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        優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)分析

        2021-04-14 21:57:27李芝瓊
        卷宗 2021年21期
        關(guān)鍵詞:企事業(yè)檔案管理單位

        李芝瓊

        (黃龍風(fēng)景名勝區(qū)管理局,四川 阿壩藏族羌族自治州 623300)

        所謂的會(huì)計(jì)檔案就是對于企事業(yè)單位的檔案進(jìn)行收集、整理以及保管等多個(gè)重要環(huán)節(jié),在會(huì)計(jì)檔案的管理中存在很多細(xì)節(jié)工作,主要包含了檔案的監(jiān)督、檔案的信息溝通以及檔案風(fēng)險(xiǎn)評估和檔案的控制、檔案控制環(huán)境。當(dāng)前,企事業(yè)單位依舊存在很多檔案管理問題,基于此,文章對這些問題進(jìn)行一番探討,通過探討會(huì)計(jì)檔案管理對策以及重要環(huán)節(jié)的控制,從而確保該項(xiàng)工作的順利展開。

        1 當(dāng)前會(huì)計(jì)檔案管理工作存在的問題

        1.1 風(fēng)險(xiǎn)評估中存在的滯后性,嚴(yán)重忽視了會(huì)計(jì)檔案管理

        對于會(huì)計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)而言,風(fēng)險(xiǎn)評估工作是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié),在當(dāng)前的企事業(yè)單位中,工作人員壓根就不重視這項(xiàng)工作的展開,導(dǎo)致在新形勢下,會(huì)計(jì)檔案的管理方式和傳統(tǒng)管理方式相差甚大,比如信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用等等。由于風(fēng)險(xiǎn)評估人員沒有及時(shí)更新自己的知識以及先進(jìn)技術(shù),對于會(huì)計(jì)檔案信息化管理的認(rèn)知也存在誤區(qū),促使會(huì)計(jì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)評估的工作始終停留在原地,最終影響了檔案管理工作的效率,同時(shí)還影響了整體的工作質(zhì)量。盡管有部分單位具備了和時(shí)代共同進(jìn)步的意識,加上及時(shí)更新了風(fēng)險(xiǎn)評估的方式,但其中還是存在很多不足之處。例如:當(dāng)使用不同的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理軟件去推動(dòng)會(huì)計(jì)管理這項(xiàng)工作時(shí),很容易發(fā)生數(shù)據(jù)出現(xiàn)誤差的可能性,這樣一來就無法保證會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性,最終造成企事業(yè)單位的管理和決策出現(xiàn)偏差。另外,一部分檔案管理人員輕視了會(huì)計(jì)檔案管理這個(gè)工作,由于重視度不夠的問題,導(dǎo)致工作人員在進(jìn)行檔案的儲(chǔ)存以及管理時(shí)出現(xiàn)不認(rèn)真的情況。具體到檔案管理人員不夠重視會(huì)計(jì)報(bào)告以及會(huì)計(jì)憑證等相關(guān)方面的工作,對于電子檔案進(jìn)行管理時(shí),也出現(xiàn)了忽視的現(xiàn)象,有的甚至將一些電子版的資料用完之后直接丟棄或者刪除。

        1.2 會(huì)計(jì)檔案管理中缺少了控制環(huán)境,促使會(huì)計(jì)檔案的信息存在溝通不足的問題

        當(dāng)前,一部分企事單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在控制環(huán)境不太樂觀的情況,主要是因?yàn)樗枷肷喜粔蛑匾?,加上不完善的制度以及崗位分工不明確等問題,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作出現(xiàn)很多不良現(xiàn)象。講的具體一點(diǎn)就是,在日常的會(huì)計(jì)檔案管理工作中,存在一些不規(guī)范的操作行為,有一部分財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行憑證記錄時(shí)一味地追求工作量,但是忽略了工作的質(zhì)量,在這種業(yè)務(wù)量大的工作環(huán)境下,導(dǎo)致他們的工作水準(zhǔn)出現(xiàn)了偏差。不僅如此,當(dāng)前社會(huì)的信息化水平正在慢慢提升,會(huì)計(jì)檔案的信息化管理水平也應(yīng)該隨之提升,這樣才能適應(yīng)當(dāng)前會(huì)計(jì)工作的需求。在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理中存在信息上溝通不足的問題,主要原因在于會(huì)計(jì)檔案的信息化程度過低,加上信息傳遞的不夠及時(shí),倒是一些信息無法實(shí)現(xiàn)共享。從時(shí)間上的維度進(jìn)行分析,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理主要是通過人工操作的方式來完成這些這項(xiàng)工作,對于人力資源具有一定的要求,目前的會(huì)計(jì)檔案管理工作開始采用一些處理軟件對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,將傳統(tǒng)和現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行比較,當(dāng)前的管理方式更加便捷并且更加高效。

        3 優(yōu)化會(huì)計(jì)檔案管理重要環(huán)節(jié)的主要實(shí)施的措施

        2.1 改善控制環(huán)境,對會(huì)計(jì)檔案人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)

        首先需要對會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部的控制與管理,這樣做的目的是減少整個(gè)管理過程不必要資源的浪費(fèi),也就是對人員方面進(jìn)行合理的管控,只有提高了管理人員自身的工作素質(zhì),才能保證這樣工作的順利開展,因此,企事業(yè)單位需要對會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的教育培訓(xùn)。也就是完善檔案管理的用人制度以及明確崗位工作人員的管理職責(zé),主要是因?yàn)闀?huì)計(jì)檔案管理工作中存在很多方面的環(huán)節(jié)和流程,只有梳理清楚管理人員的崗位職責(zé),才能避免在后續(xù)的工作展開中出現(xiàn)問題無法追責(zé)的情況。在完善用人制度的基礎(chǔ)上,需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案人員的專業(yè)教育培訓(xùn),這樣才能保障會(huì)計(jì)檔案管理工作的質(zhì)量。因此,在對單位進(jìn)行定期或者不定期的培訓(xùn)時(shí),整體的培訓(xùn)內(nèi)容需要包含如何粘貼憑證以及制定和裝訂等不同環(huán)節(jié),同時(shí)還要確保實(shí)際的規(guī)范操作,對管理人員的操作流程進(jìn)行專業(yè)并且嚴(yán)格的管理。除了培養(yǎng)人才以及完善用人制度之外,還要建立完善的考核制度,就那人員的考核來說,對各個(gè)崗位的會(huì)計(jì)管理人員進(jìn)行考核和監(jiān)管,這樣才能提高工作質(zhì)量。

        2.2 加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)評估的及時(shí)性,并提升會(huì)計(jì)檔案管理的有效性

        風(fēng)險(xiǎn)評估在會(huì)計(jì)的檔案管理中起到了關(guān)鍵性的作用,因此,對整個(gè)工作的開展帶來了嚴(yán)重性的影響,因此,管理人員一定要重視日常的管理工作,這樣才能在第一時(shí)間內(nèi)解決各式各樣的風(fēng)險(xiǎn),同時(shí)還能檢查出一些工作期間出現(xiàn)的漏洞。首先,各企業(yè)之間需要學(xué)習(xí)專業(yè)的管理方式,同時(shí)還要對檔案管理人員提出要求,通過加強(qiáng)他們自身的專業(yè)素養(yǎng),將信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)作為檔案管理工作的切入點(diǎn),通過學(xué)習(xí)各種技術(shù)融合的檔案管理方式,這樣才能充分提升會(huì)計(jì)人員的會(huì)計(jì)檔案管理技能。另外,提高檔案管理人員的管理知識,同時(shí)還要拓展他們的專業(yè)知識,在這個(gè)過程中需要不斷學(xué)習(xí)一些有效的管理方式,通過一些案例的結(jié)合,促使自己企業(yè)的會(huì)計(jì)管理工作效率不斷提升。最后需要完善會(huì)計(jì)檔案的信息化管理系統(tǒng),以免出現(xiàn)一些不必要的風(fēng)險(xiǎn)。在面對檔案管理過程中遇到軟件使用的問題時(shí),會(huì)計(jì)檔案管理人員需要 認(rèn)知到各項(xiàng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在處理的過程中會(huì)存在差異性,只有及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問題并了解這個(gè)數(shù)據(jù)存在不兼容的現(xiàn)象后,才能找到合適的處理方式去滿足會(huì)計(jì)檔案管理需求,一方面可以確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理軟件適合自身會(huì)計(jì)檔案管理的需求,另一方面還能保證會(huì)計(jì)檔案管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確處理,同時(shí)還能提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的效率。當(dāng)會(huì)計(jì)檔案人員缺乏專業(yè)性的知識后,這些企業(yè)就會(huì)被政府部門進(jìn)行不定期的抽查,如果在審查的過程中一旦出現(xiàn)了問題,該企業(yè)就要面臨整改,嚴(yán)重時(shí)需要停止運(yùn)營,直到通過審查才能繼續(xù)開放。出現(xiàn)這些問題的主要原因在于管理人員沒有及時(shí)做好會(huì)計(jì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評估工作,所以在審查的過程中會(huì)出現(xiàn)一些風(fēng)險(xiǎn)因素,最終導(dǎo)致企業(yè)遭受各種經(jīng)濟(jì)損失。

        2.3 完善會(huì)計(jì)檔案的檢查機(jī)制,加強(qiáng)信息上的溝通

        無論是企業(yè)單位還是事業(yè)單位都應(yīng)該對會(huì)計(jì)檔案工作進(jìn)行檢查,這樣才能保證檢查的次數(shù)滿足實(shí)際工作的需求。另外,企事業(yè)單位需要明確會(huì)計(jì)檔案管理總做的合法權(quán)益以及合理性,這樣做是為了保證這項(xiàng)工作可以順利完成信息上的溝通。例如:對經(jīng)辦人員和審核人員進(jìn)行全過程的監(jiān)督,然后對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理和歸檔這兩項(xiàng)工作,企事業(yè)單位需要制定好相應(yīng)的控制措施,以免出現(xiàn)出納人員做裝訂類的工作,審計(jì)人員參與會(huì)計(jì)檔案的整理工作等等。另外,在定期檢查會(huì)計(jì)檔案的機(jī)制時(shí),需要明確檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn),這樣才能保證檔案歸檔工作的細(xì)致性以及清晰性,同時(shí)還能為后面的核查工作做好相應(yīng)的準(zhǔn)備。就拿會(huì)計(jì)檔案管理的信息溝通來說,需要構(gòu)建一個(gè)信息化的管理平臺(tái),要求企業(yè)和事業(yè)單位從實(shí)際的情況出發(fā),然后學(xué)會(huì)利用現(xiàn)有的條件去構(gòu)建較高信息化的檔案管理平臺(tái)。首先,需要實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算技術(shù),也就是要求日常會(huì)計(jì)工作使用電算化的技術(shù),這樣才能保證會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作流程的信息化,同時(shí)還能促使會(huì)計(jì)信息在日常工作中完成歸納和整理這兩項(xiàng)工作內(nèi)容,為數(shù)據(jù)的分析提供支持。另外還要注意數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性,也就是會(huì)計(jì)檔案中的材料完成加密以及傳輸,從而保障會(huì)計(jì)信息的安全性。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,會(huì)計(jì)檔案管理這項(xiàng)工作對于企業(yè)和事業(yè)的長期發(fā)展起到了關(guān)鍵性的作用,因此,加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)知識以及綜合素養(yǎng),這樣才能保證這項(xiàng)工作的順利展開,同時(shí)還能保證單位決策的科學(xué)性和有效性。但是當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理工作依舊存在很多風(fēng)險(xiǎn),為了解決這些問題,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作的管理,同時(shí)還要完善內(nèi)部控制措施,這樣才能提高風(fēng)險(xiǎn)評估工作的及時(shí)性,同時(shí)對會(huì)計(jì)檔案制度進(jìn)行定期的核查,完善會(huì)計(jì)檔案管理的信息溝通等等,以此提升該工作的管理效率。

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