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        信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理與服務模式創(chuàng)新研究

        2021-04-14 21:30:02
        卷宗 2021年9期
        關鍵詞:部門檔案管理信息化

        劉 波

        (婁底市國有資本投資運營有限公司,湖南 婁底 417000)

        在過去,我國企業(yè)所擁有的檔案管理技術大多比較落后,常見的檔案管理形式大多是通過文字、音像、實物的形式來保存檔案,這種檔案管理形式雖然也可以在一定意義上實現(xiàn)企業(yè)檔案的有效保管,但隨著企業(yè)的不斷擴大,檔案管理部門的壓力將會越來越大,檔案信息的數(shù)據(jù)增多將給以企業(yè)檔案管理工作帶來較大的工作量,且實物形式下的檔案很容易在后期檔案交接過程中出現(xiàn)損壞或丟失,這都不利于企業(yè)日后檔案信息的正常查找。為此,在信息化時代背景下,我們提出了關于企業(yè)檔案管理與服務模式的創(chuàng)新這一舉措,力在將信息技術與檔案管理工作融合起來,構建信息化企業(yè)檔案管理制度,推動企業(yè)檔案管理工作的完善,真正發(fā)揮出企業(yè)檔案管理的潛在作用。

        1 企業(yè)檔案管理與服務模式創(chuàng)新的重要性

        1.1 能夠為企業(yè)的發(fā)展提供保障

        當今社會正處于一個飛速發(fā)展的時代背景下,我國經(jīng)濟水平也在逐年提升,數(shù)據(jù)調(diào)查顯示近幾年來國有企業(yè)的數(shù)量在較短的時間內(nèi)在國內(nèi)得到了迅速地擴大,一大批國有企業(yè)涌入了市場,這些企業(yè)為了在市場中占據(jù)主導地位,不斷運營企業(yè),企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務數(shù)量也在與日俱增,存在企業(yè)的檔案數(shù)量也在急劇上升,這在無形中加劇了企業(yè)檔案管理部門的壓力。而信息技術的來臨,給以企業(yè)檔案管理部門的改革創(chuàng)建了有利的條件。為減輕企業(yè)檔案管理部門的壓力,為企業(yè)的發(fā)展提供有效地保障,企業(yè)在致力于創(chuàng)新企業(yè)檔案管理和服務模式的過程總可以將企業(yè)的檔案管理工作作用到企業(yè)的運營管理效果中去。

        1.2 有利于促進企業(yè)文化建設工作的開展

        檔案管理與服務模式的創(chuàng)新于企業(yè)而言至關重要,因為這一舉措的實現(xiàn)能夠在很大程度上促進企業(yè)文化建設工作的開展?,F(xiàn)階段,一個企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展,必須找準發(fā)展方向,而企業(yè)文化則被規(guī)劃為企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動力,通過開展企業(yè)檔案管理與服務模式的創(chuàng)新能夠在企業(yè)原有發(fā)展水平的基礎上實現(xiàn)企業(yè)文化的保存和延續(xù)。而信息化技術的出現(xiàn)更是加速了企業(yè)檔案管理與服務創(chuàng)新的速度,讓我國企業(yè)能夠將一些優(yōu)質(zhì)的企業(yè)文化傳承下來,作用在企業(yè)未來的發(fā)展之中。這更是深層次地證明了信息化社會背景下在企業(yè)內(nèi)部開展檔案管理與服務創(chuàng)新有著深遠意義的說法。

        2 企業(yè)檔案管理與服務模式創(chuàng)新策略探討

        2.1 加強檔案管理制度的建設

        信息化環(huán)境下,企業(yè)要想獲得更好的發(fā)展就必須緊抓這一發(fā)展機遇,在推進企業(yè)檔案管理與服務創(chuàng)新項目的過程中要嚴格做好各個創(chuàng)新環(huán)節(jié)的把控工作。爭取讓檔案管理與服務創(chuàng)新工作能夠得到有序開展。首先,企業(yè)需要在內(nèi)部建立起一套全新的檔案管理制度,在原有制度的基礎上實現(xiàn)企業(yè)檔案管理部門檔案管理制度的一個完善,完善的依據(jù)要結合企業(yè)發(fā)展的實際情況,新興的檔案管理制度要符合企業(yè)檔案管理部門的實際需求。其次,檔案管理制度中必須涉及詳細的工作環(huán)節(jié)的規(guī)劃,要求工作人員做好企業(yè)檔案信息的建立和保存的基礎工作,以便后續(xù)其他人員可以正常使用檔案。盡可能地實現(xiàn)企業(yè)檔案管理制度的規(guī)范化,強化企業(yè)檔案管理制度的約束力度,讓每個檔案管理人員能夠嚴格遵守職業(yè)守則。為規(guī)范檔案管理部門工作人員的行為,使得檔案管理工作的開展能夠更為有序,在檔案管理制度中還需要加入監(jiān)督和懲罰制度,進一步促進企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

        2.2 建立起檔案管理信息系統(tǒng)

        檔案管理信息系統(tǒng)的建立是為了更好地幫助企業(yè)開展檔案管理工作,一旦成功地建立起信息化檔案管理系統(tǒng),就能夠解決傳統(tǒng)檔案管理方式存在的不足,提高我國企業(yè)檔案管理工作效率的同時保障企業(yè)檔案管理工作的順利開展。需要注意的是在建立檔案管理信息系統(tǒng)時,企業(yè)必須在原有紙質(zhì)版檔案材料的基礎上在信息化檔案系統(tǒng)中做好相應的數(shù)據(jù)錄入,并及時做好保存和備份以及檔案信息的分類工作,在完成上述工作后將信息錄入數(shù)據(jù)庫。為保障檔案管理信息系統(tǒng)的安全性,技術人員還需要做好權限設置,定期還要對檔案信息系統(tǒng)進行維護和檢測,這于企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新而言是一次有利的技術支持。

        2.3 對檔案管理機制進行適當?shù)膭?chuàng)新

        適當創(chuàng)新檔案管理機制也是實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與服務模式創(chuàng)新的一項有利舉措?;跈n案管理部門工作的特殊性,基本上每個企業(yè)都會設立檔案管理部門,這種情況下大多數(shù)企業(yè)會將檔案管理工作全權交托給檔案管理部門,企業(yè)的其他相關部門對檔案管理工作基本上是零涉及。而檔案信息中往往會記錄企業(yè)各個部門的實際發(fā)生信息,于各個部門的發(fā)展而言有著較高的參考價值。利用信息技術,我們可以實現(xiàn)部門之間檔案信息的資源共享,這種全新的檔案管理機制有助于促使企業(yè)的各個部門都能夠加入到企業(yè)檔案管理工作中去。進而實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作與各個部門之間的密切聯(lián)系,真正發(fā)揮了檔案管理工作的服務與指導作用。

        2.4 加強現(xiàn)代化檔案管理隊伍的建設

        在建立現(xiàn)代化檔案管理隊伍時,企業(yè)首要做的就是規(guī)范企業(yè)檔案管理部門的招聘工作,提高招聘門檻,增設招聘考核環(huán)節(jié),在明確了企業(yè)所需檔案管理信息工作人員數(shù)量和所需人才專業(yè)水平的基礎上,利用信息網(wǎng)絡平臺將招聘信息發(fā)放,應聘者在企業(yè)規(guī)定時間內(nèi)向企業(yè)投遞簡歷且通過網(wǎng)絡初試后可以參與企業(yè)面試。在面試過程,必須考核參與選拔的人員的各方面綜合素養(yǎng),為企業(yè)檔案管理部門擇出一批優(yōu)質(zhì)的新人,用以充實檔案管理隊伍。在辦理入職后,企業(yè)還需要制定合理的管理機制,激發(fā)員工的工作熱情,通過獎懲的方式讓員工能夠更好地為企業(yè)所服務。于企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展而言,一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊伍將會從整體上帶動企業(yè)檔案管理部門的發(fā)展水平。

        3 結束語

        綜上,我國企業(yè)必須加大對信息化社會環(huán)境的認知,及時重視起企業(yè)檔案管理與服務模式的創(chuàng)新,積極將現(xiàn)代化和信息化理念融入到企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新中去,只有不斷創(chuàng)新,才能不斷完善企業(yè)檔案管理部門的服務模式,才能使得企業(yè)的檔案管理部門能夠有效地服務于企業(yè)的經(jīng)濟建設中。

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