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        談國有企業(yè)中檔案信息化出現(xiàn)的問題及對(duì)策實(shí)踐探究

        2021-04-14 21:30:02楊惠萍
        卷宗 2021年9期
        關(guān)鍵詞:管理系統(tǒng)國有企業(yè)檔案管理

        楊惠萍 余 陽

        (1.國家電投集團(tuán)江西電力有限公司新昌發(fā)電分公司,江西 南昌 330000;2.國家電投集團(tuán)江西能源銷售公司,江西 南昌 330000)

        隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展,企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)十分激烈,國有企業(yè)為在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有力地位,應(yīng)當(dāng)積極進(jìn)行創(chuàng)新與發(fā)展。從國有企業(yè)角度闡述,檔案管理工作十分重要。傳統(tǒng)檔案管理工作十分繁瑣,檔案保存難度大,無法充分發(fā)揮檔案管理優(yōu)勢(shì)。將高速發(fā)展的信息技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合,推動(dòng)檔案信息化,能夠充分發(fā)揮檔案管理作用,提升國有企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。國有企業(yè)在檔案信息化過程中存在諸多制約性因素,只有明確問題,采取針對(duì)性措施,才能夠推動(dòng)國有企業(yè)檔案信息化進(jìn)程,實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

        1 國有企業(yè)檔案管理的意義

        檔案在國有企業(yè)中占據(jù)重要作用,同時(shí)在國有企業(yè)各項(xiàng)管理工作中也發(fā)揮了重要作用。國有企業(yè)重視檔案管理工作開展,將高速發(fā)展的信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理中,推動(dòng)檔案信息化建設(shè),在這一過程中,使得檔案借閱逐漸由傳統(tǒng)面對(duì)面服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)服務(wù),這也是檔案信息利用方式的重大革新。檔案信息化建設(shè),使得檔案借閱方式發(fā)生較大轉(zhuǎn)變,借閱者在需要檔案時(shí),只需要在網(wǎng)絡(luò)上與檔案管理員取得聯(lián)系,提交借閱申請(qǐng),在申請(qǐng)通過后便能夠獲得相關(guān)檔案,大大節(jié)約了時(shí)間,同時(shí)辦事效率也有了顯著提升,在這一過程中,檔案使用率也在不斷提升。

        2 國有企業(yè)檔案管理中存在的問題

        1)信息化重視不足。國有企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中,缺少投入,制約了檔案信息化建設(shè),造成這一現(xiàn)象的主要原因是由于企業(yè)對(duì)檔案信息化缺乏重視。在部分國有企業(yè)中,仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式,還存在部分國有企業(yè),將盈利作為重點(diǎn),忽視檔案信息化建設(shè)。國有企業(yè)在運(yùn)營中,不明確檔案管理工作對(duì)國有企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用,未加大檔案信息化建設(shè)投入,同時(shí)也并未結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo),構(gòu)建完善的檔案管理體系,導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

        2)檔案管理模式落后。在國有企業(yè)中,存在檔案管理模式落后問題,國有企業(yè)仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式,導(dǎo)致檔案運(yùn)行工作效率低下。雖然國有企業(yè)認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性,也在朝著這一方向發(fā)展,但發(fā)展速度較慢,為構(gòu)建出完善的檔案信息化工作體系。但部分國有企業(yè)中,檔案信息化工作重點(diǎn)為數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與核對(duì),對(duì)檔案信息共享不重視。國有企業(yè)缺乏檔案數(shù)據(jù)開發(fā)與運(yùn)用能力,未將檔案信息資源與重大建設(shè)項(xiàng)目相融合,在引入大數(shù)據(jù)技術(shù)時(shí),忽視挖掘檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值,制約檔案信息化進(jìn)程。最后企業(yè)在申報(bào)預(yù)算以及發(fā)展規(guī)劃制定中,對(duì)歷史檔案數(shù)據(jù)利用不充分,檔案部門未圍繞信息化檔案管理,建立健全檔案供給模式,制度檔案信息化發(fā)展。

        3)檔案缺乏安全性。國有企業(yè)在檔案信息化建設(shè)中,需要面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)風(fēng)險(xiǎn)。國有企業(yè)檔案管理設(shè)備較為落后,在企業(yè)內(nèi)部,未形成完善的檔案管理工作體系。在信息化時(shí)代下,對(duì)檔案管理工作提出了較高要求,需要實(shí)現(xiàn)檔案資源的開放與共享。但在國有企業(yè)中,內(nèi)部管理機(jī)制不完善,未強(qiáng)化安全控制體系,導(dǎo)致檔案管理工作缺乏安全性,不能滿足信息時(shí)代檔案資源安全使用需求。在國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中,其應(yīng)用人員缺乏安全責(zé)任意識(shí),檔案安全管理系統(tǒng)不完善,因而導(dǎo)致現(xiàn)有檔案存在泄露風(fēng)險(xiǎn)。

        3 國有企業(yè)檔案信息化的優(yōu)化措施

        1)構(gòu)建符合檔案信息化要求的檔案管理系統(tǒng)。在國有企業(yè)中,應(yīng)當(dāng)積極構(gòu)建與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)相關(guān)的檔案管理系統(tǒng),這也是國有企業(yè)未來發(fā)展方向。良好的檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備多種存儲(chǔ)格式,同時(shí)還需要支持市面上較為常見的辦公軟件以及查閱軟件。同時(shí)符合檔案信息化要求的檔案管理系統(tǒng),還應(yīng)當(dāng)充分銜接紙質(zhì)化檔案管理與管理流程。國有企業(yè)各部門需要收錄電子檔案,保證信息化檔案管理系統(tǒng)中,各項(xiàng)檔案資料的安全性,推動(dòng)國有企業(yè)檔案信息化進(jìn)程。

        2)重視檔案信息化人才培養(yǎng)。管理人員的專業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案信息化產(chǎn)生了重要影響,國有企業(yè)在推動(dòng)檔案信息化時(shí),應(yīng)當(dāng)明確人才的重要性,通過多種方式,加強(qiáng)檔案信息化人才培養(yǎng),提升人才素質(zhì),提高檔案管理質(zhì)量。首先在國有企業(yè)中,應(yīng)當(dāng)針對(duì)檔案管理員工開展特定的技能培訓(xùn)工作,引導(dǎo)檔案管理人員參與到培訓(xùn)中,在培訓(xùn)中不僅會(huì)傳授檔案信息化的專業(yè)知識(shí),還會(huì)教授系統(tǒng)以及軟件的操作方式,不斷提升其綜合素質(zhì)與專業(yè)技能。檔案管理人員不僅需要掌握理論知識(shí),還需要具備將所學(xué)知識(shí)運(yùn)用在工作中的能力,進(jìn)一步提升專業(yè)操作水平,推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程。由于國有企業(yè)的不同,對(duì)檔案管理人才的要求也存在差異性,因此在人才培養(yǎng)中,應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)特點(diǎn)以及崗位需求等多種因素,推動(dòng)培訓(xùn)工作開展。其次還需要不斷提升招聘要求與門檻,重視員工綜合素質(zhì)以及操作技能,在人才選拔環(huán)節(jié)便保證其素質(zhì),推動(dòng)國有企業(yè)檔案信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)全面發(fā)展。

        3)加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)以及安全防護(hù)。在國有企業(yè)中,為推動(dòng)檔案信息化建設(shè),應(yīng)當(dāng)重視基礎(chǔ)建設(shè),同時(shí)還需要做好安全防護(hù)工作。需要明確的是,不論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案,其存儲(chǔ)方式具有相似性。為推動(dòng)檔案信息化管理,國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)用配套的軟件與硬件設(shè)施,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息化的規(guī)范管理,主要包含三方面內(nèi)容,分別為硬件環(huán)境、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及系統(tǒng)軟件。例如在實(shí)現(xiàn)雙網(wǎng)物理隔離時(shí),可選擇具有較強(qiáng)擴(kuò)展性的系統(tǒng)軟件。在對(duì)檔案信息進(jìn)行安全防護(hù)時(shí),可選擇發(fā)展較為成熟的DB數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫是檔案信息管理工作的核心內(nèi)容,選擇發(fā)展成熟的數(shù)據(jù)庫,是保證檔案信息安全的重要因素。

        4)深化檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。深化檔案管理,主要指的是需要深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,并加強(qiáng)檔案管理工作,這也是檔案信息化建設(shè)的重要目標(biāo)。檔案信息化建設(shè),在規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)下,充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)從儲(chǔ)存開發(fā)軟件,實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫以及檔案管理軟件進(jìn)行升級(jí),對(duì)檔案基礎(chǔ)工作起到保障作用。其次需要加強(qiáng)并不斷完善檔案管理軟件技術(shù),實(shí)施統(tǒng)一規(guī)劃以及管理。國有企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中,可結(jié)合檔案管理實(shí)際工作情況與企業(yè)需求,構(gòu)建完善且便捷的電子檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的信息化以及自動(dòng)化檔案管理,將檔案管理工作與企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)聯(lián),促進(jìn)國有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

        4 總結(jié)

        檔案信息化建設(shè),是國有企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。國有企業(yè)開展檔案管理工作,對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展具有重要推動(dòng)作用,但由于在國有企業(yè)中,其檔案管理工作還存在諸多問題,因此需要充分利用高速發(fā)展的信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)。構(gòu)建符合檔案信息化要求的檔案管理系統(tǒng)、重視檔案信息化人才培養(yǎng)、加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)以及安全防護(hù)以及深化檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化,提高國有企業(yè)檔案利用效率,實(shí)現(xiàn)發(fā)展。

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