王文斌

（云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司德宏供電局，云南 德宏傣族景頗族自治州 678400）

隨著科技的逐漸發(fā)達(dá)，信息化時(shí)代的到來，新時(shí)代背景下，科學(xué)技術(shù)逐漸普及，與此同時(shí)也成為各行各業(yè)工作中的一大助力，在供電局的人事檔案管理中也起著重要的幫助作用，在科技逐漸發(fā)展的條件下，供電局對于檔案管理的要求也有了新的變化，新時(shí)期的人事檔案管理要求，將科技信息化的技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理中，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，更新傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理，提高人事檔案管理的工作效率，保障人事檔案管理的安全性、保密性、真實(shí)性。在供電局的人事檔案管理工作中，做好對人事信息的分類管理，使供電局內(nèi)的人事信息清晰、明確的呈現(xiàn)在管理系統(tǒng)上，方便了管理工作的順利開展。這些人事信息，往往是單位及供電局保密工作的重點(diǎn)，也是進(jìn)行工作分配、工作決策的重要依據(jù)。保證人事檔案管理的高效和便捷，對于供電局內(nèi)部將開展其他各項(xiàng)工作來說是十分重要的。因此在新時(shí)期的背景下，人事檔案管理朝著現(xiàn)代化的發(fā)展和落實(shí)是非常值得相關(guān)部門重視的。

1 人事檔案管理工作的重要性

隨著科技的發(fā)展，電子信息技術(shù)早已深入人們的生活，并且在人們的生活和工作中引起了許多變化，在這樣的基礎(chǔ)上，原本供電局傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，就已經(jīng)不適用于現(xiàn)代化供電局的發(fā)展要求。尤其不適合應(yīng)用于，發(fā)展迅速的供電局。特別是在信息量巨大的人事檔案管理工作中，供電局的工作人員眾多，人事檔案管理工作，也是非常繁重的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄，紙質(zhì)檔案管理的方式，在信息量過大的情況下，會(huì)導(dǎo)致檔案的存放雜亂無章，信息的共享率過于低下，查詢不方便，甚至容易造成資料、信息保存不完整，資料損壞等等不良現(xiàn)象。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案記錄、管理方式，還可能導(dǎo)致信息的虛假，導(dǎo)致供電局人事檔案的信息失真。因此，普及人事檔案各項(xiàng)管理，對于保證檔案資料的收集、保存、保密、信息真實(shí)性，都有著非常重大的作用，用新型的科技手段來管理人事檔案，既方便管理，也方便在需要時(shí)進(jìn)行查詢相關(guān)的信息資料，相比于紙質(zhì)的檔案管理，新型的檔案管理需要的成本更低一些，不用在環(huán)境條件下消耗成本，保存紙質(zhì)文件；也可以避免紙質(zhì)檔案，雜亂無章的堆放，導(dǎo)致查找檔案的困難；避免因?yàn)楣芾碚叩淖儎?dòng)，導(dǎo)致檔案記錄不完整，導(dǎo)致檔案遺失的責(zé)任無法追究等等。

在新型的檔案管理工作開展下，人事信息或者使用、管理信息的一切記錄，都可以在管理系統(tǒng)上進(jìn)行查詢，找到明確的資料記錄?？梢栽诙虝r(shí)間內(nèi)，查找到需要的信息。在這個(gè)系統(tǒng)上進(jìn)行管理的人事檔案，還方便了人事檔案管理的不斷更新，更新時(shí)，也可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的諸多限制。此外，信息的儲存量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過于紙質(zhì)的檔案儲存方式。在檔案管理系統(tǒng)中，設(shè)置密碼等等，還可以避免檔案被惡意修改，惡意盜取，能夠高度保證供電局人事檔案信息的安全性，高度實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、管理自動(dòng)化。為了保證新時(shí)期下，人事檔案管理的高效，就要大力推廣人事檔案現(xiàn)代化的管理方式，保證人事檔案管理工作的順利開展。

2 供電局人事檔案管理的具體措施

1）提高工作人員的工作素質(zhì)。人事檔案管理工作，本身就具有較高的工作要求，對于從事該項(xiàng)工作的工作人員的工作素質(zhì)，也有嚴(yán)格的要求。從事人事檔案管理工作的工作人員，最基本的工作素質(zhì)，就是要具有責(zé)任心、工作作風(fēng)要嚴(yán)謹(jǐn)。同時(shí)，還要有一定人事管理經(jīng)驗(yàn)、檔案管理能力，并且具有較高的保密意識。在供電局中，從事人事檔案管理的工作者，還要對供電局相關(guān)的技術(shù)人員人事檔案，進(jìn)行嚴(yán)格的保密，才能避免技術(shù)、內(nèi)部重要文件的泄漏。在新時(shí)期的背景下，信息科技大范圍推廣的條件下，供電局對從事人事檔案管理工作的工作人員，有了更高的要求，要求從事相關(guān)工作的工作人員，要掌握一定的現(xiàn)代化管理的技術(shù)，在人事檔案管理的工作中，充分發(fā)揮科技的力量，充分利用先進(jìn)的技術(shù)，提高人事檔案管理的效率，構(gòu)建高效的人事檔案查詢系統(tǒng)、管理系統(tǒng)，保證人事檔案查詢的快捷，以及檔案信息的實(shí)時(shí)更新等等。供電局也應(yīng)該對從事人事檔案管理工作的工作人員，組織開展定時(shí)定期的培訓(xùn)活動(dòng)，在培訓(xùn)活動(dòng)中，提高工作人員的保密意識、責(zé)任心，并且提高工作人員對于管理工作要點(diǎn)的掌握，使其在人事檔案現(xiàn)代化管理的工作中，能夠得心應(yīng)手，確保檔案管理工作人員的工作質(zhì)量與其技術(shù)水平得到提高，來保證供電局人事檔案管理的高效性。

2）建立完善的現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)。隨著各類現(xiàn)代電子科技的不斷發(fā)展，供電局中，人事檔案現(xiàn)代化管理也是必然的發(fā)展。人事檔案現(xiàn)代化管理，也就意味著將檔案從紙質(zhì)記錄、儲存的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的方式，儲存在計(jì)算機(jī)中。將人事檔案由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)變?yōu)榱穗娮影妫瓤梢栽黾訖n案信息的儲存量，也可以提高需要時(shí)，查詢、調(diào)動(dòng)人事檔案的效率，還能夠保護(hù)檔案不受外界環(huán)境條件影響，而造成損壞，并且在網(wǎng)絡(luò)上，進(jìn)行適當(dāng)?shù)牧鱾?，還可以方便工作人員、領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)的參照檔案，這些優(yōu)點(diǎn)使其成為新時(shí)期下，人事檔案管理的重要發(fā)展方向。既然是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成了電子檔案，儲存在計(jì)算機(jī)中，那就需要合適的系統(tǒng)作為依托，才能方便進(jìn)行檔案的管理。要使供電局的人事檔案電子化管理落地實(shí)施，就要建立一個(gè)可靠的檔案管理系統(tǒng)，引進(jìn)技術(shù)型人才建立系統(tǒng)，管理系統(tǒng)。并且在系統(tǒng)建立方面投入相關(guān)的設(shè)備和資金，建立全面的檔案管理系統(tǒng)，包括檔案收集、檔案分類和檔案的利用開發(fā)等。在設(shè)備上滿足了人事檔案現(xiàn)代化管理的要求，為檔案管理工作配置合適的設(shè)備，并且定期對設(shè)備和系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，保證檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

3）對檔案信息進(jìn)行實(shí)時(shí)的更新。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，由于管理方式的落后，和人事檔案巨大的信息量，人事檔案信息經(jīng)常處于長期不變動(dòng)的情況。供電局員工的知識水平，培訓(xùn)情況以及其他個(gè)人信息變動(dòng)，很有可能在人事檔案中沒有體現(xiàn)。利用現(xiàn)代化管理的方式，在系統(tǒng)上進(jìn)行簡單的操作，就可以更新供電局員工的檔案，不用大費(fèi)周章的去翻找紙質(zhì)檔案。就可以避免由于紙質(zhì)檔案過于雜亂無章，信息量過大而造成的信息更新的疏漏。從事該項(xiàng)工作的工作人員，也應(yīng)該在規(guī)定內(nèi)登錄系統(tǒng)，將信息進(jìn)行錄入網(wǎng)上人事檔案的信息，同時(shí)維護(hù)檔案信息的安全，比如說，有縣局的員工調(diào)入地市局應(yīng)該及時(shí)從縣級供電局的檔案系統(tǒng)中，將該名員工的檔案信息調(diào)入，并進(jìn)行核對，這樣才能確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性。

3 結(jié)束語

總而言之，在信息科技高速發(fā)展的現(xiàn)代，供電局的人事檔案管理，應(yīng)該重視信息化的發(fā)展，新時(shí)期下，對于人事檔案的管理工作，應(yīng)該要充分運(yùn)用電子科技，改變傳統(tǒng)的人事檔案管理方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，在計(jì)算機(jī)上儲存。既能最大限度的擴(kuò)大人事檔案存儲量，還能保證人事檔案能夠根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)地進(jìn)行更新。采取現(xiàn)代化管理人事檔案，也能使人事檔案更加易于保存，不受時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境的限制，又能避免紙質(zhì)檔案被破壞，或者被惡意涂改，在這樣的科技保證的基礎(chǔ)上，能夠大大地提高供電局人事檔案管理的效率，保證供電局人事檔案的安全性、真實(shí)性。