔案相輔相成，在保證檔案完整性的同時，使檔案管理工作更加科學有序?！半p套制”管理模式雖有其優(yōu)勢，但近年來對該管理模式的強制要求反而使其僵化，暴露出許多弊端。如電子檔案只是作為紙質(zhì)檔案副本的形式存在，并沒有真正開發(fā)利用，而電子文檔作為檔案時也必須同時紙質(zhì)化。強制性的“雙套制”不僅沒有發(fā)揮其作用，反而增加了許多不必要的工作。

因此，圖書館檔案管理工作應從實際出發(fā)，靈活選擇“雙套制”或“單套制”管理模式，實現(xiàn)兩種管理模式的互動創(chuàng)新[10]。一是按照文件的不同類別將檔案進行不同體系歸檔，并根據(jù)檔案的實際需要進行紙質(zhì)檔案或電子檔案存檔。二是按照檔案價值的高低進行針對性管理，價值高的檔案在檔案管理系統(tǒng)中歸檔時，要進行紙質(zhì)文件備份。三是遞交的檔案要先在檔案管理系統(tǒng)中進行歸檔，然后再打印成紙質(zhì)檔案遞交，做好紙質(zhì)備份工作[11]。

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