其木格

（國(guó)家能源集團(tuán)神華神東檔案館，陜西 榆林 719300）

1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

檔案信息化是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等技術(shù)手段，以檔案資源為信息化對(duì)象，依托檔案工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，由檔案實(shí)體管理為重心向檔案信息虛擬管理轉(zhuǎn)移的過(guò)程。

檔案信息化建設(shè)要實(shí)現(xiàn)三大目標(biāo)：一是實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化，這是檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是檔案信息化建設(shè)的基本要求；二是實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體與信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化，即促使檔案業(yè)務(wù)整體達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；三是實(shí)現(xiàn)檔案信息利用的網(wǎng)絡(luò)化，這是檔案信息化的重要標(biāo)志，即充分利用現(xiàn)代信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將數(shù)字化的各類檔案信息資源整合共享為一體，利用上不再受人次、時(shí)間和空間的限制。

2 檔案信息化建設(shè)的意義

第一，信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型的首選路徑。信息時(shí)代，各行業(yè)對(duì)檔案有了更加廣泛的需要和用途，檔案的完整度及實(shí)效性顯得特別重要。因此，檔案管理的方式必須改革，只有加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的成功轉(zhuǎn)型。

第二，信息化建設(shè)是發(fā)揮檔案信息社會(huì)服務(wù)價(jià)值的重要途徑。目前，不僅企事業(yè)單位、政府職能部門重視檔案信息，社會(huì)公共服務(wù)機(jī)構(gòu)及個(gè)人也開始對(duì)檔案信息有了更多的需求；很多非涉密的檔案資料，個(gè)人可以通過(guò)正規(guī)渠道查閱，這充分發(fā)掘出了檔案信息的社會(huì)服務(wù)性質(zhì)。在這個(gè)過(guò)程中，檔案的信息化建設(shè)就顯得尤為重要。

第三，完成檔案信息化建設(shè)能夠優(yōu)化社會(huì)資源結(jié)構(gòu)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各類檔案信息已經(jīng)滲透到了社會(huì)生活的各個(gè)方面，檔案的利用率在逐漸攀升，豐富的檔案信息成為強(qiáng)化社會(huì)服務(wù)、保障群眾利益的工具。為了能夠讓這部分檔案發(fā)揮更有效作用，加快檔案信息化進(jìn)程已經(jīng)成為目前檔案管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。

3 檔案信息化建設(shè)面臨的主要問(wèn)題

1）制度標(biāo)準(zhǔn)亟待規(guī)范。眾所周知，各項(xiàng)工作的順利開展都需要規(guī)范合理的制度標(biāo)準(zhǔn)來(lái)做保障，打基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)工作也不例外，相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)的制定和執(zhí)行也是檔案信息化建設(shè)事業(yè)順利進(jìn)行的保障。在目前的檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，存在建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、管理制度、信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)等方面沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范，這非常不利于檔案信息化事業(yè)的發(fā)展。

2）專業(yè)人才的缺乏。人才是檔案信息化建設(shè)事業(yè)中最重要的建設(shè)資源，檔案信息化建設(shè)是龐大的系統(tǒng)工程，各方面各層級(jí)都需要大量的信息化人才，引進(jìn)檔案信息化人才，人才興檔是檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵因素之一。

現(xiàn)今很多檔案工作者仍抱有傳統(tǒng)的理念，自身綜合素質(zhì)偏低，未能掌握檔案信息化建設(shè)技術(shù)，現(xiàn)有的技術(shù)能力、管理經(jīng)驗(yàn)等難以適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展需求，檔案部門也受自身和社會(huì)地位限制，難以引進(jìn)信息化人才，并且，檔案部門現(xiàn)有的信息化人才還在逐漸流失，這樣一來(lái)，就導(dǎo)致了檔案信息化人才缺乏。另外，沒有一個(gè)規(guī)范的檔案信息化技術(shù)培訓(xùn)管理體系，也是造成檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重缺乏的原因之一?？傊?，檔案管理工作存在人員結(jié)構(gòu)不合理，信息化人才的配置嚴(yán)重不足，專業(yè)素質(zhì)待提高等問(wèn)題。這些都嚴(yán)重阻礙著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，成為發(fā)展進(jìn)程中最大瓶頸，從而一定程度上制約了檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。

3）檔案信息化技術(shù)不成熟。我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)在20世紀(jì)末逐漸興起，隨后信息化管理逐漸被重視。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工作，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)都有一定的安全隱患，對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求也較高，由于技術(shù)不完善，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)取代傳統(tǒng)檔案管理方式存在一定安全問(wèn)題，網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客攻擊等情況，使檔案信息有泄露丟失風(fēng)險(xiǎn)。

4 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

1）完善檔案管理信息化的制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)。要理論結(jié)合實(shí)踐，將宏觀的檔案管理理論要落實(shí)到具體的實(shí)踐中去，要重視管理系統(tǒng)建設(shè)、制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。逐步建立和完善檔案信息化工作中的各項(xiàng)制度，使檔案信息化建設(shè)工作制度化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)“有制可依，有度可循”。這樣才能有利于檔案信息化建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。規(guī)章制度的建立要遵循合理性、科學(xué)性、簡(jiǎn)明實(shí)用性和制度約束的雙向性等原則。制度的完善對(duì)檔案信息化事業(yè)的發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。還要重視檔案信息化工作中的安全管理制度，規(guī)范落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，讓相關(guān)檔案工作者重視網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，從而多方面對(duì)檔案信息化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運(yùn)行帶來(lái)堅(jiān)強(qiáng)保障。檔案信息化在實(shí)踐中需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入、存儲(chǔ)和傳輸?shù)炔僮鳎瑧?yīng)該遵循統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作規(guī)范。如掃描的統(tǒng)一技術(shù)規(guī)范、管理規(guī)范、保密管理規(guī)范等，存儲(chǔ)方式的統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這樣檔案信息化工作可以依據(jù)統(tǒng)一的工作規(guī)范來(lái)開展，可以保障檔案信息化工作有序有章，避免標(biāo)準(zhǔn)不一帶來(lái)的一系列問(wèn)題，從而提高檔案信息資源的利用率。

2）重視檔案信息化進(jìn)程中的人才隊(duì)伍建設(shè)。一方面，需要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案工作理念，重視對(duì)檔案工作人員專業(yè)知識(shí)，信息化能力和技術(shù)的培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案工作人員繼續(xù)教育，開展相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，全面提升現(xiàn)有檔案工作者的綜合能力和信息化素養(yǎng)。另一方面，要注重高層次復(fù)合型人才的引進(jìn)，制定各項(xiàng)人才引進(jìn)政策，加大引進(jìn)力度。要重視信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，構(gòu)建人員充足，結(jié)構(gòu)合理，技術(shù)過(guò)硬的檔案信息化人才隊(duì)伍，推動(dòng)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

3）利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。檔案信息化建設(shè)的主要目標(biāo)之一，是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。因此，相關(guān)部門需要在有限的條件下盡可能投入更多的人力、物力來(lái)實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。首先要制定完善的數(shù)字檔案信息目錄，人們可以通過(guò)目錄來(lái)篩選所需要的內(nèi)容，工作人員要將現(xiàn)有檔案信息內(nèi)容詳盡收錄其中，并且配有對(duì)應(yīng)的圖片信息，這樣能夠有效提高檔案信息的使用效率。要拓寬檔案資源共享渠道，利用遠(yuǎn)程查閱功能提高信息系統(tǒng)的乏味功能；開始網(wǎng)絡(luò)評(píng)估體系，采用鏈接方式整合檔案資源，進(jìn)一步完善檔案內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)檔案資料一站式在線閱讀。信息技術(shù)改變了人類獲取信息的途徑，信息化建設(shè)要讓這種便捷服務(wù)體現(xiàn)在檔案資源共享方面，讓更多人受益。應(yīng)將檔案信息管理體系與辦公系統(tǒng)無(wú)縫集成，實(shí)現(xiàn)辦公室內(nèi)的信息整理、分類，提高辦公效率。同時(shí)要對(duì)檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化的整合、加工，形成更加符合時(shí)代發(fā)展需要的資料內(nèi)容。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案是一種重要的信息資源，也是國(guó)家的基礎(chǔ)性戰(zhàn)略資源。 習(xí)近平總書記說(shuō)過(guò)：“經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！睓n案工作在各行各業(yè)的建設(shè)與發(fā)展中都起著舉足輕重的作用，與我們百姓的關(guān)系也日益密切，用武之地越來(lái)越多，其重要性不言而喻。