王 樂(lè)

（河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)院，河北 石家莊 050021）

文書(shū)檔案管理在企事業(yè)單位中是一項(xiàng)極其重要的工作，需要專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的人員進(jìn)行檔案的管理，通過(guò)文件記錄的方式對(duì)單位管理信息進(jìn)行儲(chǔ)存，內(nèi)容沒(méi)有限制性，普遍多元化，其文書(shū)檔案管理是企事業(yè)單位的重要內(nèi)容之一?，F(xiàn)階段在辦公自動(dòng)化環(huán)境背景下，文書(shū)檔案管理應(yīng)與信息化技術(shù)相結(jié)合，以此提高文書(shū)檔案管理的規(guī)范性、高效性從而真正實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的功能與價(jià)值。

1 辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理特點(diǎn)分析

1.1 信息化

在辦公自動(dòng)化背景下，文書(shū)檔案管理應(yīng)以信息化特點(diǎn)進(jìn)行。在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理中一般采用的是紙質(zhì)檔案，并利用整理、收集、歸類(lèi)等方式進(jìn)行，不但工作效率較低，工作質(zhì)量也無(wú)法得到保障。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案應(yīng)利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理水平，例如可利用word、Excel等自動(dòng)管理軟件實(shí)現(xiàn)收集、儲(chǔ)存、分檔、統(tǒng)計(jì)等文書(shū)管理內(nèi)容，從而降低管理人員的工作量，提高管理效率與管理質(zhì)量。

1.2 一體化

在利用信息技術(shù)進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，可提高檔案查詢、檔案調(diào)離、檔案驗(yàn)收等工作效率。目前在辦公自動(dòng)化背景下檔案管理工作利用信息技術(shù)代替了以往的紙質(zhì)檔案，并利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了共享、傳輸?shù)纫惑w化查詢與管理方式，從而真正發(fā)揮文書(shū)檔案的信息價(jià)值，為企事業(yè)單位提供良好的發(fā)展基礎(chǔ)。

1.3 規(guī)范化

在辦公自動(dòng)化背景下，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理電子信息化建設(shè)，以此建立科學(xué)化的檢索體系，幫助企事業(yè)單位歸檔各門(mén)類(lèi)檔案，并實(shí)行檔案“數(shù)據(jù)庫(kù)”管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)企事業(yè)單位全部文書(shū)、檔案、資料的全文檢索。在探索完善檔案管理系統(tǒng)時(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案、文書(shū)檔案和其他類(lèi)型檔案的在線收集和全過(guò)程規(guī)范化管理。從而提高企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的規(guī)范性，幫助文書(shū)檔案管理工作邁入新時(shí)代標(biāo)準(zhǔn)化管理[1]。

1.4 現(xiàn)代化

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書(shū)檔案管理應(yīng)以現(xiàn)代化的方式進(jìn)行?，F(xiàn)代化的管理方式對(duì)信息保存和記錄都至關(guān)重要，現(xiàn)代化保管方式可有效提高檔案管理儲(chǔ)存的效率，也能有效避免文書(shū)檔案管理出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤等問(wèn)題。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書(shū)檔案管理辦法

2.1 做好辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與調(diào)試工作

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下應(yīng)做好對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與調(diào)試工作，從而避免文書(shū)檔案管理出現(xiàn)系統(tǒng)錯(cuò)誤、無(wú)法錄入等情況。首先應(yīng)由檔案部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案管理內(nèi)容進(jìn)行設(shè)計(jì)，以此確保檔案管理系統(tǒng)的歸檔、整理、統(tǒng)計(jì)等功能發(fā)揮效用。其次在系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)時(shí)應(yīng)提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能水平，做好系統(tǒng)的統(tǒng)籌與調(diào)試工作，確保在辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書(shū)檔案管理工作可以順利進(jìn)行。

2.2 提高標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的管理內(nèi)容

在進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)應(yīng)提高對(duì)文書(shū)檔案標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的管理。根據(jù)企事業(yè)單位檔案的基本情況制定完善的檔案管理制度、文書(shū)檔案分類(lèi)辦法和檔案裝訂整理等內(nèi)容，并詳細(xì)檢查檔案分類(lèi)管理、檔案裝訂入冊(cè)等情況。提高電子文件與網(wǎng)絡(luò)歸檔的規(guī)范性，按照自動(dòng)化軟件設(shè)計(jì)的具體要求，實(shí)施規(guī)范性操作，使電子版文書(shū)檔案規(guī)范性的得到保障。

2.3 提高管理意識(shí)

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，應(yīng)提高對(duì)文書(shū)檔案信息化的管理意識(shí)。首先檔案管理人員需要具備較強(qiáng)的操作專(zhuān)業(yè)性，以及較高的綜合素質(zhì)。同時(shí)，企事業(yè)單位必須注重對(duì)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的操作水平，規(guī)范操作，提高檔案管理的效率，培養(yǎng)檔案管理人員的管理意識(shí)。通過(guò)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)其整體意識(shí)，從而在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作時(shí)對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題能夠及時(shí)解決，避免因拖延而造成較大的損失，從而在很大程度上提高了電子文書(shū)檔案管理的安全性，也能夠在保證文書(shū)檔案安全性的同時(shí)對(duì)企事業(yè)單位的利益起到保護(hù)作用[2]。

2.4 提高電子文件的管理安全性

在信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化環(huán)境的影響下，辦公倡導(dǎo)無(wú)紙化、電子化，很多文件都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)里，從內(nèi)容和形式上給文件管理工作帶來(lái)了便利，但也帶來(lái)了一些安全方面的挑戰(zhàn)。所以，在進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作時(shí)，應(yīng)提高電子文件管理的安全性，電子文件管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持統(tǒng)一管理，全程管理，便于利用，安全保密的原則。特別是在機(jī)關(guān)單位中，由于有些重要文件需要控制知悉范圍，一旦被誤看、誤刪、誤傳，都會(huì)給工作帶來(lái)很大困擾，要通過(guò)技術(shù)處理增強(qiáng)文件安全性，重點(diǎn)防范。例如，在對(duì)重要的文書(shū)檔案進(jìn)行管理時(shí)，可對(duì)文書(shū)進(jìn)行加密管理。利用WinRAR等壓縮軟件，在選擇“壓縮文件”后為重要的文書(shū)檔案設(shè)置一定的密碼，在設(shè)置完成后依次點(diǎn)擊“確定”、“立即壓縮”，這時(shí)文檔會(huì)變成壓縮后的文件并加密。通過(guò)這樣的方式，有效確保文書(shū)檔案的管理效用，發(fā)揮文書(shū)檔案管理的真正價(jià)值[3]。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)操作成了工作與生活中不可或缺的部分。在文書(shū)檔案管理工作中，應(yīng)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、高效化，從而確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全。讓文書(shū)檔案管理工作能夠?yàn)槠笫聵I(yè)單位有效保存歷史記錄，促進(jìn)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，推動(dòng)檔案管理信息化的健康發(fā)展。