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        檔案信息數(shù)字化環(huán)境下的檔案管理模式研究

        2021-04-14 21:30:02
        卷宗 2021年9期
        關(guān)鍵詞:管理者檢索管理系統(tǒng)

        王 盈

        (黑龍江省農(nóng)墾紅興隆管理局局直城管局,黑龍江 雙鴨山 155811)

        1 前言

        截至目前為止,仍然有很多單位還在采用傳統(tǒng)的檔案管理模式。不僅不符合當(dāng)前環(huán)境中的信息數(shù)字化要求,同時也阻礙了檔案資源價值的順利發(fā)揮。由于傳統(tǒng)檔案管理模式過于依賴人工操作,因此會大幅度增加錯誤率,在很大程度上影響了企業(yè)朝向數(shù)字化方向所穩(wěn)定發(fā)展。為了能夠更好地解決上述問題,需要進(jìn)一步加快傳統(tǒng)實體檔案的數(shù)字化進(jìn)程,合理利用信息技術(shù)來構(gòu)建高效、完善的檔案管理系統(tǒng)。

        2 信息數(shù)字化環(huán)境下檔案管理模式中所存在的問題

        目前,數(shù)字化檔案在很多單位中仍然沒有普及,其中所表現(xiàn)出的問題包括如下幾個方面。

        首先,由于缺乏相對完善的信息數(shù)字化環(huán)境,在生成數(shù)字化電子檔案時十分容易出現(xiàn)操作失誤。此外,相較于紙質(zhì)檔案而言,電子檔案的信息更容易被篡改、復(fù)制,如果不能夠給出相應(yīng)的安全保護(hù)措施,將會大幅度增加電子檔案的安全隱患。還有一部分檔案管理人員的信息技術(shù)水平較低,因此在進(jìn)行電子檔案的備份和歸檔操作時,容易對文件內(nèi)容造成損壞。

        其次,部分單位的信息化水平相對較低,由于受到傳統(tǒng)管理觀念的影響,在對檔案文件的使用和收集上,仍然十分依賴人工處理的方式。尤其是對于年紀(jì)稍大的工作人員來說,他們不能夠獨(dú)立運(yùn)用信息化技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化,對此項工作抱有明顯的抵觸情緒。除此之外,部分單位對于數(shù)字化檔案管理工作沒有給予應(yīng)有的重視,所投入的資金十分有限,沒有購置完善且先進(jìn)的軟硬件設(shè)施,阻礙了電子化檔案管理工作的正常進(jìn)行。

        最后,相較于其他經(jīng)營和管理工作而言,檔案管理并不能夠帶來直接的經(jīng)濟(jì)收益,因此部分單位的管理者會片面的認(rèn)為檔案管理工作不具備實際價值,甚至沒有單獨(dú)配備專職的檔案管理人員。在當(dāng)前的信息數(shù)字化環(huán)境中,對于檔案管理的不重視會嚴(yán)重影響到檔案數(shù)字化管理工作的正常進(jìn)行。

        3 信息數(shù)字化環(huán)境下檔案管理模式的創(chuàng)新建議

        1)制定出完善的規(guī)范化檔案管理制度。單位中的檔案管理部門需要盡快樹立起正確的觀念,充分認(rèn)識到數(shù)字化時代中對于檔案管理模式的創(chuàng)新要求。管理者要首當(dāng)其沖,結(jié)合以往的檔案管理經(jīng)驗來構(gòu)建出科學(xué)、完善、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度,合理利用信息技術(shù)來對單位內(nèi)部的檔案主題進(jìn)行分類,按照級別劃分的方式來逐一細(xì)化管理方案。此外,還需要將檔案管理的工作職責(zé)落實到個人身上,根據(jù)工作需要來合理分配工作內(nèi)容,例如對檔案資料的收集和歸檔、對電子檔案的統(tǒng)計和整理等。需要額外強(qiáng)調(diào)的是,對于很單位內(nèi)而言,電子檔案管理模式過于創(chuàng)新,因此務(wù)必要將檔案內(nèi)容的保密和安全管理放到第一位。虛心學(xué)習(xí)其他先進(jìn)企業(yè)的做法,合理購置相應(yīng)軟硬件設(shè)施的同時,加強(qiáng)對檔案管理人員的安全責(zé)任教育,通過多方努力來共同構(gòu)建更為科學(xué)、合法、高效的電子檔案管理模式。

        2)提升數(shù)字化檔案管理的安全登記。單位中的檔案管理部門需要將紙質(zhì)資源掃描成電子信息,并將其按照不同的主題和類別上傳至檔案管理系統(tǒng)中。相較于人工式的紙質(zhì)檔案管理模式,數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)將更加便于對檔案資源的管理及利用,大大減少檔案檢索業(yè)務(wù)所需要的時間。為了能夠進(jìn)一步發(fā)揮出信息化技術(shù)在數(shù)字化檔案管理模式中的積極作用,檔案管理人員一定要有效提高數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的安全等級。首先,為了能夠減少風(fēng)險因素,需要積極完善數(shù)字化檔案系統(tǒng)的安全管理體系。一方面要根據(jù)檔案管理的實際要求來強(qiáng)化防范系統(tǒng),采用軟件加密、設(shè)置密鑰等方式來對相應(yīng)的計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行強(qiáng)化保護(hù);另一方面則需要養(yǎng)成良好的檔案信息備份習(xí)慣,避免當(dāng)突發(fā)事件出現(xiàn)時造成無法彌補(bǔ)的后果。此外,針對保密等級更高的檔案資料,應(yīng)當(dāng)將其單獨(dú)存放在一個分區(qū)內(nèi),并對這一分區(qū)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置,避免重要資料的丟失和外泄。

        3)整合檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)。隨著信息技術(shù)在檔案管理工作中的高效率應(yīng)用,國家政府也相繼推出了各項政策規(guī)定,要求數(shù)字檔案管理系統(tǒng)需要與單位內(nèi)的其他管理系統(tǒng)進(jìn)行單獨(dú)設(shè)置。然而,在實際的操作過程中,由于檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)是完全不同的兩個設(shè)計軟件,并且所應(yīng)用到的文件標(biāo)準(zhǔn)也并不相同,經(jīng)常會在工作過程中發(fā)現(xiàn)格式不相容的情況,對數(shù)據(jù)交換和信息共享操作帶來了極大的不便。為了能夠有效解決這一問題,從事檔案管理系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計的企業(yè)要盡可能將辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)相融合,根據(jù)檔案管理的實際要求來設(shè)置數(shù)據(jù)接口,以此來幫助檔案管理者和檔案使用人員對其中的材料數(shù)據(jù)進(jìn)行導(dǎo)入,同時為后續(xù)的檔案維護(hù)和系統(tǒng)升級創(chuàng)造便利條件。

        4)加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度。我們正處在一個知識經(jīng)濟(jì)時代中,信息技術(shù)逐步成為各個行業(yè)中不可或缺的一部分。尤其是對于檔案管理人員來說,如果想要更加高效率的完成電子檔案建設(shè)任務(wù),就必須要將更多的工作精力和重心放到對數(shù)字技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)上。在日后的工作中,各單位管理者要持續(xù)加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度,為其提供系統(tǒng)化的理論技術(shù)學(xué)習(xí)機(jī)會,將最新的檔案管理數(shù)字化技術(shù)傳授給檔案管理人員,在原有基礎(chǔ)之上拓寬他們的知識視野。除此之外,單位還要投入更多的資金用于購置先進(jìn)設(shè)備,為優(yōu)秀人才的培養(yǎng)打造良好環(huán)境。在行業(yè)中聘請經(jīng)驗豐富的精英人士來到單位中,為檔案管理人員提供培訓(xùn)指導(dǎo),以此來發(fā)揮出數(shù)字技術(shù)的真正價值。

        5)完善各項功能。(1)檢索功能。檔案管理人員要積極整合以往的工作經(jīng)驗,逐步改進(jìn)檢索功能,盡量簡化不必要的檢索步驟,提高檢索工具的利用率。另外,還要與檔案系統(tǒng)的使用者進(jìn)行交流,搜集他們對檢索界面的意見和想法,以此來豐富檢索途徑和檢索方式,適當(dāng)增加檢索通道。檔案管理人員要拿出更多的精力用于對專業(yè)技術(shù)的鉆研上,積極引進(jìn)不同領(lǐng)域中的檔案資料,豐富系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)容,為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)、全面的服務(wù)。(2)互動功能。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的一大優(yōu)勢在于強(qiáng)大的互動功能,為檔案管理者與用戶之間構(gòu)建信息溝通橋梁。為此,檔案管理者要多方搜集用戶的使用要求,進(jìn)一步豐富互動系統(tǒng)的功能,其中包括文字、手寫、圖片、語音、視頻等。此外,還要單獨(dú)開設(shè)用戶的投訴和建議渠道,方便檔案管理者及時幫助客戶處理問題,全面提高用戶滿意度,督促檔案數(shù)字化管理模式的快速完善。

        4 結(jié)束語

        現(xiàn)如今,在數(shù)字化時代背景下,信息披露程度有了明顯提升,檔案管理工作的社會性質(zhì)也在逐步強(qiáng)化。在日后的工作中,需要逐步完善檔案管理制度,找出符合時代特點(diǎn)的新型管理方法,將檔案資源的社會服務(wù)功能更好的發(fā)揮出來。

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