張麗紅

（昆明市呈貢區(qū)房產(chǎn)交易中心，云南 昆明 650500）

房產(chǎn)檔案管理保留著城市發(fā)展的房產(chǎn)變遷信息，工作量較大，工作中所涉及的管理范圍較為廣泛，需要遵循相應(yīng)的法律法規(guī)和政策要求，最終形成的房產(chǎn)檔案有很強的專業(yè)性，房產(chǎn)管理工作必須得到相應(yīng)的重視。

1 房產(chǎn)檔案安全管理的重要性

房產(chǎn)檔案是部門的專業(yè)檔案，與普通政府的公文有很大差別，房產(chǎn)檔案會在房產(chǎn)的位置占地面積、地區(qū)名稱上，分別標明具體信息。同時還會記錄各個地區(qū)房屋的年限、損壞程度、建設(shè)發(fā)展，與房地產(chǎn)物權(quán)設(shè)立、變更、轉(zhuǎn)讓、消滅等行為有著不可分割的聯(lián)系，這些都需要利用房產(chǎn)檔案進行交易和處理，相應(yīng)的也導(dǎo)致了房產(chǎn)檔案有著很強的動態(tài)性，無時無刻不在發(fā)生變化，一直可以全面地展現(xiàn)城市房產(chǎn)變化的過程。房產(chǎn)檔案的信息聯(lián)通是保證房地產(chǎn)市場穩(wěn)發(fā)展的條件之一，房產(chǎn)信息的壟斷可以直接造成房地產(chǎn)市場的混亂無序，使各個區(qū)域之間沒有平等的房地產(chǎn)信息交流，阻礙城市的規(guī)劃和發(fā)展。

2 房產(chǎn)檔案安全管理中存在的問題

1）房產(chǎn)檔案信息的安全性問題。隨著社會信息化制度的不斷發(fā)展，目前比較常見的房產(chǎn)信息儲存方式是利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行信息化管理，但是在一些計劃程度并不是很完善的時候，房產(chǎn)信息一般都是由房產(chǎn)檔案的相關(guān)管理部門對所需材料進行收集和篩選，最后將這些資料整合起來，將重要的房產(chǎn)信息檔案妥善儲存。隨著儲存模式的改變，比較老舊的房產(chǎn)檔案很容易被管理人員忽視，沒有建立完善的防風(fēng)險意識，雖然有一定的防火防潮和防蟲的措施，但是當遇到大型的自然災(zāi)害或其他不可抗力因素時，房產(chǎn)檔案抗風(fēng)險性較低的缺陷就十分明顯。近幾年，我國很多地區(qū)都發(fā)生了比較大規(guī)模的地震事件，這些事件發(fā)生后對當?shù)氐姆慨a(chǎn)信息管理造成了巨大的損失，沒有辦法找到相應(yīng)的房產(chǎn)信息資料，對于災(zāi)后的賠償問題，造成了較大阻礙。

2）房產(chǎn)檔案信息化保存問題?，F(xiàn)在的房產(chǎn)信息管理人員往往都比較依賴于網(wǎng)絡(luò)儲存，但是網(wǎng)絡(luò)儲存雖然更加的方便快捷，卻也有著相應(yīng)的弊端。對于內(nèi)部管理來說，由于大量的房產(chǎn)信息都儲存在移動硬盤中，那么電腦和硬盤的損壞和老化就會造成房產(chǎn)信息儲存的風(fēng)險，造成數(shù)據(jù)缺失或損壞。房產(chǎn)信息需要提供給相應(yīng)人員，就不能避免外部的網(wǎng)絡(luò)連接，在外部的管理過程中，存在的風(fēng)險有黑客攻擊，網(wǎng)絡(luò)病毒信息竊取等等，信息化管理的方便快捷導(dǎo)致房產(chǎn)檔案信息管理中可能出現(xiàn)各種漏洞和風(fēng)險。與此同時，在管理人員工作的操作過程中，也存在著各樣的失誤，設(shè)備的格式化、電子數(shù)據(jù)的刪除、操作程序運行錯誤，都有可能會對房產(chǎn)檔案的電子信息造成損壞。

3）房產(chǎn)檔案保存過程中的突發(fā)問題。房產(chǎn)檔案保存的過程中很容易出現(xiàn)各種各樣的突發(fā)問題，而突發(fā)問題的處理，就面臨著資金的投入。在房產(chǎn)檔案信息化改革的初始階段，房產(chǎn)當然管理部門就要投入大量的資金為房產(chǎn)檔案的管理準備，計算機、打印機、復(fù)印機、網(wǎng)絡(luò)域名的使用、應(yīng)用軟件的投入、相關(guān)專業(yè)專家的服務(wù)咨詢、管理人員的培訓(xùn)等等方面都需要檔案管理部門的資金投入，以此才能夠保證檔案管理工作的正常運行。諸如此類的突發(fā)問題，日后只會越來越多，因此對于突發(fā)事件的資金投入是房產(chǎn)檔案保存過程中所面臨的重要問題之一。

4）房產(chǎn)檔案知識產(chǎn)權(quán)制度不夠完善。目前我國房產(chǎn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理方面的法律法規(guī)并不是很健全，在房產(chǎn)信息進行資源共享的過程中，很容易遇到知識產(chǎn)權(quán)歸屬的問題，目前對于房產(chǎn)檔案的信息公開，還沒有一個明確的執(zhí)行標準，部分產(chǎn)權(quán)人并不愿意自己的信息公開化。但是在實際過程中，本應(yīng)該受到知識產(chǎn)權(quán)保護的部分信息是共用的，信息的公開與產(chǎn)權(quán)人的需求形成了矛盾，相關(guān)部門在進行檔案管理的過程中，很容易遇到知識產(chǎn)權(quán)分割不清的問題，而受到產(chǎn)權(quán)人的追責(zé)。

3 房產(chǎn)檔案安全管理相關(guān)問題的防控措施

1）樹立房產(chǎn)檔案信息風(fēng)險意識。房產(chǎn)檔案信息管理部門要提高對房產(chǎn)檔案信息風(fēng)險意識的重視程度，管理部門的領(lǐng)導(dǎo)和員工在目前的情況下都沒有對房產(chǎn)檔案信息風(fēng)險作出全面的、充分的認識，在真正遇到信息風(fēng)險的時候，很多員工不知道該如何處理。因此想要提高房產(chǎn)檔案風(fēng)險意識，管理人員要積極轉(zhuǎn)變自己的管理理念，尤其是在信息化管理逐步接替?zhèn)鹘y(tǒng)房產(chǎn)信息管理方式的今天，風(fēng)險意識樹立顯得尤為重要。管理人員缺少管理的風(fēng)險意識，會造成檔案管理工作的缺陷，只看眼前效益，會對整體的房產(chǎn)檔案信息管理留下隱患。管理部門要積極組織員工進行培訓(xùn)，加強員工的抗風(fēng)險意識，能夠在發(fā)生意外情況時，采取有效的、正確的處理措施，盡量減少房產(chǎn)檔案的 損壞[1]。

2）加強檔案管理風(fēng)險教育，采用動態(tài)管理模式。檔案管理部門要加強工作人員的風(fēng)險教育，培養(yǎng)工作人員預(yù)測風(fēng)險的能力，定時對于檔案的管理風(fēng)險進行評估，將各項數(shù)據(jù)具體的量化出來，總體分析確認某一方向風(fēng)險的概率，通過數(shù)據(jù)大小的比對來決定相關(guān)部門是否要做好相應(yīng)的預(yù)防措施。風(fēng)險評估不是每個人都有能力去做的，管理部門可以聘請相關(guān)的專業(yè)人員，定期進行評估，同時也可以對檔案的管理人員進行風(fēng)險方面的教育。在管理人員學(xué)習(xí)分享教育的過程中，本身也是對管理人員工作能力和綜合素質(zhì)的提升，通過長時間的教育和影響，可以有效的規(guī)避房產(chǎn)信息檔案的管理風(fēng)險。

除了對檔案管理風(fēng)險進行教育和培訓(xùn)，管理部門也要做好房產(chǎn)檔案的動態(tài)管理。房產(chǎn)信息數(shù)量比較巨大，涉及的范圍也比較廣泛，因此在工作人員進行檔案管理的過程中，首先要根據(jù)不同的標準分類：例如利用房產(chǎn)編號、坐落的地區(qū)等對房產(chǎn)檔案信息進行科學(xué)管理，并且分門別類地做好規(guī)劃。后續(xù)如果再發(fā)生房產(chǎn)便簽或產(chǎn)權(quán)變更時，就可以在相應(yīng)的房產(chǎn)檔案后直接添加備注與原檔案存放在一起，減少數(shù)據(jù)的復(fù)雜程度和儲存數(shù)量，也更加方便管理人員對信息進行 整理。

3）強化房產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)庫模式。房產(chǎn)檔案信息的原始數(shù)據(jù)，是房產(chǎn)進行后續(xù)變動的基礎(chǔ)。因此，房產(chǎn)信息原始數(shù)據(jù)的保存和房產(chǎn)的檔案信息要進行區(qū)分，不能夠因為信息化管理的便捷就忽視原始檔案的儲存與管理。信息化管理只是檔案管理的一種手段，其根本目的是方便管理人員進行管理工作，而不是代替原本的檔案管理地位。為了確?？袢畽n案原始信息的準確性，管理部門應(yīng)該設(shè)立內(nèi)部局域網(wǎng)，對房產(chǎn)變動信息有更清晰的記錄，實現(xiàn)內(nèi)部的信息共享，從管理部門的考核上確保同一個房產(chǎn)沒有進行重復(fù)的交易或是銀行的抵押貸款等行為，這樣的管理模式既減輕了工作人員的壓力，也降低了管理工作的失誤率，提高了銀行貸款等工作環(huán)節(jié)的效率。

4）提高房產(chǎn)檔案抗風(fēng)險能力。目前房產(chǎn)檔案抗風(fēng)險能力較低，管理部門需要借鑒已經(jīng)存在的其它方面的抗風(fēng)險政策，借鑒到房產(chǎn)信息管理方面上來。例如，國家現(xiàn)在對于金融財政方面的風(fēng)險管理已經(jīng)較為完善，提出了很多符合實際的方式方法，并且得到了很好的效果。房產(chǎn)檔案管理面對的最大的風(fēng)險問題就是信息管理的安全性和有效性。在實行管理工作的過程中，首先要存留一份原始的紙質(zhì)檔案，同時還要將電子備份拷貝到硬盤上，最終還要對已經(jīng)整理好的電子文件進行備份。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，異地備份已經(jīng)不是難以攻克的問題，異地備份可以反過來成為房產(chǎn)管理的有效手段，切實提高房產(chǎn)檔案的抗風(fēng)險能力。