殷波恩

（東莞市衛(wèi)生計生能力建設(shè)和繼續(xù)教育中心，廣東 東莞 523000）

檔案管理的本質(zhì)是有效組織檔案，整合相關(guān)信息，提供相關(guān)服務(wù)，這是單位正常工作的重要部分。就檔案管理對象本身而言，其中包含的文件內(nèi)容豐富，屬于價值較高的文件。因此，提高新時期檔案工作的質(zhì)量是非常重要的。傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越不適合社會發(fā)展的基本需要和要求，檔案管理正以不可阻擋的趨勢向著信息化和智能化發(fā)展，為人民和社會服務(wù)作為檔案管理的最終目標(biāo)足以證明其重要性。所以需要充分整合和利用檔案資源，改善工作中現(xiàn)有的問題，促進(jìn)檔案工作的開展與創(chuàng)新。

1 檔案管理在新形勢下的突出問題

1）管理過程不完整。檔案管理不完整是各單位檔案管理中最突出的問題之一，這是廣泛存在的。主要原因是，檔案管理員對檔案的管理不夠重視，他們的工作態(tài)度存在問題，導(dǎo)致資料收集工作出現(xiàn)延誤。更糟糕的是，檔案本身的管理非常困難。有些檔案很費(fèi)時，管理過程非常困難。檔案工作人員往往很容易畏難，從而降低了檔案管理的效率，并導(dǎo)致檔案本身的損壞。

2）缺乏檔案管理知識。受到過往落后思想的影響，在大部分人的眼中，檔案管理工作是非常簡單的，他們覺得檔案管理就是收集信息、組織、總結(jié)檔案信息，然后歸檔，技術(shù)內(nèi)容不高。因此，檔案管理員的要求不高，許多單位將檔案管理視為轉(zhuǎn)移老年人、弱勢群體、疾病和殘疾人的職位。這種錯誤的理解嚴(yán)重影響了檔案管理員的配置。因此，對管理人員的質(zhì)量要求要更高，必須加強(qiáng)檔案管理人員的質(zhì)量。

3）信息水平不高。信息技術(shù)的迅速發(fā)展大力支持了檔案管理發(fā)展。如果想提高檔案管理的水平和質(zhì)量，必須遵循互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展趨勢。由于目前檔案管理部門工作人員的信息化程度不高，所以單位檔案工作效率普遍不高，這也受到很多因素的影響。傳統(tǒng)的檔案管理主要采用紙質(zhì)格式，檔案管理本身涉及各種文檔排序，無疑會增加辦公室人員的工作負(fù)荷。信息化的檔案管理會大大降低工作的資源成本，節(jié)省辦公空間，有效地擴(kuò)展檔案管理的工作內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案管理往往涉及許多方面，其工作流程也非常麻煩，因此對閱讀和檢索文檔的人來說會產(chǎn)生許多工作上的問題。

2 如何在新形勢下對檔案管理進(jìn)行完善

1）更新檔案管理的理念。在單位的實(shí)際發(fā)展中，檔案是其發(fā)展非常重要的基礎(chǔ)。目前，許多新技術(shù)已應(yīng)用于檔案管理，為檔案管理提供了相當(dāng)大的發(fā)展機(jī)會。但是，目前的檔案管理還存在許多缺陷。面對這些問題，最重要的是創(chuàng)新檔案管理的理念。目前，許多單位的管理者很少注意檔案管理。另外，他們也沒有發(fā)現(xiàn)檔案管理的實(shí)用價值。檔案管理是一項(xiàng)需要精力和時間的工作。要實(shí)現(xiàn)檔案管理的進(jìn)步和改進(jìn)，最重要的是管理者更新理念，重視檔案管理。利益相關(guān)者還需要從新的角度看待檔案管理，認(rèn)識檔案管理的實(shí)際重要性，加強(qiáng)對檔案管理的一些新想法和新技術(shù)的研究。

2）檔案管理工作滲透到信息技術(shù)中?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷變化，給檔案的管理帶來了挑戰(zhàn)，也增加了管理檔案的要求。要想有效地將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理上，現(xiàn)在就必須考慮這個問題。要使檔案管理信息化，就必須要求工作人員具備扎實(shí)的操作技巧，同時也需要對管理檔案的新工作方法有新穎的見解。作為檔案管理員，有必要在新形勢下加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用，以便使信息技術(shù)的價值能夠有效地用于檔案管理。在檔案管理過程中，其工作的形式和內(nèi)容并非獨(dú)立的，需要與其他部門協(xié)調(diào)，工作中的問題需要及時解決。

3）提高業(yè)務(wù)技能。業(yè)務(wù)技能的提高是為了確保檔案管理員可以有效管理檔案，所以單位必須要重視對檔案管理員業(yè)務(wù)技能的相關(guān)培訓(xùn)，這關(guān)系到檔案管理員能不能順利開展工作。而對檔案管理人員的職業(yè)培訓(xùn)，這里認(rèn)為可以從以下方面開始：首先，在觀念上，各單位便需要進(jìn)行徹底的更新，需要在準(zhǔn)入門檻方面設(shè)定一定的難度，并要求他們能妥善處理工作，使招聘的檔案管理員能夠滿足單位檔案管理的要求。其次，在成功聘請之后需要讓員工進(jìn)行繼續(xù)教育。在科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展中，檔案管理工作方法發(fā)生了很大的變化。必須對員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，以便有效實(shí)施最新的檔案管理方法。

4）檔案工作中的創(chuàng)新思維。檔案管理的目的實(shí)際上是讓檔案得到更適當(dāng)?shù)貞?yīng)用，合理有效地使用檔案是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的良好基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案的發(fā)展和利用已成為全社會重要的信息來源。因此，必須在嚴(yán)格遵守國家政策的基礎(chǔ)上，努力收集、保存、維護(hù)和保存檔案，改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)。首先，加強(qiáng)編研過程。檔案的發(fā)展需要根據(jù)對社會需要的了解，通過分析和調(diào)查檔案來整理和合并大量存檔的資料，并將這些資料匯編成各種各樣的檔案參考資料，從而使檔案資源更加準(zhǔn)確和方便。因此，要提高檢索檔案的效率，就必須開發(fā)基于實(shí)踐需要的搜索工具。第二，提供的服務(wù)必須是有效的。檔案管理員需要發(fā)展服務(wù)理念，消除消極服務(wù)的傳統(tǒng)理念，充分利用信息技術(shù)的最新優(yōu)勢，主動向用戶提供遠(yuǎn)程服務(wù)和分享檔案資源。

5）加強(qiáng)服務(wù)理念。結(jié)合上文所提到的有效服務(wù)理念，當(dāng)前檔案管理的特點(diǎn)，我們可以看到，服務(wù)是檔案管理的基本要素。而且目前在新形勢下，檔案管理的工作越來越多也越來越重要，它與單位的發(fā)展和正常運(yùn)行息息相關(guān)。為了滿足單位發(fā)展需要，檔案管理員必須更加重視提高對服務(wù)的認(rèn)識和定位，提高對工作的認(rèn)識，加強(qiáng)檔案管理，滿足人們對文化建設(shè)的需要。此外，為了提高檔案管理的效率，管理者必須積極為人民服務(wù)，積極建立地方社會檔案資源覆蓋系統(tǒng)，恢復(fù)原有檔案，方便人民的需求。事實(shí)上許多項(xiàng)目涉及檔案管理。為了提高服務(wù)效率，可以重新整理和分類檔案的信息，并從大量信息中挑選最寶貴的信息。

6）檔案安全系統(tǒng)的構(gòu)建。必須持續(xù)改善檔案的安全情況，有效改善檔案管理的設(shè)施，協(xié)助檔案室內(nèi)的消防、溫度管理、害蟲驅(qū)除和監(jiān)督。建立專門的訪問控制系統(tǒng)，有效保護(hù)檔案信息。同時，需要從人和物的角度改善安全架構(gòu)系統(tǒng)和緊急安全系統(tǒng)，定期進(jìn)行檔案信息安全的自我檢查和緊急培訓(xùn)。要充分發(fā)揮地方檔案管理部門在檔案保護(hù)中的作用，積極開展監(jiān)督工作，作為檔案管理部門，必須隨時執(zhí)行檔案安全管理相關(guān)活動，以幫助員工了解檔案數(shù)據(jù)和信息在新形勢下面臨的安全威脅。檔案管理部門必須采取有效措施持續(xù)改進(jìn)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，維護(hù)電子檔案的長期安全。例如，使用高級數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，建立防火墻以防止黑客攻擊。為了有效保護(hù)檔案信息，避免因不正當(dāng)?shù)目臻g布局而導(dǎo)致的信息泄露，必須將檔案室、檔案閱覽室和辦公區(qū)域分離。

3 結(jié)論

總之，在新形勢下，只有經(jīng)過創(chuàng)新的檔案管理才能適應(yīng)新環(huán)境。有效利用檔案管理對社會進(jìn)步能作出重大貢獻(xiàn)。檔案管理的未來充滿了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，只有抓住機(jī)會，避免負(fù)面影響，最大限度地發(fā)揮科學(xué)和技術(shù)在檔案管理方面的作用，才能在使檔案管理科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)化取得真正進(jìn)展，才能讓其更加方便于單位工作。