邵畢慧

（云南省巧家縣人力資源和社會保障局城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)中心，云南 昭通 654600）

由于我國城市發(fā)展水平顯著提高，人們的社保關(guān)系復(fù)雜度也在隨之提升。城中村和失地農(nóng)民的數(shù)量呈顯著上升趨勢，很多農(nóng)村的勞動力紛紛到城市務(wù)工，勞動力流動的頻率明顯上升。在這樣的情況下社保業(yè)務(wù)量更為繁重。此外，新型的養(yǎng)老保險(xiǎn)和醫(yī)療保險(xiǎn)也將更多的群體納入社保范疇，參保人數(shù)顯著增加，這也給社保工作帶來了較大的影響。傳統(tǒng)的社保經(jīng)辦模式已經(jīng)出現(xiàn)了明顯的不足，因此，必須積極發(fā)展電子化的檔案管理模式，同時(shí)還要不斷提高檔案管理的效率和水平。但是人們對社保檔案并不十分重視，因此財(cái)政投入力度較小，此外在硬件設(shè)施建設(shè)上，也存在著較為明顯的不足，若不能建立完善的管理制度或無法落實(shí)有效的措施，就會對一體化建設(shè)產(chǎn)生十分不利的影響。

1 檔案管理中存在的主要問題

1）職工人事檔案無法實(shí)現(xiàn)電子化。職工的人事檔案是辦理退休以及調(diào)整退休人員養(yǎng)老金的重要依據(jù)，同時(shí)其也是社保檔案當(dāng)中的關(guān)鍵內(nèi)容，其對員工的退休時(shí)間、工齡年限和養(yǎng)老金金額都有著十分顯著的影響。由于職工人事檔案形成的時(shí)間較長，且涉及的單位較多，檔案自身的復(fù)雜性顯著提高，且具有非常明顯的流動性，所以在管理上還存在一定的難度，例如，紙質(zhì)檔案管理不科學(xué)或資料缺失現(xiàn)象十分明顯，上述問題也影響到了職工自身的利益。此外，相關(guān)部門也沒有對檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和裝訂，而這類影像化的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)缺乏規(guī)范性，檔案查詢的索引目錄建立不完善，加之其在檔案管理軟件方面也存在著較為明顯的不足。

2）人事檔案掃描不科學(xué)，不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫信息共享。當(dāng)前，社保一體化系統(tǒng)運(yùn)行中，雖然做出了人事檔案掃描的要求，但是從基本情況來看，還存在著漏掃和不掃的問題，因此這也給檔案電子化管理造成了較大的阻礙。再加上錄入的職工人事檔案信息完整度不高，查找過程中只能對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查找，不但影響了查找的效率，而且也容易出現(xiàn)工作失誤的情況。再者，業(yè)務(wù)辦理平臺沒有建立專業(yè)的職工人事檔案共享模塊，這也影響了資源的共享?；蛘呓?jīng)辦平臺不具備掃描傳輸檔案的功能，導(dǎo)致企業(yè)不得不對檔案進(jìn)行現(xiàn)場審核，且檔案辦理的過程中也會出現(xiàn)排長隊(duì)辦理的現(xiàn)象。

3）檔案備份和問責(zé)制度不完善，影響了數(shù)據(jù)的安全性。若不能對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)備份和保存，則可能會造成重要檔案文件的丟失，且檔案管理問責(zé)制度還停留在批評的階段，并沒有建立一個科學(xué)的獎懲機(jī)制。相關(guān)規(guī)定對數(shù)據(jù)的查詢，以及網(wǎng)絡(luò)服務(wù)過程中的信息安全問題都提出了十分詳細(xì)的要求，但是依然存在信息泄露的問題，這也加大了電子檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)。

2 完善城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理電子化問題的有效措施

1）加大檔案管理力度，積極開發(fā)具有分享功能的數(shù)據(jù)庫

采取分類管理的手段，創(chuàng)建電子檢索系統(tǒng)以及借閱使用系統(tǒng)，從而有效改善管理質(zhì)量，提高管理效率。管理人員應(yīng)結(jié)合業(yè)務(wù)檔案影像化管理的具體方法，指派專業(yè)的管理人員完成檔案的集中掃描，同時(shí)，建立一個全面的完善的數(shù)據(jù)庫，完善后期管理工作。職工發(fā)生工作調(diào)動時(shí)應(yīng)做好相關(guān)的工作，應(yīng)定期對檔案進(jìn)行重新的整理，檢查是否有遺漏問題。此外還要創(chuàng)建人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)系統(tǒng)，積極發(fā)展智能檢索模式，從而更好地推進(jìn)檔案系統(tǒng)和社保經(jīng)辦平臺數(shù)據(jù)之間的有效共享。

2）改進(jìn)經(jīng)辦平臺軟件模塊，提高服務(wù)質(zhì)量及水平

要想全面實(shí)現(xiàn)社保一體化管理，重要的材料就務(wù)必按照相關(guān)規(guī)范的要求完成掃描，不能出現(xiàn)漏掃的問題。實(shí)現(xiàn)社保檔案影像化的前提下，還應(yīng)積極研發(fā)電子檔案系統(tǒng)和社保經(jīng)辦系統(tǒng)兼容軟件。在辦理社保時(shí)，可從數(shù)據(jù)庫當(dāng)中直接調(diào)取社保材料，攝像掃描的過程也是實(shí)現(xiàn)信息共享的過程。這一方面提高了工作效率，另一方面也減少了工作失誤。參保人員還可積極上傳電子檔案，社保機(jī)構(gòu)在受理后進(jìn)行審理，從而降低了信息采集的工作強(qiáng)度，縮短了審核的時(shí)間，同時(shí)員工還可隨時(shí)掌握辦理的進(jìn)程。

3）開展檔案信息化服務(wù)。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)要統(tǒng)一管理養(yǎng)老保險(xiǎn)數(shù)據(jù)，建立起檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)，按照上級統(tǒng)一部署，推進(jìn)檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺上的共享。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)要發(fā)揮出檔案服務(wù)作用，轉(zhuǎn)變過去只管不用的狀態(tài)，提高檔案利用價(jià)值和服務(wù)水平。在信息化建設(shè)中，應(yīng)構(gòu)建起集區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村各級于一體的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理效率。同時(shí)，檔案管理信息化建設(shè)還要將“死檔案” 轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?，將檔案信息作為檔案服務(wù)創(chuàng)新的突破口，為參保人提供信息化的檔案查詢服務(wù)，讓參保人登錄到相關(guān)網(wǎng)站、手機(jī)應(yīng)用軟件就能夠查詢到自己的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案基本信息，從而提高城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案服務(wù)水平。此外，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理門戶網(wǎng)站還要拓展服務(wù)項(xiàng)目，為居民提供線上業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)，并征求居民對養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理的建議，進(jìn)一步完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作。

4）加強(qiáng)檔案信息安全管理。在開放的信息化環(huán)境下，對養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息的安全性、完整性構(gòu)成了一定程度威脅，為消除安全隱患，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案信息安全建設(shè)作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，確保安全管理技術(shù)措施能夠保障檔案管理信息化系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。檔案信息安全管理措施如下：首先，引入先進(jìn)的安全防范技術(shù)。

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息管理系統(tǒng)可采用安全密鑰技術(shù)、電子證書數(shù)據(jù)簽名技術(shù)、身份校驗(yàn)技術(shù)等，對登錄系統(tǒng)的人員進(jìn)行身份驗(yàn)證，只有通過驗(yàn)證的人員才能在系統(tǒng)中進(jìn)行操作。其次，實(shí)施分類安全管理。養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)要針對不同權(quán)限的人員實(shí)施不同的安全管理措施，如對權(quán)限較高的管理人員，要采用多重身份認(rèn)證方式，包括密碼驗(yàn)證、指紋認(rèn)證、視網(wǎng)膜驗(yàn)證等認(rèn)證方式，在驗(yàn)證通過后，管理人員可進(jìn)行檔案信息修改、轉(zhuǎn)移等操作。對普通的信息瀏覽者，只需讓瀏覽者進(jìn)行密碼驗(yàn)證，僅開放信息只讀權(quán)限，不能進(jìn)行其他高級別操作。

3 結(jié)語

綜上所述，如今時(shí)代快發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，人們更多的是開始處于一個多領(lǐng)域數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，而與此同時(shí)，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理也逐漸受到了大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，加之傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會的發(fā)展需求，所以我們必須積極發(fā)展檔案電子化管理模式，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢完善檔案管理工作，從而保證鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理工作質(zhì)量的提升。