丁 俊

（湖北省石首市巡察信息中心，湖北 石首 434400）

在事業(yè)單位中，檔案管理與信息化技術(shù)結(jié)合，能夠減少事業(yè)單位人力和物力的投入，規(guī)范檔案管理工作，減少簡(jiǎn)單而繁瑣的工作步驟，減輕檔案管理工作人員的工作壓力，顯著提高工作效率，而且也減少了在檔案管理工作中存在的錯(cuò)誤概率。雖然目前行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化已經(jīng)獲得了廣泛地運(yùn)用，但是在事業(yè)單位的管理上仍然存在著信息技術(shù)的人才缺乏、硬件設(shè)施欠缺、資金投入少以及管理制度不完善的問題。應(yīng)根據(jù)信息化時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)，深入探究檔案管理科學(xué)化的對(duì)策，以適應(yīng)信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的工作要求，以適應(yīng)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的需求，建立健全檔案管理科學(xué)化的體系，發(fā)揮出檔案管理的真正價(jià)值。

1 事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義

1.1 精簡(jiǎn)檔案管理工作人員的工作程序，提高工作效率

行政事業(yè)單位每年都有大量的文件需要進(jìn)行歸納整理，甚至有些大單位每年高達(dá)數(shù)萬(wàn)份文件需要進(jìn)行整理，而且有些人事檔案或重大事件的文件需要長(zhǎng)期保存，因此檔案管理人員的工作量十分大。在沒有事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的年代，紙質(zhì)檔案的整理、篩選和歸檔保存都是一項(xiàng)十分龐大的工作。實(shí)施信息化檔案管理之后，顯著節(jié)約了人力物力，提高了工作效率。

1.2 有利于檔案信息的永久保存

紙質(zhì)檔案不利于長(zhǎng)久保存，特別是遇有陰雨天氣或自然災(zāi)害，很容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案信息的破損丟失，而且紙質(zhì)檔案占用空間大，不好提取查找。進(jìn)行檔案管理科學(xué)化之后，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠永久地解決這些問題，使得檔案的存儲(chǔ)和提取都變得十分簡(jiǎn)單快捷。

1.3 有利于快速查找檔案信息

常規(guī)紙質(zhì)檔案具有不可移動(dòng)而且不利于傳承的特點(diǎn)。而進(jìn)行檔案科學(xué)化管理之后，各種信息資源不是以紙質(zhì)形式出現(xiàn)，而是以電子信號(hào)的形式出現(xiàn)，這樣就促進(jìn)了信息資源的交流和利用。

2 大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息化檔案管理研究

2.1 構(gòu)建完善的信息化檔案管理機(jī)制

為了切實(shí)推動(dòng)行政事業(yè)單位檔案信息化工作的科學(xué)發(fā)展，有必要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，有效監(jiān)管日常的檔案管理行為，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，讓檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)推動(dòng)行政事業(yè)單位發(fā)展的重要性，從而樹立良好的責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，行政事業(yè)單位還應(yīng)結(jié)合自身檔案信息化管理與發(fā)展需求，適當(dāng)調(diào)整檔案管理方法，科學(xué)利用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備滿足信息化發(fā)展需求，構(gòu)建完善的信息化檔案管理機(jī)制，從而對(duì)檔案管理人員的行為形成約束，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.2 提高檔案管理的信息化水平

在大數(shù)據(jù)背景下，行政事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著更多的挑戰(zhàn)。為了合理應(yīng)對(duì)新時(shí)期的各種挑戰(zhàn)，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的合理應(yīng)用，全面優(yōu)化信息化檔案管理流程，推動(dòng)檔案管理與信息技術(shù)的一體化發(fā)展。由于檔案管理的信息化需要有良好的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，因而行政事業(yè)單位還需要對(duì)檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，要求檔案管理人員掌握一定的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，并且熟練運(yùn)用各種信息化檔案管理設(shè)施，從而真正提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。此外，互聯(lián)網(wǎng)本身是檔案管理信息化的核心所在，行政事業(yè)單位還要推動(dòng)辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合，確保所有檔案資料與信息都能實(shí)現(xiàn)快速傳遞與分享，實(shí)現(xiàn)其利用價(jià)值。

2.3 提升檔案管理人員的信息化素養(yǎng)

檔案管理人員的信息化素養(yǎng)將對(duì)檔案管理質(zhì)量有直接的影響，因此行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)工作，提高其專業(yè)素養(yǎng)。為了引導(dǎo)檔案管理人員形成良好的自主學(xué)習(xí)意識(shí)與能力，行政事業(yè)單位可以采取激勵(lì)策略，通過獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)引導(dǎo)檔案管理人員參與到日常的信息化檔案管理學(xué)習(xí)活動(dòng)中，并對(duì)表現(xiàn)良好的檔案管理人員提供適當(dāng)?shù)母＠酮?jiǎng)勵(lì)。除了專業(yè)素養(yǎng)方面的培育外，還應(yīng)關(guān)注檔案管理人員的道德修養(yǎng)，培養(yǎng)其責(zé)任意識(shí)，要求其學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，為形成更加良好的檔案服務(wù)體系貢獻(xiàn)一己之力。

2.4 完善檔案管理科學(xué)化的管理制度

行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的工作重點(diǎn)就是相關(guān)行政管理工作人員 必須要認(rèn)識(shí)到檔案管理科學(xué)化的重要意義，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理科學(xué)化的宣傳力度。與此同時(shí)，可以借用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理科學(xué)化的宣傳，對(duì)檔案管理科學(xué)化的知識(shí)、方法以及法律法規(guī)進(jìn)行詳細(xì)講解，加深人們對(duì)事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化建設(shè)的認(rèn)識(shí)，以此來(lái)提高對(duì)檔案管理科學(xué)化建設(shè)的重視度。在實(shí)際的行政事務(wù)中，更應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位的自身的發(fā)展情況，制定檔案管理制度，把檔案管理的職責(zé)劃分到每個(gè)工作人員身上來(lái)，規(guī)范工作人員的日常工作流程及行為，來(lái)提高檔案管理的水平和質(zhì)量。另外，在落實(shí)檔案管理制度時(shí)，也需要借助多種手段，例如對(duì)檔案管理人員進(jìn)行每個(gè)月的定期考核、對(duì)優(yōu)秀的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)、對(duì)于業(yè)務(wù)能力差的檔案管理人員要進(jìn)行懲罰。只有通過獎(jiǎng)懲措施的落實(shí)才能激發(fā)工作人員的積極性，提高檔案管理科學(xué)化。

2.5 加大資金投入

事業(yè)單位管理工作科學(xué)化，不僅要具備人員的綜合素質(zhì)的提升，而且還要資金的支持。只有事業(yè)單位具有完善的檔案管理的各項(xiàng)硬件設(shè)施，升級(jí)相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)備，才能結(jié)合現(xiàn)有的技術(shù)來(lái)構(gòu)建完善的檔案管理系統(tǒng)。行政事業(yè)單位要對(duì)工作環(huán)境所需要的軟件進(jìn)行升級(jí)改善，讓管理人員能夠擁有其所熟悉的工作環(huán)境，來(lái)激發(fā)管理工作人員的熱情。為了滿足檔案管理人員的工作需求，必須配備專業(yè)的庫(kù)房和消防設(shè)施。此外，檔案管理室必須配備計(jì)算機(jī)，而且每項(xiàng)計(jì)算機(jī)設(shè)備都要應(yīng)用到檔案管理工作中，提升檔案管理的效率。電子檔案能夠讓檔案的存儲(chǔ)和調(diào)取效率更高，而且還能進(jìn)行備份，避免資料的損害遺失。最重要的是利用檔案管理科學(xué)化能夠顯著降低檔案管理的成本。

2.6 加大硬件建設(shè)力度

行政單位要想保證檔案資料的完整保存不受各種外界因素的影響，事業(yè)單位的檔案管理部門需要具有完善的硬件設(shè)施，才能保證檔案管理工作的順利進(jìn)行以及對(duì)檔案的有效保護(hù)。并且檔案信息化管理后，需要運(yùn)用新型的信息技術(shù)才能更有效地進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)，此時(shí)需要用到大儲(chǔ)存容量的便于信息存儲(chǔ)及提取工作的硬件，因此需要保證充足資金保證檔案管理工作所需的硬件設(shè)施的配置。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，信息技術(shù)成為推動(dòng)檔案管理發(fā)展的核心所在，其能夠提高檔案管理的科學(xué)有效性，也可以逐步轉(zhuǎn)變檔案管理形式。因而行政事業(yè)單位應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，并積極采取現(xiàn)代化檔案管理手段，加強(qiáng)對(duì)各類信息化設(shè)備的科學(xué)運(yùn)用，優(yōu)化檔案管理流程，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制，穩(wěn)步提升事業(yè)單位的檔案管理水平。