陳曉宇

（天津市紅橋區(qū)公共就業(yè)（人才）服務(wù)中心，天津 300132）

隨著大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)廣泛運用，信息化趨勢明顯，會計電算化工作被會計信息化取代，會計檔案傳統(tǒng)管理說明被無紙化電子檔案管理模式取代。企業(yè)實行會計檔案電子化管理可以減少資源浪費，目前會計檔案電子化實行時間較短，很多企業(yè)缺乏管理經(jīng)驗，在會計電子化檔案管理中存在許多問題，對會計檔案電子化管理創(chuàng)新研究具有重要意義。

1 會計檔案信息化管理的作用

會計檔案是會計核算中形成記錄反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的圖文等形式會計資料，包括電子設(shè)備形成存儲的電子會計檔案。企業(yè)內(nèi)部形成會計檔案包括會計憑證，財務(wù)報告等，外部接收會計資料包括原始憑證等。會計檔案電子化是將傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案為電子介質(zhì)存儲應(yīng)用的電子資料，包括電子記賬憑證，電子文檔等。

會計檔案電子化是整合會計檔案電子會計檔案，目前涉及會計檔案電子化內(nèi)容規(guī)定較少，會計檔案管理辦法規(guī)定滿足單位生成的電子會計資料可以電子形式保存。會計檔案電子化發(fā)展經(jīng)過多個階段，隨著管理辦法實施，很多企業(yè)開始借鑒會計檔案電子化管理經(jīng)驗，逐步實行會計檔案電子化管理。會計檔案電子化可以降低管理成本，提升財務(wù)管理效率，實現(xiàn)信息共享，其優(yōu)點體現(xiàn)在有利于財務(wù)自動化處理，有利于提高檔案管理水平。計算機具有高效信息處理能力，快速輸入儲存信息，通過前提對系統(tǒng)功能進行設(shè)置，計算機可自動生成會計憑證，自動判斷會計數(shù)據(jù)湖區(qū)規(guī)則，自動對會計檔案信息資源分類加工收集利用，大大提高了財務(wù)處理效率。通過電子會計檔案管理系統(tǒng)歸檔接口，與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口對接，實現(xiàn)獲得原始憑證，會計賬簿，出入庫單等電子會計資料系統(tǒng)自動化歸檔，無需人工分揀匹配，可節(jié)約成本費用，幫助會計人員節(jié)省時間用于財務(wù)核算工作。實施會計檔案電子化管理，將會計核算系統(tǒng)電子會計數(shù)據(jù)集中收集，實現(xiàn)會計檔案數(shù)據(jù)集中管理。

2 企業(yè)會計檔案電子化管理中的問題

2014年，中國人保企業(yè)會計檔案電子化管理試點成功，得到檔案局等機關(guān)肯定，隨著新管理辦法實施，會計檔案電子化管理得到法律認可，部分小企業(yè)嘗試采用會計檔案電子化管理代替紙質(zhì)檔案保存，企業(yè)如何創(chuàng)新會計檔案電子化管理尤為重要。目前企業(yè)實施會計檔案信息化管理中存在缺乏重視，存在安全隱患，管理人員素質(zhì)較低等問題。

會計檔案管理利用方面缺乏重視，目前很多企業(yè)管理層觀念保守，領(lǐng)導(dǎo)層大多認為會計檔案為總部審計監(jiān)察，未意識到會計信息化對單位的重要性，未意識到電子會計檔案可減少資源浪費，未認識到會計信息資源網(wǎng)絡(luò)共享的優(yōu)越性。

企業(yè)會計檔案電子化依賴信息化建設(shè)，計算機網(wǎng)絡(luò)，電子會計檔案管理系統(tǒng)等要素是會計檔案電子化管理的前提，由于軟硬件，網(wǎng)絡(luò)造成會計檔案處于不安全環(huán)境。會計檔案信息化管理安全隱患是電子化管理面臨的重要問題。

由于缺乏會計檔案電子化管理經(jīng)驗，很多企業(yè)會計檔案電子化處于起步階段，擔(dān)心電子會計檔案管理系統(tǒng)設(shè)置，組織機構(gòu)配置等方面對會計檔案真實性完整性把握不夠準確，會計檔案管理系統(tǒng)功能不全，系統(tǒng)歸檔接口功能設(shè)置不齊全，業(yè)務(wù)系統(tǒng)轉(zhuǎn)交或電子會計檔案管理系統(tǒng)接收文件時，無法檢測接收數(shù)據(jù)的真實性可靠性。無法保證電子會計檔案的真實性。會計人員由于人為工作疏忽等造成會計數(shù)據(jù)失真，存儲介質(zhì)采用磁性介質(zhì)，數(shù)據(jù)信息在不同載體轉(zhuǎn)換存儲被隨意復(fù)制，易造成電子會計檔案數(shù)據(jù)失真。

檔案管理人員是檔案部門的核心力量，檔案管理工作需要專業(yè)的管理能力，很多單位由于領(lǐng)導(dǎo)不重視對檔案管理，會計檔案管理工作兼職現(xiàn)象普遍，檔案管理人員由于在會計知識，信息技術(shù)等方面缺乏專業(yè)知識技能，信息化條件下，檔案管理人員應(yīng)懂得會計專業(yè)知識，企業(yè)檔案管理人員未經(jīng)電子化檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，缺乏管理工作經(jīng)驗，電子檔案管理工作無法保證質(zhì)量。如會計人員對計算機信息安全缺乏常識，對安裝計算機防病毒軟件私自卸載導(dǎo)致會計信息系統(tǒng)安全。

3 企業(yè)會計檔案信息化管理對策

企業(yè)會計檔案信息化管理有利于提高檔案管理工作效率，提升企業(yè)管理水平，促進企業(yè)健康高效運行。當(dāng)前企業(yè)會計檔案信息化管理由于實施時間較短，缺乏相關(guān)管理經(jīng)驗，對檔案信息化管理重視不足等原因，在會計檔案信息化管理中存在許多問題，影響企業(yè)會計檔案電子化管理的成效，應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)管理層的重視，完善會計信息系統(tǒng)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，提升會計檔案電子化管理效果。

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好會計檔案管理工作的關(guān)鍵，單位要提高領(lǐng)導(dǎo)對會計檔案電子化管理工作的重視，確保對人力財力的投入，使會計檔案管理工作走向科學(xué)化，依法管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。會計檔案是會計活動的歷史信息，保證檔案真實性非常重要?？梢酝ㄟ^建立防篡改機制，完善電子會計檔案管理系統(tǒng)功能，保證電子會計檔案真實性。應(yīng)制定相應(yīng)風(fēng)險防控策略，防止電子會計檔案管理系統(tǒng)運行中發(fā)生危害信息完整性的變化。電子會計文件收集中保證防篡改，保證管理系統(tǒng)銜接會計核算可靠性，通過多人監(jiān)督方式保證歸檔移交中電子會計文件不被更改。

會計軟件系統(tǒng)具有會計核算與財務(wù)管理功能，應(yīng)能輸出通過電子數(shù)據(jù)會計憑證等會計資料。會計軟件系統(tǒng)歸檔接口應(yīng)能將歸檔電子文件及數(shù)據(jù)可靠性進行檢測，防止存瑕疵文件。將待歸檔電子文件按照指定格式封裝為歸檔數(shù)據(jù)包，保證信息不丟失，能接收方成功的反饋信息，對貴方成功電子文件進行歸檔標記。對會計軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，應(yīng)根據(jù)檔案部門電子文件歸檔要求設(shè)計，應(yīng)組織系統(tǒng)開發(fā)商進行二次開發(fā)實現(xiàn)。

電子會計檔案管理系統(tǒng)具有管理會計檔案功能，應(yīng)在系統(tǒng)中引入傳輸加密技術(shù)，系統(tǒng)歸檔接口必須與核算系統(tǒng)實現(xiàn)對接。歸檔接口應(yīng)向核算系統(tǒng)發(fā)送歸檔數(shù)據(jù)包存放位置信息，將電子文件存在指定位置，在歸檔數(shù)據(jù)包接收存儲中保證信息不丟失。電子會計檔案管理系統(tǒng)應(yīng)確保電子檔案保存完整，維持系統(tǒng)電子檔案的完整性。能根據(jù)用戶角色限定系統(tǒng)功能使用權(quán)限。能對電子管理中元數(shù)據(jù)有效管理，企業(yè)電子管理軟件功能不齊全，可以向公司信息技術(shù)部門提出功能需求。

如何保證會計檔案準確性安全性尤為重要，需從硬件安全，環(huán)境安全等方面做好會計檔案安全性保障。會計檔案電子化管理依賴電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，企業(yè)應(yīng)根據(jù)核算軟件要求，IT平臺構(gòu)建模式等決定配置計算機防火墻等。服務(wù)器包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，web服務(wù)器，處理能力，穩(wěn)定性等方面要求較高，存有電子會計檔案的計算機要配置高，穩(wěn)定性好，加強安全防護功能，避免因穩(wěn)定性差等原因?qū)е聲嫏n案丟失。杜絕因系統(tǒng)癱瘓導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

信息化條件下對會計檔案人員素質(zhì)提出更高的要求，要懂得檔案專業(yè)知識，運用信息化管理軟件系統(tǒng)，企業(yè)應(yīng)對檔案管理人員，信息化人員進行宣教，培訓(xùn)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》《電子文件歸檔管理規(guī)范》等法律知識，如何運用電子檔案管理系統(tǒng)，推動企業(yè)會計檔案電子化管理科學(xué)化發(fā)展。信息技術(shù)發(fā)展需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，企業(yè)可以通過定期宣教，業(yè)務(wù)進修等方式培養(yǎng)合格的會計檔案管理人員。

4 結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)，云計算等信息技術(shù)應(yīng)用，信息化成為時代發(fā)展趨勢，會計檔案電子化實施改善了信息管理水平，如何推動會計檔案信息化進程，保證電子會計檔案真實性安全性尤為重要。本文介紹了會計檔案的概念，以會計檔案電子化管理方式為構(gòu)架，分析會計檔案電子化管理實施進程，對會計檔案電子化注意問題進行分析，為會計檔案電子化管理企業(yè)提供參考。