李 芳

（內(nèi)蒙古水利規(guī)劃設計研究院，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010020）

數(shù)字文件的創(chuàng)建對于提高文件工作的效率和現(xiàn)代化具有重要意義，可以在社會上共享文件信息，更好地滿足人們?nèi)找嬖鲩L的信息需求。數(shù)字文件的構(gòu)建是一個可以通過許多鏈接完成的系統(tǒng)工程，如前期研究、項目啟動、行業(yè)專家演示、數(shù)字文件軟件開發(fā)、不同平臺的構(gòu)建（管理平臺、使用平臺等）。系統(tǒng)操作，項目后維護等。數(shù)字檔案館的建設可以說是一項正在進行的工程，需要大量的投資、勞動和物資支持以及各部門的充分合作。

1 大數(shù)據(jù)時代對基層數(shù)字檔案管理的影響

在大數(shù)據(jù)時代，文件管理思想的改變是對基本文件管理最直接的影響。在大數(shù)據(jù)的支持下，基本文件的管理變得更加高效和準確。采用大數(shù)據(jù)分析技術可以有效解決基本文件管理中的許多問題，特別是在文件應用中，可以有效地提高查詢和使用文件的效率。尤其是在大數(shù)據(jù)時代，基本文件的管理將在以下方面發(fā)生重大變化。

1）對基層檔案信息收集整理的影響。文件信息的收集和歸檔是基本管理的基礎和前提。在大數(shù)據(jù)時代，它為收集和建立基線信息資源提供了便利。非結(jié)構(gòu)化和結(jié)構(gòu)化的捕獲和處置方法已成為收集和組織電子文件資源的主要方法。大數(shù)據(jù)存儲技術在現(xiàn)代基本文件的基本依賴方面發(fā)揮著更明顯的作用。檔案資訊資源的原始儲存磁碟已變更，基本檔案管理更完整。對于稀疏的文件信息資源（只能是一個簡單的圖標或數(shù)字），也可以收集和存儲這些資源，從而形成一個結(jié)構(gòu)性結(jié)構(gòu)。低于媒體圖像或電子文檔的非結(jié)構(gòu)化文件信息資源也可以在大數(shù)據(jù)時代轉(zhuǎn)換為文件信息資源。大數(shù)據(jù)時代，基本文件管理部門的主要職責是收集和整理各類文件信息資源，利用大數(shù)據(jù)存儲和利用技術建立全面的文件資源管理部門?；緮?shù)字文件和文件管理人員需要徹底研究和掌握大數(shù)據(jù)技術，通過使用大數(shù)據(jù)技術準確提取和利用文件信息資源，及時收集、分類和使用文件信息，提高基層文件管理效率。只有通過全面收集和整理各類文件信息資源，包括電子文件信息資源，才能全面改變我們收集和整理文件信息資源的方式，只有利用大數(shù)據(jù)技術，才能對不同部門和不同類型的文件信息資源進行分類。然后指定各種數(shù)據(jù)文件和數(shù)據(jù)文件。

2）對基層檔案信息服務利用的影響。任何部門、類型和級別的歸檔信息資源都必須反映其在為用戶服務方面的價值。在大數(shù)據(jù)時代，核心檔案信息資源服務必須確立大服務的概念，改變傳統(tǒng)的被動概念和服務模式，利用現(xiàn)代大數(shù)據(jù)技術集成和處理核心數(shù)字檔案信息資源，以最準確的速度和方式為檔案用戶提供服務。以充分發(fā)揮基本數(shù)字存儲的價值。對于基本數(shù)字存檔，存檔信息資源中的數(shù)據(jù)包含大量信息，具有智能服務功能，可以瀏覽和分析用戶行為，并確定存檔信息資源和用戶行為服務的所有者。因此，在大數(shù)據(jù)時代，本地數(shù)字存儲服務必須深入挖掘用戶信息，通過應用大數(shù)據(jù)瀏覽分析技術整合分散的數(shù)字存儲信息，學會預測和分析復雜網(wǎng)絡中每個獨立用戶的行為趨勢，以便無縫連接，并實現(xiàn)基本檔案服務的社會化和智能化。

2 數(shù)字檔案室建設的策略分析

1）嚴格遵循相關建設標準。數(shù)字檔案室建設需遵循相關的建設標準，如《信息安全技術信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全保護基本要求》《檔案信息系統(tǒng)安全等級保護定級工作指南》等。相關建設標準涉及檔案硬件配備、功能需求、資源格式、經(jīng)費投入、人才引進等多個方面，是數(shù)字檔案室建設的有力保障，嚴格遵循相關標準方能確保數(shù)字檔案室各項工作的成效。

2）深度挖掘檔案信息資源。大數(shù)據(jù)時代，用戶對檔案信息的需求更加強烈，傳統(tǒng)的到館查閱服務模式已經(jīng)難以適應用戶的需求，用戶更傾向于通過網(wǎng)絡來獲取信息資源以節(jié)省時間成本。但大量的數(shù)據(jù)信息使得有用資源的獲取和篩選更具難度。因此轉(zhuǎn)變服務理念，主動對接用戶的信息需求，深度挖掘檔案信息資源已經(jīng)成為檔案機構(gòu)開展優(yōu)質(zhì)服務和有針對性服務的重要途徑。要運用大數(shù)據(jù)技術對用戶的信息行為和信息需求進行分析，同時利用大數(shù)據(jù)技術獲取有價值的信息。此外，通過檔案編研工作主動開發(fā)檔案信息資源，豐富編研形式，積極開發(fā)包括紙質(zhì)成品、視頻音頻、電視節(jié)目、網(wǎng)絡展覽、微電影等在內(nèi)的各種編研成品。熟練掌握“兩微一端”等自媒體的運行方式，充分利用新媒體開展檔案資源宣傳與推廣工作。

3）著力培養(yǎng)檔案專業(yè)人才。人才是數(shù)字檔案室建設的重要力量，但不少檔案機構(gòu)面臨著檔案專業(yè)人才匱乏的困境。為解決這一尷尬局面，可以從兩個方面著手：一方面，注重檔案和信息化人才的引進，以滿足數(shù)字檔案室建設和運行的需求；另一方面，必須注重檔案管理人員的繼續(xù)教育，應結(jié)合檔案工作實際需要開展信息化技能的培養(yǎng)，如安排專項經(jīng)費為新進檔案管理人員參與崗位培訓和檔案管理人員參與繼續(xù)教育提供資金支持，鼓勵檔案管理人員結(jié)合單位實踐開展科學研究工作，了解行業(yè)發(fā)展的研究熱點和焦點，著力解決檔案信息化工作中的實際問題?？梢哉f，上述兩類人才的有效組合能夠為數(shù)字檔案室建設提供有力的人才支撐。

4）高度重視檔案信息安全。檔案信息安全也是數(shù)字檔案室建設工作的重要組成部分，指南中的第五部分即保障體系建設，包括安全保障體系建設和標準規(guī)范體系建設。數(shù)字檔案管理的安全包括多方面，如數(shù)據(jù)安全、信息系統(tǒng)安全、網(wǎng)絡平臺安全，其中數(shù)據(jù)安全主要是確保數(shù)字檔案信息不被非法更改，確保其可讀性與可用性，系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡平臺安全即保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可控性和可靠性。

檔案信息安全建設可以從三個方面著力：一是建立健全信息安全保障制度，明確檔案管理的保密要求和技術要求，并嚴格遵照執(zhí)行，重視檔案數(shù)字化加工過程中的安全保密工作；二是按照數(shù)字檔案室建設的信息安全等級要求，配備必要的軟硬件設施，采取相應的安全保障技術方法；三是制定檔案信息安全管理應急預案，對可能出現(xiàn)的安全風險進行防范和演練，提高數(shù)字檔案室的應急處置能力。此外，還可以對數(shù)字檔案資源進行異地備份，以提高檔案信息資源風險防范能力。

3 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代的基層單位信息化建設中，數(shù)字檔案管理軟件平臺已經(jīng)成為檔案管理模式的核心，替代檔案管理人員發(fā)揮著重要作用，特別是在檔案信息的采集、管理、利用等所有環(huán)節(jié)都是以相應軟件平臺為支撐的。對于那些已經(jīng)開展檔案電子化建設的基層單位，要為其匹配與數(shù)字檔案室相適應的軟件系統(tǒng)。基層數(shù)字檔案室軟件平臺的構(gòu)建，涉及業(yè)務功能需求、標準規(guī)范建設、軟件平臺設計、系統(tǒng)開發(fā)和測試等多個環(huán)節(jié)，是一項復雜的系統(tǒng)工程，很難由基層單位直接負責。因此，對于檔案管理部門而言，要在數(shù)字檔案室建設平臺設計和研發(fā)方面進行延伸，在關鍵的軟件硬件設施投入和相應系統(tǒng)維護方面，發(fā)揮引導作用。