毛 雁

（無棣縣疾病預防控制中心，山東 濱州 251900）

檔案管理信息化建設是信息化社會發(fā)展的必然結(jié)果，也是我國檔案管理模式從檔案實體為中心轉(zhuǎn)變成檔案信息為中心的重要舉措，有利于我國疾病防控工作質(zhì)量，能夠為諸多疾病防控創(chuàng)造便利。

1 疾控檔案管理現(xiàn)代化的重要性

檔案管理現(xiàn)代化是科學技術進步的表現(xiàn)，而且對全國整體性的疾病預防有著極為重要的作用[1]；目前，隨著現(xiàn)代化信息技術在不斷的進步和發(fā)展，時代在向著信息化智能化的方向不斷發(fā)展，各項工作的處理也與信息化智能化技術越來越不可分開，檔案的管理是一項比較復雜且困難的工作，傳統(tǒng)的檔案管理辦法是采用紙質(zhì)檔案歸檔的管理方式，紙質(zhì)檔案歸檔的方式若是面對信息量較小的檔案還能夠應對，但是如今社會為一個信息化爆炸的年代，隨時都會產(chǎn)生巨大的信息量，紙制存檔給工作人員帶來巨大的工作量[2]，由于人的能力和工作能力有限等原因，由人眼來識別信息和歸檔經(jīng)常會出現(xiàn)紕漏和錯誤之處，形成較大的工作麻煩。后來隨著光盤、磁盤等技術的出現(xiàn)，檔案管理工作也逐漸的引入這類工具協(xié)助檔案管理工作，但是由于磁盤、光盤的容量有限，面對日益增大的信息量也會出現(xiàn)磁盤空間不夠等問題，并且運用磁盤、光盤等工具讀取數(shù)據(jù)運用也不方便，光盤、磁盤等容易丟失和被盜取，檔案信息安全程度不高。因此檔案管理實現(xiàn)信息化建設迫在眉睫，基層疾控檔案管理實現(xiàn)信息化管理對提升基層檔案管理效率、提高基層疾控檔案管理的安全性具有重要意義[3]。

2 基層疾控中心檔案管理存在的問題

1）管理制度不完善。目前各個基層疾控管理工作非?；靵y，由于基層檔案管理當中設備不齊全，檔案管理基本依靠人來采用紙質(zhì)版檔案歸檔，手寫輸入，科室人員歸檔操作不規(guī)范。不注意保存工作當中形成的文件資料等，紙質(zhì)檔案存檔于科室當中由于存放的年代久遠，檔案會容易損壞，不容易取出使用，給檔案的管理使用形成較大的麻煩。基層對于檔案管理流程和制度不規(guī)范，許多重要文件和閑雜文件混在一起，如有文件丟失則會無從查起。

2）基層疾病控制中心對信息化建設的投入不足[4]。由于基層疾控中心對檔案管理工作的重視程度不夠，在資金資金的建設投入上不足，雖然改變了辦公條件，但是對檔案管理相關工作的重視程度依然不足，對檔案管理實現(xiàn)信息化管理的重要性認識不足。據(jù)了解，基層疾控中心檔案“八防”設施、密集架等尚未普及，雖然有些基層疾控中心已經(jīng)添置了計算機等設備，但是沒有充分的利用到大數(shù)據(jù)等網(wǎng)絡信息管理平臺，在檔案管理過程中依然有大部分需要用人手工抄寫錄入，檔案的歸檔、拿出等依然需要人工檢索，數(shù)字化程度非常低。

3）人員管理結(jié)構(gòu)不平衡。疾病預防控制工作是一項專業(yè)性很強的工作，在疾病預防中心的工作人員一般是醫(yī)療衛(wèi)生專業(yè)人員，并非檔案管理信息管理相關專業(yè)畢業(yè)的人員，由于所學習的專業(yè)不符，對檔案信息和檢索技術運用不熟練，對相關的業(yè)務不熟悉[5]，并且新成員沒有專業(yè)的導師指導，在整理資料信息時難免會發(fā)生錯亂，導致許多疾控專業(yè)數(shù)據(jù)不能及時歸檔和有效的整理，基層疾控中心的各類專業(yè)工作人員比例失衡，信息化無法順利的實現(xiàn)。

4）基層疾控中心對檔案管理的現(xiàn)代化信息重要性認識不足。上至高層領導，下至基層員工，他們的思想都較為保守，沒有能夠認識到現(xiàn)代信息化的重要性，對信息化建設的認識不夠。

3 基層疾控中心檔案管理現(xiàn)代化對策

1）迎合新時代的潮流，制定現(xiàn)代化疾控預防數(shù)據(jù)檔案管理制度?，F(xiàn)代化檔案管理是一種新型的管理模式，實現(xiàn)這一過程并不是胡亂的做管理和建設，而是需要根據(jù)相關的法定法規(guī)實行，在基層及控制中心檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化建設過程中需要遵守《檔案法》和《檔案管理暫行規(guī)定》，集合現(xiàn)代化科學技術來制定具有高可行性的檔案現(xiàn)代化管理制度，在確保檔案的安全性、真實性的前提下建立良好的科學管理制度。在建設過程中一定要抓好落實工作。

2）加大軟硬件的投入。檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化需要許多現(xiàn)代化科學設備輔助，引進新型的文件掃描機、打印機、交換機、路由器、網(wǎng)絡等設備，建設高性能的網(wǎng)絡安全軟件等。開展檔案信息多途徑檢索方式，將原有的舊檔案錄入檔案管理系統(tǒng)中。利用OA辦公自動化網(wǎng)絡平臺，使文件從最初的擬稿、核對、收文、批辦到檔案的著錄、檢索、編研保管、利用的整個過程相互銜接起來，向檔案館移交檔案都通過計算機和網(wǎng)絡進行管理。只有從根本上解決檔案保管的軟硬件環(huán)境，夯實檔案工作基礎才能使檔案工作獲取最大的使用效益。

3）做好電子檔檔案管理。電子檔檔案的管理要確保檔案的真實性、有效性、安全性，確保文檔的完整，基層疾控中心要以檔案館管理辦法為指導，做好電子檔案的歸檔時間、歸檔范圍和歸檔檔案的分類，歸檔的軟件、系統(tǒng)等，嚴格規(guī)定電子檔案的格式、命名方式，規(guī)定檔案存放的數(shù)據(jù)庫位置等，這樣便于檔案的查找調(diào)用。

4）提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)能力和完善人員結(jié)構(gòu)。檔案管理人員的現(xiàn)代化信息科技運用能力高低是能否做好檔案管理的關鍵，疾控中心應當改善檔案管理人員的結(jié)構(gòu)，在疾控中心不能僅僅招收醫(yī)療衛(wèi)生相關人員來做工作，應當放寬所招收的工作人員的專業(yè)范疇，多招攬信息化管理、檔案管理等相關專業(yè)人員[6]。對現(xiàn)有的檔案管理人員應當送到高校當中或相關的檔案管理培訓教學機構(gòu)進行學習進修，檔案管理人員和疾控中心的領導應當加強對檔案管理重要性的認識程度。自覺樹立信息化檔案管理觀念，不斷的學習現(xiàn)代化信息管理技術，要保持一顆不斷學習進取的心，保持學習和競爭能力，充分的利用現(xiàn)代化信息平臺提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

4 總結(jié)

計算機技術是現(xiàn)代化進程當中不可缺少的工具之一，現(xiàn)在任何的工作都無法完全的離開計算開展而來，計算機技術在工作和生活當中占據(jù)著越來重要的作用，對生活和工作有著重要的影響，特別是大數(shù)據(jù)興起的時代，醫(yī)療管理工作正在接受著計算機技術的深刻影響，基層疾控中心的檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化信息管理是根據(jù)時代的需要進行的，也是歷史的大勢和必然，目前基層疾控中心檔案管理存在管理制度不完善、人才結(jié)構(gòu)不平衡、基層疾控中心對檔案管理的現(xiàn)代化信息重要性認識不足等原因，導致檔案管理的安全性和效率不高。加強基層疾控中心的檔案管理的現(xiàn)代化能夠提升檔案管理的效率，能夠有效的提升檔案管理的安全性和檔案保存的時效性。