賈彩芬

（陽泉師范高等?？茖W(xué)校，山西 陽泉 045000）

檔案管理是學(xué)校常規(guī)工作中的重要內(nèi)容，這項(xiàng)工作的質(zhì)量可以很大程度上反映出學(xué)校管理的嚴(yán)謹(jǐn)程度。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可以有效地推動(dòng)相關(guān)工作的信息化、智能化建設(shè)。學(xué)校管理工作人員應(yīng)當(dāng)積極調(diào)整檔案管理模式，用高質(zhì)量的檔案管理工作支持教學(xué)、管理工作的有序展開。

1 大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

大數(shù)據(jù)最顯著的特點(diǎn)就是數(shù)據(jù)量大，互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)中每時(shí)每刻都會(huì)產(chǎn)生大量的信息，其中的信息類型多種多樣，可以滿足人們不同層次的信息資源需求；大數(shù)據(jù)具有速度快的特點(diǎn)，尤其是在5G時(shí)代逐漸來臨的情況下，大數(shù)據(jù)的生成速度、傳播速度都得到了大幅提升，人們可以在短時(shí)間內(nèi)完成對信息獲取和信息處理；大數(shù)據(jù)具有多樣性，無論是數(shù)據(jù)的形成方式還是數(shù)據(jù)來源，都決定了大數(shù)據(jù)的多樣性。以檔案管理工作來說，數(shù)據(jù)的多樣性體現(xiàn)在檔案內(nèi)容、檔案來源等諸多方面；最后，大數(shù)據(jù)的核心特征是價(jià)值性，數(shù)據(jù)信息錯(cuò)綜發(fā)雜的情況下，人們很難從中挖掘有效信息，但是在人工智能方法和數(shù)據(jù)分析方法的作用下，大數(shù)據(jù)可以幫助人們跳過繁瑣的查找過程，將價(jià)值比較高的信息呈現(xiàn)給使用者，從而達(dá)到提高效率、方便研究的效果。

2 將大數(shù)據(jù)應(yīng)用于學(xué)校檔案管理的必要性分析

1）適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展、科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的情況下，智能化已然成為人們未來工作和生活的必然趨勢，作為現(xiàn)代社會(huì)的重要組成部分，學(xué)校理應(yīng)在智能化建設(shè)方面有所作為。因此，學(xué)校的檔案管理工作要立足于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景，積極引入先進(jìn)技術(shù)實(shí)現(xiàn)自我創(chuàng)新。將云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理工作正是創(chuàng)建智能化、信息化管理體系的應(yīng)有之舉。

2）優(yōu)化檔案資源管理。大數(shù)據(jù)在學(xué)校檔案管理中可以產(chǎn)生全方位的作用，從檔案的記錄和保存來看，以往的檔案管理只能采用紙質(zhì)文稿書寫的形式。隨著時(shí)間的流逝這種記錄方式的弊端也逐漸體現(xiàn)出來，紙質(zhì)文稿的堆積量越來越大，檔案管理工作需要的空間也就隨即增加。此外，經(jīng)過長時(shí)間的存儲(chǔ)以后，紙質(zhì)文稿會(huì)因?yàn)槭艹?、整理不?dāng)而影響檔案的使用性，工作人員想要調(diào)用檔案也需要花費(fèi)大量時(shí)間尋找。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，工作人員可以采用云儲(chǔ)存和云服務(wù)的形式對檔案進(jìn)行整合，將實(shí)體檔案資源轉(zhuǎn)變成信息檔案資源。借助電子信息技術(shù)對檔案資源做備份管理后，檔案資源即使遭受意外也能保障完整性。

3）促進(jìn)檔案管理人員工作效率提高。傳統(tǒng)檔案管理工作的整體效率并不理想，工作人員需要花費(fèi)大量時(shí)間整理紙質(zhì)文稿，這種整理一方面表現(xiàn)為內(nèi)容整理，另一方面則是空間整理。內(nèi)容方面的整理指的是核對檔案內(nèi)容的正確性，并且根據(jù)檔案內(nèi)容分門別類地標(biāo)注編號；空間方面的整理指的是工作人員要將整理好的檔案按照年份進(jìn)行排列，工作人員若是不能兼顧好這兩項(xiàng)整理工作，檔案管理工作就會(huì)處于低效率狀態(tài)。在大數(shù)據(jù)背景下，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作以后，工作人員只需要簡單地進(jìn)行掃描與核對，即可將檔案信息錄入電腦，需要使用的時(shí)候只需搜索檔案名稱或關(guān)鍵詞即可尋找到有效信息，這便大幅縮短了工作人員在檔案查詢上消耗的時(shí)間，并且使用者查詢檔案的同時(shí)不會(huì)打亂排放順序，檔案的完整性也不會(huì)因?yàn)榻?jīng)常調(diào)用受到損害。值得一提的是，在QQ、微信和電子郵件等線上傳輸渠道的支持下，檔案管理人員可以不受空間和時(shí)間的限制向其他人提供檔案管理服務(wù)，這不僅減輕了檔案管理工作量，提高了工作效率和可靠性，還滿足了檔案使用者的多種需要，真正構(gòu)建起了高效的檔案管理模式。

3 大數(shù)據(jù)背景下的學(xué)校檔案管理優(yōu)化措施

1）建設(shè)專業(yè)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)。學(xué)校檔案管理的信息化建設(shè)需要專業(yè)的數(shù)據(jù)平臺(tái)作為支撐，這樣才能切實(shí)有效的為現(xiàn)代化檔案管理體制的建設(shè)提供基礎(chǔ)。社會(huì)不斷發(fā)展的同時(shí)對人才數(shù)量、素質(zhì)的要求也越來越高，學(xué)校想要為社會(huì)培養(yǎng)更多高素質(zhì)的人才，就要在教學(xué)管理創(chuàng)新方面做出優(yōu)化。構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)既可以對管理工作的優(yōu)化產(chǎn)生直接作用，也能對教學(xué)的改善產(chǎn)生積極作用，這是因?yàn)楹芏喱F(xiàn)代化教學(xué)理論需要對學(xué)生的信心做出全面分析，如個(gè)性化的教育理念需要兼顧學(xué)生的興趣愛好與學(xué)習(xí)狀態(tài)，教師若是想要快速地了解這些內(nèi)容，查閱檔案無疑是最有效的方法。不過傳統(tǒng)模式支配下的檔案管理工作在服務(wù)能力上比較薄弱，這就意味著教師需要消耗大量的時(shí)間獲取學(xué)生信息。構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)正是在這種現(xiàn)實(shí)狀況下提出的要求，無論是從檔案管理人員還是使用者的角度來看，建設(shè)專業(yè)檔案數(shù)據(jù)平臺(tái)都很有意義。

2）注重提升檔案資源的共享水平。檔案管理的最終目的還是使用檔案資源，學(xué)校各個(gè)部門在實(shí)際工作中都會(huì)對檔案資源產(chǎn)生不同程度的使用要求，但是檔案管理部門和其他部門間存在工作區(qū)位、工作時(shí)間方面的差異，所以檔案資源的共享難免會(huì)受到時(shí)間和空間的阻礙。不過在大數(shù)據(jù)技術(shù)融入學(xué)校檔案管理工作以后，這些共享問題得到了有效解決。落實(shí)大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，學(xué)校首先要從制度化建設(shè)的層面為檔案管理營造良好條件，讓學(xué)校內(nèi)部的各個(gè)部門適應(yīng)信息化的檔案管理方式，積極配合信息化檔案管理工作的展開；信心化檔案管理方式的運(yùn)用需要廣泛地使用先進(jìn)管理設(shè)備，所以學(xué)校要適當(dāng)提供檔案管理建設(shè)方面的投入，及時(shí)更新設(shè)備設(shè)施，為檔案管理工作人員提供專用的掃描儀設(shè)備，以此提高檔案信息錄入和存儲(chǔ)的效率；最后，學(xué)校要將信息平臺(tái)的建設(shè)提上日程，購置專用的檔案管理系統(tǒng)，滿足數(shù)據(jù)信息處理、資源查詢的基礎(chǔ)要求，并且根據(jù)教學(xué)管理工作的現(xiàn)實(shí)要求豐富功能模塊，為教學(xué)管理工作的有序運(yùn)行提供幫助。

3）完善數(shù)據(jù)檔案安全機(jī)制。信息化檔案管理的實(shí)施需要建立相應(yīng)的制度，對于信息化管理的各項(xiàng)流程，都應(yīng)當(dāng)作出明確的規(guī)定。學(xué)校檔案信息涉及學(xué)生隱私，所以檔案管理相關(guān)的操作必須記錄在案，然后配合掃描處理上傳到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。考慮到電子數(shù)據(jù)可能受到硬件層面和網(wǎng)絡(luò)層面的安全威脅，學(xué)校檔案管理工作人員要定期對電子數(shù)據(jù)實(shí)施備份，以免數(shù)據(jù)流失；檔案管理工作人員要按照規(guī)定檢修電子設(shè)備，維護(hù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性。

4）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。作為檔案管理工作的承擔(dān)者，檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)亟須提高。為此，學(xué)校有必要通過外部引入和內(nèi)部培訓(xùn)的形式作出優(yōu)化。外部引入指的是檔案管理部門要招收能力突出、專業(yè)過硬、思想年輕的人員進(jìn)入組織，為管理團(tuán)隊(duì)的發(fā)展注入新鮮的血液；內(nèi)部培訓(xùn)則是對現(xiàn)有檔案管理人員展開計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描設(shè)備使用方面的培訓(xùn)，以此為大數(shù)據(jù)背景下的學(xué)校檔案管理提供人才支持。需要注意的是，檔案管理工作的高效實(shí)施需要其他部門的協(xié)調(diào)配合，所以檔案管理部門有必要對其他部門的同時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，明確檔案調(diào)用、錄入格式的具體要求。

4 結(jié)束語

檔案管理工作的重要性不言而喻，學(xué)校應(yīng)當(dāng)及時(shí)反思檔案管理工作中的不足之處，采取符合實(shí)際、科學(xué)合理的措施進(jìn)行改革，為信息化檔案管理工作的實(shí)施鋪平道路，從而在大數(shù)據(jù)背景下有效地提升學(xué)校檔案管理能力，用高質(zhì)量的教學(xué)管理工作培養(yǎng)社會(huì)需要的優(yōu)秀人才。