那克布拉提·木拉提哈力

（阿勒泰市行政執(zhí)法局北屯執(zhí)法大隊(duì)，新疆 阿勒泰 836500）

檔案管理因涵蓋的內(nèi)容較多且日常維護(hù)比較繁瑣，因此對于當(dāng)前處于快速發(fā)展中的企業(yè)來說，就應(yīng)作出重要的革新和調(diào)整，以為相關(guān)管理工作的科學(xué)化推進(jìn)提供切實(shí)的保障。

1 檔案管理的含義

1）檔案管理的概念。所謂檔案管理，就是對檔案實(shí)體和檔案信息實(shí)施管理并提供相應(yīng)的服務(wù)。具體來看，主要由檔案的收集和整理以及價值鑒定和保管等多個方面組成，而今的檔案檢索以及統(tǒng)計成為極為重要的部分，且在當(dāng)前的企業(yè)發(fā)展中承擔(dān)著關(guān)鍵的作用。就新時期的檔案管理來說，通常主要由分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)等兩個子系統(tǒng)，其他的細(xì)節(jié)部分統(tǒng)歸到以上兩個子系統(tǒng)中。這樣條件下的管理推進(jìn)，顯然較之以往有了顯著的提升。

2）檔案管理性質(zhì)作用。從性質(zhì)和價值作用來看，檔案管理主要承擔(dān)著服務(wù)和政治等的相關(guān)作用。同時其也是企業(yè)各個部門高效運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，對于更高質(zhì)量地開展社會管理等都有著突出的作用。不僅如此，借助于檔案信息推動社會各個領(lǐng)域的高效發(fā)展也是極為有利的。而要想切實(shí)地保障檔案管理在企業(yè)發(fā)展以及社會運(yùn)行中發(fā)揮出強(qiáng)有力的信息支持功能，就應(yīng)確保相關(guān)工作的完整和高效。與此同時，還應(yīng)保證相關(guān)工作處于統(tǒng)一的管理之下，以為后續(xù)便捷化的利用提供基礎(chǔ)保障。另外還應(yīng)注意的是，檔案信息的完整性以及質(zhì)量等也應(yīng)高度重視，以為后續(xù)相關(guān)工作的科學(xué)化落實(shí)提供切實(shí)的保障。

2 企業(yè)檔案管理存在的問題

1）管理制度不健全。電力企業(yè)因日常需要關(guān)注的內(nèi)容較多，且經(jīng)營業(yè)務(wù)比較繁重，而與工作相關(guān)的檔案收集以及整理在覆蓋面上也就比較大，且存在著諸多不多的情況，這樣就使得相應(yīng)的工作實(shí)施應(yīng)區(qū)別化實(shí)施，這樣無疑就造成了具體工作量的加大。一般情況下，工作一旦進(jìn)行就會產(chǎn)生大量的檔案，然而因前期設(shè)計方面未能周全考慮，就使得檔案管理相關(guān)的工作未能在設(shè)計中精細(xì)地部署，如此一來就出現(xiàn)了諸多的不良情況，例如變更和修改的部分沒有記錄，管理工作的質(zhì)量也就難以切實(shí)的保障。

2）過于注重文字記載。盡管當(dāng)前的工程開展變得越來越高效，但是仍然存在著很大一部分的工程施工企業(yè)對檔案管理工作認(rèn)識不清，只關(guān)注與工程技術(shù)相關(guān)的一些信息的收集和整理，那些聲像資料往往被忽視。就具體的資料利用來說，領(lǐng)導(dǎo)管理者因時間有限往往更傾向于那些直觀反映信息內(nèi)容的聲像資料，那樣所達(dá)到的效率也會更高一些。

3）電子化技術(shù)落后。電子化檔案管理在現(xiàn)實(shí)的環(huán)境中還未得到普及，而要想有效推進(jìn)這樣的管理，就應(yīng)在相關(guān)的設(shè)備和人才進(jìn)行開發(fā)和引進(jìn)。與此同時，還應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有檔案資源的充分利用，以為在現(xiàn)實(shí)工作中發(fā)揮出應(yīng)有的價值提供基礎(chǔ)保障。就當(dāng)前的基本情況來看，企業(yè)的電子檔案管理尚未達(dá)到現(xiàn)實(shí)的需求。因此加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)技術(shù)的提升和高效人才的選進(jìn)就顯得極為迫切，以為相關(guān)管理工作的高效進(jìn)行提供基礎(chǔ)保障。

4）安全性問題。當(dāng)前正處在信息大爆炸的時代，網(wǎng)絡(luò)給人們帶來了極大的便捷，因此人們獲取信息的渠道也變得更為多樣，而這樣條件所進(jìn)行的資源共享也成為一種常態(tài)。然而要想高效安全地進(jìn)行信息交流，就應(yīng)在信息管理上予以精細(xì)高效的處理。理論層面上來看，當(dāng)前的電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件傳輸都是通過因特網(wǎng)進(jìn)行，文件傳輸過程中極易受到黑客的攻擊而出現(xiàn)重要信息泄露的不良情況。而這也是電子檔案安全性較低的一個重要原因，同時也使得檔案管理等相關(guān)的工作難以科學(xué)地實(shí)施，而現(xiàn)有的技術(shù)也難以保障安全性的穩(wěn)定。因此加強(qiáng)電子檔案管理的安全性和機(jī)密性就應(yīng)引起高度重視，且應(yīng)在具體的工作改進(jìn)中作出處理。

3 新時期電子檔案管理的解決措施

1）防止軟件和硬件的過時。（1）建立技術(shù)庫：對于企業(yè)來說，因日常經(jīng)營涉及的內(nèi)容較多，基本上沒有多余的時間地對計算機(jī)等軟件和硬件設(shè)備實(shí)施檢查和維護(hù)。而要想使其處于一個與時俱進(jìn)的全新狀態(tài)，就應(yīng)構(gòu)建起一個高效的技術(shù)庫，以對那些過時的軟硬件進(jìn)行保存和讀取。（2）遷移方法：所謂遷移方法，主要是一種技術(shù)環(huán)境向另一種技術(shù)環(huán)境轉(zhuǎn)移所用的方法。如今在軟硬件升級的條件下，技術(shù)升級下的信息轉(zhuǎn)換也變得越來越高效便捷。

2）科學(xué)化管理。對于文件管理來說，因數(shù)量往往較大，相應(yīng)的管理也就繁瑣和復(fù)雜。鑒于此，具體操作時就應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：首先是文件的質(zhì)量控制。招投標(biāo)以及設(shè)計相關(guān)的圖紙和文件等都應(yīng)精細(xì)地進(jìn)行保管，且應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分門別類，以為相應(yīng)的管理提供效率方面的保障；其次是文件辦理過程中的嚴(yán)格監(jiān)督。具體進(jìn)行文件辦理或是流轉(zhuǎn)時務(wù)必要保證每個環(huán)節(jié)信息的真實(shí)完整，這樣后續(xù)的管理工作運(yùn)行才會更為高效。所進(jìn)行的檔案管理分類以及保管等相關(guān)工作，務(wù)必要采用科學(xué)的方式進(jìn)行部署和安排。與此同時，信息整理時還應(yīng)嚴(yán)格按照既定的規(guī)章制度進(jìn)行。另外，還應(yīng)加強(qiáng)信息安全方面的設(shè)計，例如通過分層次的安全瀏覽設(shè)置和安全使用權(quán)限設(shè)定，以為相關(guān)信息高效規(guī)范的使用提供切實(shí)的保障。

3）提高管理人員的綜合素質(zhì)。就當(dāng)前的基本情況來看，企業(yè)檔案管理工作之所以在效率上難以達(dá)到既定的需求標(biāo)準(zhǔn)，關(guān)鍵就在于人員上有著很大的欠缺。例如專業(yè)技術(shù)或是工作態(tài)度等并沒有達(dá)到具體工作的要求。鑒于此，日常工作中就應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員以及技術(shù)人員的專業(yè)培訓(xùn)，以使其在檔案管理上有扎實(shí)的基本素質(zhì)和專業(yè)技能，以為具體工作的高質(zhì)量實(shí)施提供基礎(chǔ)保障。其次，檔案管理人員應(yīng)及早地參與到工程的開展中去，以精細(xì)地了解相關(guān)工程項(xiàng)目的動態(tài)情況，從而為檔案資料更高質(zhì)量地發(fā)揮作用提供基礎(chǔ)保障。

4）提高檔案管理的數(shù)字化和信息化。新的時代條件下企業(yè)電子檔案管理工作在信息化和數(shù)字化方面等都有著顯著的提高，而為了順應(yīng)這樣的發(fā)展形勢，相關(guān)的企業(yè)就應(yīng)不斷地推進(jìn)自我的提升和優(yōu)化。對于那些有一定年代且重要的文件，所進(jìn)行的數(shù)字化處理應(yīng)高度重視，以免出現(xiàn)重要信息遺漏的不良情況。另外還應(yīng)加強(qiáng)檔案信息各個相關(guān)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，以更高效地推進(jìn)整個檔案管理工作的實(shí)施提供強(qiáng)有力的支持。相信在技術(shù)不斷改進(jìn)以及專業(yè)化人才到位和各方面設(shè)備都得到優(yōu)化的條件下，我國工程相關(guān)的檔案管理工作必定會更為高效便捷，以更高質(zhì)量地服務(wù)于工程的現(xiàn)實(shí)需求。

4 結(jié)語

總而言之，在新時期背景下做好電子檔案管理工作，對促進(jìn)企業(yè)的開展有著積極的作用。但是針對目前電子檔案管理工作存在的問題，需要從問題引起的原因入手，采取有效的管理策略，才能夠提高電子檔案管理工作的水平，在以上分析中對電子檔案管理的策略進(jìn)行了探究，希望通過分析之后，可以給該領(lǐng)域的人員提供一定的幫助。