李樂佳
(山東乳山市科技干部服務(wù)中心,山東 威海 264500)
隨著社會的不斷發(fā)展,科技的不斷進步,檔案管理的信息量也逐漸增多,信息的存儲數(shù)據(jù)也變得更為復(fù)雜,這也給事業(yè)單位的檔案管理的發(fā)展帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。這對事業(yè)單位的檔案管理的能力提出了更高的要求,需要檔案管理專業(yè)進行不斷地探索與創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理具有一定的局限性,并會暴露很多問題。因此,對檔案管理引入更為科學(xué)的創(chuàng)新技術(shù)和思維管理手段尤為重要。以此來提升檔案管理更為高效化和科學(xué)化,從而推動事業(yè)單位的檔案管理更穩(wěn)定高效的發(fā)展。
在事業(yè)單位檔案管理中,需要符合規(guī)則要求下進行檔案管理工作的創(chuàng)新,要堅持以恪盡職守、權(quán)益雙贏為原則以及靈活標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為統(tǒng)一。進行創(chuàng)新的相關(guān)機制。首先,制定事業(yè)單位檔案管理的制度需要明確相關(guān)的工作崗位的工作人員需盡到的責(zé)任和應(yīng)有的權(quán)利,并制定更為縝密全面的檔案管理工作要求,以及制定詳細(xì)的具有科學(xué)性、針對性的工作計劃,以此來為檔案管理工作奠定較為穩(wěn)定的基礎(chǔ),以促進檔案管理工作的開展。此外,對于歸檔的檔案需要進行定期或不定期的核查。同時還應(yīng)保證好工作人員的合法權(quán)益,如此可讓檔案管理的工作人員在工作中能夠全心投入,提高檔案管理工作的效率。事業(yè)單位檔案管理要符合規(guī)定,需要根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定要求來進行檔案制度的整改工作,從而提升檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。不同的事業(yè)單位的實際情況不同并均具有自身的特點,因此,在檔案管理方制度和管理方法也不能完全的照搬照抄,需要根據(jù)不同情況制定不同的機制,將檔案管理工作的規(guī)范靈活運用,并結(jié)合單位的實際特點來加強對于檔案的管理,從而建立更為全面、科學(xué)合理、內(nèi)容完善且完全貼合事業(yè)單位發(fā)展的要求。
在事業(yè)單位的檔案管理過程中,存在的最為突出的問題就是管理制度的不完善。這主要是由于企業(yè)管理層對于檔案管理不重視,對于檔案管理的制度建設(shè)沒有投入過多的精力。盡管在部分事業(yè)單位中存在檔案管理制度,但大多浮于表面,沒有真正落到實處。檔案管理人員經(jīng)常將檔案資源隨意堆放,造成文件丟失。對于單位的檔案外借,沒有形成規(guī)范的外借手續(xù)。在企業(yè)的發(fā)展過程中,檔案資料是其對日常工作的重要分析依據(jù)。雖然檔案資料有時無法直接轉(zhuǎn)換成單位的金錢財富,但是通過檔案資料所提供的信息,可以促進單位提高自我的認(rèn)識。事業(yè)單位經(jīng)常無法對企業(yè)所收藏的資料進行一個正確的認(rèn)識,沒有充分利用好所儲存的檔案信息,整體利用率較低。
隨著社會信息化的不斷發(fā)展,社會對于檔案管理有了更高的要求和標(biāo)準(zhǔn)。然而,許多事業(yè)單位的檔案管理模式依舊一成不變,單一的采用人工管理的辦法。其檔案管理的水平和效率明顯低下,無法滿足單位的發(fā)展要求。隨著信息化的不斷發(fā)展,事業(yè)單位所需存儲的信息量不斷增大,只有不斷創(chuàng)新單位的檔案管理手段,才能促進單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。
事業(yè)單位管理與企業(yè)管理存在本質(zhì)的不同,主要表現(xiàn)在工作內(nèi)容和效果評價層面,但在管理制度上存在較多的共同之處。事業(yè)單位檔案管理制度存在一定的落后,從根本上來說在于管理理念的落后,主要領(lǐng)導(dǎo)干部的思維不進步,整個單位的管理水平便難以提高,無法跟上時代的新變化。因此,事業(yè)單位檔案管理工作的升級優(yōu)化,需要自上而下地創(chuàng)新管理思路,通過借鑒現(xiàn)代企業(yè)管理制度的一些理念,有機地融入檔案管理工作中,樹立現(xiàn)代化的檔案管理機制,提高運行質(zhì)量。
切實落實各項管理制度,是保障檔案工作高質(zhì)量開展的基礎(chǔ)。一方面,所執(zhí)行的制度要具有先進性,事業(yè)單位應(yīng)該對機構(gòu)內(nèi)的各項制度進行梳理和淘汰優(yōu)化,將陳舊刻板的管理制度進行改善,特別是檔案管理制度,事關(guān)每一項具體工作,要求制度與實際工作要嚴(yán)密結(jié)合;另一方面,制度的執(zhí)行必須科學(xué)、穩(wěn)定,不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。在制度的層面,電子檔案的推行還缺乏足夠的制度依托,單位內(nèi)部的一些文件、制度等資料,在保存一部分原始資料的基礎(chǔ)上,更多的是以電子檔案的形式保存和歸類。電子檔案已經(jīng)是大勢所趨,但在制度層面,還缺乏對電子檔案的管理優(yōu)化,哪些資料可以僅保存為電子檔案,哪些應(yīng)該同時保存紙質(zhì)材料,都要嚴(yán)格分類和履行。此外,如何保障電子檔案的安全性和真實性,也是事業(yè)單位檔案管理制度面臨的重要挑戰(zhàn),解決這些問題并嚴(yán)格執(zhí)行,需要加強督導(dǎo)和考核,確保檔案工作不出現(xiàn)漏洞。
檔案管理的優(yōu)化還要考慮具體的執(zhí)行層面,通過采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和信息技術(shù),提高檔案資料的歸集、查閱和管理水平。事業(yè)單位要加強內(nèi)部信息化建設(shè),建立重要檔案及時申報備案、普通檔案定時備案、歷史檔案積極挖掘的基本工作手段,促進檔案管理工作的不斷完善,充實事業(yè)單位檔案資料的豐富程度。以檔案的保管形式為例,紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)手段,但數(shù)字檔案是當(dāng)前的主流手段,如何平衡兩者之間的關(guān)系,確?;パa性和安全性,是檔案管理工作需要解決的重要課題。實際工作中必然會出現(xiàn)多種偏差,一些資料的處理情況不盡如人意,甚至出現(xiàn)大量資料重復(fù)備案、個別資料難以查閱的情況。因此,將數(shù)字檔案管理水平提升到戰(zhàn)略層面,成為紙質(zhì)檔案同等重要的水平,具有重要意義。
檔案管理對事業(yè)單位發(fā)展十分重要,事業(yè)單位檔案管理工作有著自身性特征,在我國經(jīng)濟體系快速發(fā)展的背景下,對檔案管理有了全新的要求,以往傳統(tǒng)的檔案管理模式難以滿足社會發(fā)展需要,同時也會出現(xiàn)各種各樣的問題。基于此,事業(yè)單位檔案管理工作必須要與時俱進,創(chuàng)新管理思維與管理結(jié)構(gòu),以便完善以往傳統(tǒng)檔案管理模式的不足,進而提升事業(yè)單位檔案管理工作的實效性。