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        事業(yè)單位檔案管理要點分析

        2021-04-14 21:30:02陳小龍
        卷宗 2021年9期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理單位

        陳小龍

        (山西省臨縣醫(yī)療保險服務(wù)中心,山西 呂梁 033200)

        事業(yè)單位在發(fā)展過程中產(chǎn)生了大量的檔案資料,這些資料內(nèi)容豐富,能夠為單位的發(fā)展提供大量的資料和依據(jù),在未來也會成為單位制定工作計劃的參考,對于事業(yè)單位各項工作的開展都具有巨大意義。近些年來事業(yè)單位檔案管理工作作為本單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,逐漸受到政府部門的關(guān)注。檔案管理會有大量的資料信息以及視頻、圖像等等,因此必須要大力倡導(dǎo)和鼓勵事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理,進(jìn)行科學(xué)的分類整理,提升檔案管理效力,創(chuàng)新檔案管理模式,以此促進(jìn)事業(yè)單位管理工作的長期穩(wěn)定發(fā)展。作為事業(yè)單位發(fā)展的歷史記錄,一項需要長期堅持的工作,事業(yè)單位應(yīng)該重視檔案管理,響應(yīng)國家號召,并深入研究檔案管理的優(yōu)化對策,在檔案工作中引入知識管理理念,實現(xiàn)對單位檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學(xué)化,切實解決檔案管理工作中存在的問題。

        1 檔案管理存在問題

        事業(yè)單位檔案管理混亂、檔案管理在單位中得不到重視已經(jīng)成為不爭的事實?,F(xiàn)階段,單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理并不能夠為單位創(chuàng)造實質(zhì)性的價值,大多數(shù)事業(yè)單位沒有認(rèn)識到文件檔案管理的重要性,很多單位中的檔案部門會被其他部門兼并,或者名存實亡,在管理體制和管理方案設(shè)計方面缺乏科學(xué)性與合理性,或者撤銷[1]。由于缺乏科學(xué)合理的檔案管理制度,缺少專門負(fù)責(zé)檔案管理的人才,將財力、人力投入到檔案管理方面,不過是浪費金錢,浪費時間。每年均有一定數(shù)量的人才進(jìn)入事業(yè)單位系統(tǒng),但是單位很少會特別招聘具有高水平的檔案管理者來到單位,在檔案管理和保存方面仍不規(guī)范健全,案管理的專業(yè)性不足。 檔案管理看似簡單,其實檔案管理同其他工作一樣,是專業(yè)性較強(qiáng)的管理工作,也需適應(yīng)時代發(fā)展變化不斷改革,需要相關(guān)專業(yè)的從業(yè)人員熟練掌握各種新的管理技術(shù)、管理理念。 但現(xiàn)階段大多數(shù)事業(yè)單位的文件檔案管理工作多由離退休職工兼職擔(dān)任,這是事業(yè)單位中的一個普遍現(xiàn)象,單位現(xiàn)有的管理人員素質(zhì)低下,沒有接受過專業(yè)的管理教育和培訓(xùn),專業(yè)性明顯不足,對于檔案管理相關(guān)工作掌握不到位,檔案管理漏洞百出,一旦檔案出現(xiàn)問題,解決處理十分困難。

        由于文件檔案管理長期不受重視,事業(yè)單位缺乏專業(yè)性的管理人才,在制度設(shè)計和管理流程方面較為落后,檔案管理模式也一直無法更新。在信息時代,大多數(shù)單位卻仍舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔工作質(zhì)量與效率都得不到保障。管理離不開科技支持,但由于檔案管理得不到重視,當(dāng)前檔案管理的科技運用尚不到位,大多數(shù)事業(yè)單位采用人工勞作,效率低下,檔案入網(wǎng),跟隨記錄有所欠缺。龐雜的文件檔案只有運用科技手段與信息網(wǎng)絡(luò)化才能達(dá)到管理的科學(xué)性與簡易性,在這方面的建設(shè)仍有待進(jìn)一步完善。

        2 檔案管理要點分析

        任何單位和部門的有序運行都需要一套科學(xué)合理的管理制度。在社會全球化、社會信息化的今天,制度設(shè)計是有序開展工作的基礎(chǔ),需要科學(xué)、合理的制度作為規(guī)范,事業(yè)單位的檔案管理必須要及時更新管理手段與管理模式。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位的實際情況,將計算機(jī)技術(shù)引入事業(yè)單位的檔案管理,制定符合自身實際的文件檔案管理制度,制度設(shè)計要簡明實用,同時要符合科學(xué)性,具有較強(qiáng)的操作性。在制定好制度之后,任何人都要在制度的框架下按流程辦事,自覺遵守制度規(guī)約[2]。另外,對于檔案理工作要將查處問題作為考核的重要依據(jù),定期進(jìn)行檢查和考核,在查處中進(jìn)一步完善相關(guān)制度,及時發(fā)現(xiàn)管理紕漏和問題并予以解決,以此來提高管理人員意識。

        提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率,需要專業(yè)人員把關(guān),事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識到檔案管理與單位發(fā)展之間的關(guān)系,要意識到管理人員的素質(zhì)高低直接決定著管理質(zhì)量和效率。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和上級部門應(yīng)當(dāng)從思想上重視文件檔案管理工作,將檔案管理工作納入單位總體規(guī)劃中,制定人才培養(yǎng)計劃,指派專人進(jìn)行管理,以人才促發(fā)展。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)科學(xué)分析現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案管理能力,同時輔之以健全的管理制度,定期開展培訓(xùn)和教育活動,對過去的工作以及學(xué)習(xí)進(jìn)行評估和總結(jié),引入科學(xué)的評價考核機(jī)制,從根源上提升文件檔案管理水平,全面推進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部檔案工作水平的提升。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定更加完善的人才培養(yǎng)目標(biāo)和計劃,吸收檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才,招聘專業(yè)對口的檔案管理人員。另外,相關(guān)管理人員必須杜絕因人廢棄制度的惡習(xí),嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事。

        3 總結(jié)

        隨著信息化步伐的加快,國家科技化程度不斷加深,經(jīng)濟(jì)水平不斷提高,未來事業(yè)單位檔案管理必將朝著信息化、技術(shù)化的方向前進(jìn),事業(yè)單位必須不斷強(qiáng)化內(nèi)部管理,提高自身的工作實力,建立健全相關(guān)規(guī)章制度,同時國家相關(guān)部門輔之以制度保障,從而跟上時代發(fā)展的腳步,滿足國家發(fā)展的需求。檔案管理作為單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容,單位領(lǐng)導(dǎo)要通過完善管理制度,加以重視,引入信息化技術(shù),提升管理人員素質(zhì),優(yōu)化檔案管理,通過創(chuàng)新適應(yīng)新形勢,從根源上發(fā)現(xiàn)和解決檔案文件管理中的漏洞與問題,從而促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

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